Cas client : Imagin’Con est passé chez Planexpo

Imagin’Con x Planexpo

Comment gagner du temps sur
la gestion des exposants ?

Photo prise lors du Cosplay Championship 2023. On y voit plusieurs personnes hommes et femmes déguisés avec du Cosplay.

Photo d'un Cosplay déguisé en robot, devant un fond noir.

Photo Cosplay où on voit 9 spiderman en rond. En référence au metavers.

Je suis passée chez Planexpo 🚀

Je suis Audrey Verdez, chargée de mission chez Imagin’Con, l’association qui organise Japan Party et le Salon fantastique au Parc floral de Paris. Notre événement, c’est un mélange des cultures geek, japonaises, jeux vidéo, Cosplay et des cultures d’imaginaire : science fiction, fantasy, fantastique, steampunk.

Avant de passer chez Planexpo, nous avions un logiciel qui ne nous permettait pas de faire autant de choses. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est long… La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps, j’avais saisi le plus gros de l’outil.

En prenant Planexpo, nous voulions atteindre 2 objectifs :

Faciliter le parcours des exposants, en particulier leur inscription et la gestion de leur espace après l’événement notamment ;
Gagner du temps au sein de l’équipe opérationnelle.

Depuis le changement vers Planexpo, on a clairement gagné du temps dans la gestion des exposants. Grâce à l’outil, les exposants sont autonomes lorsqu’ils remplissent le formulaire d’inscription, car il a été créé avec des catégories multiples, qui s’adaptent à leurs besoins.

Audrey VERDEZ
Chargée de mission chez Imagin’Con

Différents visuels listing dossier de participation et vue data sur l'outil Planexpo, gestion événementielle

Imagin’Con
a fait confiance à Planexpo

Nom du client : Imagin’Con
Secteur d’activité : cultures geek, japonaises, jeux vidéo, Cosplay et des cultures d’imaginaire
Salon : Japan Party Salon fantastique à Paris
Cible : BtoC

Les chiffres clés 🔥

Chiffres clés événementiels d'Imagin'Con avec : les m² de surface, le nombre d'exposants, d'intervenants, de visiteurs en 2023 et de visiteurs attendus en 2024

Objectif n°1
Faciliter le parcours des exposants

Afin de faciliter le parcours des exposants, un formulaire clair a été élaboré dans l’outil Planexpo. Ce formulaire permet aux exposants de détailler toutes leurs activités, même les plus spécifiques, tout en bénéficiant de catégories multiples.

Cela leur confère une autonomie jusqu’à la validation de leur dossier et leur permet d’ajuster librement leurs options. De plus, l’intégration automatisée des profils d’exposants sur le site événementiel conçu avec notre partenaire inwink simplifie davantage le processus. En effet, il offre aux exposants la possibilité de créer leurs profils, d’ajouter des visuels et d’inclure des informations telles que leurs pages de réseaux sociaux.

Cette approche allège considérablement la charge de travail liée à la gestion des exposants, permettant ainsi de concentrer l’attention sur la validation des candidatures une fois que les exposants ont finalisé leurs ajustements.

Gif qui montre le formulaire d'inscription à l'événement, avec toutes les étapes clés d'inscription dont les informations du participant, le contact réservation, facturation, les options de stand, les modalités de facturation, etc...

Objectif n°2
Le gain de temps pour les équipes opérationnelles

5 visuels de l'outil de gestion événementielle Planexpo : le plan d'implantation, l'espace exposant, le plan visiteur, le formulaire de demande de participation et le CRM métier.

👀 Visionner notre Planex’Prod : un Kick Off chez Planexpo

Le recours à l’outil de gestion événementielle Planexpo se traduit par un gain de temps significatif pour les équipes opérationnelles. L’étroite corrélation entre la simplification du parcours des exposants et l’efficacité des équipes se révèle évidente, libérant ainsi davantage de temps pour se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.

Par exemple, pour Audrey, ça a été : la recherche d’invités pour le salon, la sélection d’animations pertinentes pour petits et grands, le recrutement des bénévoles, la gestion des réseaux sociaux …

L’investissement principal en termes de temps se situe dans la configuration initiale du formulaire et de l’outil. Toutefois, cet aspect est atténué par l’accent mis sur l’accompagnement dédié à l’installation de l’outil. Ce processus est caractérisé par une prise en main rapide, et un suivi continu assuré par un Customer Success Manager (CSM). De plus, un support technique est disponible tout au long de l’utilisation de l’outil, garantissant une expérience fluide et minimisant les interruptions opérationnelles.

