Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Réservations de dernières minute, gestion logistique, coordination des intervenants… Pour prévenir du stress du rush des dernières semaines, voici quelques conseils.

Groupe de 6 personnes : 3 femmes et 3 hommes complètement dépassés par le rush avant le jour J de leur salon

Temps de lecture

4 min

Les réservations de
dernière minute

Les équipes opérationnelles

Les communications imprévues

Les clés d’une
organisation réussie


Les deux derniers mois avant l’événement sont une période cruciale où l’intensité des tâches à accomplir atteint son paroxysme. La gestion du stress lié aux dernières réservations d’espaces, à la logistique, et à la coordination des nombreux intervenants devient une priorité.

Pour anticiper le rush des dernières semaines, découvrez nos conseils pour mieux vous organiser, faciliter vos processus, tout en assurant une expérience mémorable pour vos exposants et visiteurs.

Comment gérer les réservations et commandes de dernière minute sur un salon ?

Avant un événement, l’afflux soudain de demandes de réservations de stands et les modifications de dernière minute dans la disposition des stands sont monnaie courante. C’est pourquoi, pour atténuer ces défis, des solutions pratiques peuvent être mises en place.

Avec le suivi instantané des réservations et des modifications

Le plan interactif

L’une des approches clés pour gérer efficacement les réservations de dernière minute consiste à mettre en place un suivi instantané des réservations et des modifications. Qui dit suivi, dit outil.

Par exemple, le plan interactif Planexpo permet de visualiser et de mettre à jour en temps réel les réservations d’espaces. Ainsi, cela offre une visibilité sur la disponibilité et les ajustements nécessaires. De même, le plan commercial donne la possibilité à vos commerciaux d’avoir une vue sur l’ensemble des stands restant disponibles à la vente. 

L’automatisation des processus administratifs

L’automatisation des processus, notamment la génération automatisée des factures ou la gestion des retards de paiements, contribue à minimiser les erreurs humaines et à rationaliser le processus de réservation. À chaque modification, ajout ou suppression, la facture est mise à jour instantanément. Un vrai gain de temps pour vos comptables ! 

Découvrez notre dernier Planex’Prod sur la facturation👇

Vignette pour présenter le tuto Planex Prod dédié à la facturation avec Georges
La facturation chez Planexpo

Qui plus est, toutes les informations liées aux réservations et aux stands sont centralisées dans un seul et même espace : l’espace exposant. Tout est plus clair et plus fluide dans la gestion des réservations. De même que dans les échanges entre l’organisateur et l’exposant. 

Une gestion logistique intensive

Plus le jour J approche, plus il y a de vérifications dans les commandes de matériels et dans la gestion des retards pour la livraison. Des solutions existent comme le plan technique Planexpo. Ce dernier permet d’intégrer toutes les informations techniques du plan d’implantation, sous forme de calques interactifs. Dès lors, zones d’implantation, zones de contraintes, tout est simplifié pour la mise en place des mobiliers.

Nous avons enregistré un webinaire qui détaille l’ensemble de nos plans interactifs. Intéressé·es ? 👇

Accéder au webinaire

De surcroît, d’autres plateformes comme Expose facilitent la centralisation des commandes complémentaires via des marketplaces, optimisant ainsi la gestion des ressources. Floriane de Lussac, Directrice de la communication et du marketing nous explique comment ça fonctionne sur la plateforme Expose, et avec les prestataires. 

Visuel de l'outil marketplace Expose. On y voit un site web récupéré du client Expozoo, Paris Animal Show. Avec des onglets sur le haut de la page, le bandeau de l'événement et en dessous, la liste du matériel et des mobiliers à louer.

Les exposants passent leurs commandes complémentaires sur les marketplaces, où sont référencés tous les produits nécessaires pour leur stand (aménagement, mobilier, multimédia, alimentation, etc.).  La coordination logistique entre les cheffes de projet et les prestataires assure la livraison clé en main des stands sur le lieu de l’événement. Dans une perspective d’anticipation, la fermeture des marketplaces survient généralement une dizaine de jours avant le jour J. 

 

Cependant, les cheffes de projet demeurent accessibles tout au long du montage, prodiguant conseils aux exposants et détenant une connaissance approfondie des produits des prestataires. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En sus, certains outils d’ajustement de mobiliers comme Egylis permettent de vérifier et de traiter les commandes de mobiliers sur stand le jour J, garantissant une coordination sans faille.

En vérifiant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Pour analyser ces actions, le mieux est de comparer les réservations initiales et les ajustements de dernière minute, couplés aux feedbacks des exposants sur la gestion de leurs réservations. D’autres mesures sont nécessaires comme : 

  • suivre le processus de vérification des commandes de matériel ;
  • analyser les retards ou problèmes liés à la livraison des équipements ;
  • obtenir le feedback des équipes logistiques. 

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les stratégies de l’événement suivant. D’ailleurs, cela permet une amélioration continue et une anticipation des défis potentiels.

Comment mieux gérer les équipes opérationnelles sur le salon ?

La dynamique de participation des exposants et intervenants peut évoluer rapidement, nécessitant une gestion agile pour s’adapter au mieux. Dans le même temps, la satisfaction des intervenants et exposants dépend souvent de la qualité de la gestion logistique.

D’ailleurs, selon l’Event Data Book de l’UNIMEV sortit en ce début d’année 2024, “la qualité de l’organisation d’un salon professionnel fait aujourd’hui partie du top 5 des critères de décision pour y participer. »

Grâce à la mobilisation d’une équipe réactive

Face à des changements de dernière minute, la constitution d’une équipe dédiée à la gestion des ajustements urgents est cruciale. Pour cause, cette équipe doit être caractérisée par une disponibilité constante, des rôles et responsabilités clairement définis. Mais aussi une communication régulière pour garantir une coordination efficace. 

Photo d'un homme à croupie qui est en train de construire et d'installer un mobilier au sein d'un salon événementiel

Sa réactivité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’ajuster la disposition des stands ou de répondre aux besoins spécifiques des intervenants.

« Chez Expose, la disponibilité des cheffes de projet est une priorité avant le jour J. Et le jour du salon, la présence d’équipes sur le terrain est ajustée en fonction de la complexité spécifique de chaque salon et du nombre d’exposants. Cette présence varie assurant ainsi une couverture optimale et une réactivité adaptée aux besoins de chaque événement. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En suivant au mieux les intervenants de conférence

L’élaboration d’un calendrier modulable constitue une approche essentielle pour gérer la participation changeante des exposants et intervenants. Par conséquence, ce calendrier doit permettre une flexibilité suffisante pour accueillir des participants de dernière minute tout en permettant une réaffectation rapide des ressources en cas de désistement. 

De plus, la planification de réunions de suivi fréquentes favorise une communication proactive avec les exposants, partenaires, et intervenants. Ainsi, cela permet une compréhension constante des besoins et une adaptation en temps réel.

Visuel d'un modèle Excel à télécharger, pour gérer les intervenants lors d'un salon événementiel

Téléchargez ce modèle gratuitement pour gérer vos différents intervenants de  salon

En évaluant vos équipes

Le recueil de feedback sur la gestion des changements et la flexibilité de l’équipe réactive offre des insights importants. Cette rétroaction peut provenir directement des exposants et intervenants. Ainsi, ces derniers fournissent une indication précise de la manière dont les ajustements ont été perçus et de leur impact sur la qualité de l’événement.

