Conduite au changement : un enjeu pour les organisateurs de salon

Détecter les signaux qui annoncent un besoin de changement

Le changement de logiciel dans l’événementiel ne s’impose jamais par hasard. Il résulte souvent d’une accumulation de signaux, qui révèlent des tensions ou des dysfonctionnements dans les usages quotidiens. Savoir les identifier permet de poser les premières briques d’une démarche structurée.

Être à l’écoute des équipes opérationnelles

Les équipes terrain sont souvent les premières à ressentir l’usure des outils. Interfaces vieillissantes, lenteurs, manipulations redondantes… autant d’éléments qui parasitent l’efficacité au quotidien. Lorsque les remontées deviennent récurrentes, c’est un indicateur clair qu’un changement est nécessaire.

« Les retours terrain étaient clairs : ce n’était pas accessible, c’était long, la saisie fastidieuse. » – Vincent Montury · Directeur des solutions numériques BEAM

Autre point crucial : la résistance au changement. Bien que les équipes soient souvent en demande d’amélioration, une partie des collaborateurs peut exprimer des craintes, voire une forme de rejet à l’idée de changer d’outil. Cette résistance n’est pas à sous-estimer ; elle nécessite un accompagnement adapté dès les premières étapes.

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Les types de profils collaborateurs face au changement

S’appuyer sur un audit externe pour objectiver le besoin

Lorsque les irritants s’accumulent mais que les décisions tardent, l’audit externe devient un levier précieux. Il permet de structurer la démarche de changement tout en apportant un regard neutre sur les usages actuels et les besoins futurs.

C’est la voie choisie par BEAM (Bordeaux Events And More), qui a initié son projet de transformation logicielle en missionnant un expert externe. Ce dernier a rencontré chaque service utilisateur, analysé les pratiques, et identifié les écarts entre besoins métiers et fonctionnalités disponibles.

Le projet ERP de Bordeaux Events and More

L’audit joue ici un double rôle :

• Technique : en posant un diagnostic sur la performance du système existant.
• Social : en libérant la parole des équipes sans filtre hiérarchique, et en rendant visibles des problématiques parfois ignorées.

« Je ne voulais pas que l’audit soit porté par mon équipe interne. Il fallait un regard neutre. » – Vincent Montury

C’est souvent grâce à cette approche externe que l’organisation peut débloquer la prise de décision et entrer dans une phase active de changement, avec l’adhésion du terrain.

Structurer le projet de conduite au changement

Une fois le besoin clairement exprimé, encore faut-il organiser la démarche. Structurer un projet de changement logiciel dans l’événementiel ne s’improvise pas. C’est une aventure collective qui doit embarquer toutes les strates de l’organisation.

Poser les fondations du changement

Un projet de changement réussi commence toujours par l’alignement des parties prenantes. Avant même de choisir un outil, il faut bâtir une équipe projet solide. Celle-ci doit réunir des profils complémentaires : sponsor au niveau direction, chef de projet opérationnel, référents utilisateurs et, idéalement, un accompagnement externe.

« 10 % sont enthousiastes : ils adorent le changement. Ce sont souvent des leaders, et c’est génial quand ils sont moteurs. » – Vadim Toropoff, fondateur de Lab Event

Cette étape est également le moment de poser les bases du futur cahier des charges :

• Quels sont les processus à préserver ?
• Quelles sont les douleurs à éliminer ?
• Quelles priorités métiers doivent guider le choix technique ?

L’implication des équipes dès cette phase permet de sécuriser l’adhésion future : ils deviennent les ambassadeurs du projet.

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Valoriser l’intelligence collective dans les projets ERP

Certains projets vont encore plus loin en misant sur l’intelligence collective… entre plusieurs structures. C’est le cas du groupe ERP mis en place à Bordeaux, à l’initiative de BEAM. Plusieurs organisateurs confrontés aux mêmes problématiques ont mutualisé leur réflexion et leurs besoins pour peser plus lourd face aux éditeurs.

Cette approche collaborative présente plusieurs bénéfices :

• Réduction des coûts de développement spécifiques
• Mutualisation des bonnes pratiques
• Création d’un socle commun interopérable

Vincent Montury nous donne un exemple concret : « On a créé un groupe ERP avec d’autres sites. On partageait 80 à 90 % des besoins. »

En lien étroit avec les équipes de Planexpo et de Lab Event, cette démarche a permis de co-construire des briques fonctionnelles réellement adaptées aux contraintes du terrain. L’ERP devient alors un outil évolutif, façonné par et pour les utilisateurs.

Le succès du changement selon BEAM

Accompagner au changement les équipes opérationnelles

Un changement d’outil métier n’est jamais anodin. Pour qu’il soit accepté — voire adopté avec enthousiasme — l’accompagnement des équipes opérationnelles est primordial. C’est ici que tout se joue : entre succès collectif… et rejet silencieux.

80 % sont attentistes : ils regardent ce qui se passe. Ce sont eux qu’on doit surtout convaincre, accompagner, rassurer.” – Vadim Toropoff, fondateur de Lab Event

Appliquer la méthode Lab Event

Chez Lab Event, l’accompagnement repose sur une méthode structurée en trois grandes phases, pensée pour sécuriser chaque étape du projet.

1. Comprendre les processus métiers
Les équipes projet observent le quotidien des utilisateurs, identifient les points de friction et documentent les méthodes existantes. L’idée est de partir du terrain réel, et non d’une vision idéalisée des usages.

