Mettre en place un
outil de gestion événementielle :
les 4 étapes

Diagnostiquer ses besoins : comprendre ce qui doit changer 

Une analyse en profondeur avant toute décision

Avant même de comparer des outils, il est essentiel d’établir un diagnostic précis de la situation actuelle. Cela passe par une réflexion collective sur les pratiques existantes, les points de blocage et les besoins non couverts.

Chez de nombreux organisateurs, les signes avant-coureurs sont bien visibles : surcharge d’e-mails, suivi manuel des inscriptions, erreurs de facturation ou mauvaise coordination entre équipes.

À ce stade, l’important est de faire parler les équipes, d’observer les processus réels, et de traduire ces constats en objectifs concrets.

Des symptômes fréquents à ne pas négliger

Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier clairement les problèmes existants au sein du système actuel :

• Multiplication des fichiers Excel non synchronisés
• Difficultés de suivi des exposants ou prestataires
• Temps perdu sur des tâches administratives redondantes
• Manque de visibilité sur l’avancée de l’organisation

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Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles, les acteurs essentiels qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle. Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

« On ne gérait plus un événement, mais un empilement de fichiers… Il fallait tout centraliser. »

Nicolas Dumortier – Co-organisateur Lyon Bière Festival

Un brief pour cadrer les attentes

Le diagnostic aboutit à un document de référence : un cahier des charges fonctionnel. Il doit être simple mais précis, avec les fonctionnalités attendues, les contraintes spécifiques, et les indicateurs de succès. C’est la base de tout dialogue avec un éditeur de solution. L’objectif est de choisir le bon outil adapté aux besoins de votre organisation.

À propos, on a écrit un article pour vois aider à choisir votre logiciel de gestion événementielle 👉 14 outils de gestion événementielle

Sélectionner une solution adaptée et évolutive

Un outil doit couvrir 90% de vos besoins

C’est une règle d’or dans tout projet logiciel. Chercher la solution parfaite, qui coche absolument toutes les cases, conduit souvent à des développements lourds, des délais longs, et une rigidité future. L’idéal est de trouver un outil qui :

• couvre l’essentiel de vos usages métier actuels ;
• soit paramétrable sans coder ;
• offre une vraie évolutivité fonctionnelle.

« Avec Planexpo, on a démarré vite, puis activé des modules supplémentaires au fur et à mesure. » Laura Brown – Manager foires & salons Micropolis Besançon

Intégrer la DSI pour éviter les impasses techniques

Associer la DSI (Directeur des Systèmes d’Informations) permet d’anticiper des aspects souvent négligés :

• Connexions avec votre CRM, ERP ou logiciel de billetterie
• Hébergement, sécurité des données, RGPD
• Modalités de support et de maintenance

Un bon outil ne fonctionne pas en silo. Il s’intègre dans un écosystème technique cohérent.

Miser sur une solution connectée et évolutive

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité. D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

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Ecosystème interconnecté Planexpo 

Préparer et accompagner le changement en interne

La conduite au changement : l’étape souvent négligée

Installer un logiciel, c’est facile. Faire en sorte que les équipes s’en servent réellement, beaucoup moins. La clé réside dans la communication, la pédagogie et l’écoute active.

L’annonce du changement doit être claire, motivée et rassurante. Il ne s’agit pas seulement d’imposer un nouvel outil, mais de partager une vision : celle d’une organisation plus fluide, moins stressante, et mieux structurée.

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Impliquer les utilisateurs dès le départ

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

• Créer une équipe projet avec des représentants de chaque service
• Désigner des référents ou « ambassadeurs » utilisateurs
• Organiser des tests pilotes avec un petit groupe avant le déploiement complet

Former, soutenir, valoriser

Une formation adaptée au niveau de chaque profil est indispensable. Mais l’accompagnement ne s’arrête pas là. Il faut aussi : 

• mettre à disposition des tutoriels simples ; 
• créer une FAQ évolutive ; 
• proposer un contact référent pour répondre rapidement.

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Après l’annonce,  vous pouvez mettre en place des feedbacks réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En effet, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, en particulier pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

« La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.” Audrey Verdez – Chargée de mission Imagin’Con

Organiser une transition fluide et mesurable

Un projet bien piloté, c’est un projet qui tient ses délais

Le déploiement d’un nouvel outil ne doit pas perturber vos opérations. C’est pourquoi un rétroplanning clair est essentiel.

La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

Exemple de rétroplanning gestion de projet – Monday.com

La migration des données : un chantier à part entière

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports détaillés à partir du système existant. Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Mettre en place des indicateurs de suivi

Pour piloter la réussite du projet, suivez des KPIs concrets :

• Taux d’adoption par les utilisateurs
• Volume de tâches automatisées
• Taux de satisfaction interne
• Réduction des erreurs ou des retards

La définition et la mise en place de KPIs sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

Vous êtes prêts ! 

Changer d’outil événementiel, c’est bien plus qu’une mise à jour technique. C’est une transformation de vos pratiques, de votre organisation, et de l’expérience offerte à vos clients.

En structurant votre démarche autour de ces quatre étapes – analyse, sélection, accompagnement, déploiement – vous maximisez vos chances de réussite.

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