Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Réservations de dernières minute, gestion logistique, coordination des intervenants… Pour prévenir du stress du rush des dernières semaines, voici quelques conseils.

Groupe de 6 personnes : 3 femmes et 3 hommes complètement dépassés par le rush avant le jour J de leur salon

Temps de lecture

4 min

Les réservations de
dernière minute

Les équipes opérationnelles

Les communications imprévues

Les clés d’une
organisation réussie


Les deux derniers mois avant l’événement sont une période cruciale où l’intensité des tâches à accomplir atteint son paroxysme. La gestion du stress lié aux dernières réservations d’espaces, à la logistique, et à la coordination des nombreux intervenants devient une priorité.

Pour anticiper le rush des dernières semaines, découvrez nos conseils pour mieux vous organiser, faciliter vos processus, tout en assurant une expérience mémorable pour vos exposants et visiteurs.

Comment gérer les réservations et commandes de dernière minute sur un salon ?

Avant un événement, l’afflux soudain de demandes de réservations de stands et les modifications de dernière minute dans la disposition des stands sont monnaie courante. C’est pourquoi, pour atténuer ces défis, des solutions pratiques peuvent être mises en place.

Avec le suivi instantané des réservations et des modifications

Le plan interactif

L’une des approches clés pour gérer efficacement les réservations de dernière minute consiste à mettre en place un suivi instantané des réservations et des modifications. Qui dit suivi, dit outil.

Par exemple, le plan interactif Planexpo permet de visualiser et de mettre à jour en temps réel les réservations d’espaces. Ainsi, cela offre une visibilité sur la disponibilité et les ajustements nécessaires. De même, le plan commercial donne la possibilité à vos commerciaux d’avoir une vue sur l’ensemble des stands restant disponibles à la vente. 

L’automatisation des processus administratifs

L’automatisation des processus, notamment la génération automatisée des factures ou la gestion des retards de paiements, contribue à minimiser les erreurs humaines et à rationaliser le processus de réservation. À chaque modification, ajout ou suppression, la facture est mise à jour instantanément. Un vrai gain de temps pour vos comptables ! 

Découvrez notre dernier Planex’Prod sur la facturation👇

Vignette pour présenter le tuto Planex Prod dédié à la facturation avec Georges
La facturation chez Planexpo

Qui plus est, toutes les informations liées aux réservations et aux stands sont centralisées dans un seul et même espace : l’espace exposant. Tout est plus clair et plus fluide dans la gestion des réservations. De même que dans les échanges entre l’organisateur et l’exposant. 

Une gestion logistique intensive

Plus le jour J approche, plus il y a de vérifications dans les commandes de matériels et dans la gestion des retards pour la livraison. Des solutions existent comme le plan technique Planexpo. Ce dernier permet d’intégrer toutes les informations techniques du plan d’implantation, sous forme de calques interactifs. Dès lors, zones d’implantation, zones de contraintes, tout est simplifié pour la mise en place des mobiliers.

Nous avons enregistré un webinaire qui détaille l’ensemble de nos plans interactifs. Intéressé·es ? 👇

Accéder au webinaire

De surcroît, d’autres plateformes comme Expose facilitent la centralisation des commandes complémentaires via des marketplaces, optimisant ainsi la gestion des ressources. Floriane de Lussac, Directrice de la communication et du marketing nous explique comment ça fonctionne sur la plateforme Expose, et avec les prestataires. 

Visuel de l'outil marketplace Expose. On y voit un site web récupéré du client Expozoo, Paris Animal Show. Avec des onglets sur le haut de la page, le bandeau de l'événement et en dessous, la liste du matériel et des mobiliers à louer.

Les exposants passent leurs commandes complémentaires sur les marketplaces, où sont référencés tous les produits nécessaires pour leur stand (aménagement, mobilier, multimédia, alimentation, etc.).  La coordination logistique entre les cheffes de projet et les prestataires assure la livraison clé en main des stands sur le lieu de l’événement. Dans une perspective d’anticipation, la fermeture des marketplaces survient généralement une dizaine de jours avant le jour J. 

 

Cependant, les cheffes de projet demeurent accessibles tout au long du montage, prodiguant conseils aux exposants et détenant une connaissance approfondie des produits des prestataires. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En sus, certains outils d’ajustement de mobiliers comme Egylis permettent de vérifier et de traiter les commandes de mobiliers sur stand le jour J, garantissant une coordination sans faille.