2. Configurer et migrer
Cette phase, appelée “Run”, consiste à adapter l’outil au contexte du client (vocabulaire, rôles, structures) puis à réaliser une migration sélective des données utiles. Un nettoyage est souvent nécessaire pour repartir sur des bases fiables. Des tests sont ensuite réalisés avec des cas concrets.

3. Former et engager
La formation n’est pas descendante : elle s’appuie sur des ateliers métiers, des scénarios d’usage et des référents internes formés pour devenir des relais en interne (les fameux key users).

Ce modèle permet d’éviter les blocages liés à la nouveauté et favorise une montée en autonomie progressive.

Collaborer avec ses prestataires pour un changement réussi

Un projet de changement logiciel ne peut fonctionner qu’en partenariat étroit avec ses prestataires. Plus ces derniers sont impliqués en amont du projet, plus les solutions livrées seront pertinentes, personnalisées et bien intégrées aux processus métiers existants.

Chez BEAM, cette approche a été pleinement appliquée : l’accompagnement avec Lab Event et Planexpo a commencé avant même toute contractualisation. Les prestataires ont été associés aux réflexions stratégiques, aux ateliers métiers et aux tests fonctionnels. Ils ont ainsi pu affiner leurs outils en fonction des retours terrain, parfois avant même qu’une signature officielle n’ait été posée. Ce mode de collaboration permet d’instaurer une dynamique de co-construction continue. Loin d’une livraison “clés en main”, les solutions évoluent avec les besoins exprimés et les retours utilisateurs.

Pour Vincent Montury, « un partenaire doit être prêt à faire évoluer son système. »

Cette écoute active devient un moteur d’innovation permanent, où chaque nouvelle demande est une opportunité d’amélioration partagée.

Optimiser la productivité et l’expérience utilisateur

Un des leviers majeurs de la conduite au changement est l’amélioration du quotidien des équipes. Le choix d’un nouvel outil ne doit pas seulement être justifié par des promesses techniques, mais bien par des gains concrets en efficacité et en fluidité.

Améliorer le travail quotidien des équipes opérationnelles

Les équipes opérationnelles, souvent en flux tendu dans l’événementiel, doivent pouvoir s’appuyer sur des outils fiables, rapides et intuitifs. Un bon logiciel permet d’automatiser de nombreuses tâches répétitives et chronophages, tout en réduisant les erreurs humaines.

Voici quelques impacts concrets :

• Génération automatique des devis, contrats et factures
• Réduction des ressaisies grâce à des workflows intégrés
• Fiabilité accrue des données, traçabilité des actions

« Un bon changement de logiciel peut amener +20 à 30 % de productivité. » – Vadim Toropoff, fondateur de Lab Event

La productivité libérée permet aux équipes de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée : relation client, anticipation, innovation.

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Offrir une expérience fluide aux utilisateurs et aux clients

L’ergonomie n’est pas un luxe. C’est un facteur d’adhésion interne… et un atout externe. Un outil intuitif rassure les utilisateurs et donne confiance aux clients qui reçoivent des documents clairs, structurés et esthétiques.

Mais l’impact ne s’arrête pas là : l’expérience vécue par le client final – exposant ou visiteur – est aussi transformée. Des documents clairs, bien présentés, cohérents visuellement renforcent la crédibilité de l’organisateur et fluidifient les échanges.

Les points clés à retenir :

• Interfaces modernes, inspirées des usages grand public
• Outils accessibles, sans formation technique poussée
• Documents enrichis et visuellement cohérents (devis, bons de commande, propositions)

« On veut des outils modernes, accessibles. Comme une appli que même un enfant peut comprendre. » – Vincent Montury, Directeur des Solutions numériques chez BEAM

Un bon logiciel ne se contente donc pas d’automatiser : il soigne l’expérience à tous les niveaux, en interne comme en externe.

Profiter du changement pour structurer ses données

• Suppression des doublons et données obsolètes
• Clarification des référentiels (types d’offres, nomenclatures, clients)
• Standardisation des méthodes de saisie
• Modernisation des workflows internes et interservices

Comme l’explique Vincent Montury, « les nouvelles solutions sont aussi une occasion d’imposer plus de rigueur dans la donnée. »

Un bon outil ne vaut que par la qualité des données qu’il traite. Structurer, c’est aussi gagner en fiabilité, en reporting, et en capacité d’analyse.

Anticiper les évolutions technologiques dans l’événementiel

Opter pour une solution moderne, c’est aussi se préparer à l’avenir. Dans un secteur en constante évolution, les outils doivent être capables de s’adapter, de se connecter, et d’évoluer avec les usages. API, connecteurs, intelligence artificielle : les plateformes rigides deviennent rapidement un frein.

C’est pourquoi le choix d’une solution ouverte et évolutive est stratégique à long terme.

• Plateformes ouvertes, capables de dialoguer avec d’autres logiciels (CRM, comptabilité, signature électronique, etc.)
• Intégration facilitée d’outils externes pour bâtir un écosystème métier personnalisé 
• Premiers cas d’usage d’intelligence artificielle déjà en place : génération automatique de contenus, analyse de données, automatisation des tâches répétitives

Ces nouvelles briques technologiques ne sont plus des options : elles deviennent progressivement des standards.

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