Passez du plan papier au plan de salon interactif

Cela vous permettrait d’augmenter la visibilité de vos exposants mais également de gagner de l’argent grâce à leur monétisation.

27/03/2023 | Produit

Exemple d'un plan d'implantation interactif chez Planexpo

Temps de lecture

4 min

Dessiner votre plan

Le bureau d’étude et Autocad

Le placement des exposants

Le schéma technique

Le plan visiteurs


Et si vous digitalisiez votre process de vente de stands jusqu’au jour J, avec un vrai CRM métier ? Et si dans ce CRM métier, vous utilisiez le plan d’implantation interactif pour mieux commercialiser vos événements ?

Anthony Gros-Gaudenier, co-fondateur de Planexpo, vous explique comment :

  • dessiner un plan en moins d’1h
  • assigner un stand en 1 clic
  • diminuer par 4 le nombre de rendez-vous avec votre bureau d’étude
  • gagner de l’argent grâce au plan visiteurs

Regardez la totalité du webinaire sur ce sujet.

Comment dessiner votre plan sur Planexpo ?

1/3 des organisateurs finalisent encore leur plan d’implantation et placent leurs exposants sur un plan papier. Vous en faites partie ?

Voici quelques exemples assez flagrants de plans de salons en version papier ou maquette.

Photo d'anciens plans de salons en version papier ou maquette

Sur l’outil Planexpo, vous pouvez en toute simplicité dessiner votre plan sur des zones d’implantation, à partir de l’import de votre plan en masse avec vos calques. Habituellement, cet import vient de l’outil Autocad, dont on parlera juste après.

Vous pouvez modéliser des stands de toutes formes : rond, carré, triangle ou forme libre. Tout gabarit peut être enregistré à partir du moment où vous le créez.

Modélisation d'un plan d'implantation et choix du gabarit du stand

Vous pouvez y ajouter les informations concernant votre exposant dès lors que votre stand est déposé dans la zone d’implantation :

  • Numérotation du stand
  • Nom de l’exposant
  • Attribution d’un label pour définir la zone

Finalement, le plan est très visuel et lisible pour vos équipes opérationnelles, avec des zones colorées.

« Ce que je préfère, c’est toute la partie plan : assignation des stands. Colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces start ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc… Pour avoir une vraie vision du plan en permanence : voir ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre. » Salons Rent

Écoutez le retour d’expérience de Marine Ragu pour les salons Rent.

Zones colorées sur un plan de salon interactif

Après avoir construit votre plan de salon, vous pouvez l‘exporter au cadrage où vous êtes actuellement ou en plan global HD. C’est un vrai outil de modélisation des espaces et des stands, qui permet de faire gagner du temps à vos équipes commerciales.

Démarrer l'aventure !

Le bureau d’étude et l’utilisation de l’outil Autocad

Dans l’événementiel, le bureau d’étude utilise majoritairement le logiciel Autocad : l’outil technique utilisé en amont du salon, qui met à disposition des équipes commerciales les informations sur la représentation des bâtiments et des îlots d’implantation.

72% d’entre vous n’ont pas de lien automatisé entre Autocad et les équipes commerciales.

« Nous avons développé le plugin Autocad pour synchroniser en temps réel et de manière bi-directionnelle les informations avec Planexpo. » Philippe Martinez, CTO de Planexpo

Vue du plan d'implantation interactif via Autocad

La synchronisation permet de remonter toutes les nouvelles informations ou les mises à jour en temps réel :

  • Numéro de stand
  • Nom de l’exposant
  • Type de stand

Quels sont les avantages pour vous ? 

Avant tout, cela vous permet de supprimer les aller-retours entre les commerciaux et votre bureau d’étude. Par exemple, pendant la phase de commercialisation, un client organisait 4 rendez-vous hebdomadaires avec son bureau d’étude, pour mettre à jour le plan du salon. Alors qu’un plan périme au bout d’1h, ces aller-retours coûtent du temps et de l’argent.

Comment je place mes exposants sur le plan ?

Avant de placer vos exposants, il faut qu’ils puissent émettre un « souhait de placement ».

Formulaire de choix de placement de stand pour l'exposant
À partir du formulaire qui crée le bon de commande sur le CRM Planexpo, vos exposants sont redirigés vers un plan mis à jour à l’instant T, que l’on appelle « plan commercial« . Ce plan est totalement paramétrable par vos soins. Vous pouvez y faire afficher certains éléments comme l’environnement « concurrentiel », un point important pour la concrétisation des ventes de vos commerciaux.

