Quels sont les 4 principaux avantages de Planexpo ?

Une commercialisation agile via une digitalisation de toute la chaîne de valeur

Dans le monde dynamique de l’organisation d’événements, la vélocité et la précision dans les processus de commercialisation sont essentielles pour développer un avantage concurrentiel. Planexpo simplifie le processus d’inscription en offrant une plateforme centralisée. Les organisateurs collectent les données des participants via le formulaire d’inscription, tandis que ces derniers suivent leur dossier en temps réel au sein de l’espace exposant.

Le formulaire d’inscription : collecte des données des participants

Le formulaire d’inscription digitalisé n’est pas simplement un moyen de collecter des données classiques. Il offre une interface interactive permettant aux participants de fournir des informations détaillées, tout en profitant d’une expérience utilisateur optimale.

Chaque étape du formulaire peut être personnalisée. Chez Planexpo, nos développeurs ont mis en place un buildeur qui permet de moduler à votre guise ce formulaire. Ainsi, cela va jusqu’à l’ajout de catégories spécifiques aux besoins des exposants du salon. Découvrez comment Audrey Verdez d’Imagin’Con a trouvé autonomie et gain de temps grâce à ces fonctionnalités.

« On utilise Planexpo sur toute la gestion des inscriptions des exposants. Grâce à l’outil, les exposants sont autonomes lorsqu’ils remplissent le formulaire d’inscription, car il a été créé avec des catégories multiples qui s’adaptent à leurs besoins. C’est un vrai gain de temps. Les exposants sont complètement autonomes jusqu’à la validation de leur dossier.” Audrey Verdez, Chargée de mission chez Imagin’Con

Ces préférences sont conservées avec précision, créant ainsi une base d’information unique pour toutes les équipes opérationnelles.

💥 Résultats : un formulaire d’inscription efficace vous procure des résultats tangibles en termes de taux d’inscription, taux de réponse, taux de remplissage et de captation. En plus, les acomptes exposants vous permettent de remplir une trésorerie d’avance assez rapidement, pour subvenir aux premières charges que vous avez en approchant de l’évènement.

Suivi des dossiers : gestion simplifiée

À partir de ce formulaire sont créés les dossiers exposants dans le CRM métier Planexpo. Ainsi, l’information des exposants est disponible pour toutes les équipes opérationnelles, au même moment. Chacun peut apporter des informations dans un même dossier exposant sans être en attente d’une information qui vient d’un autre service, d’un autre logiciel ou d’un fichier Excel. Cette transparence constitue un avantage majeur, réduisant les frictions administratives et facilitant une communication fluide entre tous les acteurs. 

Une maîtrise de l’information commerciale

Gestion complète de la commande de l’exposant

Le formulaire d’inscription constitue la passerelle vers une gestion détaillée et personnalisée des commandes des exposants. Les détails du stand, qu’il soit nu, pré-équipé, ou personnalisable jusqu’aux cloisons, offrent une flexibilité totale pour répondre aux besoins spécifiques de chaque exposant.

Les choix diversifiés tels que la réservation d’espaces publicitaires, les options de restauration, les informations de publication et enfin, les modalités de paiement souhaitées, permettent de personnaliser l’expérience de l’exposant. 

Implantation des stands : un outil de modélisation pour une maîtrise de la logistique

Planexpo facilite la tâche des organisateurs en permettant une attribution précise des emplacements. À l’aide d’un outil de modélisation intuitif, les exposants sont visualisés d’un côté tandis que les stands sont représentés de l’autre. L’attribution des emplacements devient une opération fluide, où chaque décision est prise en connaissance des demandes spécifiques, des contraintes techniques du plan, et des préférences des exposants.

D’ailleurs, pensez à regarder notre webinaire sur nos différents plans 😉

L’outil de modélisation offre une vision en temps réel de l’état d’attribution des stands, permettant de constater rapidement ceux qui ont déjà été attribués et d’identifier ceux qui ne sont pas encore vendus. De plus, la version de plan partageable facilite la collaboration entre toutes les parties prenantes (équipes commerciales, logistiques, bureau d’étude…), tandis que l’intégration des données techniques peuvent apparaître directement sur AutoCad ou d’autres systèmes.

