Vente sur plan, rebooking et stratégie salon : mode d’emploi

Le rebooking, pilier de la commercialisation

Le rebooking, aussi appelé renouvellement anticipé, désigne le moment où un exposant confirme sa participation à la prochaine édition d’un salon, souvent avant même la fin de l’événement en cours. Ce processus peut s’appliquer à tous les profils d’exposants, des plus petits aux plus grands.

Pratiquer le rebooking a 4 avantages : 

• Stabilité financière : une partie des ventes de l’édition suivante est sécurisée par avance.
• Organisation de l’implantation des stands : les équipes gagnent du temps sur la planification.
• Outil de fidélisation : les exposants bénéficient d’avantages comme le choix prioritaire de leur emplacement ou des options de visibilité.
• Réduction de la pression commerciale : les efforts de prospection en phase de lancement sont limités. 

Comment se déroule une session de rebooking efficace ?

L’importance d’une préparation commerciale

Le succès d’une session de rebooking se joue bien avant l’ouverture des portes du salon. Une anticipation rigoureuse permet de maximiser la fluidité sur place et d’augmenter significativement le taux de conversion.

Voici les étapes clés à ne pas négliger :

• Cadrer les règles d’attribution : priorité aux anciens exposants, zonage réservé par secteur, ordre de réservation selon la fidélité ou la surface.

• Mettre à jour le plan d’implantation : nettoyage des anciennes affectations, prise en compte des contraintes techniques, intégration des nouveautés.

• Cibler les exposants à recontacter : segmentation par potentiel, historique de satisfaction, évolution de leur stratégie (nouveaux produits, changement de taille, etc.).

👉 Cette phase peut également inclure la création d’un argumentaire spécifique par zone ou par typologie d’exposant, pour permettre à chaque commercial de s’adapter rapidement lors des échanges sur place.

Avoir un stand dédié au rebooking sur le salon

Le jour J, le rebooking doit être visuellement identifié et facilement accessible. C’est pourquoi de nombreux organisateurs mettent en place un stand dédié, à l’image de Santexpo.

Ce stand est pensé comme un véritable espace de vente :

• un écran grand format projette le plan commercial interactif de la prochaine édition,

• les zones sont colorées et segmentées pour une meilleure lisibilité,

• le commercial peut naviguer dans le plan avec l’exposant, en direct, et personnaliser l’offre en fonction de ses objectifs

« On affine selon la stratégie : outils de communication, proximité d’une entrée, etc. « 
Maxime Moulin – Responsable commercial Santexpo

Projeter l’exposant grâce à la visualisation du plan commercial

C’est ici que la technologie fait la différence. Grâce à des outils comme Planexpo, les commerciaux peuvent afficher en temps réel :

• les zones encore disponibles,

• les stands déjà réservés,

• les conditions tarifaires associées.

Le tout, avec une vue claire, segmentée, interactive.

Résultat : la négociation devient concrète. L’exposant voit ce qu’il achète, comprend immédiatement les implications de ses choix, et peut finaliser son engagement directement sur place.

Par exemple, l’outil Planexpo permet de naviguer dans un plan interactif, segmenté par zones et secteurs. Chaque zone peut être personnalisée, et les informations commerciales sont synchronisées en temps réel. Pour le commercial comme pour l’exposant, l’expérience est fluide et orientée résultats.

Maxime le confirme : « Ils savent exactement ce qu’ils achètent : la surface, l’emplacement, le zoning. »

👉 Découvrir les plans interactifs Planexpo

Le rôle du commercial dans le rebooking

La réussite d’une stratégie de rebooking repose largement sur la capacité du commercial à adapter son approche à chaque interlocuteur. Bien au-delà d’un rôle de “vendeur de m²”, il devient ici stratège, conseiller et médiateur. Deux grands piliers structurent son intervention : la personnalisation de l’offre et la gestion des contraintes.

