L’IA dans l’événementiel

Comment les organisateurs d’événements se sont appropriés l’IA ? 

Dans leurs tâches quotidiennes et chronophages

L’IA révolutionne les pratiques événementielles en proposant une multitude d’applications concrètes. En effet, elle peut automatiser des processus comme la gestion des inscriptions et billets, la planification des horaires des conférences, ou la logistique générale de l’événement.

Mais pas que puisqu’elle facilite l’analyse des données en temps réel. De ce fait, elle permet aux organisateurs de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’expérience des participants. Certains outils d’IA comme CrowdVision peuvent aider à analyser les flux de visiteurs en live, prévoir les tendances de fréquentation ou optimiser la gestion des foules lors d’événements. D’autres peuvent ajuster les plans de sécurité en fonction des flux de visiteurs. Ou même recommander des modifications de dernière minute pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Visuel de l’outil Crowdvision 

Dans l’amélioration de l’expérience exposant et visiteur

Dans le domaine de l’engagement des participants, l’IA offre des solutions innovantes. Par exemple, le logiciel événementiel Bizzabo personnalise les recommandations de contenu en fonction des intérêts et des préférences des participants. De cette façon, cela engendre une expérience plus pertinente et enrichissante.

Visuels de l’outil Bizzabo

Aussi, il va bientôt être question d’utiliser des chatbots alimentés par l’IA pouvant répondre instantanément aux questions des visiteurs. Dès lors, une assistance personnalisée serait fournie tout au long de l’événement.

Pour aller encore plus loin, les outils d’IA vont jusqu’à analyser les interactions des participants sur les réseaux sociaux en temps réel. Par conséquent, les organisateurs ajustent leur stratégie de communication pour maximiser l’engagement et l’impact de l’événement.

Y a-t-il des limites à l’utilisation de l’IA dans l’événementiel ? 

Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités pour améliorer les événements, son utilisation comporte également des limites et des défis.

La qualité des données disponibles 

L’efficacité des systèmes d’IA dépend en grande partie de la qualité et de la quantité des données disponibles. Si les données sont incomplètes, inexactes ou biaisées, cela peut compromettre la précision des analyses et des recommandations. C’est le cas par exemple si vous utilisez ChatGPT pour écrire vos contenus d’événements. 

La complexité et le coût de mise en œuvre

La mise en place d’un système d’IA efficace peut être complexe et coûteuse. Cela nécessite souvent des compétences spécialisées en science des données, en développement logiciel et en gestion de projet. Mais également des investissements importants en termes de temps et de ressources financières.

La confidentialité et la sécurité des données

L’utilisation de l’IA implique la collecte et l’analyse de grandes quantités de données personnelles. Il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données pour protéger la vie privée des participants. Pour ainsi se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que la RGPD.

Il y a toujours besoin d’une supervision humaine ! 

Malgré les avancées de l’IA, une supervision humaine est souvent nécessaire pour interpréter les résultats, affiner les modèles et prendre des décisions éclairées. Les organisateurs d’événements doivent être conscients des limites de l’IA et ne pas compter exclusivement sur cette technologie pour la planification et l’exécution de leurs événements.

L’IA comme outil de créativité événementielle

Alors que l’IA continue de se développer et de s’intégrer dans tous les aspects de notre vie quotidienne, son potentiel inspire de plus en plus la créativité dans le domaine de l’événementiel. C’est pour cela que nous avons donné la parole à Agathe Sammut de Comeeti. Elle a exploré ici les multiples façons dont l’IA enrichit le processus créatif des organisateurs d’événements.

Comment les organisateurs utilisent l’IA pour booster leur créativité ? 

Par l’optimisation du contenu et de la communication

Grâce à des outils avancés tels que ChatGPT, les organisateurs peuvent désormais produire des contenus écrits de qualité en un temps record. 

• descriptions d’événements sur les sites web
• création d’emails promotionnels
• production de supports de communication
• articles de blog, conseils, interviews
• posts sur les réseaux sociaux
• titres et idées de contenus pour les conférences
• etc…

Comme un assistant de brainstorming

Au-delà de sa contribution technique, l’intelligence artificielle se positionne comme un véritable partenaire créatif et collaboratif. En tant qu’assistant de brainstorming, l’IA vous challenge, en ouvrant de nouvelles perspectives de créations de contenus et de visuels. Les organisateurs peuvent échanger et explorer de nouvelles idées.

Par exemple, ChatGPT s’invite à la table du brainstorming avec vos équipes pour trouver des idées de titres pour une conférence. Vous pouvez proposer des prompts de ce style à ChatGPT : « propose 10 titres pertinents et attractifs pour la conférence dont le thème est [thème] et dont les messages clés sont : [messages]”. 

Cela fournit une bonne base pour développer vos idées, sans oublier que votre expertise humaine reste indispensable pour finaliser le travail 🙂

Par l’amélioration de vos process d’organisation 

En plus de stimuler la créativité et de faciliter la conception de contenus, l’IA améliore vos processus d’organisation d’événements. Grâce à des fonctionnalités avancées de l’outil ChatGPT, certains documents de production peuvent être générés en ligne. 

Par exemple, les calendriers de production pour gérer les deadlines et ressources lors de la préparation d’un événement. Les outils d’IA peuvent automatiser ce processus en générant des calendriers détaillés. Autrement dit, en intégrant les différentes étapes de planification, de production et de promotion que vous lui aurez appris.