Une évaluation des temps de réponse et de résolution des problèmes de l’équipe dédiée peut être réalisée. De façon à permettre des ajustements le cas échéant pour améliorer la réactivité.

Et enfin, la mise en place d’enquêtes post-événement analysant les points forts et les axes d’amélioration. Autrement dit, des indications précieuses pour affiner les stratégies opérationnelles des futurs événements. 

Comment mieux gérer les annonces de communication imprévues ?

Une stratégie de communication bien affinée est cruciale pour assurer le succès d’un salon. Malheureusement, il n’est pas rare que les deux derniers mois avant l’événement soient marqués par des annonces imprévues. Ajuster la campagne de communication en conséquence tout en maintenant la clarté des informations est un défi.

En restant flexible sur la stratégie de communication

Les annonces de dernière minute peuvent englober divers aspects: mises à jour importantes, changements dans le programme, ajouts de dernière minute… Pour faire face à ces changements, l’utilisation d’outils de messagerie instantanée internes, tels que Slack ou Teams, peut faciliter une communication rapide au sein de l’équipe organisatrice. Ces plateformes permettent une coordination efficace pour intégrer les annonces et ajuster la campagne de communication.

En plus de ces outils internes, des outils de gestion événementielle facilitent l’envoi de mails en masse. Ainsi, ils diffusent rapidement les informations mises à jour à l’ensemble des participants, exposants et intervenants. En outre, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) comme aide à l’écriture de contenus peut accélérer le processus de création de messages clairs et concis, optimisant ainsi l’efficacité de la communication. 

Exemple de message groupé envoyé à toute une liste de participants à un salon. Il est envoyé à 249 participants. Il y est écrit :

En analysant votre trafic

L’analyse des données de trafic sur les canaux de communication, tels que les taux d’ouverture des mails et l’engagement sur les plateformes sociales, offre des insights sur la portée des annonces. Quant aux enquêtes de satisfaction post-événement recueillies, elles permettent d’évaluer la perception des participants par rapport aux ajustements effectués.

En fin de compte, la capacité à gérer efficacement les annonces de dernière minute et à ajuster la stratégie de communication repose sur la flexibilité et la réactivité de l’équipe organisatrice

« La plateforme Expose communique auprès des exposants via des e-mailings. L’objectif est de sensibiliser les exposants à anticiper leurs commandes autant que possible, afin d’éviter le stress de dernière minute. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

Des équipes mobilisées et des outils technologiques : les clés d’une organisation événementielle réussie

Les deux derniers mois avant le jour de l’événement sont cruciaux, nécessitant 3 éléments principaux : 

  • anticipation ;
  • flexibilité ;
  • réactivité. 

Soulager les imprévus organisationnels, mobiliser les équipes et utiliser des outils technologiques, sont des piliers incontestables d’une planification réussie. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, cette réflexion invite à repenser la manière dont les événements sont planifiés. Aujourd’hui, demandez-vous quels sont les champs d’actions possibles ? Que mettre en œuvre pour faciliter ce rush ? 

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4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

Mettre en place un
outil de gestion événementielle :
les 4 étapes

Découvrez 4 étapes essentielles à mettre en place si vous décidez d’installer un nouvel outil de gestion événementielle dans votre entreprise.

Image fond bleu, avec 5 marches et une femme située sur la 2ème marche, qui se dirige résolument vers la cible objectif final. Les étapes sont représentées par une flèche qui monte vers l'objectif : mettre en place un outil de gestion événementielle.

Temps de lecture

4 min

L’expression du besoin

La communication

Les référents du projet

La transition

Vous êtes prêts !


Dans la gestion événementielle, l’adoption d’un nouvel outil peut être un levier de transformation majeur pour améliorer l’efficacité et la performance. Cependant, avant de franchir le cap, il est essentiel de suivre un processus bien défini.

Cet article explore les 4 étapes clés à considérer avant de mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle, du besoin initial à sa transition effective.

Le brief ou l’expression du besoin

La décision de changer d’outil de gestion événementielle est une initiative cruciale qui demande une réflexion approfondie. En amont de ce processus, la première étape consiste à comprendre pourquoi un changement est nécessaire. En effet, cette phase implique une analyse rigoureuse et méthodique, s’articulant autour de plusieurs éléments clés.

Identifier et formaliser le besoin

Quels sont les process en souffrance ? Les difficultés rencontrées par les équipes opérationnelles ? Les limites bloquantes des outils déjà mis en place ?

Toutes ces questions se doivent d’être réfléchies en interne. Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier les problèmes existants au sein du système actuel. Cela peut inclure des lacunes de performance, des inefficacités opérationnelles ou des difficultés récurrentes rencontrées par les équipes.

Un outil obsolète peut entraîner des retards dans la coordination des équipes, des erreurs de communication, voire des pertes de données cruciales.

Sonder les équipes opérationnelles

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle.

Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

En interrogeant les personnes chargées de la logistique, vous pourriez découvrir des frustrations liées à des interfaces complexes ou des problèmes de synchronisation des données.

Photo où l'on voit 4 collègues côte à côte sur une table de travail. Une est au-dessus d'une tablette, elle a les mains sur son crâne comme si ce qu'elle faisait l'agaçait. Un 2ème écrit sur un bloc note et a l'air dubitatif. Les 2 derniers sont devant un ordinateur et semblent énervés, blasés par ce qu'ils traitent.

L’expression d’un besoin clair et formalisé

À travers toutes ces questions, vous obtiendrez des réponses concrètes qui construiront les bases d’un besoin clair et formel dans la transition vers un nouvel outil.

Cette phase stratégique vise à transformer les constats et les retours d’expérience en exigences opérationnelles précises et réalisables.

Bien choisir le bon outil de gestion événementielle

Après la définition d’un besoin clair et formalisé, il vous faut sélectionner l’outil de gestion événementielle. 

Convier la DSI dans l’exploration des solutions possibles

La collaboration étroite avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est impérative pour aligner les besoins opérationnels avec les capacités technologiques de l’entreprise. Pour cela, la création d’un cahier des charges fonctionnel est essentielle. Il offrira une vision claire des exigences techniques, des contraintes, et des critères de performance. En somme, ce document constitue un guide pour l’évaluation des solutions potentielles.

Mettre en place un outil qui répond à 90% au besoin de départ

La sélection de l’outil est une décision stratégique qui doit répondre de manière significative à 90% des besoins exprimés. Car opter pour un outil qui couvre les exigences initiales garantit une base solide, laisse une marge pour des ajustements ultérieurs. Cette approche évite les sur mesures tout en assurant une adéquation essentielle avec les besoins immédiats.

Veiller à ce que le nouveau système reste ouvert et évolutif

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité.

D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

La communication : le nerf de la guerre dans la mise en place du nouvel outil

L’annonce générale représente un moment clé pour établir une compréhension commune et aligner les équipes sur le sujet.

Photo avec un fond bleu clair. On y voit un bout de bras qui tient un mégaphone. Ça représente l'annonce de mettre en place un outil de gestion événementielle au sein de l'entreprise.

