Communication événementielle : comment recruter et embarquer vos exposants ?

Engager et convertir : le recrutement des exposants

Le premier enjeu de communication, c’est de susciter l’intérêt, puis de faciliter l’engagement des exposants potentiels. Une stratégie multicanale permet d’agir à la fois sur les anciens participants, les leads tièdes, et les nouveaux profils à conquérir.

Parmi les tactiques les plus efficaces, le rebooking en direct pendant le salon s’impose. Certains organisateurs installent un espace dédié sur l’édition en cours pour proposer aux exposants de renouveler leur participation immédiatement. 

C’est le cas d’Exposalons. Florence de la Moureyre l’explique dans ce retour d’expérience. 

« Pendant trois jours, on reconfirme 60% du chiffre d’affaires. » Benoît Le Goulias, Directeur du Pôle Partenaires chez Live! by GL Events

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La relance par email et les newsletters segmentées jouent également un rôle clé. En envoyant rapidement un bilan d’événement accompagné d’un lien vers le formulaire d’inscription pour l’édition suivante, on maintient le lien tout en capitalisant sur la satisfaction des participants. Cette communication post-event peut être personnalisée selon que l’on s’adresse à des exposants fidèles ou à des prospects.

Pour élargir votre audience, les campagnes payantes sur LinkedIn, Facebook ou Instagram sont précieuses. Ciblage géographique, par centres d’intérêts ou secteur d’activité : l’acquisition d’exposants passe aussi par la visibilité digitale.

Créer l’adhésion : embarquer les exposants dès le départ

Un exposant ne s’implique pas seulement parce qu’il a signé un contrat. Il s’engage lorsqu’il comprend la vision de l’événement, qu’il y adhère et qu’il s’y sent utile. La communication joue ici un rôle fondamental pour transformer une simple réservation de stand en participation active.

Partager une vision commune

Créer un storytelling fort, une promesse d’événement claire et inspirante permet de donner du sens à la participation. L’objectif est de faire vivre une aventure collective à laquelle les exposants veulent contribuer.

« On a conçu l’événement avec eux. Et on a imaginé des choses qu’on n’aurait pas faites seules. » Sigrid Deprat Directrice Générale agence En Personne

Cette co-construction peut prendre la forme de comités éditoriaux, d’ateliers ou de rendez-vous physiques, dans lesquels les exposants peuvent s’exprimer sur les contenus, les thématiques ou les formats de prise de parole.

Les 6 leviers de l’engagement exposants selon Sigrid Deprat

Valoriser leur rôle dans le projet

Les exposants doivent être considérés comme des partenaires. En les positionnant comme co-organisateurs ou sponsors, on les implique dans une démarche valorisante. Ils peuvent intervenir dans les conférences ou encore être mis en avant dans la communication officielle.

Cette reconnaissance renforce leur sentiment d’appartenance et les pousse à promouvoir l’événement eux-mêmes.

Mettre à disposition des outils pour fluidifier leur communication

L’un des leviers majeurs d’engagement est la simplification du parcours exposant. Les organisateurs peuvent proposer une interface intuitive qui permet, via un simple QR code par exemple, de réserver un stand, signer un contrat ou gérer les dotations.

“Plus on lui facilite la vie, plus il signe vite. C’est ce qu’on fait avec Planexpo”.
Benoît Le Goulias

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En parallèle, la mise à disposition d’un kit média (visuels réseaux sociaux, emailings personnalisables, gabarits de stories…) permet aux exposants de relayer leur présence sans avoir à produire eux-mêmes des supports. L’accès anticipé au plan interactif, la possibilité de télécharger des visuels personnalisés ou encore l’intégration aux notifications de l’application événementielle permettent de booster leur communication sans effort.

Maintenir l’engagement pendant l’événement

Intégrer les exposants à la production de contenu

Les témoignages, stories Instagram, réels, vidéos en coulisses… Tous ces formats courts créés par les exposants eux-mêmes constituent un levier puissant d’UGC (User Generated Content ou Contenu généré par les utilisateurs). Leur authenticité séduit et leur viralité permet de toucher des audiences plus larges.

“Ce sont les exposants qui créent les meilleurs contenus. Bien mieux que nous parfois.” Victor Berthon CDDO Sommet de l’Elevage

Il est donc essentiel de les encourager à produire ce contenu en leur donnant accès à des éléments visuels, en les mentionnant ou en les relayant via les comptes officiels du salon.

Supports de communication exposants – Tech & Fest

S’appuyer sur les codes des tendances

Aujourd’hui, la forme est aussi importante que le fond. Les formats verticaux (9/16ème), les accroches visuelles ou sonores, ou encore les détournements créatifs issus des tendances TikTok ou Reels sont des vecteurs d’attention très efficaces.

“Une enveloppe, un message. C’est simple, pas besoin de sous-titres. Tout est visuel.” Céline Beckrich – dis Céline

En adaptant ces codes au monde du B2B et de l’événementiel, les organisateurs peuvent produire du contenu à la fois pertinent, original et performant, seul ou avec leurs partenaires.

4 hooks pour attirer l’attention – Céline Beckrich

Renforcer leur visibilité sur site

En parallèle de la communication digitale, l’événement physique doit également offrir des supports de visibilité. Il peut s’agir de signalétiques mentionnant les exposants les plus actifs, d’écrans diffusant leurs contenus, ou encore de murs de stories alimentés en temps réel. Ce dispositif leur donne une place centrale dans l’expérience visiteur.

Préparer l’après-événement

Le salon est terminé, mais la communication continue. C’est le moment de valoriser ce qui a été vécu, et de poser les premières pierres de l’édition suivante.

Les contenus produits pendant l’événement (replays, interviews, vidéos immersives) peuvent être réexploités dans un email de remerciement, un article de blog, ou un carrousel LinkedIn. C’est aussi le moment idéal pour publier des REX (retours d’expérience) avec des citations d’exposants, des chiffres clés, ou des témoignages sur les bénéfices concrets de leur participation.

Cette phase est stratégique : elle renforce le lien, alimente votre stratégie d’acquisition, et prépare le terrain pour la relance commerciale.

Après l’événement : transfomer et fidéliser – Sommet de l’Elevage

Les exposants sont vos meilleurs ambassadeurs pendant toute la durée de l’événement. Mais ils ne sont qu’une partie de l’équation. Pour construire une communication événementielle complète et performante, il est tout aussi essentiel d’adresser les bons messages à vos visiteurs !

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