Communication : comment promouvoir votre prochain événement ?

Vous préparez un salon professionnel pour l’année prochaine. Tout est à peu près clair. Vous avez pensé à toute la logistique de l’événement : thème, lieu, nombre de personnes attendu, objectifs à atteindre… Seul bémol. Vous séchez sur la partie communication. Et pourtant, vous savez que c’est important, tout autant que l’organisation.

Vous savez que faire un bon plan de communication vous permettrait d’attirer :

• plus d’exposants
• plus de visiteurs qualifiés

Pour faciliter sa mise en place, on vous a rassemblé les 5 étapes indispensables pour bien promouvoir votre prochain événement. Pour simplifier, elles ont été classées en 3 moments clés : avant, pendant et après l’événement.

Avant l’événement

La stratégie de communication événementielle

Tout plan de communication nécessite une préparation stratégique en amont. Posez-vous une 1/2 journée et validez avec votre direction les éléments ci-dessous.

• Qui est votre cible ? Quelles sont ses problématiques ?
• Quels sont les tarifs d’accès ?
• Avez-vous un budget pour communiquer ? Si oui, de combien ?
• Avez-vous une charte graphique et éditoriale pour votre événement ? Type de formats, contenus, planning de diffusion, quels messages allez-vous passer ?

Ça y est. Vous avez répondu à toutes ces questions ?
Vous pouvez vous lancer dans la mise en place de votre communication événementielle.

La création de votre site événementiel

Un événement sans site événementiel, c’est un peu comme un salon professionnel sans stand, c’est inconcevable ! En plus d’être la première porte d’entrée vers votre événement, c’est une mine d’informations pour vos participants.

Voici 4 bonnes raisons de créer votre site événementiel.

C’est la vitrine de votre événement

Un site événementiel, c’est d’abord une vitrine pour votre événement.

• Pensez à bien soigner le design
• À respecter les règles de base d’une bonne landing page (aussi appelée page d’atterrissage) : titre accrocheur, bandeau attractif, vidéos, CTA (call to action) avec inscription ou achat de tickets.

Inspirez-vous de ce qui existe déjà, que ce soit pour les visuels, pour les contenus ou la structure. Prenez l’exemple de certains sites d’événements américains comme IC23 ou FLIBS, ils sont plutôt bien construits.

Centralisez toutes les informations

En plus d’un beau design, l’utilisateur doit trouver toutes les informations liées à votre événement. Un peu comme un guide pratique, certains éléments sont indispensables comme :

• lieu, date, horaires, tarifs, accès, programme, intervenants…
• type de participants et liste des exposants
• instructions media et presse, lien vers les réseaux sociaux…

Rassembler toutes ces informations est parfois très chronophages pour vous et aussi pour vos équipes. Il existe des outils qui vous permettent de récupérer ces éléments rapidement et de les dupliquer d’une année sur l’autre.

Enrichissez votre base de données

Le mieux est d’avoir 2 liens d’inscriptions :

Pour les exposants

S’ils réclament juste des informations, dans ce cas, ils vous laissent leurs coordonnées pour être recontactés. S’ils savent qu’ils participent, alors ils peuvent s’inscrire via un formulaire d’inscription en ligne.

Voici un exemple de formulaire tiré de notre outil Planexpo.

Pour les participants :

Dans le même cas que les exposants, s’ils souhaitent des informations, ils laissent leurs coordonnées pour être rappelés. S’ils participent au salon, ils règlent et téléchargent leur billet directement en ligne. Dans tous les cas, ça vous permet de qualifier assez rapidement vos contacts.

Rappel : vérifiez bien que la récupération de ces données se fait en conformité avec la RGPD.

Gagnez en productivité

Créer un site événementiel permet donc de faciliter les échanges et la communication entre vous, les exposants et les visiteurs. Pour gagner en productivité, rien de mieux que d’anticiper les demandes récurrentes.

Si vous avez déjà organisé un événement, vous devez avoir un historique, une base solide. Sinon, inspirez-vous de certains sites événementiels comme evenements.lesaffaires ou aide.kawa qui ont crée des FAQ complètes. Anticiper toutes ces questions vous permet de ne plus être pollués par des demandes quotidiennes.