Mais pas que, l’IA peut contribuer à la création de todo lists efficaces. En identifiant automatiquement les tâches prioritaires, en assignant des responsabilités et en proposant des rappels pour les échéances importantes.

Et aujourd’hui ? Jusqu’où peut aller l’organisateur grâce à l’IA ? 

Jusqu’à la scénographie de l’événement

En plus des contenus, l’IA peut accompagner les organisateurs dans la scénarisation et la création d’une ambiance pour leur événement. Des outils tels que Midjourney ou Dall-e 3 offrent une palette de possibilités créatives pour conceptualiser et matérialiser des décors uniques.

Les organisateurs peuvent ainsi définir des univers ou ce qu’on appelle des moodboards, qui marquent les esprits et renforcent l’impact de l’événement. 

❗️ Attention❗️ 

Cependant, il est essentiel de rappeler que bien que ces outils puissent faciliter la création, ils ne remplacent pas le travail des créatifs (graphistes, DA…). Leur utilisation doit être complémentaire et guidée par une vision créative forte pour garantir des résultats optimaux.

Jusqu’à l’extraction des datas

La version payante de ChatGPT permet d’automatiquement analyser et synthétiser les données provenant de tableaux Excel. L’IA peut simplifier le processus de compilation et d’organisation des données. Cela en générant automatiquement des fichiers Excel et des récapitulatifs détaillés. 

Visuels de l’outil ChatGPT – Source notes.xo.capital

Que ce soit pour analyser les retours de sondages ou évaluer les performances des intervenants, les outils d’IA peuvent extraire les informations et les présenter de manière claire et concise. Un vrai gain de temps d’analyse ! 

L’IA au cœur des outils de gestion événementielle

Pourquoi les outils de gestion événementielle s’intéressent à l’IA ? 

L’influence de l’IA se fait sentir dans pratiquement tous les secteurs, de la santé à la finance en passant par le divertissement. Dans le domaine de l’événementiel, cette tendance n’échappe pas à la règle. C’est dans ce contexte qu’Eventmaker a entrepris d’explorer les possibilités offertes par l’IA, dès 2017.

À cette époque, Eventmaker a pris l’initiative de développer un chatbot innovant nommé Arsène. Il était déployé lors d’événements pour assister les visiteurs et répondre à leurs questions en temps réel. Fort de cette expérience pionnière, Florian Courgenouil nous éclaire sur les défis et les opportunités liés à l’intégration de l’IA dans les outils événementiels. 

Comment intégrer l’IA dans les outils événementiels ? 

Conscient des avantages potentiels que cette technologie peut apporter, Eventmaker a cherché à tirer parti de l’IA pour optimiser ses services et améliorer l’expérience de ses utilisateurs. À travers une approche pragmatique et axée sur les besoins de ses clients, Eventmaker a exploré différentes pistes d’intégration de l’IA. Notamment dans la rédaction de contenus pour les sites web et les emails promotionnels, ainsi que dans la personnalisation des interactions avec les participants. 

D’autres outils exploitent les capacités de l’IA pour offrir aux événements des fonctionnalités avancées. D’ailleurs, certains simplifient la planification, améliorent l’engagement des participants et optimisent les résultats globaux des événements. En voici quelques exemples : 

Memento Photo est une solution qui utilise la reconnaissance faciale pour distribuer en direct les photos prises par des photographes aux personnes présentes sur ces clichés. Ainsi, ces derniers peuvent récupérer, télécharger et partager leurs photos en un clic.

Source site web Memento Photo

Swapcard est une plateforme dédiée à l’organisation d’événements professionnels et de réseautage, améliorant l’expérience utilisateur. Cela en proposant recommandation personnalisée de contacts pertinents pour le réseautage, la personnalisation des contenus et des suggestions d’activités…

Le robot Pepper est un robot humanoïde conçu pour interagir avec les humains de manière naturelle et intuitive. Il intègre des capacités d’intelligence artificielle (IA) pour comprendre et répondre aux questions, reconnaître les émotions faciales, et s’adapter à différents contextes.

Source site web animations-innovantes

Quelles sont les perspectives d’évolution pour les outils de gestion événementielle ?

Les perspectives d’avenir de l’IA dans les outils de gestion événementielle sont vastes ! D’ailleurs, Eventmaker continue d’explorer ce potentiel et de proposer des cas d’usage qui vont aider leurs clients. En effet, l’intelligence artificielle va révolutionner la façon dont les événements sont organisés, gérés et vécus. 

Par exemple, l’IA pourrait être utilisée pour optimiser la planification des événements. En suggérant des horaires et des lieux basés sur les préférences des participants et les données historiques. Ou bien elle pourrait être utilisée pour détecter les problèmes potentiels lors de l’événement. Notemment, les goulots d’étranglement dans les files d’attente ou les pannes techniques avec le matériel audiovisuel. Cela permettrait de proposer des solutions immédiates.

Aussi, elle pourrait analyser les retours en direct des participants sur les réseaux sociaux pour aider les organisateurs à améliorer l’expérience en temps réel.

L’IA dans l’événementiel : un avenir prometteur vers l’innovation

Toutes ces possibilités illustrent l’énorme potentiel de l’IA pour transformer l’industrie événementielle. Elle permettrait d’offrir des expériences plus riches, plus personnalisées et plus efficaces pour les organisateurs et les participants. En outre, l’adoption de l’IA peut devenir un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises événementielles. Il serait dommage de ne pas profiter des prémices de cette technologie alors que le terrain est entier à conquérir !

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