Communication événementielle : comment engager vos visiteurs avant, pendant et après un salon ?

Avant votre événement : attirez plus de visiteurs grâce à une communication ciblée

Une base de données segmentée, un levier de conversion

Avant même de parler d’affichage ou de réseaux sociaux, la première arme redoutable reste votre base de données. Segmentée et qualifiée, elle permet de créer des campagnes ultra ciblées. Plus vos messages sont personnalisés et adaptés aux attentes spécifiques des visiteurs, plus ils ont de chance de s’inscrire. Par exemple, envoyer des invitations personnalisées à des prospects ayant participé aux précédentes éditions est l’un des leviers pour améliorer votre taux de conversion.

Envoyer le bon message au bon moment peut faire toute la différence sur vos taux d’ouverture. En fonction du moment où vous contactez vos visiteurs (avant, pendant ou juste après un événement similaire), vous maximisez leur réceptivité et les chances qu’ils répondent positivement.

« Pour nous, l’email reste de loin le canal de communication le plus performant. » Marlène Bonnevialle · Responsable Marketing Digital chez Première Vision

Les canaux historiques utilisés par Première Vision

SEA & Social Ads : élargir l’audience avec précision

Google Ads, LinkedIn Ads, Instagram… chaque canal a son audience. Le ciblage par persona, géographie ou comportement permet d’atteindre des visiteurs en fonction de leurs intérêts et de leurs comportements en ligne. Pour Marlène Bonnevialle et son salon mode Première Vision, le ciblage des publicités selon les régions et les tendances du secteur s’est révélé très efficace.

Où sont vos visiteurs ? Adaptez vos canaux à leurs habitudes

Aujourd’hui, toucher vos visiteurs là où ils se trouvent vraiment est une clé de succès. Les canaux traditionnels ne suffisent plus. Les nouveaux médias, comme TikTok, sont essentiels pour atteindre les plus jeunes et les millennials, et ainsi, capter leur attention. 

« Les lycéens agricoles sont sur Tik Tok, les agriculteurs installés sur Facebook. » Victor Berthon CDDO Sommet de l’Elevage

WhatsApp devient également un incontournable dans la communication événementielle, particulièrement lorsque l’opt-in se fait dès l’inscription. Cela permet de créer une relation directe et immédiate avec vos inscrits. Marlène Bonnevialle chez Première Vision partage un chiffre clé : « On capte l’opt-in WhatsApp au moment de l’inscription. Environ 30 % acceptent. »

Un taux loin d’être négligeable, surtout quand on sait que les messages WhatsApp ont des taux de lecture proches de 98 %. (Source : Bird.com)

Ici, il ne s’agit pas de choisir un canal, mais d’adapter vos campagnes en fonction de vos cibles. 

Source : Statista Novembre 2024

Créez la différence : testez, surprenez, engagez autrement

Les chaînes WhatsApp ou Instagram : moins de bruit, plus d’impact

Les chaînes WhatsApp et Instagram sont parfaites pour une communication directe et ciblée. Moins de distractions et un meilleur taux de lecture garantissent que vos messages ne passent pas inaperçus. C’est l’occasion de maîtriser complètement votre message et de le diffuser à des groupes restreints mais ciblés, qui attendent des informations spécifiques sur l’événement. 

L’idée ? Créer des mini-communautés ultra-réactives autour de votre événement, capables de relayer les informations clés et d’alimenter l’envie. Ça permet d’avoir moins de distractions et un meilleur taux de lecture garantissent que vos messages ne passent pas inaperçus.

WhatsApp : rejoindre les conversations existantes

Plutôt que de créer de nouveaux groupes, rejoindre des groupes existants peut s’avérer extrêmement bénéfique. Ces communautés sont déjà actives et engagées, ce qui permet d’entrer directement en contact avec un public intéressé. Cette approche permet aussi de capter des insights précieux sur les attentes des visiteurs avant même qu’ils ne se soient inscrits. 

Les chaînes et les groupes sur WhatsApp

Les hooks : capter l’attention dès la première seconde

Dans un monde où l’attention des internautes est de plus en plus limitée, la création de hooks visuels ou émotionnels est essentielle pour capter l’attention immédiatement. Un hook bien pensé (comme une vidéo percutante ou un visuel original) permet de marquer les esprits dès les premières secondes. TikTok et Reels sont des exemples parfaits de formats qui permettent de jouer sur l’émotion, l’humour ou l’émerveillement pour capter l’audience.