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Cas client : Exposalons est passé chez Planexpo

23 04 24 | Cas clients

Exposalons x Planexpo

Comment ces salons se démarquent des autres ?

Photo du salon Paris Animal Show d'Exposalons, utilisateur du logiciel événementiel Planexpo. On y voit un kakémono avec une tête de chat et 5 personnes sur l'arrière de la photo, ainsi qu'un stand.

Photo d'un stand du salon Paris Animal Show d'Exposalons, utilisateur de l'outil de gestion événementielle Planexpo. On y voit 3 standistes et 2 visiteurs sur un stand de la marque Zolux.

Photo d'une foule d'une trentaine de visiteurs lors du salon Paris Animal Show d'Exposalons, utilisateur de la plateforme Planexpo

Je suis passée chez Planexpo 🚀

En tant que dirigeante d’Exposalons, j’ai 2 priorités :

développer et rentabiliser nos 2 salons dédiés à l’animal de compagnie : Expozoo Paris Animal Show et Animal Expo.
proposer à mes équipes des outils qui leur permettent de travailler plus efficacement et gagner du temps dans l’administration des ventes.

L’année dernière, nous avons pris une décision stratégique : changer d’outil afin d’optimiser nos processus internes. Cap vers la transformation digitale !

Lorsque nous avons engagé cette transition, nous avons été impressionnés par la rapidité avec laquelle nos équipes l’ont embrassée. Cela a été rendu possible grâce à un accompagnement de qualité, conçu sur mesure pour répondre à nos besoins spécifiques. Planexpo à surtout bien rempli sa mission et réussit à nous libérer du temps dans l’opérationnel. Mes collaborateurs se sont alors concentrés davantage sur la commercialisation et la re-commercialisation de nos événements, renforçant ainsi notre position sur le marché.

Cette année, nous avons même expérimenté pour la 1ère fois le re-booking avec l’outil Planexpo pendant l’événement. Ce fut un vrai succès ! Les exposants ont apprécié de pouvoir sécuriser rapidement leur emplacement moyennant un tarif privilégié, en prévision de leur participation l’année suivante.

Cet investissement dans Planexpo était le bon choix et contribue de manière significative à développer notre avantage concurrentiel.

Florence DE LA MOUREYRE
CEO Exposalons

Exposalons
a fait confiance à Planexpo

Nom du client : Exposalons
Secteur d’activité : les animaux de compagnie
Salon : Expozoo Paris Animal Show et Animal Expo
Cible : BtoB et BtoC

Les chiffres clés 🔥

Objectif n°1
Centraliser et automatiser les tâches chronophages

Avoir un outil qui rassemble CRM métier, espace exposant·e, tableau de bord de suivi, animation de la communauté, et plan du salon, permet de libérer du temps aux équipes et de booster cette commercialisation, tout en permettant à “l’exposant·e d’être encore plus acteur·trice de sa participation”. En effet, l’accès à son espace exposant·e lui permet d’être plus autonome sur de multiples tâches.

C’est pour cela que Florence de La Moureyre, CEO d’Exposalons, s’est penchée sur 3 outils partenaires : Planexpo, inwink et Expose, pour répondre aux besoins de l’exposant·e en termes techniques et de visibilité.

Gif du plan visiteur du salon Paris Animal Show, créé sur l'outil Planexpo. C'est un plan zoomé et dézoomé qui montre l'ensemble des exposants du salon.

-> Visionner notre webinaire sur les tâches chronophages

Objectif n°2
Favoriser l’upsell et la re-commercialisation

Visuel d'un couloir du salon Paris Animal Show, utilisateur de l'outil Planexpo. On y voit un gros stand sur la droite, ainsi que quelques visiteurs dans l'allée du salon, et des stands sur la gauche également.

Comme de nombreux·ses organisateurs·trices, l’un des objectifs du jour J, c’est de proposer un rebooking immédiat à ses exposant·es.

“On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ces dernier·es pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.”

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Cas client : Le Sommet de l’Élevage est passé chez Planexpo

23 04 24 | Cas clients

Sommet de l’élevage x Planexpo

Comment le salon a explosé sa croissance ?

Photo prise pendant le salon du Sommet de l'Élevage 2023 - client de Planexpo. On y voit des visiteurs et des stands, dans un grand entrepôt.

Photo de vaches marrons prise pendant le Sommet de l'Élevage.

Photo d'une conférence lors du Sommet de l'Élevage 2023 - Client Planexpo

Je suis passé chez Planexpo 🚀

J’ai 2 missions principales en tant que Responsable de Développement du Sommet de l’Élevage, l’événement leader mondial dans son domaine :

moderniser et digitaliser le salon ;
augmenter le CA tout en continuant d’apporter toujours plus de valeur à nos exposants.

