Digitaliser pour se recentrer sur la relation exposant

Replacer la relation exposant au cœur de l’expérience foire

Réaffirmer le rôle de l’équipe commerciale

Dans l’organisation d’une foire, chaque minute compte. Entre les appels, les validations de plans, les envois de contrats ou les relances, les équipes commerciales peuvent vite se retrouver débordées. Cette surcharge de travail nuit à la qualité du lien avec les exposants : moins de disponibilité, moins d’échanges, moins d’écoute.

Au parc des expositions et des congrès de Micropolis Besançon, organisatrice de la Foire Comtoise, cette réalité a longtemps été le quotidien. Jusqu’au moment où l’équipe a décidé de basculer vers Planexpo, l’outil de gestion des exposants. Résultat immédiat : un gain de 1 à 2 mois sur le temps de commercialisation.

« On a gagné un à deux mois de temps de commercialisation. Ce temps-là, on a pu le réinvestir dans l’accompagnement de nos exposants.”
— Laura Brown, Manager foires et salons, Micropolis Besançon

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Prioriser la relation exposant

Ce retour à l’essentiel change profondément la posture commerciale. Les équipes ne sont plus perçues comme des prestataires administratifs, mais comme des partenaires de confiance.
Elles sont présentes :

• en amont, pour aider à bien préparer la participation,
• pendant l’événement, pour résoudre les imprévus,
• après, pour faire le bilan, projeter l’avenir.

Cette proximité est stratégique. Car ce n’est pas un service de plus qu’attendent les exposants : c’est une attention sincère, un suivi réel, une écoute constante. Et cela, seule une équipe disponible et bien outillée peut l’offrir.

« L’idée c’est vraiment de mettre ce temps au service de nos exposants, pour qu’ils se sentent au cœur de la manifestation. »
— Laura Brown

Dans un secteur où la fidélité se joue souvent sur des détails, la relation humaine reste un avantage concurrentiel décisif. La digitalisation, loin de la menacer, permet au contraire de la renforcer.

Optimiser la présence sur la foire

Automatiser l’essentiel des tâches répétitives

Dans les coulisses d’une foire, une grande partie de l’énergie des équipes est accaparée par des tâches techniques et répétitives :

• collecte et traitement des formulaires,
• relances administratives,
• ajustement sur les plans,
• gestion des prestations,
• facturation post-événement…

Ces actions indispensables mais chronophages sont souvent réalisées manuellement, ce qui multiplie les risques d’erreur, les oublis et les retards. À la Foire Comtoise, l’équipe de Micropolis a décidé de reprendre le contrôle en s’appuyant sur la plateforme Planexpo. Résultat :

• les formulaires sont désormais entièrement digitalisés,
• les prestations sont paramétrées en amont,
• la facturation se déclenche automatiquement une fois le dossier complété.

« Avant, ça pouvait aller jusqu’à 200, 300 factures à gérer en un mois. Alors que là, tout est fait en instant T, dès que le dossier est bouclé. »
— Laura Brown

Ce que ça change concrètement ? La charge mentale des équipes est allégée. Moins de tâches manuelles, plus de rigueur dans le suivi, et surtout, une pression réduite lors des périodes les plus intenses. Cette efficacité retrouvée se traduit par un fonctionnement plus fluide et une équipe commerciale plus sereine, capable de se concentrer sur ce qui fait réellement la différence : la qualité de la relation avec les exposants.

Gagner en réactivité et en disponibilité

La réussite d’une foire repose souvent sur la capacité de l’équipe organisatrice à être présente, réactive et alignée avec les besoins des exposants. Or, dans un modèle de gestion classique, cette agilité est vite freinée par des limites matérielles : documents papiers introuvables, informations dispersées entre différents fichiers, ressaisies nécessaires à chaque étape…

Avec Planexpo, cette inertie disparaît. Toutes les informations sont centralisées, actualisées en temps réel et accessibles en simultané. Lorsqu’un exposant appelle, l’équipe peut consulter son dossier instantanément, y répondre précisément, ajuster ses prestations sur-le-champ. On ne parle plus ici de gestion à distance, mais d’un véritable travail collaboratif en temps réel entre l’organisateur et l’exposant.

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Cette capacité à réagir vite et bien change la donne. Elle permet :

• de réduire les temps de réponse,
• de rassurer les exposants par une meilleure maîtrise de leur dossier,
• d’anticiper les besoins et d’éviter les frictions.