Expliquer les raisons du changement

En ce sens, il est impératif d’expliquer de manière transparente, factuelle et concrète les raisons qui motivent le changement. En identifiant au préalable les besoins et préoccupations des équipes, par le biais de questionnaires internes ou de points réguliers, vous pouvez aborder ces sujets directement pendant cette annonce.

Préparer au changement et impliquer les équipes

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

Être à l’écoute après l’annonce

Après l’annonce, vous pouvez mettre en place des feedback réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En outre, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, surtout pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

Nommer des pilotes, des référents de projet (Manager / Ambassadeur)

Une fois la décision de changement annoncée, la transition vers le nouvel outil de gestion événementielle doit être assurée par une adhésion positive de l’équipe. Dans cette perspective, la nomination de pilotes de projet et de référents joue un rôle central dans la gestion du changement.

Identifier et nommer des pilotes de projet pour mettre en place l’outil

Les pilotes de projet ou leaders, seront les guides de l’équipe à travers le changement, et leur sélection doit être minutieuse, que ce soient des managers ou des ambassadeurs parmi les collaborateurs. En principe, ils devraient être choisis en fonction de leurs compétences en communication, de leur connaissance du secteur de l’événementiel, et de leur capacité à motiver les équipes

Leur rôle consiste à faciliter la communication, à résoudre les problèmes potentiels, et à maintenir un niveau élevé d’engagement tout au long de la transition.

Former les pilotes de projet

Pour garantir l’efficacité des pilotes de projet, il est crucial d’anticiper leur formation au nouvel outil. Cette phase comprend plusieurs étapes :

  • Identification des compétences nécessaires : définir les compétences requises pour maîtriser le nouvel outil et diriger le changement.
  • Évaluation des lacunes existantes : évaluer leurs compétences actuelles pour identifier les lacunes et adapter la formation en conséquence.
  • Programmes de formation adaptés : mettre en place des programmes de formation sur mesure, alignés sur leurs besoins, pour maximiser leur compréhension de l’outil et du processus de changement.
  • Accompagnement personnalisé : offrir un accompagnement personnalisé pour favoriser une compréhension approfondie, résoudre les problèmes potentiels, et renforcer la confiance des pilotes de projet dans le nouvel outil.

Le rôle du prestataire dans le processus de formation

Introduire le prestataire du nouvel outil dans le processus de formation est une étape stratégique. Des temps de formation réguliers avec le prestataire assurent une compréhension continue. Cela implique de détailler les sessions d’accompagnement prévues, leur durée, et d’insister sur l’importance de la personnalisation.

L’accompagnement doit également s’étendre sur le moyen/long terme, avec la mise à disposition d’une FAQ et un support client dédié (Customer Success Manager).

Visuel de la première page de la vidéo tuto Planex'Prod dédiée au Kick Off chez Planexpo. On y voit le mot Planex'Prod, Kick Off avec Lucas et la photo de Lucas avec son intitulé de poste : Customer Success Manager.

Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

Ça m'intéresse

Comment organiser la transition vers le
nouvel outil ?

Organiser la transition d’un système à l’autre constitue une étape clé dans le processus d’adoption d’un nouvel outil de gestion événementielle. La décision, bien que cruciale, n’est que le point de départ d’une migration fluide et efficace.

Nous avions un logiciel l’an passé qui ne nous permettait pas de faire autant de chose que Planexpo. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est très long !

La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.

Audrey Verdez, Chargée de mission Imagin’Con

Assurer une bonne transition d’un système à l’autre

La migration des données 

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports à partir du système existant.

Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Conserver les règles fondamentales du métier

Le domaine de l’événementiel dispose de son propre jargon, ses normes, et ses règles fondamentales du métier. Ces termes techniques, ces codes de communication, et ces processus métiers particuliers sont ancrés dans la pratique quotidienne. Notons qu’ils constituent un langage partagé entre les professionnels, facilitant la communication et la compréhension mutuelle. La conservation de ces règles est impérative pour minimiser les perturbations dans les routines quotidiennes des équipes.

    Créer un rétroplanning d’installation pour mettre en place l’outil

    La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

    Mettre en place des KPI pour suivre et contrôler l’implémentation

    La définition et la mise en place de Key Performance Indicators (KPI) sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

    Exemples de KPI’s à suivre :
    – Rapidité d’adoption par les utilisateurs avec le nombre d’utilisateurs actifs et la fréquence d’utilisation ;
    – Respect du rétroplanning et des deadlines ;
    – Feedback utilisateurs avec prise en compte de la satisfaction, des problèmes…

    Vous êtes prêts à changer d’outil !

    Mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle requiert une approche réfléchie et stratégique. Cette exploration met en évidence l’importance cruciale de la communication, de la planification minutieuse, et du leadership. En adoptant ces 4 étapes, vous détenez désormais une feuille de route pour une intégration réussie, transformant un défi en une belle opportunité d’innovation et d’efficacité.

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    Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

    Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

    Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

    Vous hésitez à mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle ? Dans cet article, on répond à toutes vos interrogations sur ce sujet : pourquoi, comment et quels outils choisir.

    Image qui montre le buste d'un homme assis avec un pull, devant son ordinateur portable. Il pointe son doigt vers nous et fait apparaître l'année 2024 avec une flèche de croissance. Ça montre son ambition de développer son activité en 2024.

    Temps de lecture

    4 min

    Les défis de la gestion événementielle

    Les méthodes et outils obsolètes

    Quelles sont les tendances ?

    Pourquoi sauter le pas ?

    Changer d’outil : un challenge stratégique


    Changer d’outil de gestion événementielle peut susciter une certaine appréhension. En effet, cela a un impact significatif sur la stratégie globale et demande une adaptation des équipes opérationnelles.

    Cette démarche est devenue incontournable pour optimiser les processus et ainsi, garantir le succès des événements. Si changer d’outil se trouve dans vos réflexions de ce début d’année 2024, alors cet article pourrait bien vous dévoiler quelques perspectives intéressantes…

    Découvrir l'outil Planexpo

    Les défis de la gestion événementielle actuelle

    Les outils traditionnels : fidèles serviteurs à double tranchant

    Excel, mon meilleur ennemi

    Vous le connaissez et l’utilisez depuis des décennies : c’est le tableur Excel. Compagnon fidèle de nombreux organisateurs d’événements, il est néanmoins victime de certaines limites. En dépit de sa familiarité, Excel isole souvent les données, créant un manque de lisibilité et de structuration de l’information.
     Photo d'un homme derrière son ordinateur tenant sa tête sur sa main d'un air blasé et fatigué par ce qu'il voit sur son écran.

    Par ailleurs, sa rigidité peut également se faire sentir dans le dynamisme de la gestion des événements, où la souplesse et la flexibilité sont cruciales. Le temps est venu de remettre en question cet allié de longue date et d’explorer des alternatives plus adaptées à vos défis actuels.

    Le téléphone, un outil redoutable

    Indispensable pour la vente, le téléphone est malheureusement avare en restitution d’informations. Bien que crucial pour les échanges avec vos clients, il arrive fréquemment que ces interactions ne soient pas consignées dans un CRM, créant ainsi un manque essentiel dans le suivi client.

    La boîte mail, le labyrinthe d’informations

    Les échanges, bien qu’indispensables, se perdent souvent dans un dédale d’informations. Entre le manque de traçabilité, la perte de temps et l’absence de cohérence, la boîte mail devient un lieu de conversations parfois difficile à gérer. D’autant plus que la multiplication des interlocuteurs et l’absence de liens entre les sujets compliquent davantage la tâche. Retrouver, partager et organiser ces informations devient un véritable casse-tête !

    Planexpo peut améliorer ces process par l’automatisation de tâches chronophages. On vous dit tout dans ce webinaire👇

    Accéder au webinaire

    Les méthodes et outils obsolètes

    Inscriptions papier, une réplique du passé

    Dans un monde en constante évolution, certaines organisations persistent à utiliser des méthodes d’inscription obsolètes, telles que les formulaires papier ou les PDF à télécharger. Malheureusement, cette approche ancrée entraîne souvent des retards et une complexité inutile limitant le potentiel et l’optimisation de votre gestion événementielle.

    Photo d'un bureau sur lequel on retrouve de 5 à 10 tas de feuilles, qui correspondent à des formulaires papier imprimés

    Certains organisateurs ont fait le choix de digitaliser les inscriptions des exposants. C’est le cas de notre client Imagin’Con.

    On travaille avec Planexpo pour tout ce qui est lié à la gestion des exposants. C’est pour nous un véritable gain de temps surtout lors de leur inscription. En effet, le formulaire créé avec Planexpo est très clair avec des catégories multiples, adaptées à leurs besoins. Les exposants sont autonomes et peuvent tout y indiquer.

    Chargée de mission chez Imagin’Con, organisateur de Japan Party Salon fantastique

    Réunionite aiguë, la maladie du 21ème siècle

    Responsables d’une surcharge d’informations et d’une dispersion des efforts, les réunions se multiplient sans toujours apporter une réelle plus-value. En parallèle, les post-its s’accumulent en une myriade de notes éparpillées, et les comptes rendus, souvent rédigés pour tout et rien, contribuent à encombrer notre quotidien. La nécessité de moderniser ces méthodes est plus urgente que jamais.

    Logiciels verrouillés, entraves à la fluidité 

    Aujourd’hui, beaucoup d’outils ne communiquent pas entre eux. Cela crée des silos d’information qui entravent à la bonne collaboration des équipes opérationnelles. Cette absence de connectivité limite la fluidité des échanges et génère des inefficacités au sein des processus internes et externes. Heureusement, des solutions plus ouvertes existent pour favoriser les intégrations et connexions entre outils !

    Quelles sont les nouvelles tendances et innovations en matières de gestion événementielle ?

    Face à une pléthore de choix, il devient crucial de savoir vers quels outils se tourner lorsqu’il s’agit de gestion événementielle. Au cœur de cette réflexion, deux piliers émergent comme des impératifs incontournables : la centralisation de l’information et l’industrialisation des process. 

    Jeune femme regardant vers la gauche et tenant dans sa main un point d'interrogation blanc. Elle hésite et se demande quel choix faire.

    Pour vous aider dans cette quête de l’outil idéal, nous vous avons listé 14 outils de gestion événementielle, utilisables tout au long du parcours exposant et visiteur.

    Découvrir les 14 outils

    La centralisation de l’information avant tout 

    En concentrant vos données dans un seul et même outil, vous améliorez la clarté des informations et simplifiez le processus de prise de décision. Cette centralisation offre une perspective globale, favorisant une compréhension approfondie et une coordination sans faille, 2 éléments essentiels indispensables à la réussite de vos événements.

    À l’ère de l’industrialisation des process

    Ces applications métiers tout-en-un dédiées à l’opérationnel vous accompagnent vers une gestion événementielle de plus en plus efficace. Au-delà de l’ouverture aux API (Application Programming Interface), ces solutions deviennent le trait d’union avec votre système d’information global.

    Pourquoi sauter le pas ? 

    Dans cette quête de progrès et d’innovation, l’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle offre de nouvelles opportunités.

    Pour rester compétitif 

    On est en 2024 : la digitalisation émerge comme un impératif majeur. Si votre entreprise tarde à adopter ces nouvelles avancées, vous risquez d’installer un retard qui pourrait compromettre votre image et freiner votre compétitivité. En effet, le risque serait de vous retrouver en décalage face à des concurrents plus agiles et innovants.

    Pensez-y. Un tel investissement stratégique ne se limite pas à l’aspect technologique ; il s’agit ici de sculpter votre image d’entreprise innovante et proactive. Si votre but est d’attirer de futurs clients, partenaires et talents, alors ce levier est à expérimenter ! 

    Photo de 2 femmes l'une derrière l'autre, qui tiennent une fusée dans les mains. Elles sont plutôt heureuse et regardent vers l'avenir. Le progrès et l'innovation sont moteurs de leur enthousiasme.

    Pour gagner en productivité 

    Mettre en place un nouvel outil, c’est aussi accompagner vos équipes dans la modernisation de leurs tâches au quotidien. En rationalisant les processus, vous améliorez automatiquement leur productivité. 

    Comment ? 

    • En créant une structure opérationnelle agile et réactive, les flux de communication deviennent transparents. De même, la coordination devient plus efficace et une synergie se crée entre les services.
    • En accomplissant les tâches plus rapidement, en prenant les décisions avec clarté, et en faisant travailler les équipes vers des objectifs stratégiques communs.

    Comme chaque service fonctionne de manière optimale et collabore sans heurts, la qualité s’améliore, la satisfaction client augmente, et les opportunités de ventes se multiplient. Une entreprise efficiente attire naturellement davantage de clients et de partenaires, conduisant ainsi à une croissance du chiffre d’affaires.

    Notre client Sommet de l’Élevage avait 2 objectifs principaux lorsqu’il a mis en place Planexpo : centraliser l’information et développer une stratégie de croissance.
    👉 Découvrez son témoignage complet
    .

    Notre ambition de croissance se heurtait à une structure logicielle inadaptée à la réalité d’aujourd’hui. Dès les premiers instants après notre changement, nous avons senti une accélération de la commercialisation.
    Nous bénéficions également d’une meilleure agilité dans la gestion des plans de salon et des espaces disponibles. Et cerise sur le gâteau, notre nouvel outil a renforcé la collaboration au sein des équipes commerciales, puis avec les fonctions support.

    Victor Berthon, Chargé de Développement au Sommet de l’Élevage

    Pour améliorer votre notoriété 

    La notoriété d’un événement ne se mesure pas seulement à la qualité des exposants présents, du lieu ou de la promotion du salon. En effet, elle se mesure aussi à l’expérience vécue par les exposants et visiteurs tout au long de l’événement. Utiliser un outil de gestion événementielle permet de personnaliser chaque étape : inscription simplifiée, communications ciblées, interactivité, réseautage, gestion des données, navigation sur plan interactif…

    On le sait aujourd’hui, les exposants et visiteurs satisfaits deviennent des ambassadeurs, partageant leurs expériences positives avec leur réseau. En simplifiant le parcours de vos exposants et visiteurs, vous créez une expérience fluide et agréable qui se démarque dans leur esprit.

    Ces petits détails, combinés à une expérience positive, se transforment en autant d’histoires partagées, construisant ainsi une belle réputation autour de votre marque.

    Changer d’outil : un challenge stratégique et nécessaire

    Changer d’outil de gestion événementielle n’est pas une décision à prendre à la légère. C’est un véritable défi stratégique qui nécessite des discussions internes entre la direction, les managers et les équipes opérationnelles.

    On ne change pas une équipe qui gagne, mais on peut changer les facteurs de pénibilité dans la marche vers le succès. Se doter des bons outils est déterminant pour pérenniser son activité, voire indispensable si le besoin de vitesse et de développement se fait sentir.

    Voici un rappel des 3 étapes clés pour changer d’outil : 

    • le choix : du bon outil et du bon prestataire par la mise en place d’un cahier des charges ;
    • le changement : éduquer la direction et les équipes opérationnelles à digitaliser leurs tâches quotidien ;
    • la mise en place : avec un accompagnement adapté basé sur une expertise des problématiques opérationnelles. Chez Planexpo par exemple, une installation peut se faire entre 1 et 4 semaines ! 

    En 2024, la résolution de changer d’outil de gestion événementielle pourrait bien être la clé du succès pour votre entreprise. Êtes-vous prêt à relever le défi ?

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    Quels outils de gestion événementielle choisir pour vos événements en 2024 ?

    Quels outils de gestion événementielle choisir pour vos événements en 2024 ?

    Quels outils de gestion événementielle choisir pour vos événements ?

    On vous a listé 14 outils de gestion événementielle qui pourront vous aider dans l’organisation de vos salons, foires et congrès.

    Visuel d'une femme qui tient dans ses mains 2 roues crantées, une rouge et une bleue. Elle les assemble. Cela signifie qu'elle a fait le choix de 2 outils de gestion événementielle qui sont complémentaires

    Temps de lecture

    4 min

    3 outils en 1

    11 autres outils de gestion

    Révolutionnez vos événements


    L’organisation d’événements est une tâche complexe qui nécessite une gestion efficace pour garantir le succès. Dans cette quête d’excellence, les outils de gestion événementielle se présentent comme des alliés indispensables.

    Selon le rapport de l’UNIMEV Event Data Book 2021, 3/4 des organisateurs ont confirmé l’importance du digital dans leur stratégie événementielle.

    Permettant un gain de temps précieux pour les équipes opérationnelles, la liste de ces 14 outils de gestion événementielle peuvent vous simplifier et automatiser des tâches complexes telles que la gestion des inscriptions, la planification d’événements et la collecte de données.

    Également, ils contribuent à améliorer l’expérience des exposants et visiteurs en facilitant l’accès aux informations, en favorisant le networking et en offrant plus d’interactions.

    Lisez notre dernier article 👉 « Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle ».

    Lire l'article

    On ne vous présente plus le trio gagnant de l’événementiel : Planexpo, inwink et Expose

    À l’utilisation de ces 3 outils, vous couvrez déjà un spectre très large de votre planification  : la gestion des exposants et de votre plan de salon, la mise en avant de votre communauté et des interactions associées, une marketplace complète centralisant la vente d’options complémentaires. 

    Grâce à une intégration poussée, ces 3 plateformes travaillent main dans la main pour vous proposer un outil tout-en-un.  

    3 outils de gestion événementielle en un seul

    Planexpo révolutionne la gestion de vos exposants

    Planexpo est un outil d’aide à l’organisation d’événements permettant la gestion de A à Z du parcours exposants. 2 fonctionnalités phares le composent : la gestion des exposants et la gestion des plans. 

    • Digitalisation des inscriptions : espace exposant et formulaire de demande d’admission en ligne ;
    • CRM métier : outil de commercialisation, automatisation des process de vente ;
    • Modélisation des plans : outil de dessin, calques dynamiques, données techniques IG (plugin Autocad) ;
    • Versions de plans partageables avec les informations mises à jour en temps réel.

    Le parcours de vos exposants en sera simplifié !

    Vue de 5 captures d'écran de l'outil Planexpo avec : la modélisation du plan par l'organisateur, le dossier exposant, le plan interactif 3D, le formulaire d'inscription et le CRM métier

    inwink fait évoluer votre communauté

    inwink est une plateforme permettant l’organisation d’événements et le développement de communautés en ligne. Elle offre les fonctionnalités suivantes pour aider les professionnels de l’événementiel à offrir la meilleure expérience à leurs participants, avant, pendant et après leurs événements :

    • CRM événementiel : gestion des Participants, des Partenaires / Exposants, des Speakers, du programme…
    • Expérience en ligne : éditeur de site web événementiel, Espace Partenaire, Espace Participant, Inscription / Billetterie…
    • Expérience sur le lieu d’événement : générateur de badge, application mobile native pour les visiteurs et les exposants…
    • Engagement des participants : gestion des campagnes d’emailing, de l’interactivité, du Networking, des Business Meetings…
    • Animation d’un espace communautaire dédié : création d’une communauté pour engager les visiteurs tout au long de l’année (blog, forum, fil d’actualités, partage de contenus…).

    Tout est fait pour offrir une expérience immersive à vos exposants et visiteurs !

    Montage de 4 visuels de l'outil de gestion événementielle inwink. On y voit la page principale d'inscription à un événement, avec les boutons

    La plateforme Expose centralise les commandes complémentaires par le biais de marketplaces

    Expose est une plateforme d’activation de marketplaces clé-en-main spécialisées dans la distribution de prestations d’aménagement de stand.

    • Sourcing, référencement fournisseur et mise à jour catalogue
    • Centralisation et validation des fichiers techniques en ligne
    • Conseil à la vente
    • Animation marketing
    • Administration des ventes

    Résultat ? Des opportunités de croissance côté organisateur et une expérience zéro stress pour les exposants !

    Visuels avec 3 photos de l'outil Expose. On y voit une page produit d'habillage de stand + 2 pages de référencement catalogue produits.

    11 autres outils pour mieux gérer vos événements

    Digitevent

    Digitevent couvre l’ensemble du cycle de vie d’un événement en présentiel ou hybride : 

    • site événementiel avec vidéos, programme, intervenants…
    • networking
    • billetterie, impression et scan de badges, gestion des inscriptions, emailing…
    • collecte de données post-événement

    3 visuels de l'outil Digitevent avec le site web, le webinaire et l'inscription

    Lab Event

    Lab Event est un outil de gestion pour les lieux événementiels, les agences et MICE ainsi qu’un ERP/CRM.

    • prise de brief, agenda d’occupation des salles
    • gestion des devis et factures
    • recherche de lieux et prestataires
    • envoi automatisé d’emails

    2 visuels de l'outil Lab Event avec un planning de gestion de salles, une liste de lieux événementiels avec une carte de la France

    Eventmaker

    Eventmaker est conçu pour augmenter le ROI des exposants, l’engagement des visiteurs et la connaissance client. 

    • gestion des inscriptions participants, billetterie en ligne, scan de badges
    • networking
    • site événementiel et app mobile
    • collecte de datas et suivi

    3 visuels de l'outil de gestion événementielle Eventmaker avec le scan du badge, l'inscription à l'événement et les statistiques associées à l'événement

    Leeloo

    Leeloo est le premier assureur digital dédié aux professionnels de l’événementiel et de la production media. Il prend en charge les pertes financières suite à l’annulation, l’interruption ou le report de vos événements.

    • garanties complètes
    • souscription, paiement, contrat, facturation en ligne

    Eventtia

    Eventtia prend en charge les défis de la planification et de l’exécution d’un événement.