Notre ambition de croissance se heurtait à une structure logicielle inadaptée à la réalité d’aujourd’hui. Dès les premiers instants après notre changement, nous avons senti une accélération de la commercialisation. Nous bénéficions également d’une meilleure agilité dans la gestion des plans de salon et des espaces disponibles. Et cerise sur le gâteau, notre nouvel outil a renforcé la collaboration au sein des équipes commerciales, puis avec les fonctions support.

Voilà 1 an maintenant que nous sommes utilisateurs de Planexpo. Le bilan de notre édition 2023 met en exergue des records historiques, tant en performance commerciale qu’en affluence sur le salon. La Team Sommet de l’Elevage, bien accompagnée est tournée vers un avenir désormais florissant, se félicite du choix Planexpo.

Victor BERTHON
Responsable de développement Sommet de l’Élevage

Différents visuels listing dossier de participation et vue data sur l'outil Planexpo, gestion événementielle : l'onglet data, l'onglet événement, participants et l'espace exposant

Le Sommet de l’Élevage
a fait confiance à Planexpo

Nom du client : Sommet de l’Élevage
Secteur d’activité : production animale et génétique
Salon : Sommet de l’Élevage à Clermont- Ferrand
Cible : BtoB

Les chiffres clés 🔥

Chiffres clés des performances du Sommet de l'élevage, grâce à Planexpo. On y voit le nombre d'exposants, l'évolution du nombre de visiteurs, le nombre de m2 vendu, etc...

Objectif n°1
Avoir une information centralisée organisateur

Utilisateur d’Autocad dans son quotidien, le plus gros problème était que les informations n’étaient pas synchronisées. En effet, 2 personnes pouvaient travailler sur un même plan, au même moment, et modifier des éléments simultanément, sans que l’autre n’ait l’information actualisée.

Techniquement, il n’a pas eu à se séparer d’Autocad puisqu’un plugin est disponible sur la plateforme avec :

L’import des fonds sur des calques, pour structurer et travailler finement sur chaque élément du plan d’implantation ;
La mise à l’échelle, pour construire au fur et à mesure des éléments de repères ;
Le redécoupage des stands, pour proposer des espaces dédiés aux exposant·es.

Vue du plan d'implantation interactif via Autocad. Sur le côté gauche, on voit l'outil Autocad et sur le côté droit, on voit l'application directe sur l'outil de gestion événementielle Planexpo.

-> Visionner notre webinaire sur les plans interactifs

Objectif n°2
Développer une stratégie de croissance

Visuel du site événementiel du sommet de l'élevage et du formulaire de demande d'inscription, client de Planexpo

Ils étaient à 83 000 m2 d’exposition nette l’année dernière et cette année, ils sont passés à 89 000 m2, c’est quand même 6000 m2 carrés de ventes en plus ! Il y a de plus en plus d’inscriptions dans le temps, proches de la date d’ouverture de la commercialisation.

Habituellement, à cette période-là, ils n’étaient pas à 100% des inscrit·es. Maintenant, ils sont déjà à 110% des inscrit·es, donc il y a une belle progression en rapidité de commercialisation. Ce qui permet aussi de dégager du temps pour autre chose, et ce qui montre aussi l’efficacité de Planexpo et inwink. Victor en a déduit que le duo d’outils les a fortement aidé à commercialiser plus rapidement.

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Gérer une roadmap produit avec Johanne, Product Owner chez Planexpo

17 04 24 | Produit

Le challenge de gérer une roadmap produit avec Johanne

Savez-vous comment est gérée une roadmap produit ? Johanne Baboulin, Product Owner chez Planexpo, vous explique comment elle priorise, met en place des deadlines, des ressources nécessaires, pour gérer au mieux la roadmap.

Visuel format carré qui montre Johanne, Product Owner chez Planexpo. Au dessus, il y a écrit "Johanne vous explique, comment est gérée une roadmap produit".

Temps de lecture

4 min

La roadmap produit

Priorités et deadlines

Organisation des équipes

Gestion des demandes

Une approche flexible

Démo

Dans un environnement de développement en constante évolution, gérer une roadmap produit est un exercice complexe. Cela requiert une vision claire, une capacité à s’adapter rapidement et une compréhension profonde des besoins clients.

Johanne Baboulin, Product Owner chez Planexpo, illustre comment une approche centrée sur les cycles de production, la priorisation des besoins clients et l’optimisation continue des fonctionnalités peut transformer les défis en opportunités.