“Ce que je préfère, c’est toute la partie plan : assignation des stands. Colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces start-ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc… Et également, avoir une vraie vision du plan en permanence : voir ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre. » Marine Ragu, Rent

💥 Résultats : cette synchronisation parfaite est un véritable gain de temps pour la commercialisation des stands et dans la gestion des ressources. Ce lien entre le plan d’implantation et le plug-in bi-directionnel du logiciel Autocad supprime les allers-retours liés au plan. 

L’automatisation des process administratifs

Une grande partie des process administratifs qui jalonnent le parcours événementiel sont considérés comme des tâches chronophages. De la re(saisie) de l’information au traitement des données, en passant par les échanges avec les exposants et entre services, elles constituent un terrain propice à l’automatisation intelligente. Quoi de mieux qu’un logiciel de gestion événementielle pour rendre ces processus plus fluides et efficaces. 

Le monitoring de l’information

Monitorer l’information captée permet d’automatiser la re(saisie), d’éliminer la redondance en générant automatiquement les documents contractuels ou en initiant des actions correspondantes. 

Par exemple, lorsqu’un exposant finalise son dossier, Planexpo orchestre automatiquement l’envoi de la facture, sans nécessiter d’interventions manuelles. Cette automatisation va bien au-delà de la simple réduction du temps de traitement. Elle élimine également les risques d’erreurs humaines liées à la saisie manuelle, garantissant des transactions précises et fiables. 

Le traitement des données

Le traitement des données se simplifie grâce à l’utilisation du requêteur à mémoire. En effet, il permet de filtrer les informations et d’enregistrer ces filtres pour des exports personnalisés sans nécessiter de post-traitement. Que ce soit pour segmenter les participants selon des critères spécifiques, analyser les préférences des exposants, ou examiner les performances de certaines actions promotionnelles, le requêteur à mémoire offre une flexibilité totale. Ainsi, les organisateurs gagnent un temps précieux et minimisent les risques d’erreurs liées à la manipulation manuelle des données. 

Les échanges avec les exposants

Des e-mails transactionnels peuvent être automatiquement déclenchés en réponse à des actions spécifiques des exposants. En outre, ils peuvent inclure des confirmations d’inscription, des rappels de paiement ou toute autre information pertinente, assurant ainsi une interaction personnalisée et opportune. 

En plus de tout cela, il y a l’espace exposant. Cet espace dédié offre des fonctionnalités avancées, allant des outils de gestion des stands à la possibilité pour les exposants de télécharger et de partager des documents importants. 

Les échanges entre services

En plaçant la centralisation de l’information au cœur de son architecture, la plateforme garantit un accès uniforme à la vue complète du dossier de participation à l’ensemble des services impliqués. Les échanges entre services se voient ainsi rationalisés en garantissant une historicisation pour une traçabilité complète. 

Cette dernière contribue à renforcer la responsabilité et à minimiser les risques d’incohérence ou de malentendus entre les différents services, tout en créant une dynamique collaborative et synergique.

L’ interconnexion avec vos autres systèmes

Basculer vers Planexpo ne signifie pas abandonner vos outils existants. En effet, Planexpo peut s’intégrer de manière transparente avec une multitude d’autres systèmes de gestion, créant ainsi un écosystème interconnecté.

Cela ouvre la voie à un monde où les organisateurs peuvent exploiter le meilleur de chaque plateforme. Que ce soit pour optimiser la gestion des inscriptions, la promotion d’événements, ou la coordination logistique, les API’s de Planexpo agissent comme un pont technologique, permettant aux différentes solutions de fonctionner de concert. 

La modularité de cette approche garantit que les organisateurs peuvent sélectionner et intégrer les outils qui correspondent le mieux à leurs besoins spécifiques, créant ainsi une expérience de gestion d’événements sur mesure.

💥 Résultats : cette approche permet aux organisateurs de rester agiles et compétitifs dans un environnement en constante évolution.

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