Vue du plan de salon commercial par les commerciaux

Lorsque les exposants ont choisi leur emplacement, vous pouvez soit les pré-assigner, c’est-à-dire, poser une option avant confirmation, soit les valider directement. Tous vos commerciaux ont alors la vue du plan commercial en temps réel avec ces assignations, ce qui évite les doublons de ventes.

Quels sont les avantages pour vous ?

Vous améliorez votre proposition commerciale puisqu’en 2 clics, les exposants voient s’ils ont été pré-assignés ou assignés. La vue du plan en temps réel permet d’éviter à vos commerciaux de vendre 2 fois un même stand. Par ailleurs, la re-commercialisation se fait plus rapidement. L’un de nos clients a bouclé 5 fois plus vite la re-commercialisation de son événement de l’année N par rapport à N-1. C’est un véritable gain de temps !

Le schéma technique pour les prestataires

En amont de l’événement, les échanges se multiplient avec les équipes logistiques, surtout sur les dernières semaines. Pour faciliter ces échanges, et surtout la transmission d’informations, les prestataires peuvent consulter le plan technique à tout moment. Ils ont la possibilité de mettre en place des filtres en fonction de ce qu’ils doivent livrer sur les stands.

Plan technique du salon pour les prestataires

Ainsi, ils se font leur propre parcours de livraison et d’installation de matériels. C’est un gain de temps considérable sur son organisation, et également sur la transmission et la qualité des informations.

Le plan visiteurs pour le jour J

Le plan d’implantation a généré le plan visiteurs, c’est-à-dire un plan public accessible aux participants via le site internet de l’événement ou une application. C’est un plan en version 3D très intuitif et modifiable en fonction de la charte de l’événement. Notre client Esri France l’a utilisé pour mettre en avant ses exposants lors de leur événement annuel SIG.

« C’est un outil agréable et sympa, qui permet d’intégrer des fonds de plans originaux. Au niveau créatif, c’est vrai que cela permet d’avoir des capacités infinies, tout en restant dans le thème de l’événement. En 2022, on a fait la carte du monde avec les 5 continents. » Françoise Lopez

Plan interactif 3D d'ESRI pour l'événement SIG 2022

Plan interactif 3D d’Esri France pour l’événement SIG 2022.

Lorsque le visiteur clique sur le stand, il retrouve toutes les informations de l’exposant. Soit, il se crée son propre parcours thématique en filtrant par type d’exposants qu’il souhaite voir. Soit, vous mettez en place des parcours accessibles pour apporter de la visibilité à vos exposants. Le visiteur pourra choisir un parcours où seuls certains stands s’afficheront. C’est une nouvelle piste de monétisation de vente de parcours thématiques. Les exposants qui auront payé pour être affichés dans ces parcours auront davantage de visibilité.

« Les exposants étaient satisfaits d’être plus mis en avant. Nous leur proposions d’opter parmi trois types de package de sponsoring avec différentes options leur permettant d’être plus ou moins visibles sur le plan 3D, de proposer plus ou moins d’interactivité et de mettre à disposition des participants un plus ou moins grand nombre de supports de communication. Tout cela est très modulable. » Françoise Lopez

Quels avantages pour vous ?

Les objectifs principaux d’un salon sont :

    • d’augmenter la génération de leads pour les exposants ;
    • de proposer une expérience interactive aux visiteurs ;
    • de faire en sorte que l’événement soit rentabilisé.

Cela passe par la mise en valeur des stands exposants à travers les parcours thématiques.

6000 : c’est le nombre de leads (pour 350 / 400 exposants) engendré lors du 1er événement Rent, avec le module de prise de rendez-vous en ligne.

Le plan interactif comme valeur ajoutée

Le plan interactif devient une vraie valeur ajoutée pour les organisateurs d’événements, mais également pour les exposants et visiteurs. Il permet d’avoir une information unifiée et vérifiée entre toutes les équipes opérationnelles. En plus d’être une piste de monétisation, c’est un outil simple, centré sur l’interaction, qui amène de la visibilité pour le salon et les exposants.

Sautez le pas vous aussi ! 😉

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