Réconciliez-vous avec votre comptable : automatisez la gestion financière de votre événement

Pour les afficionados de l’analytique : retour sur les codes comptables

L’analyse financière est cruciale lors de l’organisation d’un salon, foire ou congrès. Pour que votre comptable puisse jongler avec les chiffres, il a besoin de deux informations basiques : les familles et les codes analytiques. 

Pour imager, ces derniers fonctionnent comme des catégories et des sous-catégories situés au sein d’une immense bibliothèque financière. Ils aident à classer et à organiser chaque transaction dans des compartiments bien définis, permettant au comptable mais également à l’organisateur·trice, de s’y retrouver.

Exemple de familles et codes comptables sur Planexpo

Concrètement, en tant qu’organisateur·trice, vous devez assurer un respect de ces nomenclatures dictées par votre comptable : une tâche qui peut parfois sembler fastidieuse. 

C’est pourquoi un outil de gestion événementielle comme Planexpo peut vous aider à configurer tout cela, en garantissant une conformité totale avec les normes comptables requises. En respectant scrupuleusement ces normes, vous sécurisez votre activité, tout en vous plaçant en position favorable lors d’éventuels contrôles. 

Bref, vous…

• gagnez en précision dans le suivi des transactions ;
• harmonisez et affinez l’analyse financière des données ; 
• facilitez la transmission et l’interprétation des informations de vente

Ce qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel : faire de votre salon un succès retentissant 😉

Good to know 🧑‍🎓
Retrouvez ici tous les éléments liés à la comptabilité analytique.

Ne courez plus après vos échéances, automatisez vos paiements exposants

Ça y est, les familles et codes comptables sont déterminées et validées. Maintenant que vous avez établis une base solide, vous pouvez vous plonger dans la facturation de vos exposant·es. Mais avant de délivrer leurs factures, il est nécessaire de définir en amont vos modalités de paiement souhaitées. 

Pour plus de flexibilité et donner le choix à vos exposants, vous pouvez leur proposer :

• de payer comptant ou en plusieurs fois
• de régler par carte bancaire, chèque ou virement

Planexpo vous permet de programmer ces modalités de paiement. Dans ce cas, un échéancier est automatiquement généré pour chaque demande de participation 😉

Configuration d’échéanciers à proposer au participant

Suivre les paiements devient un jeu d’enfant !

Qui dit échéancier dit forcément relances ! Pour prévenir du piège des impayés, des emails de rappel de paiement peuvent être automatiquement envoyés. 

Par exemple, un premier rappel peut-être envoyé 7 jours avant chaque échéance. Et pour les retardataires, une relance peut également être adressée 7 jours après la date de l’échéance.

Prévisualisation des e-mails envoyés lors de relances à J-7 et J+7

Cette fonctionnalité est un atout majeur par rapport à vos concurrents, puisqu’elle contribue à alléger la charge de travail de vos équipes en diminuant leurs tâches chronophages longues et fastidieuses. 

Revoyez notre dernier webinaire sur les tâches chronophages 👇

Et ce n’est pas tout ! Pour simplifier la lecture des encours de paiement, vous avez également besoin d’avoir une vue d’ensemble complète. Rien de mieux que des codes couleurs pour vous apporter plus de visibilité sur les échéances en attente de paiement : par exemple, vert pour les paiements effectués à temps, orange pour ceux en attente et rouge pour ceux en retard.

 Suivi des statuts des échéances sur Planexpo (attente, reçu, en retard)

Petite astuce Planexpo 😉
Sur notre outil, plus besoin de pointer manuellement les échéances pour les paiements exposants effectués par carte bancaire : le statut se met à jour automatiquement.

En effet, avec votre numéro de VADs fourni par votre banque, les paiement CB sont automatiquement dirigés vers votre compte. Aussi, les protocoles de sécurisation des paiements ont largement fait leur preuve avec l’avènement du e-Commerce. Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles !

Pour tout savoir sur : 

• le 3DS, cliquez ici (FAQ)
• le numéro de vente à distance. Retrouvez les informations de configuration de la VADS chez Planexpo.
  

Émettre des factures, qui aime vraiment faire ça ? 

Après avoir soigneusement établi une nomenclature comptable, programmé les modalités de paiements et procédé à leur encaissement, l’étape suivante dans le processus financier est la génération de la facture. 

La facture est bien plus qu’un simple document, elle est le reflet de l’accord financier conclu, intégrant les détails de la transaction. 

Planexpo génère automatiquement une version brouillon de la facture. Là, comme par magie, toutes les pièces du puzzle s’assemblent et s’organisent dans un template métier pour vous faciliter la tâche.

Chaque information de facturation ou mentions obligatoires y sont : adresse de facturation, email du contact, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire… Grâce à des templates prédéfinis, plus besoin de saisir manuellement chaque élément ! Les informations préalablement collectées apparaissent automatiquement, pour générer une facture complète et précise. 

Exemple de facture acquittée dans Planexpo, avec les mentions obligatoires

En fin de compte, un bon monitoring de toutes ces données permet de restituer l’information en bonne et due forme, que ce soit du côté du comptable, de l’organisateur·trice ou de l’exposant·e. Pour chacun, cela devient non seulement un gain de temps, mais également une garantie d’exactitude et de conformité vis-à-vis des normes en vigueur. 

Chaque partie impliquée peut accéder à une vision claire et transparente de la transaction, contribuant à une gestion financière optimale de l’événement.

“Avant l’utilisation de la plateforme Planexpo, cela me prenait 1h pour saisir et vérifier les factures du Career Fair. Maintenant, cela me prend 5 minutes en tout pour importer les factures et procéder à la vérification. C’est un gain de temps pour la saisie, l’édition et la relance des factures. »
Ana Rodrigues-Neves, comptable chez Grenoble École de management

Faites décoller votre événement vers l’automatisation 🚀

Chaque étape, depuis l’établissement d’une nomenclature comptable jusqu’à la génération automatique des factures, est conçue pour simplifier et fluidifier le processus de l’organisateur·trice, de l’exposant·e et du / de la comptable. 

Les données d’écritures comptables peuvent être partagées en toute simplicité. Avec Planexpo, vous pourrez programmer un envoi automatique des écritures comptables avec la périodicité de votre choix. 

Votre service comptable sera ravi de recevoir ces informations précieuses sans délai ; et même, de pouvoir exporter quand bon lui semble toutes les données dont il aura besoin en plus des exports automatiques périodiques, notamment pour nourrir des logiciels tiers, s’intégrant parfaitement dans l’écosystème comptable existant.

Sur Planexpo, il est possible d’ajouter plusieurs destinataires à l’export de factures.

Cette transparence comptable ouvre la voie à une expérience simple, sans heurts, alliant automatisation et surveillance attentive.

Alors pourquoi ne pas simplifier ce processus pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre événement ?

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