Le poids économique des événements sportifs

Les événements sportifs ne sont pas seulement des moments de spectacle et de célébration : ils génèrent également des retombées économiques considérables, à la fois sur le plan national et local.

Chiffres clés de l’économie sportive en France

• 77 milliards d’euros : C’est le chiffre d’affaires annuel généré par le secteur du sport en France, soit 3,3 % du PIB.
• 448 000 emplois directs et indirects liés au sport, incluant l’organisation d’événements, la gestion des infrastructures, et les activités commerciales.
• 41 millions de spectateurs ont assisté à des événements sportifs en 2024  Source : Côté Vestiaire

L’événement « Les 24 Heures du Mans » a généré 162,1 millions d’euros de retombées économiques en France (2024). – Source Event Data Book Unimev

Un levier pour l’attration touristique

Les événements sportifs ne sont pas uniquement des temps forts dans l’agenda national : ils constituent de véritables moteurs pour le secteur touristique. Chaque année, plus de 10 millions de touristes visitent la France à l’occasion d’un événement sportif, générant environ 2 milliards d’euros de recettes.

• 40 % des visiteurs étrangers associent leur séjour à la participation ou à l’assistance à un événement sportif. 
• Des compétitions emblématiques comme le Tour de France, qui traverse chaque été près de 500 communes, stimulent l’économie locale : hébergement, restauration, commerces et activités touristiques…
• Le tournoi de Roland-Garros, attire chaque année plus de 600 000 spectateurs, dont une part importante d’internationaux.                                                            Source : Diplomatie Gouv

Avec ses équipements sportifs modernes et répartis sur tout le territoire, la France s’impose comme une destination incontournable pour le tourisme sportif.

Top 3 des priorités lors de l’organisation d’un événement sportif – Source Tourmag

Une visibilité croissante internationale

Les événements sportifs sont devenus des rendez-vous mondiaux, bien au-delà des frontières physiques des stades. Grâce à l’essor du streaming, des réseaux sociaux et des plateformes de diffusion en direct, leur rayonnement est désormais planétaire.

En 2021, plus de 6,5 milliards d’heures de contenus sportifs ont été visionnées sur YouTube, un chiffre qui ne cesse d’augmenter avec la multiplication des formats courts, des extraits commentés, des vidéos immersives ou des rediffusions accessibles à tout moment. TikTok, Instagram ou Twitch jouent également un rôle clé dans la création de communautés sportives ultra-engagées, autour de contenus authentiques, interactifs et viraux.

Par exemple, organisée à l’Accord Arena de Paris, l’édition 2024 de la Red Bull League of Its Own (compétition Esport League of Legends) a totalisé 4,4 millions d’heures de visionnage.

Cette visibilité internationale n’est pas qu’un enjeu d’image : elle attire des sponsors mondiaux, développe de nouveaux marchés et amplifie l’impact économique des compétitions.

Source : Event Data Book Unimev

Red Bull League of Its Own 2024 – Source : Team AAA

Les événements sportifs : tendances et innovation

Face à l’évolution des attentes sociétales et aux enjeux environnementaux, les événements sportifs ne cessent de se réinventer. Qu’il s’agisse de pratiques durables, d’expériences digitales enrichies ou d’engagements pour l’inclusion, ils deviennent de véritables vitrines d’innovation au service du public, des territoires et des marques.

Les 3 tendances émergentes dans les événements sportifs

Un virage écoresponsable affirmé

L’événementiel sportif prend un virage vert. Alors que 78 % des Français souhaitent une organisation plus respectueuse de l’environnement (source : WWF), les organisateurs intègrent désormais des démarches écoresponsables dans leurs cahiers des charges.

Le tri et le recyclage des déchets deviennent systématiques, tout comme l’incitation à utiliser les transports en commun ou des mobilités douces. De plus en plus d’infrastructures événementielles sont conçues ou rénovées selon des standards durables : optimisation énergétique, réduction des émissions de CO₂, alimentation locale et circuits courts.

Pour mieux piloter ces engagements, des outils comme Climeet émergent : cette plateforme permet aux organisateurs de mesurer précisément l’empreinte carbone de leurs événements, en analysant les données liées aux transports, à la consommation d’énergie, à l’alimentation ou aux matériaux utilisés.