C’est quoi une roadmap produit ?

La vision produit

La vision produit est définie conjointement par les équipes techniques, commerciales et de direction. En effet, cette vision sert de guide pour nos stratégies à long terme. Elle n’est pas fixe figée ; elle s’adapte et évolue pour mieux répondre aux besoins de nos clients. Nous nous devons d’être flexible dans notre planification.

👉 Chez Planexpo, voici comment ça se passe

Une fois cette vision produit actée, j’élabore la roadmap au début de l’été, en impliquant un maximum de collaborateurs avant leurs départs en vacances. Puis, elle est peaufinée avant d’être présentée à l’ensemble de l’entreprise à la rentrée, et communiquée aux différentes équipes pour une application opérationnelle.

C’est ce qu’on appelle la roadmap annuelle.

Elle ne bouge pratiquement pas, car elle sert de cap global et n’est pas suivie à la lettre. Le fait de ne pas trop la modifier permet aussi, à la fin de l’année, de la reprendre et de voir ce qu’on a fait, ce qu’on n’a pas fait, et de réfléchir à pourquoi.

Bien entendu, une roadmap plus court terme existe en parallèle, pour guider les équipes techniques semaine après semaine. Contrairement à la roadmap annuelle, je l’ajuste toutes les semaines, et une fois par mois, en consultation avec les dirigeants.

Visuel de la roadmap chez Planexpo. On y voit une partie "développement clients" et une partie "développement produit". Par contre, c'est flouté pour préserver notre stratégie.

Visuel de la roadmap produit Planexpo

La capacité des équipes techniques à tenir le rythme

La roadmap tient compte de la vélocité des équipes techniques pour aligner les objectifs sur ce qui est réalisable dans le temps imparti. En effet, cette étape est essentielle pour équilibrer les attentes et les capacités, et pour prioriser efficacement les initiatives.

Certes, les imprévus sont inévitables, ce qui engendre parfois des retards sur la roadmap.

Pour contrer cela, elle est régulièrement ajustée pour intégrer ces nouvelles priorités et développements essentiels non anticipés. Cette flexibilité est au cœur de notre fonctionnement, pour répondre aux exigences changeantes et garder le cap sur les objectifs à long terme.

Gestion des priorités et des deadlines techniques

En fonction des besoins de nos clients

Chez Planexpo, la priorisation des tâches est guidée par un équilibre entre 2 exigences : commerciale (installation, production d’événements, client bloqué…) et stratégique (développement du produit à long terme).

Comme je l’ai mentionné plus haut : les retours de nos clients sont cruciaux. Ils nous permettent d’ajuster dynamiquement la roadmap pour répondre à leurs besoins les plus urgents.

En ce qui concerne les évolutions de produit, le ratio entre temps investi et valeur ajoutée est soigneusement évalué, que ce soit pour nous ou pour nos clients. Cela nous permet de maximiser l’efficacité de nos ressources. De plus, nous intégrons la fréquence des demandes sur certains sujets. Effectivement, si un grand nombre de clients expriment des besoins similaires, ces sujets seront transmis pour garantir une satisfaction optimale et une réponse proactive aux tendances du marché.

La dépendance de certains sujets à traiter

Dans la planification de notre roadmap, il est crucial de considérer comment certaines tâches et fonctionnalités dépendent les unes des autres. Certaines sont essentielles car elles permettent de débloquer ou de faciliter le développement de projets futurs plus complexes. Dès lors, elles doivent être priorisées pour assurer une progression fluide et efficace de nos projets.

Identifier les tâches fondamentales pour les étapes futures nous permet de leur donner la priorité. Ainsi, nous pouvons les démarrer rapidement. Cela garantit une progression cohérente et efficace de nos projets et cela met en place les bases nécessaires pour les innovations à venir. Dans ces conditions, on évite les retards dans les phases critiques. Le flux de travail de nos développeurs·euses est optimisé et le développement reste en accord avec les objectifs à long terme de Planexpo.

Dette technique et performance de l’outil

La dette technique et la performance globale sont souvent mises de côté, considérées comme secondaires par rapport aux exigences métiers immédiates. Et pourtant, leur bon traitement est d’une importance capitale ! Mon travail est de les prioriser correctement pour éviter de ralentir les futurs développements ou d’augmenter les bugs qui pourraient affecter à la fois les clients et les développeurs. Les bugs bloquants, en particulier, sont traités en priorité pour assurer la stabilité et l’efficacité de l’outil.