En vérifiant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Pour analyser ces actions, le mieux est de comparer les réservations initiales et les ajustements de dernière minute, couplés aux feedbacks des exposants sur la gestion de leurs réservations. D’autres mesures sont nécessaires comme : 

  • suivre le processus de vérification des commandes de matériel ;
  • analyser les retards ou problèmes liés à la livraison des équipements ;
  • obtenir le feedback des équipes logistiques. 

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les stratégies de l’événement suivant. D’ailleurs, cela permet une amélioration continue et une anticipation des défis potentiels.

Comment mieux gérer les équipes opérationnelles sur le salon ?

La dynamique de participation des exposants et intervenants peut évoluer rapidement, nécessitant une gestion agile pour s’adapter au mieux. Dans le même temps, la satisfaction des intervenants et exposants dépend souvent de la qualité de la gestion logistique.

D’ailleurs, selon l’Event Data Book de l’UNIMEV sortit en ce début d’année 2024, “la qualité de l’organisation d’un salon professionnel fait aujourd’hui partie du top 5 des critères de décision pour y participer. »

Grâce à la mobilisation d’une équipe réactive

Face à des changements de dernière minute, la constitution d’une équipe dédiée à la gestion des ajustements urgents est cruciale. Pour cause, cette équipe doit être caractérisée par une disponibilité constante, des rôles et responsabilités clairement définis. Mais aussi une communication régulière pour garantir une coordination efficace. 

Photo d'un homme à croupie qui est en train de construire et d'installer un mobilier au sein d'un salon événementiel

Sa réactivité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’ajuster la disposition des stands ou de répondre aux besoins spécifiques des intervenants.

« Chez Expose, la disponibilité des cheffes de projet est une priorité avant le jour J. Et le jour du salon, la présence d’équipes sur le terrain est ajustée en fonction de la complexité spécifique de chaque salon et du nombre d’exposants. Cette présence varie assurant ainsi une couverture optimale et une réactivité adaptée aux besoins de chaque événement. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En suivant au mieux les intervenants de conférence

L’élaboration d’un calendrier modulable constitue une approche essentielle pour gérer la participation changeante des exposants et intervenants. Par conséquence, ce calendrier doit permettre une flexibilité suffisante pour accueillir des participants de dernière minute tout en permettant une réaffectation rapide des ressources en cas de désistement. 

De plus, la planification de réunions de suivi fréquentes favorise une communication proactive avec les exposants, partenaires, et intervenants. Ainsi, cela permet une compréhension constante des besoins et une adaptation en temps réel.

Visuel d'un modèle Excel à télécharger, pour gérer les intervenants lors d'un salon événementiel

Téléchargez ce modèle gratuitement pour gérer vos différents intervenants de  salon

En évaluant vos équipes

Le recueil de feedback sur la gestion des changements et la flexibilité de l’équipe réactive offre des insights importants. Cette rétroaction peut provenir directement des exposants et intervenants. Ainsi, ces derniers fournissent une indication précise de la manière dont les ajustements ont été perçus et de leur impact sur la qualité de l’événement.

Une évaluation des temps de réponse et de résolution des problèmes de l’équipe dédiée peut être réalisée. De façon à permettre des ajustements le cas échéant pour améliorer la réactivité.

Et enfin, la mise en place d’enquêtes post-événement analysant les points forts et les axes d’amélioration. Autrement dit, des indications précieuses pour affiner les stratégies opérationnelles des futurs événements. 

Comment mieux gérer les annonces de communication imprévues ?

Une stratégie de communication bien affinée est cruciale pour assurer le succès d’un salon. Malheureusement, il n’est pas rare que les deux derniers mois avant l’événement soient marqués par des annonces imprévues. Ajuster la campagne de communication en conséquence tout en maintenant la clarté des informations est un défi.

En restant flexible sur la stratégie de communication

Les annonces de dernière minute peuvent englober divers aspects: mises à jour importantes, changements dans le programme, ajouts de dernière minute… Pour faire face à ces changements, l’utilisation d’outils de messagerie instantanée internes, tels que Slack ou Teams, peut faciliter une communication rapide au sein de l’équipe organisatrice. Ces plateformes permettent une coordination efficace pour intégrer les annonces et ajuster la campagne de communication.