Une relation personnalisée et de conseil

Un bon rebooking ne consiste jamais à imposer un stand disponible. Il s’agit au contraire de comprendre l’exposant dans sa globalité, ses ambitions pour l’année suivante, et de le guider vers un choix pertinent, réaliste et stratégique.

Voici quelques axes que le commercial peut explorer :

• Visibilité : l’exposant cherche-t-il à marquer les esprits ? Être proche de l’entrée ? D’un espace de conférence ? A-t-il des produits à fort impact visuel ?

• Flux visiteurs : souhaite-t-il bénéficier d’un fort passage ? Éviter les zones à faible densité ?

• Networking : veut-il être proche de partenaires ou d’une communauté sectorielle ?

• Logistique : a-t-il des besoins particuliers en termes de montage ou d’accès technique ?

• Budget : quelle est sa marge de manœuvre, et quelles options peuvent être optimisées ?

👉 Dans l’exemple de Santexpo, chaque zone est traitée en fonction de l’activité de l’exposant, et la présentation du plan sert à nourrir une conversation stratégique. Comme l’explique Maxime, « il y a vraiment toute une phase de découverte faite en fonction de l’activité, des besoins, du budget, de la superficie, et de la configuration du stand ».

Un gestionnaire des contraintes de l’exposant

Si le rebooking est un temps de vente, c’est aussi un exercice d’équilibriste. Tous les emplacements ne sont pas disponibles. Il y a des règles à respecter : zoning, équité, cohérence sectorielle… Et parfois, des tensions entre exposants.

Le commercial doit alors :

• Faire respecter les règles sans générer de frustration

• Éviter les conflits : entre concurrents, ou entre petits et gros clients

• Expliquer les contraintes : techniques (poteaux, issues de secours), réglementaires, ou liées à la configuration du lieu

• Négocier les arbitrages : proposer un plan B pertinent, ou réserver une option prioritaire pour une future extension

Les résultats chiffrés d’un rebooking réussi 

Une fidélisation exposant plus élevée

Lorsqu’un salon maîtrise le processus de rebooking, les effets sont rapides et mesurables. Par exemple, sur Santexpo, certaines zones étaient complètes dès la première journée avec plus de 70 % des exposants déjà réengagés.

« On a beaucoup plus rebooké que l’année dernière. On voit vraiment la différence. » – Maxime Moulin, Reponsable commercial zone institutionnelle Santexpo

Et Exposalons confirme la tendance.

« On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ces dernier·es pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.” Florence de La Moureyre, Dirigeante d’Exposalons

Ces chiffres montrent clairement qu’un dispositif de rebooking bien orchestré, appuyé par de bons outils, une préparation solide et une démarche commerciale affinée génère un retour financier à court terme.

Un effet positif sur les équipes commerciales

Le bénéfice d’un rebooking réussi va bien au-delà des chiffres : il transforme la façon de travailler des équipes terrain.

• Focus renforcé sur les nouveaux leads : Grâce à une base déjà sécurisée, les commerciaux peuvent rediriger leurs efforts sur la prospection, ouvrant la porte à de nouvelles opportunités.

• Upsells facilités : Libérées de l’urgence liée aux stands, les équipes peuvent proposer des prestations complémentaires (signalétique, animations, visuels premium) et augmenter la valeur moyenne par exposant.

• Fidélisation renforcée : À la Foire Comtoise, par exemple, le personnel a constaté qu’avec plus de temps à consacrer aux exposants, ils ont pu tisser des relations plus solides, améliorant la perception de l’accompagnement.

3 bonnes pratiques pour améliorer votre rebooking

Pour optimiser le rebooking, plusieurs leviers peuvent être activés.

👉 Créer un espace dédié pendant le salon, avec un accès facile aux commerciaux et au plan interactif.
👉 Générer un sentiment d’urgence : certaines zones peuvent être annoncées comme limitées ou très demandées.
👉 Proposer des avantages concrets – comme une remise ou un support de communication offert – peut accélérer la décision.

L’intégration d’un CRM comme celui proposé par Planexpo permet de suivre les interactions, de planifier les relances et de sécuriser le process de bout en bout.

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