Organisateurs d’événements : dites adieu à vos tâches chronophages ! 

Comment faciliter la re(saisie) de l’information ?

Dans l’organisation de salons, foires ou congrès, la saisie ou la ressaisie des informations est un sujet récurrent, puisque votre événement est souvent amené à être re-commercialisé d’une année sur l’autre. 

Commençons par la saisie de nouvelles informations. À la réception d’un nouveau dossier de participation, vous devez forcément récupérer : 

• le nom de l’exposant ;
• son e-mail ;
• ses informations de participation.

Or, ce traitement prend énormément de temps auprès de vos équipes. Plus vous avez d’exposants, plus vous perdez du temps sur ces tâches chronophages.

Le pire, c’est lors des re-commercialisations de vos événements. Vous travaillez avec certains exposants depuis plusieurs années. Ils vous reprennent les mêmes stands, les mêmes équipements et parfois les mêmes prestations sur un stand. Pourtant, vous devez ressaisir leurs informations chaque année. Quelle perte de temps ! 

Ce que vous apporte Planexpo

Optimisez le traitement de vos données 

Vous avez souvent besoin de communiquer à une application tierce des données comptables ou de traiter vos exports pour en faire des rapports d’activité pour le pilotage de vos activités. Dès lors, vous importez et exportez constamment vos fichiers. 

Ce traitement d’informations et de données vous prend beaucoup de temps.

Ce que vous apporte Planexpo

Le requêteur à mémoire

Dans le logiciel Planexpo, vous pouvez filtrer une information et enregistrer ces filtres. Chaque collaborateur ou service peut ainsi filtrer la donnée pertinente qu’il souhaite, afin d’intervenir sur les missions qui incombent à ses actions, pour la production de l’événement. 

Vue métier du logiciel Planexpo avec les filtres pour les organisateurs de salons

Les exports personnalisés

Si vous ne traitez pas l’information dans Planexpo, vous pouvez bien entendu continuer à faire des exports. Simplement, pour vous faciliter la tâche, nous avons conçu un module qui permet de configurer les colonnes et l’information que vous voulez extraire. Vous pouvez travailler en direct sur le fichier exporté puisque ces exports ne nécessitent pas de post-traitement.

Le tableau de bord

Grâce au tableau de bord, vous visualisez en temps réel l’encours de commercialisation d’un événement. Toutes les statistiques y sont : chiffre d’affaires encaissés, créances en cours, statut des dossiers, etc… 

Vue du pilotage d’activités pour l’organisateur d’événements

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Dans quelques mois, nous sortirons un tout nouveau dashboard beaucoup plus flexible et complet, entièrement paramétrable avec des vues différentes (par Business Unit par exemple). On a hâte de vous le présenter ! Sans doute dans un prochain webinaire 🙂 Restez connecté·es et suivez nos actualités sur notre page LinkedIn.

Fluidifiez vos échanges avec vos exposants

Les échanges conversationnels 

Vous échangez beaucoup avec vos clients et fort heureusement ! Toutefois, ces échanges vous prennent du temps et toutes les conversations sont éparpillées entre différents canaux : téléphones, mails, sms, etc.. 

Le partage de documents

Autre sujet dans le cadre de la production d’événement, c’est le partage de documents en individuel, par exemple l’extrait KBIS envoyé par un exposant, ou en groupés tels que le guide d’installation ou les accès au parc des expositions…

Ce que vous apporte Planexpo

Les e-mails transactionnels

C’est un outil redoutable pour la commercialisation. Toutes les phases clés de l’avancement du dossier de l’exposant, vont lui être notifiées automatiquement par e-mail. De même, tout ce qui est envoyé est archivé dans Planexpo, ce qui vous permet de suivre les mails reçus au fur et à mesure.

Mail transactionnel de l’organisateur à l’exposant sur le suivi de son dossier

L’espace exposant 

Un historique des échanges est partagé entre l’organisateur et l’exposant. Ce dernier a accès à tous les échanges écrits (mails, ou messages embarqués dans l’outil) et également ses documents : ses factures, ses contrats, ses avenants ou avoirs…

Réduisez les échanges entre services

Vous avez forcément vécu cela : une absence imprévue ou une embauche temporaire dans les phases de commercialisation. Tout le monde n’a pas accès à la même information lorsque les dossiers doivent être repris en cours. C’est là que surviennent les erreurs ou les doublons.

Ce que vous apporte Planexpo

La centralisation de l’information

Dans l’espace exposant, chaque collaborateur·trice peut avoir accès à cette même vue du dossier de participation, avec des tables dédiées. Ainsi, l’information commerciale est compilée sur un volet gauche, et l’information ADV et comptable est compilée sur d’autres tables, à droite. Ce qui permet à chacun de travailler de façon centrale sur un même dossier et de façon isolée sur la table qui concerne son action. 

Vue commerciale et vue ADV de l’espace exposant

L’historicisation

Dans le suivi du dossier, vous avez accès à l’historique de tous les échanges : mails ou messages envoyés à l’exposant. Tous les collaborateurs peuvent communiquer au même endroit, sur le même dossier exposant. 

L’information est centralisée pour tout le monde, ce qui permet un travail collaboratif entre services beaucoup plus fluide.

Supprimez les allers-retours liés aux plans

Les plans, c’est sujet important pour vos équipes, en particulier entre la partie commerciale / ADV et votre bureau d’étude technique. Plus on se rapproche du jour J de l’événement, plus chaque modification devient très sensible. L’information doit être mise à jour dans un temps record pour éviter les erreurs.

Ce que vous apporte Planexpo

Notre fonctionnalité phare, c’est le plug-in bi-directionnel avec le logiciel Autocad (utilisé par les bureaux d’étude). Ce plug-in s’installe sur l’Autocad de votre bureau d’étude, qui va être relié à votre plan d’implantation interactif modélisé sur Planexpo. Lorsque le bureau d’étude dessine une nouvelle contrainte, tout ce qui est modifié d’un côté sur Autocad est mis à jour automatiquement sur Planexpo, et inversement. 

« Sur les 2 derniers mois avant le salon, un client faisait 4 réunions d’1h par semaine avec son bureau d’étude. Après avoir installé ce plug-in, ces 4h de réunions ont été supprimées. Grâce à la synchronisation du plan d’implantation, les informations étaient mises à jour en temps réel pour les deux parties. »

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous renvoyons vers notre webinaire du mois de mars, dédié aux plans interactifs (commercial, prestataires et visiteurs).

Concentrez-vous sur votre coeur de métier

Ces multiples tâches chronophages vous empêchent de vous concentrer sur des actions à plus fortes valeurs ajoutées, principalement en lien avec la production de votre événement. Vous savez désormais qu’il existe des solutions pour les contrer, ou du moins, les diminuer. Certain·es de vos homologues ont sauté le pas. Alors pourquoi pas vous ?

📣 Annonce exclusive 📣

Nous organisons notre prochain webinaire avec notre partenaire inwink le mardi 23 mai à 11h. Le thème ? 5 étapes à ne pas oublier pour l’organisation d’un salon réussi. 3 clients surprises témoigneront, et cerise sur le gâteau, une belle annonce sera faite sur le partenariat Planexpo x inwink !

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