En plus de ces outils internes, des outils de gestion événementielle facilitent l’envoi de mails en masse. Ainsi, ils diffusent rapidement les informations mises à jour à l’ensemble des participants, exposants et intervenants. En outre, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) comme aide à l’écriture de contenus peut accélérer le processus de création de messages clairs et concis, optimisant ainsi l’efficacité de la communication. 

Exemple de message groupé envoyé à toute une liste de participants à un salon. Il est envoyé à 249 participants. Il y est écrit :

En analysant votre trafic

L’analyse des données de trafic sur les canaux de communication, tels que les taux d’ouverture des mails et l’engagement sur les plateformes sociales, offre des insights sur la portée des annonces. Quant aux enquêtes de satisfaction post-événement recueillies, elles permettent d’évaluer la perception des participants par rapport aux ajustements effectués.

En fin de compte, la capacité à gérer efficacement les annonces de dernière minute et à ajuster la stratégie de communication repose sur la flexibilité et la réactivité de l’équipe organisatrice

« La plateforme Expose communique auprès des exposants via des e-mailings. L’objectif est de sensibiliser les exposants à anticiper leurs commandes autant que possible, afin d’éviter le stress de dernière minute. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

Des équipes mobilisées et des outils technologiques : les clés d’une organisation événementielle réussie

Les deux derniers mois avant le jour de l’événement sont cruciaux, nécessitant 3 éléments principaux : 

  • anticipation ;
  • flexibilité ;
  • réactivité. 

Soulager les imprévus organisationnels, mobiliser les équipes et utiliser des outils technologiques, sont des piliers incontestables d’une planification réussie. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, cette réflexion invite à repenser la manière dont les événements sont planifiés. Aujourd’hui, demandez-vous quels sont les champs d’actions possibles ? Que mettre en œuvre pour faciliter ce rush ? 

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Planex’Prod : la facturation de votre événement avec Georges

Planex’Prod : la facturation de votre événement avec Georges

La facturation
avec Georges

Comment se passent les étapes d’une facturation sur l’outil Planexpo ?

Dans ce Planex’Prod dédié au à la facturation chez Planexpo, vous découvrirez toutes les étapes clés: la récupération des informations exposant via le formulaire, l’émission de la facture, et le dépôt automatique dans l’espace exposant…

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Visionnez la version complète
du tuto👇


Les informations ci-dessus seront utilisées par Planexpo pour vous contacter avec des informations liées à votre demande et, le cas échéant, à des fins de marketing. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de communications marketing à tout moment.

Faites une démo de l’outil Planexpo
avec nos équipes !

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4 avantages à basculer chez Planexpo

4 avantages à basculer chez Planexpo

Quels sont les 4 principaux avantages de Planexpo ?

Découvrez les 4 avantages de l’outil Planexpo, toujours en lien avec vos problématiques opérationnelles.

Montage sous format carré avec 4 numéros accompagnés d'icons qui correspondent aux 4 avantages de basculer chez Planexpo, l'outil de gestion événementielle. On y retrouve : la commercialisation agile, la maîtrise de l'information commerciale, l'automatisation des process administratifs, l'interconnexion avec l'écosystème

Temps de lecture

4 min

Commercialisation agile

Maîtrise de l’info commerciale

Automatisation des process

Interconnexion


Dans l’univers exigeant de l’organisation d’événements, rester en avance sur les tendances et maîtriser chaque aspect opérationnel devient la clé du succès. C’est ici que Planexpo entre en scène, révolutionnant la manière dont vous concevez et gérez vos événements.  Explorez les 4 avantages incontournables de Planexpo, de la digitalisation des inscriptions à la simplification des tâches administratives.

Pourquoi basculer chez nous ?

Une commercialisation agile via une digitalisation de toute la chaîne de valeur

Dans le monde dynamique de l’organisation d’événements, la vélocité et la précision dans les processus de commercialisation sont essentielles pour développer un avantage concurrentiel. Planexpo simplifie le processus d’inscription en offrant une plateforme centralisée. Les organisateurs collectent les données des participants via le formulaire d’inscription, tandis que ces derniers suivent leur dossier en temps réel au sein de l’espace exposant.

Le formulaire d’inscription : collecte des données des participants

Le formulaire d’inscription digitalisé n’est pas simplement un moyen de collecter des données classiques. Il offre une interface interactive permettant aux participants de fournir des informations détaillées, tout en profitant d’une expérience utilisateur optimale.