Des événements comme les JO de Paris 2024 se positionnent en pionniers avec des engagements ambitieux en matière de neutralité carbone.

Une digitalisation en plein essor

L’expérience spectateur se transforme profondément grâce aux outils numériques. Les applications mobiles permettent aujourd’hui de réserver des billets, de suivre les scores en direct, d’accéder à des statistiques enrichies ou de vivre les coulisses de l’événement en temps réel.

La réalité augmentée et virtuelle offre une immersion sans précédent : que ce soit depuis les gradins ou à domicile, les spectateurs bénéficient d’une expérience enrichie et personnalisée.

Ce virage technologique dépasse largement le cadre des événements traditionnels. Par exemple, l’Esport explose, avec 11,8 millions de consommateurs et/ou participants en France (Source Event Data Book – UNIMEV). Ces compétitions numériques, diffusées sur des plateformes comme Twitch ou YouTube, attirent des foules de plus en plus importantes (jeunes, femmes, etc…). L’Esport redéfinit les codes de l’événementiel sportif, mêlant performances, scénographie digitale et communautés ultra-engagées. 

Les grands événements sont désormais pensés pour le digital : caméras 360°, interviews exclusives backstage, formats adaptés aux smartphones et interactions en temps réel avec les fans.

👉 Je découvre l’article événementiel et digitalisation

Animation stand Kiprun – Run Experience A.S.O Organisation

Une inclusivité devenue incontournable

La diversité devient une priorité. Les événements sportifs adoptent une approche plus inclusive en promouvant la parité, tant dans la participation que dans l’organisation.

Les infrastructures évoluent également pour répondre aux besoins des personnes en situation de handicap : accessibilité facilitée, signalétiques adaptées, dispositifs d’accompagnement personnalisés…

L’objectif est clair : offrir une expérience équitable à tous, quel que soit le profil du spectateur.

Des solutions innovantes comme Ezymob, une application mobile d’aide à la mobilité, participent activement à cette transformation. En guidant les personnes malvoyantes ou à mobilité réduite dans les transports en commun et lieux publics, Ezymob fluidifie leur parcours jusqu’au site de l’événement et favorise une autonomie accrue.

Cette volonté d’inclusion va bien au-delà des aspects logistiques : elle marque une évolution culturelle, où chaque individu est reconnu, accueilli et valorisé dans l’expérience événementielle.

Focus sur 2 événements sportifs à succès

Ces événements illustrent parfaitement le rôle incontournable de l’événementiel sportif comme vecteur de dynamisme économique et social.

🏆 Jeux Olympiques de Paris 2024

Les Jeux de Paris ont dépassé toutes les espérances en matière d’impact économique. Selon une étude indépendante menée par le Centre de Droit et d’Économie du Sport (CDES), les retombées nettes régionales en Île-de-France s’élèvent entre 6,7 et 11,1 milliards d’euros, avec un scénario médian autour de 8,9 milliards.

• Près de 4,2 millions de visiteurs spécifiques ont généré 191 millions € de recettes fiscales, selon un rapport parlementaire
• Les effets ont aussi été macro‑économiques : l’INSEE estime que les JO ont contribué à une hausse de 0,3 point du PIB au 3ᵉ trimestre 2024, soutenue par les ventes de billets, les droits TV et le tourisme.

Bilan JO Paris 2024 – Source sports.gouv.fr

🏆 Tour de France

Le Tour de France reste un mastodonte de l’événementiel : suivi chaque année par environ 3,5 milliards de téléspectateurs à travers le monde. L’étude de la Sorbonne souligne que son modèle à faibles coûts d’infrastructure produit un effet positif notable sur les économies locales, même des petites communes .
Bien que l’analyse régionale n’indique pas toujours des impacts clairs sur le PIB local, les retombées sont indiscutables pour les territoires accueillant chaque étape : hausse de fréquentation touristique, bonification de l’image territoriale et activation de filières commerciales locales.