Bien que l’introduction de nouvelles fonctionnalités puisse sembler prioritaire, maintenir un focus sur la « qualité » est crucial pour ne pas compromettre la fonctionnalité de l’outil. Et ainsi, soutenir une amélioration continue sans compromettre la performance de l’application.

Organisation des équipes techniques

Les sprints

Chez Planexpo, les équipes techniques organisent leur travail en sprints. Pour les “non-tech”, ce sont des périodes de travail fixées à l’avance pour une durée déterminée, généralement d’une semaine à un mois. Cette méthode permet à chaque équipe de fonctionner selon un rythme qui correspond à ses spécificités et besoins.

👉 Comment ça fonctionne chez Planexpo ?

Chez Planexpo, on fait des sprints d’une semaine car notre équipe est relativement petite et que l’on se doit d’être très réactifs aux besoins de nos clients. Dès lors, on peut adapter le travail des développeurs et la roadmap en fonction de ce qu’il s’est passé.

Chaque semaine débute avec un “sprint planning” où l’on présente le travail à faire et où on répartit les tâches. Le vendredi, nous nous réunissons à nouveau pour partager nos feedbacks sur la semaine. Cette réunion est cruciale car elle nous permet de discuter des réussites et des obstacles rencontrés. Ainsi, le planning pour le prochain sprint est ajusté en fonction des retours et des besoins émergents, pour s’adapter en permanence à la réalité du métier.

Les sprints structurent le développement, facilitent une planification claire, une répartition efficace des tâches, et une évaluation régulière des progrès réalisés.

Cet arrangement flexible aide les équipes à :

Rester agiles ;

Adapter rapidement leur travail aux retours continus ;

Maximiser leur productivité tout en répondant précisément aux exigences du projet en cours.

La gestion de vos demandes

Avant toute chose, notre FAQ est assez documentée pour gérer une grande partie des interrogations de nos clients. Néanmoins, et si la demande est plus technique, elle sera gérée en premier contact par Lucas, notre Customer Success Manager. Que ce soit par le chat, depuis l’interface admin Planexpo ou en direct sur notre outil de gestion de projet Basecamp.

GIF qui montre comment contacter les équipes techniques chez Planexpo, via l'outil de gestion événementielle. On y voit les demandes techniques mais également les bugs.

Lucas tente de résoudre les problèmes immédiatement ; si une intervention de développeur est nécessaire, il me transmet la demande. C’est là que mon travail de priorisation commence, basée sur l’urgence et la charge de travail de l’équipe technique.

Les interventions sont planifiées pour minimiser les perturbations, idéalement en début de semaine lors de la révision des objectifs. Quant aux délais de résolution, ils varient de l’immédiat à 2 semaines en fonction des sujets à traiter.

Dans tous les cas, c’est Lucas qui informe le client une fois la problématique résolue 🙂

Une approche flexible et proactive

La gestion de la roadmap produit chez Planexpo est orchestrée avec une main de fer par Johanne Baboulin, Product Owner. Son métier nécessite d’intégrer les retours des clients et de s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Cette approche flexible et proactive permet de transformer les défis en opportunités stratégiques, tout en restant aligné avec les objectifs à long terme.

Découvrez-le par vous-même en devenant client chez Planexpo !
Prenez RDV pour une démo de l’outil 😉

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Cas client : Exposalons est passé chez Planexpo

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Cas client : Le Sommet de l’Élevage est passé chez Planexpo

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Visuel de présentation "comment est gérée une roadmap produit" avec une photo de Johanne et son poste de Product Owner chez Planexpo

Gérer une roadmap produit avec Johanne, Product Owner chez Planexpo

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Visuel qui représente une surveillance accrue des visiteurs d'un salon, établie grâce à l'IA. On y voit plusieurs personnes dans un énorme hangar, reliées par des traits blanc.

L’IA dans l’événementiel

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L’IA dans l’événementiel

13 03 24 | Événementiel

L’IA dans l’événementiel

Découvrez comment est l’IA est utilisé par les organisateurs d’événements et quelles sont les opportunités d’évolution dans le secteur de l’événementiel.

Temps de lecture

4 min

Appropriation de l’IA par les organisateurs

L’IA, outil de créativité événementielle

L’IA au coeur des outils de gestion événementielle

IA : un avenir prometteur

Démo

Depuis plusieurs années, l’intelligence artificielle (IA) représente aujourd’hui l’une des tendances les plus marquantes de la transformation numérique. En effet, elle offre des opportunités considérables dans une multitude de secteurs. L’influence grandissante de L’IA dans l’événementiel se fait également sentir. Elle ouvre de nouvelles perspectives et suscite un intérêt croissant de la part des organisateurs et des professionnels du secteur.