Chaque étape du formulaire peut être personnalisée. Chez Planexpo, nos développeurs ont mis en place un buildeur qui permet de moduler à votre guise ce formulaire. Ainsi, cela va jusqu’à l’ajout de catégories spécifiques aux besoins des exposants du salon. Découvrez comment Audrey Verdez d’Imagin’Con a trouvé autonomie et gain de temps grâce à ces fonctionnalités.

« On utilise Planexpo sur toute la gestion des inscriptions des exposants. Grâce à l’outil, les exposants sont autonomes lorsqu’ils remplissent le formulaire d’inscription, car il a été créé avec des catégories multiples qui s’adaptent à leurs besoins. C’est un vrai gain de temps. Les exposants sont complètement autonomes jusqu’à la validation de leur dossier.” Audrey Verdez, Chargée de mission chez Imagin’Con

Découvrir le témoignage complet

Ces préférences sont conservées avec précision, créant ainsi une base d’information unique pour toutes les équipes opérationnelles.

💥 Résultats : un formulaire d’inscription efficace vous procure des résultats tangibles en termes de taux d’inscription, taux de réponse, taux de remplissage et de captation. En plus, les acomptes exposants vous permettent de remplir une trésorerie d’avance assez rapidement, pour subvenir aux premières charges que vous avez en approchant de l’évènement.

Suivi des dossiers : gestion simplifiée

À partir de ce formulaire sont créés les dossiers exposants dans le CRM métier Planexpo. Ainsi, l’information des exposants est disponible pour toutes les équipes opérationnelles, au même moment. Chacun peut apporter des informations dans un même dossier exposant sans être en attente d’une information qui vient d’un autre service, d’un autre logiciel ou d’un fichier Excel. Cette transparence constitue un avantage majeur, réduisant les frictions administratives et facilitant une communication fluide entre tous les acteurs. 

Une maîtrise de l’information commerciale

Gestion complète de la commande de l’exposant

Le formulaire d’inscription constitue la passerelle vers une gestion détaillée et personnalisée des commandes des exposants. Les détails du stand, qu’il soit nu, pré-équipé, ou personnalisable jusqu’aux cloisons, offrent une flexibilité totale pour répondre aux besoins spécifiques de chaque exposant.

Les choix diversifiés tels que la réservation d’espaces publicitaires, les options de restauration, les informations de publication et enfin, les modalités de paiement souhaitées, permettent de personnaliser l’expérience de l’exposant. 

4 captures d'écran du formulaire de participation de l'outil de gestion événementielle Planexpo. On y retrouve toutes les informations de stand à compléter (packs pré-équipés, type de stands...), les options de stand à choisir, les éléments de communication et de promotion, et la partie restauration,  traiteur.

Implantation des stands : un outil de modélisation pour une maîtrise de la logistique

Planexpo facilite la tâche des organisateurs en permettant une attribution précise des emplacements. À l’aide d’un outil de modélisation intuitif, les exposants sont visualisés d’un côté tandis que les stands sont représentés de l’autre. L’attribution des emplacements devient une opération fluide, où chaque décision est prise en connaissance des demandes spécifiques, des contraintes techniques du plan, et des préférences des exposants.

D’ailleurs, pensez à regarder notre webinaire sur nos différents plans 😉

Accéder au webinaire

L’outil de modélisation offre une vision en temps réel de l’état d’attribution des stands, permettant de constater rapidement ceux qui ont déjà été attribués et d’identifier ceux qui ne sont pas encore vendus. De plus, la version de plan partageable facilite la collaboration entre toutes les parties prenantes (équipes commerciales, logistiques, bureau d’étude…), tandis que l’intégration des données techniques peuvent apparaître directement sur AutoCad ou d’autres systèmes.

Vue du plan d'implantation interactif via Autocad. Sur le côté gauche, on voit l'outil Autocad et sur le côté droit, on voit l'application directe sur l'outil de gestion événementielle Planexpo. 

“Ce que je préfère, c’est toute la partie plan : assignation des stands. Colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces start-ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc… Et également, avoir une vraie vision du plan en permanence : voir ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre. » Marine Ragu, Rent

💥 Résultats : cette synchronisation parfaite est un véritable gain de temps pour la commercialisation des stands et dans la gestion des ressources. Ce lien entre le plan d’implantation et le plug-in bi-directionnel du logiciel Autocad supprime les allers-retours liés au plan. 