L’animation de votre événement

Ça y est, vous avez crée votre site événementiel. Maintenant, il est temps de le relayer et d’animer votre événement. Listez tous les canaux de distribution dont vous allez avoir besoin, en fonction de votre stratégie initiale (cible, objectif, budget…)

Les réseaux sociaux

Vous savez qu’il est indispensable d’être présent sur les réseaux sociaux. Encore faut-il définir lesquels. Pour ça, vous devez savoir sur quel réseau social est votre cible. Ensuite, vous pourrez déterminer les contenus et la fréquence de publication.

Voici 4 tips pour bien communiquer sur les réseaux sociaux :

Créer un planning de publication

Vous pouvez partir sur un planning unique, dédié à cet événement.
Ou bien l’inclure dans le calendrier de publication général de votre entreprise.

Exemple de planning RS

Il comprend toutes les informations utiles à chaque publications : jour, date, heure, thématique, sujet, format, état d’avancée, objectif, titre du post, détails contenus et visuels…

Avec les différentes logistiques organisationnelles, vous pouvez vite vous y perdre. Alors tout doit-être clair. Surtout si vous gérez plusieurs comptes entreprises ou collaborateurs. Le plus ? Ajoutez un onglet « analyse » pour mesurer et suivre chacune de vos publications.

Créer une page d’événement

Que votre événement soit ponctuel ou récurrent, vous pouvez créer une page spécifique. Surtout si c’est un événement important, qui attirera beaucoup de participants. Tout comme le site événementiel, vous pouvez y centraliser :

• les informations générales (date, heure, lieu, etc…)
• les liens cliquables vers votre site web, vos autres pages sur les RS, votre site événementiel…
• vos posts publiés autour de l’événement

Créer un hashtag

Suivez toutes les communications autour de votre événement grâce à la création d’un hashtag. Il faut qu’il soit court, facile à retenir et qu’en une lecture, les participants, exposants ou partenaires reconnaissent l’événement.

Profiter des relais qui vous entourent

Que ce soient vos collaborateurs, exposants, partenaires ou visiteurs, tous sont des potentiels relais de votre événement. Ils pourront partager vos publications ou informations. N’hésitez pas à les solliciter directement, en les marquant sur un post ou en leur envoyant un message privé. Vous serez étonnés des retours ! Ça permet d’améliorer votre notoriété et votre crédibilité sur votre secteur d’activité.

La création de contenus

Votre objectif ici est d’attirer du trafic qualifié et d’améliorer votre référencement naturel, votre notoriété et la légitimité de votre événement. Plus il y a de discussions sur la toile à ce sujet, mieux s’est.

Sur votre site web et votre blog

Utilisez un maximum le hashtag créé et intégrez des mots clés en lien avec votre événement. Quelques exemples de créations de contenu :

• article en collaboration avec un partenaire de l’événement ou un exposant
• article sur le thème de votre événement, avec intégration d’un ou plusieurs mots clés
• mise en place d’une bannière ou d’une notification à l’arrivée sur votre site web. Ça prévient ceux qui n’étaient pas au courant.

Vous pouvez également inclure un kit média, accessible pour la presse et les exposants.
Ils pourront y piocher des bandeaux de signature, des visuels et affiches, des logos de votre organisation, etc… On en revient aux demandes récurrentes. Moins vous en avez, plus vous gagnez en productivité.

L’e-mailing

Votre site événementiel et la page d’inscription vous ont permis de récolter des adresses mails. Ces personnes sont un minimum intéressées par votre événement. C’est ce qu’on appelle des « leads chauds« . Si elles ne se sont pas encore inscrites, préparez une séquence d’e-mails à envoyer. Sans les harceler, créez des e-mails courts, de teasing, en les incitant à finaliser leur inscription.

Selon Mailjet, un bon taux d’ouverture se situe entre 15 et 25 %. Votre prospect reçoit des dizaines de mails par jour. Vous devez donc attirer son regard dès la boîte de réception. Faites en sorte qu’il ait confiance en vous, en prenant soin d’avoir une adresse d’envoi, un nom de l’expéditeur rassurants mais aussi un objet attrayant.