Un moteur pour les territoires

Derrière chaque événement sportif d’envergure, ce sont des villes, des régions, des territoires entiers qui vivent une véritable transformation. Qu’il s’agisse de dynamiser l’économie locale, de moderniser les infrastructures ou de renforcer les liens sociaux, l’impact dépasse largement le simple cadre sportif. Ces manifestations deviennent des leviers durables de développement et d’attractivité.

Une aubaine pour le tourisme local

Lors d’un événement sportif d’envergure, ce sont des dizaines de milliers de visiteurs qui affluent vers une ville ou un territoire. Hôtels complets, restaurants bondés, commerces pris d’assaut : c’est toute l’économie locale qui est dopée.

Par exemple, le Marathon de Paris réunit chaque année plus de 60 000 coureurs et leurs accompagnateurs. Entre les dépenses d’hébergement, de restauration, de transport et de loisirs, ce sont plusieurs millions d’euros de retombées directes injectées dans l’économie de la capitale.

👉 Je découvre le témoignage de Louis chez A.S.O

Des infrastructures modernisées et pérennes

Les événements sportifs majeurs agissent comme des accélérateurs d’aménagement territorial. Pour accueillir les compétitions dans de bonnes conditions, les collectivités investissent dans des infrastructures durables : rénovation de stades, création de lignes de transport, amélioration de l’accessibilité ou encore développement de zones d’hébergement.

Le Stade de France, construit pour la Coupe du Monde de Football 1998, est un exemple emblématique de ce patrimoine hérité, toujours utilisé aujourd’hui pour les plus grands rendez-vous sportifs et culturels.

Comment réinventer l’événementiel sportif ?

À l’heure des grandes transitions — écologiques, numériques, sociétales — l’événementiel sportif incarne un modèle d’avenir. Pour les acteurs publics comme privés, il s’agit désormais de saisir cette dynamique pour repenser l’impact, l’accessibilité et la portée de chaque compétition. 

Il faut désormais s’aligner avec les nouvelles exigences des publics, des territoires et des partenaires.

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Détecter les signaux qui annoncent un besoin de changement

Le changement de logiciel dans l’événementiel ne s’impose jamais par hasard. Il résulte souvent d’une accumulation de signaux, qui révèlent des tensions ou des dysfonctionnements dans les usages quotidiens. Savoir les identifier permet de poser les premières briques d’une démarche structurée.

Être à l’écoute des équipes opérationnelles

Les équipes terrain sont souvent les premières à ressentir l’usure des outils. Interfaces vieillissantes, lenteurs, manipulations redondantes… autant d’éléments qui parasitent l’efficacité au quotidien. Lorsque les remontées deviennent récurrentes, c’est un indicateur clair qu’un changement est nécessaire.

« Les retours terrain étaient clairs : ce n’était pas accessible, c’était long, la saisie fastidieuse. » – Vincent Montury · Directeur des solutions numériques BEAM

Autre point crucial : la résistance au changement. Bien que les équipes soient souvent en demande d’amélioration, une partie des collaborateurs peut exprimer des craintes, voire une forme de rejet à l’idée de changer d’outil. Cette résistance n’est pas à sous-estimer ; elle nécessite un accompagnement adapté dès les premières étapes.

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Les types de profils collaborateurs face au changement

S’appuyer sur un audit externe pour objectiver le besoin

Lorsque les irritants s’accumulent mais que les décisions tardent, l’audit externe devient un levier précieux. Il permet de structurer la démarche de changement tout en apportant un regard neutre sur les usages actuels et les besoins futurs.

C’est la voie choisie par BEAM (Bordeaux Events And More), qui a initié son projet de transformation logicielle en missionnant un expert externe. Ce dernier a rencontré chaque service utilisateur, analysé les pratiques, et identifié les écarts entre besoins métiers et fonctionnalités disponibles.

Le projet ERP de Bordeaux Events and More

L’audit joue ici un double rôle :

• Technique : en posant un diagnostic sur la performance du système existant.
• Social : en libérant la parole des équipes sans filtre hiérarchique, et en rendant visibles des problématiques parfois ignorées.

« Je ne voulais pas que l’audit soit porté par mon équipe interne. Il fallait un regard neutre. » – Vincent Montury

C’est souvent grâce à cette approche externe que l’organisation peut débloquer la prise de décision et entrer dans une phase active de changement, avec l’adhésion du terrain.

Structurer le projet de conduite au changement

Une fois le besoin clairement exprimé, encore faut-il organiser la démarche. Structurer un projet de changement logiciel dans l’événementiel ne s’improvise pas. C’est une aventure collective qui doit embarquer toutes les strates de l’organisation.

Poser les fondations du changement

Un projet de changement réussi commence toujours par l’alignement des parties prenantes. Avant même de choisir un outil, il faut bâtir une équipe projet solide. Celle-ci doit réunir des profils complémentaires : sponsor au niveau direction, chef de projet opérationnel, référents utilisateurs et, idéalement, un accompagnement externe.

« 10 % sont enthousiastes : ils adorent le changement. Ce sont souvent des leaders, et c’est génial quand ils sont moteurs. » – Vadim Toropoff, fondateur de Lab Event

Cette étape est également le moment de poser les bases du futur cahier des charges :

• Quels sont les processus à préserver ?
• Quelles sont les douleurs à éliminer ?
• Quelles priorités métiers doivent guider le choix technique ?

L’implication des équipes dès cette phase permet de sécuriser l’adhésion future : ils deviennent les ambassadeurs du projet.

👉 4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

Valoriser l’intelligence collective dans les projets ERP

Certains projets vont encore plus loin en misant sur l’intelligence collective… entre plusieurs structures. C’est le cas du groupe ERP mis en place à Bordeaux, à l’initiative de BEAM. Plusieurs organisateurs confrontés aux mêmes problématiques ont mutualisé leur réflexion et leurs besoins pour peser plus lourd face aux éditeurs.

Cette approche collaborative présente plusieurs bénéfices :

• Réduction des coûts de développement spécifiques
• Mutualisation des bonnes pratiques
• Création d’un socle commun interopérable

Vincent Montury nous donne un exemple concret : « On a créé un groupe ERP avec d’autres sites. On partageait 80 à 90 % des besoins. »

En lien étroit avec les équipes de Planexpo et de Lab Event, cette démarche a permis de co-construire des briques fonctionnelles réellement adaptées aux contraintes du terrain. L’ERP devient alors un outil évolutif, façonné par et pour les utilisateurs.

Le succès du changement selon BEAM

Accompagner au changement les équipes opérationnelles

Un changement d’outil métier n’est jamais anodin. Pour qu’il soit accepté — voire adopté avec enthousiasme — l’accompagnement des équipes opérationnelles est primordial. C’est ici que tout se joue : entre succès collectif… et rejet silencieux.

80 % sont attentistes : ils regardent ce qui se passe. Ce sont eux qu’on doit surtout convaincre, accompagner, rassurer.” – Vadim Toropoff, fondateur de Lab Event

Appliquer la méthode Lab Event

Chez Lab Event, l’accompagnement repose sur une méthode structurée en trois grandes phases, pensée pour sécuriser chaque étape du projet.

1. Comprendre les processus métiers
Les équipes projet observent le quotidien des utilisateurs, identifient les points de friction et documentent les méthodes existantes. L’idée est de partir du terrain réel, et non d’une vision idéalisée des usages.

2. Configurer et migrer
Cette phase, appelée “Run”, consiste à adapter l’outil au contexte du client (vocabulaire, rôles, structures) puis à réaliser une migration sélective des données utiles. Un nettoyage est souvent nécessaire pour repartir sur des bases fiables. Des tests sont ensuite réalisés avec des cas concrets.

3. Former et engager
La formation n’est pas descendante : elle s’appuie sur des ateliers métiers, des scénarios d’usage et des référents internes formés pour devenir des relais en interne (les fameux key users).

Ce modèle permet d’éviter les blocages liés à la nouveauté et favorise une montée en autonomie progressive.

Collaborer avec ses prestataires pour un changement réussi

Un projet de changement logiciel ne peut fonctionner qu’en partenariat étroit avec ses prestataires. Plus ces derniers sont impliqués en amont du projet, plus les solutions livrées seront pertinentes, personnalisées et bien intégrées aux processus métiers existants.

Chez BEAM, cette approche a été pleinement appliquée : l’accompagnement avec Lab Event et Planexpo a commencé avant même toute contractualisation. Les prestataires ont été associés aux réflexions stratégiques, aux ateliers métiers et aux tests fonctionnels. Ils ont ainsi pu affiner leurs outils en fonction des retours terrain, parfois avant même qu’une signature officielle n’ait été posée. Ce mode de collaboration permet d’instaurer une dynamique de co-construction continue. Loin d’une livraison “clés en main”, les solutions évoluent avec les besoins exprimés et les retours utilisateurs.

Pour Vincent Montury, « un partenaire doit être prêt à faire évoluer son système. »

Cette écoute active devient un moteur d’innovation permanent, où chaque nouvelle demande est une opportunité d’amélioration partagée.

Optimiser la productivité et l’expérience utilisateur

Un des leviers majeurs de la conduite au changement est l’amélioration du quotidien des équipes. Le choix d’un nouvel outil ne doit pas seulement être justifié par des promesses techniques, mais bien par des gains concrets en efficacité et en fluidité.

Améliorer le travail quotidien des équipes opérationnelles

Les équipes opérationnelles, souvent en flux tendu dans l’événementiel, doivent pouvoir s’appuyer sur des outils fiables, rapides et intuitifs. Un bon logiciel permet d’automatiser de nombreuses tâches répétitives et chronophages, tout en réduisant les erreurs humaines.

Voici quelques impacts concrets :

• Génération automatique des devis, contrats et factures
• Réduction des ressaisies grâce à des workflows intégrés
• Fiabilité accrue des données, traçabilité des actions

« Un bon changement de logiciel peut amener +20 à 30 % de productivité. » – Vadim Toropoff, fondateur de Lab Event

La productivité libérée permet aux équipes de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée : relation client, anticipation, innovation.

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Offrir une expérience fluide aux utilisateurs et aux clients

L’ergonomie n’est pas un luxe. C’est un facteur d’adhésion interne… et un atout externe. Un outil intuitif rassure les utilisateurs et donne confiance aux clients qui reçoivent des documents clairs, structurés et esthétiques.

Mais l’impact ne s’arrête pas là : l’expérience vécue par le client final – exposant ou visiteur – est aussi transformée. Des documents clairs, bien présentés, cohérents visuellement renforcent la crédibilité de l’organisateur et fluidifient les échanges.

Les points clés à retenir :

• Interfaces modernes, inspirées des usages grand public
• Outils accessibles, sans formation technique poussée
• Documents enrichis et visuellement cohérents (devis, bons de commande, propositions)

« On veut des outils modernes, accessibles. Comme une appli que même un enfant peut comprendre. » – Vincent Montury, Directeur des Solutions numériques chez BEAM

Un bon logiciel ne se contente donc pas d’automatiser : il soigne l’expérience à tous les niveaux, en interne comme en externe.

Profiter du changement pour structurer ses données

• Suppression des doublons et données obsolètes
• Clarification des référentiels (types d’offres, nomenclatures, clients)
• Standardisation des méthodes de saisie
• Modernisation des workflows internes et interservices

Comme l’explique Vincent Montury, « les nouvelles solutions sont aussi une occasion d’imposer plus de rigueur dans la donnée. »

Un bon outil ne vaut que par la qualité des données qu’il traite. Structurer, c’est aussi gagner en fiabilité, en reporting, et en capacité d’analyse.

Anticiper les évolutions technologiques dans l’événementiel

Opter pour une solution moderne, c’est aussi se préparer à l’avenir. Dans un secteur en constante évolution, les outils doivent être capables de s’adapter, de se connecter, et d’évoluer avec les usages. API, connecteurs, intelligence artificielle : les plateformes rigides deviennent rapidement un frein.

C’est pourquoi le choix d’une solution ouverte et évolutive est stratégique à long terme.

• Plateformes ouvertes, capables de dialoguer avec d’autres logiciels (CRM, comptabilité, signature électronique, etc.)
• Intégration facilitée d’outils externes pour bâtir un écosystème métier personnalisé 
• Premiers cas d’usage d’intelligence artificielle déjà en place : génération automatique de contenus, analyse de données, automatisation des tâches répétitives

Ces nouvelles briques technologiques ne sont plus des options : elles deviennent progressivement des standards.

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Le rebooking, pilier de la commercialisation

Le rebooking, aussi appelé renouvellement anticipé, désigne le moment où un exposant confirme sa participation à la prochaine édition d’un salon, souvent avant même la fin de l’événement en cours. Ce processus peut s’appliquer à tous les profils d’exposants, des plus petits aux plus grands.

Pratiquer le rebooking a 4 avantages : 

• Stabilité financière : une partie des ventes de l’édition suivante est sécurisée par avance.
• Organisation de l’implantation des stands : les équipes gagnent du temps sur la planification.
• Outil de fidélisation : les exposants bénéficient d’avantages comme le choix prioritaire de leur emplacement ou des options de visibilité.
• Réduction de la pression commerciale : les efforts de prospection en phase de lancement sont limités. 

Comment se déroule une session de rebooking efficace ?

L’importance d’une préparation commerciale

Le succès d’une session de rebooking se joue bien avant l’ouverture des portes du salon. Une anticipation rigoureuse permet de maximiser la fluidité sur place et d’augmenter significativement le taux de conversion.

Voici les étapes clés à ne pas négliger :

• Cadrer les règles d’attribution : priorité aux anciens exposants, zonage réservé par secteur, ordre de réservation selon la fidélité ou la surface.

• Mettre à jour le plan d’implantation : nettoyage des anciennes affectations, prise en compte des contraintes techniques, intégration des nouveautés.

• Cibler les exposants à recontacter : segmentation par potentiel, historique de satisfaction, évolution de leur stratégie (nouveaux produits, changement de taille, etc.).

👉 Cette phase peut également inclure la création d’un argumentaire spécifique par zone ou par typologie d’exposant, pour permettre à chaque commercial de s’adapter rapidement lors des échanges sur place.

Avoir un stand dédié au rebooking sur le salon

Le jour J, le rebooking doit être visuellement identifié et facilement accessible. C’est pourquoi de nombreux organisateurs mettent en place un stand dédié, à l’image de Santexpo.

Ce stand est pensé comme un véritable espace de vente :

• un écran grand format projette le plan commercial interactif de la prochaine édition,

• les zones sont colorées et segmentées pour une meilleure lisibilité,

• le commercial peut naviguer dans le plan avec l’exposant, en direct, et personnaliser l’offre en fonction de ses objectifs

« On affine selon la stratégie : outils de communication, proximité d’une entrée, etc. « 
Maxime Moulin – Responsable commercial Santexpo

Projeter l’exposant grâce à la visualisation du plan commercial

C’est ici que la technologie fait la différence. Grâce à des outils comme Planexpo, les commerciaux peuvent afficher en temps réel :

• les zones encore disponibles,

• les stands déjà réservés,

• les conditions tarifaires associées.

Le tout, avec une vue claire, segmentée, interactive.

Résultat : la négociation devient concrète. L’exposant voit ce qu’il achète, comprend immédiatement les implications de ses choix, et peut finaliser son engagement directement sur place.

Par exemple, l’outil Planexpo permet de naviguer dans un plan interactif, segmenté par zones et secteurs. Chaque zone peut être personnalisée, et les informations commerciales sont synchronisées en temps réel. Pour le commercial comme pour l’exposant, l’expérience est fluide et orientée résultats.

Maxime le confirme : « Ils savent exactement ce qu’ils achètent : la surface, l’emplacement, le zoning. »

👉 Découvrir les plans interactifs Planexpo

Le rôle du commercial dans le rebooking

La réussite d’une stratégie de rebooking repose largement sur la capacité du commercial à adapter son approche à chaque interlocuteur. Bien au-delà d’un rôle de “vendeur de m²”, il devient ici stratège, conseiller et médiateur. Deux grands piliers structurent son intervention : la personnalisation de l’offre et la gestion des contraintes.