« Quand on les appelle, on est en simultané sur le même dossier. […] C’est des petits temps que l’on optimise. »

— Laura Brown

La réactivité devient alors un facteur de confiance. Et cette confiance, une brique essentielle dans la construction d’une relation durable avec les exposants. C’est ce niveau de service, renforcé par la digitalisation, qui distingue une foire bien organisée d’une foire mémorable.

Espace gestion des exposants dans Planexpo

Créer une relation durable avec les exposants

Fidéliser les exposants par la proximité

Dans une foire comme celle de Besançon, l’attachement des exposants dépasse souvent le simple cadre professionnel. Certains participent à la Foire Comtoise depuis plus de 20 ans, ce qui en dit long sur la qualité du lien qui les unit aux organisateurs.

Mais cette fidélité n’est pas le fruit du hasard. Elle repose sur des attentions concrètes, des échanges réguliers, une reconnaissance constante. Un exposant fidèle est avant tout un exposant écouté, compris, valorisé.

Or, pour entretenir ce lien de confiance, il faut pouvoir être disponible. Et c’est justement là que la digitalisation devient un atout stratégique :

• en libérant les équipes des tâches répétitives,
• en facilitant l’accès aux dossiers,
• en permettant une communication claire et rapide.

C’est cette disponibilité retrouvée qui permet aux équipes commerciales de mieux suivre les exposants, d’anticiper leurs besoins, et d’engager des relations durables bien au-delà de la foire.

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Personnaliser les parcours exposants

Chaque foire a sa propre identité, ses contraintes, son public. Il serait donc contre-productif d’appliquer un modèle unique à tous. Micropolis l’a bien compris : grâce à Planexpo, ses équipes créent des formulaires spécifiques à chaque manifestation, avec des prestations adaptées à chaque contexte.

« On a créé tous les formulaires nous-mêmes. […] Ce n’est pas de l’artisanat, mais c’est de vraiment paramétrer en fonction des manifestations. »
— Laura Brown

Cette personnalisation va bien au-delà de la simple fiche d’inscription. Elle traduit une volonté de mieux connaître chaque exposant, de répondre précisément à ses attentes, et de simplifier son expérience de la foire.

Le résultat ?

• Une meilleure qualité de service
• Des exposants plus satisfaits
• Et une organisation plus fluide pour tous

Cette approche, à la fois humaine et structurée, contribue à renforcer la satisfaction — et à faire de chaque participation un rendez-vous attendu.

Formulaire d’inscription exposant Planexpo – Foire Comtoise 2025

Le digital au service de l’humain

Un outil qui valorise la relation avec l’exposant

Il est encore fréquent d’associer digitalisation à déshumanisation. Mais sur le terrain, la réalité est toute autre. Digitaliser, ce n’est pas supprimer le lien humain, c’est le libérer de ce qui l’empêche d’exister pleinement.

À la Foire Comtoise, cette bascule a changé la dynamique des échanges. En allégeant les tâches chronophages, les équipes ont retrouvé du temps — et surtout de la disponibilité. Ce temps, elles l’investissent désormais dans la relation, l’accompagnement, l’ajustement.

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La transparence qu’offre Planexpo joue aussi un rôle clé : les exposants comprennent mieux ce qu’ils achètent, voient directement les prestations souscrites, et peuvent faire des choix éclairés. Le climat de confiance est renforcé, sans que l’humain ne soit remplacé par la machine.

« Aujourd’hui, les exposants sentent le côté transparence, parce qu’ils le voient tout de suite. »
— Laura Brown

Une meilleure expérience pour les exposants

Côté exposant, la différence se ressent à chaque étape :

• Lors de l’inscription : plus de papiers à imprimer ni à renvoyer, tout se fait en ligne.
• Pendant la préparation : visibilité claire sur les emplacements, options et prestations.
• En cas de question : réponse rapide car les commerciaux ont accès à l’ensemble des informations en temps réel.

Ce confort, cette fluidité, cette réactivité créent une expérience perçue comme plus professionnelle et rassurante. Même les exposants les plus fidèles — habitués aux anciennes méthodes — en mesurent les bénéfices.

« Ils travaillaient à partir d’un dossier papier qu’ils avaient rempli. Il fallait retrouver la copie… maintenant, tout est optimisé. »

 — Laura Brown

Et cette qualité de service ne s’arrête pas à la fermeture de la foire. Elle se prolonge dans l’après, avec un suivi simplifié, une reprise de contact plus rapide et une gestion facilitée du rebooking.

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