« Un bon hook émotionnel ou visuel peut changer l’impact d’un post. »
Céline Beckrich · disCéline

4 hooks pour attirer l’attention – Céline Beckrich

Le jour J : enrichissez l’expérience de vos visiteurs en temps réel

Signalétique et branding : le salon comme média

L’expérience visiteur commence bien avant l’arrivée sur un stand. Dès l’entrée, chaque détail compte : signalétique, affiches, habillage des espaces… Le branding sur site est une occasion unique de faire vivre votre univers de marque. Cohérence graphique, lisibilité des parcours, messages clairs : tous ces éléments participent à créer un environnement immersif.

Il n’y a pas que l’expérience des visiteurs, il y a aussi l’expérience des exposants
👉  on en parle dans cet article.

“Le salon lui-même est notre premier outil de communication.”
Victor Berthon · CDDO pour le Sommet de l’Elevage

Utilisez des bâches géantes, des corners thématiques, ou encore des installations photo pour stimuler la curiosité et encourager le partage sur les réseaux sociaux. Votre salon devient alors un espace Instagrammable, engageant et mémorable.

La communication pour les visiteurs sur place – Sommet de l’Elevage

Application mobile et notifications : créer du lien et fluidifier l’expérience

Une application mobile est indispensable pour garder le lien avec les visiteurs pendant l’événement. Les notifications push permettent d’orienter les visiteurs, les alerter des prochaines conférences ou des changements d’horaire.

💡 Astuce : prévoyez un mode hors-ligne pour les zones à faible couverture réseau. Même dans les zones à faible réseau, vos visiteurs gardent une expérience fluide et sans stress.

Contenu live : valorisez l’instant pour nourrir le long terme

Le jour J est une mine d’or de contenus. En captant l’instant — interviews d’exposants, réactions à chaud, ambiance des coulisses — vous créez une matière précieuse à réutiliser après. C’est un excellent moyen de maintenir l’engagement des visiteurs. 

Par exemple, des plateaux TV ou des vidéos « making-of » permettent de valoriser l’événement en temps réel, et peuvent ensuite être utilisés pour du recyclage de contenu.

“On valorise les coulisses, les soirées, les montages : ce sont nos meilleurs contenus.”
Victor Berthon · CDDO au Sommet de l’Elevage

Exemples de contenus pendant l’événement – Sommet de l’Elevage

Après l’événement : comment prolonger l’impact de votre événement et fidéliser vos visiteurs

Relancer intelligement : gardez le lien

La communication post-événement est trop souvent négligée, alors qu’elle est cruciale. Un message de remerciement, personnalisé si possible, montre votre reconnaissance. Mais allez plus loin : envoyez un récapitulatif des moments forts, des statistiques clés, ou même une vidéo souvenir.

C’est aussi l’occasion parfaite pour ouvrir les préinscriptions à la prochaine édition. En maintenant le lien, vous renforcez la fidélité des visiteurs… et réduisez votre coût d’acquisition pour les événements futurs.

Replay, résumés, capsules : maximisez votre contenu

Vous avez filmé une conférence ? Capturé un témoignage ? Ces contenus peuvent vivre bien après l’événement : sur votre blog, votre chaîne YouTube, dans une newsletter ou une campagne SEA.

Réutiliser ces formats sous différentes formes (résumés écrits, reels, infographies, articles) booste votre visibilité SEO tout en renforçant votre image d’expert. Qui plus est, ils peuvent être partagés avec ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement : vous élargissez votre audience tout en valorisant vos contenus !

Contenus post-événement – Sommet de l’Elevage

Transformez vos visiteurs en ambassadeurs

Encouragez vos visiteurs à partager leur expérience, et relayez leurs publications. Les contenus générés par les utilisateurs (UGC) sont souvent plus authentiques, plus engageants, et surtout plus crédibles. Repostez les contenus spontanés de vos visiteurs sur vos réseaux pour renforcer le sentiment de communauté. Cela crée un effet miroir, où vos visiteurs deviennent des ambassadeurs naturels de l’événement.

“Ce sont souvent les visiteurs qui créent le meilleur contenu. » Manon Gravereau · Content Marketing Manager chez Inwink

Une stratégie en 3 temps pour maximiser l’engagement

La communication événementielle efficace ne se résume pas à “remplir un salon”. Elle consiste à créer une véritable expérience de marque, continue et cohérente, avant, pendant et après l’événement.

Avant : segmentez, personnalisez, touchez vos visiteurs sur les bons canaux au bon moment.

Pendant : enrichissez leur expérience en temps réel avec une signalétique cohérente, une app mobile fluide et des contenus live engageants.

Après : entretenez la relation, valorisez les contenus captés, et transformez vos visiteurs en relais de communication.

Continuez de faire vivre votre événement à travers les contenus, les discussions, les souvenirs partagés. Car chaque interaction peut devenir une opportunité de fidélisation… ou un point d’entrée pour un nouveau visiteur.

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