    • billetterie, gestion des inscriptions, paiements en ligne
    • application mobile
    • matchmaking BtoB

    Montage avec 3 photos de l'outil de gestion événementielle Eventia. On y voit une liste d'intervenants, le programme des conférences et une vue de la visio conférence, ainsi qu'un visuel du matchmaking.

    Swapcard

    Swapcard est gère la collecte de leads sur stand pendant l’événement, conformément aux réglementations RGPD. 

    • application mobile
    • networking et engagement
    • génération de revenus et de leads
    • mesure et optimisation

    Montage de 3 visuels de l'outil de gestion de leads Swapcard. On y voit une vue de scan de badge + un tableau de bord avec le nombre de leads scannés et une vue mobile du programme de l'événement

    Fairtual

    Fairtual est une plateforme virtuelle innovante qui offre une expérience immersive et interactive.

    • plateforme d’événements virtuels
    • gamification
    • analyse de données

      Montage de 3 photos de ce que fait l'outil de gestion événementielle Fairtual. Les  3 visuels sont sous un format

      Invent App

      Invent App propose des applications web et mobiles qui intègrent toutes les informations liées à l’événement. 

      • profil des exposants et partenaires
      • plan, informations pratiques, check-in, gestion d’agenda
      • networking, fil d’actualité, chat, gamification, quiz, sondage de satisfaction

      3 visuels de l'application Invent App avec un exemple de site événementiel, ainsi qu'un webinaire et leur application mobile qui récapitule l'agenda, les documents, etc...

      Vimeet

      Vimeet est centralise des fonctionnalités d’aide à l’organisation d’événements.

      • Billetterie & espace exposant 
      • Badges & contrôle d’accès
      • Matchmaking 
      • Génération de trafic

      Appcraft Events

      Appcraft Events optimise l’ensemble du processus d’organisation de votre événement d’entreprise. 

      • app mobile
      • formulaires d’inscription, check-in, transactions en ligne
      • networking
      • simulateur carbone

      Yurplan

      Yurplan est un outil d’aide à la gestion et à l’organisation de l’événement. 

      • billetterie, gestion d’inscriptions, contrôle d’accès avec badges
      • emailings, programme 
      • gestion de la data, tableaux de bord

      3 visuels de l'outil Yurplan avec un exemple de badge visiteur, le tableau de bord des ventes et un plan de placement d'une salle de concert

      Révolutionnez vos événements en 2024

      La planification d’événements est une tâche exaltante, mais sa complexité nécessite une approche stratégique et des outils adaptés. Explorer de nouveaux horizons avec des outils tels que Planexpo, inwink, Expose, et bien d’autres représente une opportunité de révolutionner votre approche.

      Alors, pourquoi attendre ? L’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle n’est pas simplement une résolution pour 2024, c’est une décision stratégique qui transformera la manière dont vous planifiez, organisez et tirez profit de vos événements.

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      Data événementielle : le guide pratique

      Data événementielle : le guide pratique

      Data événementielle :
      le guide pratique

      De la collecte des datas événementielles, en passant par leur utilisation et leur sécurisation, on vous dit tout sur les bonnes pratiques 2024 !

      Photo qui montre plusieurs personnes floutées qui marchent dans un grand hall (salon professionnel). Leur visage est entouré d'un rectangle qui fait référence aux données les concernant.

      Temps de lecture

      4 min

      La collecte des datas

      Amélioration des expériences exposants et visiteurs

      Sécuriser les données

      Quel avenir pour les datas ? 


      En quelques années seulement, la data événementielle a transformé la manière dont nous concevons, exécutons et exploitons chaque événement.

      La collecte d’informations est devenue essentielle entre autres pour aller vers plus de personnalisation, améliorer les salons (contenus, aménagements, activités, etc…). Bref, la data dite “smart” est devenue une donnée intelligente dont l’impact se manifeste à chaque étape du processus : avant, pendant et après l’événement.

      Comment collecter les datas des exposants et des visiteurs ? 

      Les outils dédiés

      La collecte des données sur les salons est orchestrée au travers de divers canaux ou outils spécialisés. Vous en connaissez plusieurs et en utilisez sans doute dans votre quotidien :

      • le formulaire d’inscription en ligne

      Pour les besoins plus simples de vos exposants, rien de tel qu’un formulaire Google classique. Cependant, si vous visez la personnalisation, des outils plus poussés comme Planexpo sont à envisager.

      Le processus d’inscription est simplifié, vous permettant de recueillir des données sur les exposants telles que leurs coordonnées, les équipements de stands, les modalités de paiements, etc… Ces informations constituent une excellente base d’informations pour personnaliser l’expérience de chaque exposant.

      Vidéo du formulaire d'inscription en ligne d'un exposant sur l'outil Planexpo

      • les badges électroniques

      Les badges servent à identifier de manière unique chaque participant, permettant une collecte automatisée d’informations. Ils sont souvent équipés de technologies électroniques telles que les codes-barres ou les puces RFID, simplifiant la récupération en temps réel des mouvements, des participations à des sessions, etc…

      Des partenaires comme inwink proposent des solutions expertes en la matière.

      Montage avec 2 captures d'écran, l'une sur les sessions des programmes d'un salon, inspiré de notre partenaire inwink. Et l'autre, c'est un visuel d'un badge type.

      • les applications mobiles

      Les applications mobiles sont des extensions dynamiques du site événementiel, permettant d’accéder à toutes les informations de l’événement : le programme, les intervenants, les sessions, et les informations logistiques. Grâce à des fonctionnalités interactives telles que les notifications en temps réel et les outils de networking, l’application mobile améliore l’engagement des participants et optimise leur expérience avant, pendant et après l’événement.

      • les scanners de cartes de visite

      Des prestataires comme Camcard capturent les coordonnées des visiteurs, éliminant la saisie manuelle et accélérant le processus de suivi post-événement. Tout en étant rapide, cela optimise les opportunités de réseautage sur le salon.

      • les réseaux sociaux

      Les informations recueillies, telles que les discussions, les mentions, et les préférences partagées, sont une mine d’or pour la compréhension de vos publics. Prendre le temps de les récupérer grâce à des outils comme Phantombuster peuvent influer fortement sur l’engagement de vos participants.

      • les enquêtes sur place

      Elles capturent des réactions instantanées, fournissant des données en temps réel sur l’expérience des participants.

      Comment sécuriser ces données ?

      Après la collecte des données, s’ensuit leur sécurisation. La sécurité des données dans le contexte événementiel est soumise à des réglementations strictes. En effet, elles garantissent la protection des informations des participants. 

      On parlera souvent de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), présent dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’entreprise concernée. Sur Planexpo par exemple, ce lien est indiqué avant que l’exposant remplisse le formulaire d’inscription.

      Capture d'écran des mentions légales situées sur la première page du formulaire d'inscription exposant sur Planexpo

      Les participants doivent être informés clairement sur la manière dont leurs données seront utilisées, et leur consentement explicite doit être obtenu. Cela inclut la mise en œuvre de protocoles de cryptage pour assurer la confidentialité des données, l’accès restreint aux informations sensibles à des personnes autorisées. Mais également la tenue de registres détaillés sur la collecte, le traitement et le stockage des données. 

      En respectant ces normes, les organisateurs peuvent non seulement assurer la sécurité des données, mais également instaurer une relation de confiance avec les participants.

