Digitalisation des salons et nouveaux standards dans l’événementiel

Les clés de la digitalisation événementielle en 2025

Héritage de la période post-Covid

La crise sanitaire a été un accélérateur d’innovation sans précédent : généralisation du télétravail, adoption massive des outils de visioconférence, développement d’applications collaboratives… Résultat ? Le secteur événementiel a dû se réinventer, en intégrant le digital comme support permanent de ses opérations.

Avec l’avènement de l’IA, l’analyse de données en temps réel et la personnalisation deviennent accessibles même aux structures de taille moyenne. Ce tournant technologique oblige les organisateurs à repenser leurs méthodes de travail, leur communication, et leur relation exposants.

Digitaliser pour simplifier et professionnaliser

La digitalisation des salons, ce n’est pas (seulement) une tendance, c’est une réponse concrète à des douleurs bien connues :

• D’abord, il y a les fichiers Excel, les mails éparpillés et les bons de commande papier. Désormais, tout peut être centralisé dans une plateforme unifiée.
• Les exposants deviennent autonomes, gèrent leurs documents, leurs badges et leur visibilité directement depuis leur espace dédié.
• L’organisateur gagne un temps précieux, se libérant des tâches répétitives pour se concentrer sur l’expérience et le contenu.

On a écrit un article sur ce sujet👉 Se débarraser d’Excel avec Planexpo

Le digital au service de l’humain

Contrairement aux idées reçues, digitaliser ne signifie pas déshumaniser. Bien au contraire : en automatisant ce qui peut l’être, les équipes peuvent se recentrer sur la relation exposant, l’innovation, la scénographie, la créativité.

« Grâce au gain de temps, on peut créer des nouveautés comme des packs immersifs ou accueillir les chiens des visiteurs. Avant, c’était impensable. »
Hélène Brissard – Responsable commerciale Exposalons

Comment transcender l’expérience clients et exposants

L’espace exposant : un cockpit tout-en-un

Au cœur de la transformation digitale des salons, l’espace exposant joue un rôle central. Pensé comme un véritable tableau de bord interactif, il regroupe en un seul lieu toutes les fonctionnalités indispensables à la préparation, la participation et l’optimisation de la présence sur un salon.

Pour les organisateurs, c’est un véritable levier de simplification : moins d’administratif, plus de suivi, et une meilleure communication avec les participants.

« Les exposants sont désormais complètement autonomes. Et nous, on peut enfin se concentrer sur la qualité de l’événement. »
Hélène Brissard – Responsable commerciale Exposalons

Espace exposant et formulaire de participation Planexpo

Côté visiteurs, l’espace exposant enrichit l’expérience en facilitant la préparation de la visite, la prise de rendez-vous ciblée et l’accès à des informations à jour, directement depuis le site ou l’application du salon.

Le site web événementiel

Jean-Michel Cabon insiste sur l’importance du site web événementiel comme vitrine dynamique. Le CMS doit permettre :

• Des mises à jour en temps réel
• Des annonces synchronisées avec les réseaux sociaux
• Une navigation fluide, personnalisable

« Notre événement commence dès la fermeture du précédent. Il faut pouvoir tout adapter en live. »
Jean-Michel Cabon – Directeur marketing et communication ESRI France

Site internet ESRI France : espace communauté

Une application mobile pour une expérience enrichie

L’application mobile événementielle est devenue un pilier de l’expérience utilisateur. Bien plus qu’un simple outil d’accès au programme, elle centralise les interactions et crée une continuité entre le digital et le présentiel.

Chez des acteurs comme ESRI France, en collaboration avec inwink et Planexpo, l’app a été pensée pour répondre aux attentes de chaque profil – exposants, visiteurs, partenaires – avec des parcours adaptés.

Quelques fonctionnalités clés pour dynamiser l’engagement :

• Recherche intelligente intégrant l’IA
• Recommandations personnalisées 
• Interactions en temps réel 
• Application communautaire

« L’application de tous les jours devient celle de l’événement. Recherche IA, networking, accès à tout au fond de la poche, c’est vraiment un changement d’échelle. »
Jean-Michel Cabon – Directeur marketing et communication ESRI France

Des meetings mieux ciblées et des statistiques en temps réel

Grâce à la digitalisation des rendez-vous et au tracking des badges, les salons deviennent des espaces de business pilotés :

• Agenda de RDV personnalisés par le commercial.
• Plus de 1000 meetings générés en 24h sur certains événements.
• Données exploitables immédiatement après le salon.

« On peut même dire à un exposant qu’un contact est passé à 11h17. C’est du solide.  »
Hélène Brissard – Responsable commerciale Exposalons

👉 Exposalons est passé chez Planexpo

De la donnée à la stratégie : piloter mieux, fidéliser plus

Automatisation des campagnes marketing

Aujourd’hui, un événement ne démarre plus le jour J. Il commence au moment précis où un participant clique sur “Je m’inscris”. C’est là que l’automatisation marketing entre en jeu.

Grâce à un CRM événementiel intégré, les organisateurs peuvent déclencher des parcours de communication sur mesure, adaptés au profil et aux actions de chaque utilisateur.

• Un visiteur professionnel reçoit une série de contenus pour l’aider à préparer sa visite.
• Un exposant obtient un rappel de ses deadlines et des conseils pour optimiser sa présence.
• Un VIP est invité à réserver ses temps forts en avant-première.

Ces séquences automatisées permettent de :

• Renforcer l’engagement en amont, dès les premières étapes.
• Réduire les no-shows par une présence continue dans l’esprit du participant.
• Maximiser les conversions internes : prise de rendez-vous, inscription à des ateliers, téléchargement d’outils…

Statistiques et reporting pour piloter l’édition suivante

Grâce à la centralisation des données, les organisateurs peuvent :

• Comparer les performances entre éditions.
• Adapter les offres et la communication.
• Accélérer le rebooking des exposants. Florence de la Moureyre, CEO d’Exposalons, en parle dans ce retour d’expérience.

Cette approche orientée données facilite la préparation de l’événement suivant avec une vision claire de ce qui fonctionne.

Vers un événement à 360°

Un salon ou un congrès ne doit plus être perçu comme un simple moment ponctuel. En 2025, l’ambition des organisateurs est claire : transformer l’événement en point de départ d’une relation continue, animée et engageante, bien au-delà du jour J.

Grâce aux outils digitaux (application mobile, CRM, plateforme de contenus, etc.), l’événement devient un catalyseur de communauté. On ne se contente plus d’organiser un rassemblement physique : on crée un espace d’échange, de partage de contenus et de montée en valeur collective.

“Ce que nous construisons, ce sont des écosystèmes vivants. L’événement est une impulsion. Le reste se joue dans la continuité. »
Jean-Michel Cabon – Directeur marketing et communication ESRI France

Cette logique permet notamment de :

• Prolonger l’accès aux replays, aux documents partagés et aux ressources utiles.
• Animer une base engagée avec des webinaires, des articles ou des annonces en avant-première.
• Fidéliser les exposants et visiteurs à travers des interactions régulières et ciblées.
• Créer des passerelles naturelles entre les éditions, facilitant le rebooking et la croissance.

L’expérience événementielle devient globale et évolutive, soutenue par une communauté active qui se retrouve autour de valeurs, de contenus et de temps forts partagés.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo