A.D.E.S Organisation x Planexpo
Comment gérer ses exposants avec une petite équipe ?
Je suis passé chez Planexpo 🚀
Je suis Sébastien Le Bras, responsable de la partie commerciale et technique chez A.D.E.S Organisation, acronyme pour « Accessibilité, Design, Événements, Services ». Nous organisons 8 salons partout en France, autour du handicap, du grand âge et du maintien à domicile.
Chez A.D.E.S, j’ai 2 missions :
- Commerciale : en lien avec une partie des exposants du salon.
- Technique : élaboration, conception du plan du salon et requêtes techniques, en lien avec les différents prestataires.
Face à l’accumulation des tâches administratives et techniques, nous avons choisi Planexpo, un outil qui a transformé notre façon de travailler. Nos objectifs étaient de bénéficier d’un logiciel complet pour la commercialisation de nos événements :
- Gagner du temps sur les tâches administratives et commerciales répétitives.
- Fluidifier les échanges avec les exposants et les prestataires.
- Améliorer la gestion logistique et technique, notamment pour les plans des salons.
La mise en place de Planexpo en 2020 a été un véritable levier pour simplifier nos process de vente. Très vite, nous avons pu nous recentrer sur des missions à valeur ajoutée, et qui ont vraiment fait la différence auprès de nos clients.
Sébastien Le Bras
Responsable commercial et technique chez A.D.E.S Organisation
A.D.E.S Organisation
a fait confiance à Planexpo
Nom du client : A.D.E.S Organisation
Secteur d’activité : handicap, grand âge et maintien à domicile
Salon : salons Handica et Autonomic : Sud, Grand Ouest, Grand Est, Méditerranée, Paris, Atlantique, Lille
Cible : BtoC et BtoB
Les chiffres clés 🔥
Objectif n°1
Fluidifier la gestion commerciale
Chez A.D.E.S Organisation, la gestion des relations avec les exposants est essentielle, mais chronophage. Avec 8 salons, entre les devis, les relances et la facturation, nos équipes perdaient un temps précieux. Avec Planexpo, ces tâches ont été totalement automatisées.
La fonctionnalité clé utilisée :
- L’automatisation de la gestion commerciale : création et envoi des devis, signature électronique, facturation et relances de paiement entièrement automatisées via Planexpo, historique de dossier de participation.
Résultats :
🚀 Gain de temps : envoi des devis, signature, facturation et relances de paiement sont automatisés.
📈 Amélioration de la communication : les exposants reçoivent des notifications et emails transactionnels.
Objectif n°2
Accélerer la validation des réservations
Chaque modification des plans devait auparavant être communiquée manuellement, ce qui ralentissait la validation des espaces exposants. Avec Planexpo, l’équipe a pu tenir ses plans à jour en temps réel et les partager instantanément avec les exposants.
Les fonctionnalités clés utilisées :
-
- Gestion en temps réel des plans : mise à jour instantanée et partage automatique avec les exposants.
Résultats:
🚀 Réactivité accrue : les exposants peuvent visualiser et valider leurs réservations plus rapidement.
✅ Réduction des délais : des plans toujours à jour permettent d’accélérer le processus de validation des espaces.
Objectif n°3
Faciliter la collaboration à distance
Avec l’introduction du télétravail post-COVID, nous devions trouver un moyen de continuer à collaborer efficacement, même à distance. Planexpo a répondu à ce besoin avec sa plateforme accessible en ligne et collaborative.
La fonctionnalité clé utilisée :
- Le plan : accessible et modifiable par les équipes, même si elle est en télétravail.
Résultats :
📤 Informations centralisées : les prestataires, exposants et équipes internes ont accès à des données à jour, réduisant les erreurs et les retards.
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