Comment les organisateurs d’événements se sont appropriés l’IA ?

Dans leurs tâches quotidiennes et chronophages

L’IA révolutionne les pratiques événementielles en proposant une multitude d’applications concrètes. En effet, elle peut automatiser des processus comme la gestion des inscriptions et billets, la planification des horaires des conférences, ou la logistique générale de l’événement.

Mais pas que puisqu’elle facilite l’analyse des données en temps réel. De ce fait, elle permet aux organisateurs de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’expérience des participants. Certains outils d’IA comme CrowdVision peuvent aider à analyser les flux de visiteurs en live, prévoir les tendances de fréquentation ou optimiser la gestion des foules lors d’événements. D’autres peuvent ajuster les plans de sécurité en fonction des flux de visiteurs. Ou même recommander des modifications de dernière minute pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Visuel de l'outil Crowdvision avec 2 tableaux de bord d'analyse et un plan ou schéma du lieu analysé.

Visuel de l’outil Crowdvision

Dans l’amélioration de l’expérience exposant et visiteur

Dans le domaine de l’engagement des participants, l’IA offre des solutions innovantes. Par exemple, le logiciel événementiel Bizzabo personnalise les recommandations de contenu en fonction des intérêts et des préférences des participants. De cette façon, cela engendre une expérience plus pertinente et enrichissante.

3 visuels de l'outil Bizzabo avec une version mobile et desktop. Et aussi un visuel d'une visio avec 4 personnes. Sans doute un webinaire. Analyse des interactions.

Visuels de l’outil Bizzabo

Aussi, il va bientôt être question d’utiliser des chatbots alimentés par l’IA pouvant répondre instantanément aux questions des visiteurs. Dès lors, une assistance personnalisée serait fournie tout au long de l’événement.

Pour aller encore plus loin, les outils d’IA vont jusqu’à analyser les interactions des participants sur les réseaux sociaux en temps réel. Par conséquent, les organisateurs ajustent leur stratégie de communication pour maximiser l’engagement et l’impact de l’événement.

Y a-t-il des limites à l’utilisation de l’IA dans l’événementiel ?

Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités pour améliorer les événements, son utilisation comporte également des limites et des défis.

La qualité des données disponibles

L’efficacité des systèmes d’IA dépend en grande partie de la qualité et de la quantité des données disponibles. Si les données sont incomplètes, inexactes ou biaisées, cela peut compromettre la précision des analyses et des recommandations. C’est le cas par exemple si vous utilisez ChatGPT pour écrire vos contenus d’événements.

La complexité et le coût de mise en œuvre

La mise en place d’un système d’IA efficace peut être complexe et coûteuse. Cela nécessite souvent des compétences spécialisées en science des données, en développement logiciel et en gestion de projet. Mais également des investissements importants en termes de temps et de ressources financières.

La confidentialité et la sécurité des données

L’utilisation de l’IA implique la collecte et l’analyse de grandes quantités de données personnelles. Il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données pour protéger la vie privée des participants. Pour ainsi se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que la RGPD.

Il y a toujours besoin d’une supervision humaine !

Malgré les avancées de l’IA, une supervision humaine est souvent nécessaire pour interpréter les résultats, affiner les modèles et prendre des décisions éclairées. Les organisateurs d’événements doivent être conscients des limites de l’IA et ne pas compter exclusivement sur cette technologie pour la planification et l’exécution de leurs événements.

L’IA comme outil de créativité événementielle

Agathe SAMMUT est une experte reconnue dans le domaine de l’événementiel et de l’intelligence artificielle. Forte de plus de 20 ans d’expérience, elle est le visage derrière des contenus exclusifs et des formations de haute qualité. D’abord avec Comeeti, le média dédié à l’événementiel, mais aussi grâce à ses formations proposées par la Comeeti Académie, qui ont accompagné plus de 500 professionnels.

Comment est-elle tombée dans l’IA ?

La fascination d’Agathe pour les évolutions technologiques et leur potentiel dans le domaine de l’événementiel remonte à ses débuts dans le secteur. Consciente de l’importance croissante de l’IA dans la transformation de l’industrie, elle a entrepris dès la fin de l’année 2022 d’explorer les possibilités offertes par cette technologie émergente.

Son intérêt s’est particulièrement porté sur ChatGPT, un outil d’IA idéal pour améliorer ses pratiques et répondre aux besoins évolutifs de ses clients.