      Découvrir l'outil Planexpo

      Comment améliorer l’expérience des exposants et visiteurs grâce à la data ?

      Personnaliser grâce à la data

      Une fois les données collectées s’ouvre un vaste champ d’opportunités pour les utiliser à bon escient. 

      La connaissance des participants permet aux organisateurs d’aller au-delà des simples chiffres en capturant les préférences individuelles et les comportements d’interaction. Cette richesse d’informations alimente la personnalisation de l’expérience et permet d’offrir des contenus sur mesure.

      Optimiser l’aménagement du salon

      En comprenant les préférences spatiales et les centres d’intérêt, les organisateurs peuvent modeler l’environnement de l’événement et maximiser l’engagement et l’interaction. Une gestion logistique plus fine émerge de ces données, permettant une planification précise des ressources, une répartition efficace des espaces, et une coordination optimale des activités. 

      Dans cet article, Jean-Marie Hubert parle très bien de la “circulatique” des flux dans les salons en tant que stratégie d’influence à analyser. 


      Aussi, lors du salon Heavent Paris 2023, Caroline Roullet de Viva Technology, le plus grand événement startup et tech d’Europe, a indiqué avoir mis en place une cellule en interne dédiée à la data. Un exemple concret de cette démarche proactive est l’analyse d’accès à certains espaces, mettant en lumière les zones plus ou moins plébiscitées par les participants. D’une année sur l’autre, ces espaces seront optimisés et répondront davantage aux besoins des participants.

      Recommandation de contenu et matchmaking

      Le salon en tant que média est un excellent vecteur de communication. Lors de la communication autour de l’événement auprès des visiteurs, il est plus pertinent de leur communiquer individuellement une short liste adaptée d’exposants en phase avec leur profil. En effet, cela servira à maximiser leur taux d’intérêt lors de leur participation.

      La segmentation de l’offre exposant est un excellent moyen de mettre en lumière les différents univers que pourra découvrir le futur participant. Capter l’objet de la visite permettra également de travailler les suggestions de parcours visiteurs pour une meilleure expérience sur site.

      Surtout, l’organisateur a le pouvoir d’orienter la mise en relation entre l’exposant et le visiteur. Avec une bonne maîtrise de la data collectée, il est en mesure de faire matcher les envies, recherches et besoins du visiteur, avec les produits/services proposés par le panel d’exposants présents sur son événement.

      Un exemple concret : le salon Rent propose des parcours thématiques monétisables sur leur plan interactif, offrant aux exposants l’opportunité d’intégrer des itinéraires sur mesure, conçus pour guider les visiteurs vers des expériences ciblées.

      Visuel du plan du salon Rent, client de Planexpo, avec sur le côté droit, un volet qui récapitule tous les parcours thématiques monétisables pour les visiteurs

      Revoyez notre webinaire sur les plans interactifs et comment vous pouvez les monétiser.

      Accéder au webinaire

      Évaluer pour mieux s’adapter

      L’évaluation de la satisfaction et l’amélioration continue deviennent des processus dynamiques. Les retours des participants, combinés à l’analyse des données, permettent de mieux comprendre les points forts et les axes d’amélioration du salon. Cela répond à l’objectif principal d’adapter en continue l’événement pour répondre aux attentes changeantes (et exigeantes) du public.

      Anticiper les tendances

      Enfin, la data se révèle être un outil puissant pour anticiper et s’adapter aux tendances du marché. En suivant les comportements des participants et en scrutant les indicateurs de succès, les organisateurs restent agiles et alignés sur les évolutions du secteur.

      Rassurer les exposants et participants : sécuriser les données

      Une politique transparente et un consentement clair

      Plutôt que de succomber à la peur, il est plus opportun d’adopter une approche axée sur la compréhension et la protection. Pour apaiser les inquiétudes légitimes des exposants et visiteurs, la mise en place de mesures rassurantes devient impérative. À travers une communication proactive sur les mesures prises en matière de sécurité, l’organisateur souligne un engagement vers la protection des données.

      Une politique de confidentialité transparente, détaillant clairement l’usage des données, constitue la première étape. Mais pas que ! Une transparence totale dans les partenariats et collaborations garantie que les données ne sont partagées qu’avec des entités de confiance.

      Le consentement explicite des participants, obtenu de manière claire et volontaire, renforce la confiance entre les parties prenantes. 

      L’anonymisation des données et leur contrôle

      Ce processus méticuleux élimine toute information personnelle identifiable, offrant un niveau supplémentaire de confidentialité. En parallèle, la mise en place d’options de retrait claires et simples confère aux participants le contrôle total sur leurs données.

      Photo qui montre les main d'un homme en train de taper sur un clavier. On y voit également des icons entourant un cadenas, et faisant référence à la sécurité des données.

      Quel avenir pour les datas dans l’événementiel ?

      L’avenir des datas dans l’événementiel s’annonce prometteur, ouvrant la voie à des opportunités innovantes et transformantes. On imagine d’ailleurs déjà de futurs événements avec des analyses prédictives, plus d’intelligence artificielle, de monétisation de l’information, de gestion proactive des imprévus, de la géolocalisation… Force est de constater que nous n’en sommes qu’aux prémices !

      En attendant une bascule complète vers le futur, on vous invite à découvrir dans un 1er temps notre outil Planexpo, vers une transition en douceur 🙂

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      Automatisation de la gestion financière de votre événement

      Automatisation de la gestion financière de votre événement

      Réconciliez-vous avec votre comptable : automatisez la gestion financière de votre événement

      Et si la comptabilité et la facturation devenaient simples à gérer pour vos événements ?

      Photo d'une femme qui tient son front et qui a l'air désespéré par la charge de travail associée à la facturation et à la comptabilité de son événement

      Temps de lecture

      4 min

      Retour sur les codes comptables

      Automatisez vos paiements

      L’émission de factures

      Faites décoller vos événements


      Imaginez un monde où votre comptable et vous, organisateur·trice, parleriez le même langage… ou presque ! Pas évident de faire de vous un·e expert·e. En revanche, identifier les points clés et vous aider à les maîtriser, ça, c’est dans nos cordes.

      Bien gérer et structurer la facturation d’un salon, foire ou congrès est complexe mais nécessaire pour piloter avec succès l’aspect financier d’un événement. 

      Dans cet article, nous mettrons surtout en lumière l’automatisation comme meilleur allié dans l’organisation de vos événements. Également, nous survolerons en guise de rappel, quelques notions récurrentes dans votre quotidien. 

      Comment optimiser ces étapes clés pour augmenter votre productivité ?

      À quoi ça ressemble une facturation simplifiée chez Planexpo ?👇

      La facturation chez Planexpo

      Pour les afficionados de l’analytique : retour sur les codes comptables

      L’analyse financière est cruciale lors de l’organisation d’un salon, foire ou congrès. Pour que votre comptable puisse jongler avec les chiffres, il a besoin de deux informations basiques : les familles et les codes analytiques

      Pour imager, ces derniers fonctionnent comme des catégories et des sous-catégories situés au sein d’une immense bibliothèque financière. Ils aident à classer et à organiser chaque transaction dans des compartiments bien définis, permettant au comptable mais également à l’organisateur·trice, de s’y retrouver.