Une relation personnalisée et de conseil

Un bon rebooking ne consiste jamais à imposer un stand disponible. Il s’agit au contraire de comprendre l’exposant dans sa globalité, ses ambitions pour l’année suivante, et de le guider vers un choix pertinent, réaliste et stratégique.

Voici quelques axes que le commercial peut explorer :

• Visibilité : l’exposant cherche-t-il à marquer les esprits ? Être proche de l’entrée ? D’un espace de conférence ? A-t-il des produits à fort impact visuel ?

• Flux visiteurs : souhaite-t-il bénéficier d’un fort passage ? Éviter les zones à faible densité ?

• Networking : veut-il être proche de partenaires ou d’une communauté sectorielle ?

• Logistique : a-t-il des besoins particuliers en termes de montage ou d’accès technique ?

• Budget : quelle est sa marge de manœuvre, et quelles options peuvent être optimisées ?

👉 Dans l’exemple de Santexpo, chaque zone est traitée en fonction de l’activité de l’exposant, et la présentation du plan sert à nourrir une conversation stratégique. Comme l’explique Maxime, « il y a vraiment toute une phase de découverte faite en fonction de l’activité, des besoins, du budget, de la superficie, et de la configuration du stand ».

Un gestionnaire des contraintes de l’exposant

Si le rebooking est un temps de vente, c’est aussi un exercice d’équilibriste. Tous les emplacements ne sont pas disponibles. Il y a des règles à respecter : zoning, équité, cohérence sectorielle… Et parfois, des tensions entre exposants.

Le commercial doit alors :

• Faire respecter les règles sans générer de frustration

• Éviter les conflits : entre concurrents, ou entre petits et gros clients

• Expliquer les contraintes : techniques (poteaux, issues de secours), réglementaires, ou liées à la configuration du lieu

• Négocier les arbitrages : proposer un plan B pertinent, ou réserver une option prioritaire pour une future extension

Les résultats chiffrés d’un rebooking réussi 

Une fidélisation exposant plus élevée

Lorsqu’un salon maîtrise le processus de rebooking, les effets sont rapides et mesurables. Par exemple, sur Santexpo, certaines zones étaient complètes dès la première journée avec plus de 70 % des exposants déjà réengagés.

« On a beaucoup plus rebooké que l’année dernière. On voit vraiment la différence. » – Maxime Moulin, Reponsable commercial zone institutionnelle Santexpo

Et Exposalons confirme la tendance.

« On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ces dernier·es pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.” Florence de La Moureyre, Dirigeante d’Exposalons

Ces chiffres montrent clairement qu’un dispositif de rebooking bien orchestré, appuyé par de bons outils, une préparation solide et une démarche commerciale affinée génère un retour financier à court terme.

Un effet positif sur les équipes commerciales

Le bénéfice d’un rebooking réussi va bien au-delà des chiffres : il transforme la façon de travailler des équipes terrain.

• Focus renforcé sur les nouveaux leads : Grâce à une base déjà sécurisée, les commerciaux peuvent rediriger leurs efforts sur la prospection, ouvrant la porte à de nouvelles opportunités.

• Upsells facilités : Libérées de l’urgence liée aux stands, les équipes peuvent proposer des prestations complémentaires (signalétique, animations, visuels premium) et augmenter la valeur moyenne par exposant.

• Fidélisation renforcée : À la Foire Comtoise, par exemple, le personnel a constaté qu’avec plus de temps à consacrer aux exposants, ils ont pu tisser des relations plus solides, améliorant la perception de l’accompagnement.

3 bonnes pratiques pour améliorer votre rebooking

Pour optimiser le rebooking, plusieurs leviers peuvent être activés.

👉 Créer un espace dédié pendant le salon, avec un accès facile aux commerciaux et au plan interactif.
👉 Générer un sentiment d’urgence : certaines zones peuvent être annoncées comme limitées ou très demandées.
👉 Proposer des avantages concrets – comme une remise ou un support de communication offert – peut accélérer la décision.

L’intégration d’un CRM comme celui proposé par Planexpo permet de suivre les interactions, de planifier les relances et de sécuriser le process de bout en bout.

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