Alors que l’IA continue de se développer et de s’intégrer dans tous les aspects de notre vie quotidienne, son potentiel inspire de plus en plus la créativité dans le domaine de l’événementiel. C’est pour cela que nous avons donné la parole à Agathe Sammut de Comeeti. Elle a exploré ici les multiples façons dont l’IA enrichit le processus créatif des organisateurs d’événements.

Comment les organisateurs utilisent l’IA pour booster leur créativité ?

Par l’optimisation du contenu et de la communication

Grâce à des outils avancés tels que ChatGPT, les organisateurs peuvent désormais produire des contenus écrits de qualité en un temps record.

descriptions d’événements sur les sites web
création d’emails promotionnels
production de supports de communication
articles de blog, conseils, interviews
posts sur les réseaux sociaux
titres et idées de contenus pour les conférences
etc…

GIF de ChatGPT et du prompt suivant : Écrire un post LinkedIn pour promouvoir le salon dédié à l'immobilier. Pour montrer la rapidité avec laquelle ça génère un post LinkedIn avec tous les codes du réseau social.

Comme un assistant de brainstorming

Au-delà de sa contribution technique, l’intelligence artificielle se positionne comme un véritable partenaire créatif et collaboratif. En tant qu’assistant de brainstorming, l’IA vous challenge, en ouvrant de nouvelles perspectives de créations de contenus et de visuels. Les organisateurs peuvent échanger et explorer de nouvelles idées.

Par exemple, ChatGPT s’invite à la table du brainstorming avec vos équipes pour trouver des idées de titres pour une conférence. Vous pouvez proposer des prompts de ce style à ChatGPT : « propose 10 titres pertinents et attractifs pour la conférence dont le thème est [thème] et dont les messages clés sont : [messages]”.

Cela fournit une bonne base pour développer vos idées, sans oublier que votre expertise humaine reste indispensable pour finaliser le travail 🙂

Par l’amélioration de vos process d’organisation

En plus de stimuler la créativité et de faciliter la conception de contenus, l’IA améliore vos processus d’organisation d’événements. Grâce à des fonctionnalités avancées de l’outil ChatGPT, certains documents de production peuvent être générés en ligne.

Par exemple, les calendriers de production pour gérer les deadlines et ressources lors de la préparation d’un événement. Les outils d’IA peuvent automatiser ce processus en générant des calendriers détaillés. Autrement dit, en intégrant les différentes étapes de planification, de production et de promotion que vous lui aurez appris.

Mais pas que, l’IA peut contribuer à la création de todo lists efficaces. En identifiant automatiquement les tâches prioritaires, en assignant des responsabilités et en proposant des rappels pour les échéances importantes.

Et aujourd’hui ? Jusqu’où peut aller l’organisateur grâce à l’IA ?

Jusqu’à la scénographie de l’événement

En plus des contenus, l’IA peut accompagner les organisateurs dans la scénarisation et la création d’une ambiance pour leur événement. Des outils tels que Midjourney ou Dall-e 3 offrent une palette de possibilités créatives pour conceptualiser et matérialiser des décors uniques.

Les organisateurs peuvent ainsi définir des univers ou ce qu’on appelle des moodboards, qui marquent les esprits et renforcent l’impact de l’événement.

❗️ Attention❗️

Cependant, il est essentiel de rappeler que bien que ces outils puissent faciliter la création, ils ne remplacent pas le travail des créatifs (graphistes, DA…). Leur utilisation doit être complémentaire et guidée par une vision créative forte pour garantir des résultats optimaux.

Jusqu’à l’extraction des datas

La version payante de ChatGPT permet d’automatiquement analyser et synthétiser les données provenant de tableaux Excel. L’IA peut simplifier le processus de compilation et d’organisation des données. Cela en générant automatiquement des fichiers Excel et des récapitulatifs détaillés.

Visuel de ChatGPT avec en prompt un fichier Excel à analyser

Visuels de l’outil ChatGPT – Source notes.xo.capital

Que ce soit pour analyser les retours de sondages ou évaluer les performances des intervenants, les outils d’IA peuvent extraire les informations et les présenter de manière claire et concise. Un vrai gain de temps d’analyse !

L’IA au cœur des outils de gestion événementielle

Florian Courgenouil possède une expertise de plus de 15 ans dans le domaine événementiel. Il débute sa carrière chez Reed Expositions France (RX France) en 2007, sous divers rôles dans le marketing, tant au sein d’équipes dédiées à des salons que dans des fonctions transversales au sein du groupe.