      Visuel des familles et codes comptables sur Planexpo
      Exemple de familles et codes comptables sur Planexpo

      Concrètement, en tant qu’organisateur·trice, vous devez assurer un respect de ces nomenclatures dictées par votre comptable : une tâche qui peut parfois sembler fastidieuse. 

      C’est pourquoi un outil de gestion événementielle comme Planexpo peut vous aider à configurer tout cela, en garantissant une conformité totale avec les normes comptables requises. En respectant scrupuleusement ces normes, vous sécurisez votre activité, tout en vous plaçant en position favorable lors d’éventuels contrôles. 

      Bref, vous…

      • gagnez en précision dans le suivi des transactions ;
      • harmonisez et affinez l’analyse financière des données ; 
      • facilitez la transmission et l’interprétation des informations de vente

      Ce qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel : faire de votre salon un succès retentissant 😉

      Good to know 🧑‍🎓
      Retrouvez ici tous les éléments liés à la comptabilité analytique.

      Ne courez plus après vos échéances, automatisez vos paiements exposants

      Pour éviter le stress du recouvrement : programmez vos modalités de paiement 

      Ça y est, les familles et codes comptables sont déterminées et validées. Maintenant que vous avez établis une base solide, vous pouvez vous plonger dans la facturation de vos exposant·es. Mais avant de délivrer leurs factures, il est nécessaire de définir en amont vos modalités de paiement souhaitées

      Pour plus de flexibilité et donner le choix à vos exposants, vous pouvez leur proposer :

      • de payer comptant ou en plusieurs fois
      • de régler par carte bancaire, chèque ou virement

      Planexpo vous permet de programmer ces modalités de paiement. Dans ce cas, un échéancier est automatiquement généré pour chaque demande de participation 😉

      Visuel qui montre comment configurer l'échéancier sur l'outil Planexpo : en 1 fois à validation ou à une date précise. En 2 fois, à validation ou à des dates précises. En 3 fois, etc...

      Configuration d’échéanciers à proposer au participant

      Suivre les paiements devient un jeu d’enfant !

      Qui dit échéancier dit forcément relances ! Pour prévenir du piège des impayés, des emails de rappel de paiement peuvent être automatiquement envoyés

      Par exemple, un premier rappel peut-être envoyé 7 jours avant chaque échéance. Et pour les retardataires, une relance peut également être adressée 7 jours après la date de l’échéance.

       

      Visuel du mail de relance de règlement à J-7 avant un événement, en fonction de l'échéancier programmé par l'organisateur.Visuel du mail qui sera envoyé au participant à J+7, et qui indique le retard de règlement de l'échéance convenue au préalable.
      Prévisualisation des e-mails envoyés lors de relances à J-7 et J+7

      Cette fonctionnalité est un atout majeur par rapport à vos concurrents, puisqu’elle contribue à alléger la charge de travail de vos équipes en diminuant leurs tâches chronophages longues et fastidieuses. 

      Revoyez notre dernier webinaire sur les tâches chronophages 👇

      Accéder au webinaire

      Et ce n’est pas tout ! Pour simplifier la lecture des encours de paiement, vous avez également besoin d’avoir une vue d’ensemble complète. Rien de mieux que des codes couleurs pour vous apporter plus de visibilité sur les échéances en attente de paiement : par exemple, vert pour les paiements effectués à temps, orange pour ceux en attente et rouge pour ceux en retard.

      Visuel de l'onglet événements et règlements, qui montre l'ensemble des échéances en cours avec les statuts correspondants : en attente, reçu ou en retard. Cela permet de suivre correctement toutes les échéances.

       Suivi des statuts des échéances sur Planexpo (attente, reçu, en retard)


      Petite astuce Planexpo 😉
      Sur notre outil, plus besoin de pointer manuellement les échéances pour les paiements exposants effectués par carte bancaire : le statut se met à jour automatiquement.

      En effet, avec votre numéro de VADs fourni par votre banque, les paiement CB sont automatiquement dirigés vers votre compte. Aussi, les protocoles de sécurisation des paiements ont largement fait leur preuve avec l’avènement du e-Commerce. Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles !

      Pour tout savoir sur : 

      Émettre des factures, qui aime vraiment faire ça ? 

      Après avoir soigneusement établi une nomenclature comptable, programmé les modalités de paiements et procédé à leur encaissement, l’étape suivante dans le processus financier est la génération de la facture

      La facture est bien plus qu’un simple document, elle est le reflet de l’accord financier conclu, intégrant les détails de la transaction. 

      Planexpo génère automatiquement une version brouillon de la facture. Là, comme par magie, toutes les pièces du puzzle s’assemblent et s’organisent dans un template métier pour vous faciliter la tâche.

      Chaque information de facturation ou mentions obligatoires y sont : adresse de facturation, email du contact, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire… Grâce à des templates prédéfinis, plus besoin de saisir manuellement chaque élément ! Les informations préalablement collectées apparaissent automatiquement, pour générer une facture complète et précise

      Visuel d'une facture acquittée venant de l'outil Planexpo. Où on y voit l'ensemble des informations de l'exposant : l'adresse de facturation, les éléments comptables, le récapitulatif de sa commande, le montant total de la facture acquitté.

      Exemple de facture acquittée dans Planexpo, avec les mentions obligatoires

      En fin de compte, un bon monitoring de toutes ces données permet de restituer l’information en bonne et due forme, que ce soit du côté du comptable, de l’organisateur·trice ou de l’exposant·e. Pour chacun, cela devient non seulement un gain de temps, mais également une garantie d’exactitude et de conformité vis-à-vis des normes en vigueur. 

      Chaque partie impliquée peut accéder à une vision claire et transparente de la transaction, contribuant à une gestion financière optimale de l’événement.

      “Avant l’utilisation de la plateforme Planexpo, cela me prenait 1h pour saisir et vérifier les factures du Career Fair. Maintenant, cela me prend 5 minutes en tout pour importer les factures et procéder à la vérification. C’est un gain de temps pour la saisie, l’édition et la relance des factures. »
      Ana Rodrigues-Neves, comptable chez Grenoble École de management

      Découvrir l'outil Planexpo

      Faites décoller votre événement vers l’automatisation 🚀

      Chaque étape, depuis l’établissement d’une nomenclature comptable jusqu’à la génération automatique des factures, est conçue pour simplifier et fluidifier le processus de l’organisateur·trice, de l’exposant·e et du / de la comptable. 

      Les données d’écritures comptables peuvent être partagées en toute simplicité. Avec Planexpo, vous pourrez programmer un envoi automatique des écritures comptables avec la périodicité de votre choix. 

      Votre service comptable sera ravi de recevoir ces informations précieuses sans délai ; et même, de pouvoir exporter quand bon lui semble toutes les données dont il aura besoin en plus des exports automatiques périodiques, notamment pour nourrir des logiciels tiers, s’intégrant parfaitement dans l’écosystème comptable existant.

      Visuel récupéré de l'outil Planexpo qui montre qu'il est possible d'ajouter 1 ou plusieurs e-mails de destination pour les envois automatiques des exports de factures

      Sur Planexpo, il est possible d’ajouter plusieurs destinataires à l’export de factures.

      Cette transparence comptable ouvre la voie à une expérience simple, sans heurts, alliant automatisation et surveillance attentive.

      Alors pourquoi ne pas simplifier ce processus pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre événement ?

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