Ensuite, l’objectif pour vous est qu’il clique sur un lien de l’e-mail. Que ce soit pour :

• s’inscrire sur le formulaire, via un CTA (call to action)
• s’informer sur entreprise ou votre événement
• acheter grâce à un code promotionnel
• vers une FAQ pour répondre à leurs interrogations

La newsletter

Vous pouvez créer une séquence de newsletters spécialement pour votre événement.
En incluant des articles, sujets, témoignages en liens cliquables.

Si c’est un événement que vous avez déjà organisé, recontactez votre base de données N-1.  Si c’est pour de nouveaux prospects, transmettez des éléments d’informations liées à la logistique : programme, intervenants, accès, deadlines, etc… Et informez sur votre secteur d’activité ou des sujets liés à votre événement.

Pendant l’événement

La gestion de la communication

Il y a 2 choix. Le jour J, soit :

• vous gérez la communication seul
• vous vous entourez de personnes que vous aurez briefez avant l’événement

Le mieux est d’anticiper un maximum les contenus.
Programmez le plus possible vos posts sur les réseaux sociaux grâce à des outils comme Swello (un made in France) ou Hootsuite. Réfléchissez en amont aux sujets de tweets que vous allez faire. Vous ne sécherez pas le jour J !

Si vous le pouvez, faites des vidéos : en live ou en streaming. Ça permet aux personnes qui ne peuvent pas y assister, de suivre l’événement à distance.

Pensez à prendre des photos des stands, des lieux, de l’ambiance générale.
Plus vous avez de visuels et de contenus, plus vous pourrez les partager pendant et après l’événement. Misez dès que vous pouvez sur l’interaction. Restez à l’affut des posts ou tweets faits autour de votre événement. Répondez aux commentaires ou retweetez les publications intéressantes.

Le plan interactif

Afin d’améliorer l’expérience de vos visiteurs, vous pouvez utiliser l’outil Planexpo pour modéliser votre plan visiteurs. C’est-à-dire un plan public accessible aux participants via le site internet de l’événement ou une application. En version 3D, il est extrêmement intuitif et modifiable en fonction de la charte de votre événement.

Côté exposants, le plan interactif est aussi un outil indispensable.

« Les exposants étaient satisfaits d’être plus mis en avant. Nous leur proposions d’opter parmi trois types de package de sponsoring avec différentes options leur permettant d’être plus ou moins visibles sur le plan 3D, de proposer plus ou moins d’interactivité et de mettre à disposition des participants un plus ou moins grand nombre de supports de communication. Tout cela est très modulable. » Françoise Lopez

> Découvrir le témoignage complet

Après l’événement

Analysez pour améliorer

Communication & budget

C’est le moment de faire un récapitulatif de toutes les mentions autour de votre événement. Retrouvez-les grâce aux hashtags, mots clés ou liste des participants et exposants. Récupérez les feedbacks des différents acteurs présents, en envoyant un questionnaire de satisfaction par exemple.

Profitez du tumulte post-événement. Restez actif. Remerciez sur vos réseaux sociaux, marquez des personnes ou des entreprises, partagez vos photos et visuels. Prenez rendez-vous avec les internautes si votre événement se réitère l’année suivante. Mieux encore ! Si vous avez déjà une date, transmettez-là. Les agendas pourront être bookés.

Quelques jours après, analysez les retombées. Des articles sont-ils sortis dans la presse ? Avez-vous eu une augmentation d’abonnés, d’interactions ? Plus de trafic sur votre site web ? Quel est l’état de votre base de données après l’événement ? Avez-vous respecté vos objectifs de départ ? Et côté budget ? Comparez votre budget prévisionnel et votre budget réel. L’écart est-il important ?

Améliorez l’interaction

Vous l’avez compris, avoir un plan de communication vous permet d’interagir avec vos futurs exposants, participants ou partenaires : avant, pendant et après votre événement. C’est un peu comme un fil conducteur que vous pouvez suivre et qui vous permet de jauger l’engouement autour de votre événement.

C’est d’ailleurs possible de modifier certains éléments en cours de route, si vous avez l’impression que ça ne prend pas. Il ne reste plus qu’à vous lancer !

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