En 2015, il rejoint Goomeo en tant que Directeur marketing et commercial, responsable de fournir aux plus grands salons et congrès des solutions mobiles innovantes. Au début de l’année 2021, il intègre Eventmaker, une plateforme de gestion d’événements établie en 2009, où il supervise la division Conferences & Exhibitions.

Florian est passionné par les évolutions de l’industrie événementielle et s’efforce de comprendre et d’anticiper les changements en cours et à venir. Parmi celles-ci, l’IA sera amenée à jouer un grand rôle : production de contenus, matching des participants, design de l’expérience… nous n’avons encore rien vu !

Pourquoi les outils de gestion événementielle s’intéressent à l’IA ?

L’influence de l’IA se fait sentir dans pratiquement tous les secteurs, de la santé à la finance en passant par le divertissement. Dans le domaine de l’événementiel, cette tendance n’échappe pas à la règle. C’est dans ce contexte qu’Eventmaker a entrepris d’explorer les possibilités offertes par l’IA, dès 2017.

À cette époque, Eventmaker a pris l’initiative de développer un chatbot innovant nommé Arsène. Il était déployé lors d’événements pour assister les visiteurs et répondre à leurs questions en temps réel. Fort de cette expérience pionnière, Florian Courgenouil nous éclaire sur les défis et les opportunités liés à l’intégration de l’IA dans les outils événementiels.

Comment intégrer l’IA dans les outils événementiels ?

Conscient des avantages potentiels que cette technologie peut apporter, Eventmaker a cherché à tirer parti de l’IA pour optimiser ses services et améliorer l’expérience de ses utilisateurs. À travers une approche pragmatique et axée sur les besoins de ses clients, Eventmaker a exploré différentes pistes d’intégration de l’IA. Notamment dans la rédaction de contenus pour les sites web et les emails promotionnels, ainsi que dans la personnalisation des interactions avec les participants.

D’autres outils exploitent les capacités de l’IA pour offrir aux événements des fonctionnalités avancées. D’ailleurs, certains simplifient la planification, améliorent l’engagement des participants et optimisent les résultats globaux des événements. En voici quelques exemples :

Memento Photo est une solution qui utilise la reconnaissance faciale pour distribuer en direct les photos prises par des photographes aux personnes présentes sur ces clichés. Ainsi, ces derniers peuvent récupérer, télécharger et partager leurs photos en un clic.

Visuel avec explication de comment fonctionne Memento Photo avec la prise de photo, puis ensuite, le participants les récupèrent toutes grâce à l'IA.

Source site web Memento Photo

Swapcard est une plateforme dédiée à l’organisation d’événements professionnels et de réseautage, améliorant l’expérience utilisateur. Cela en proposant recommandation personnalisée de contacts pertinents pour le réseautage, la personnalisation des contenus et des suggestions d’activités…

Le robot Pepper est un robot humanoïde conçu pour interagir avec les humains de manière naturelle et intuitive. Il intègre des capacités d’intelligence artificielle (IA) pour comprendre et répondre aux questions, reconnaître les émotions faciales, et s’adapter à différents contextes.

Visuel du robot Pepper à l'intérieur d'un salon événement

Source site web animations-innovantes

Quelles sont les perspectives d’évolution pour les outils de gestion événementielle ?

Les perspectives d’avenir de l’IA dans les outils de gestion événementielle sont vastes ! D’ailleurs, Eventmaker continue d’explorer ce potentiel et de proposer des cas d’usage qui vont aider leurs clients. En effet, l’intelligence artificielle va révolutionner la façon dont les événements sont organisés, gérés et vécus.

Par exemple, l’IA pourrait être utilisée pour optimiser la planification des événements. En suggérant des horaires et des lieux basés sur les préférences des participants et les données historiques. Ou bien elle pourrait être utilisée pour détecter les problèmes potentiels lors de l’événement. Notemment, les goulots d’étranglement dans les files d’attente ou les pannes techniques avec le matériel audiovisuel. Cela permettrait de proposer des solutions immédiates.

Aussi, elle pourrait analyser les retours en direct des participants sur les réseaux sociaux pour aider les organisateurs à améliorer l’expérience en temps réel.

L’IA dans l’événementiel : un avenir prometteur vers l’innovation

Toutes ces possibilités illustrent l’énorme potentiel de l’IA pour transformer l’industrie événementielle. Elle permettrait d’offrir des expériences plus riches, plus personnalisées et plus efficaces pour les organisateurs et les participants. En outre, l’adoption de l’IA peut devenir un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises événementielles. Il serait dommage de ne pas profiter des prémices de cette technologie alors que le terrain est entier à conquérir !

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