L’automatisation des process administratifs

Une grande partie des process administratifs qui jalonnent le parcours événementiel sont considérés comme des tâches chronophages. De la re(saisie) de l’information au traitement des données, en passant par les échanges avec les exposants et entre services, elles constituent un terrain propice à l’automatisation intelligente. Quoi de mieux qu’un logiciel de gestion événementielle pour rendre ces processus plus fluides et efficaces. 

Schéma de l'iceberg avec les tâches chronophages des organisateurs de salons. On en voit 5 en tout : les allers-retours liés au plan, les échanges entre les services, les échanges avec les exposants, le traitement des données et la re(saisie) de l'information.

Le monitoring de l’information

Monitorer l’information captée permet d’automatiser la re(saisie), d’éliminer la redondance en générant automatiquement les documents contractuels ou en initiant des actions correspondantes. 

Par exemple, lorsqu’un exposant finalise son dossier, Planexpo orchestre automatiquement l’envoi de la facture, sans nécessiter d’interventions manuelles. Cette automatisation va bien au-delà de la simple réduction du temps de traitement. Elle élimine également les risques d’erreurs humaines liées à la saisie manuelle, garantissant des transactions précises et fiables. 

Le traitement des données

Le traitement des données se simplifie grâce à l’utilisation du requêteur à mémoire. En effet, il permet de filtrer les informations et d’enregistrer ces filtres pour des exports personnalisés sans nécessiter de post-traitement. Que ce soit pour segmenter les participants selon des critères spécifiques, analyser les préférences des exposants, ou examiner les performances de certaines actions promotionnelles, le requêteur à mémoire offre une flexibilité totale. Ainsi, les organisateurs gagnent un temps précieux et minimisent les risques d’erreurs liées à la manipulation manuelle des données. 

Les échanges avec les exposants

Des e-mails transactionnels peuvent être automatiquement déclenchés en réponse à des actions spécifiques des exposants. En outre, ils peuvent inclure des confirmations d’inscription, des rappels de paiement ou toute autre information pertinente, assurant ainsi une interaction personnalisée et opportune. 

En plus de tout cela, il y a l’espace exposant. Cet espace dédié offre des fonctionnalités avancées, allant des outils de gestion des stands à la possibilité pour les exposants de télécharger et de partager des documents importants. 

Les échanges entre services

En plaçant la centralisation de l’information au cœur de son architecture, la plateforme garantit un accès uniforme à la vue complète du dossier de participation à l’ensemble des services impliqués. Les échanges entre services se voient ainsi rationalisés en garantissant une historicisation pour une traçabilité complète. 

Cette dernière contribue à renforcer la responsabilité et à minimiser les risques d’incohérence ou de malentendus entre les différents services, tout en créant une dynamique collaborative et synergique.

Ça m'intéresse

L’ interconnexion avec vos autres systèmes

Basculer vers Planexpo ne signifie pas abandonner vos outils existants. En effet, Planexpo peut s’intégrer de manière transparente avec une multitude d’autres systèmes de gestion, créant ainsi un écosystème interconnecté.

Cela ouvre la voie à un monde où les organisateurs peuvent exploiter le meilleur de chaque plateforme. Que ce soit pour optimiser la gestion des inscriptions, la promotion d’événements, ou la coordination logistique, les API’s de Planexpo agissent comme un pont technologique, permettant aux différentes solutions de fonctionner de concert. 

La modularité de cette approche garantit que les organisateurs peuvent sélectionner et intégrer les outils qui correspondent le mieux à leurs besoins spécifiques, créant ainsi une expérience de gestion d’événements sur mesure.

💥 Résultats : cette approche permet aux organisateurs de rester agiles et compétitifs dans un environnement en constante évolution.

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4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

Mettre en place un
outil de gestion événementielle :
les 4 étapes

Découvrez 4 étapes essentielles à mettre en place si vous décidez d’installer un nouvel outil de gestion événementielle dans votre entreprise.

Image fond bleu, avec 5 marches et une femme située sur la 2ème marche, qui se dirige résolument vers la cible objectif final. Les étapes sont représentées par une flèche qui monte vers l'objectif : mettre en place un outil de gestion événementielle.

Temps de lecture

4 min

L’expression du besoin

La communication

Les référents du projet

La transition

Vous êtes prêts !


Dans la gestion événementielle, l’adoption d’un nouvel outil peut être un levier de transformation majeur pour améliorer l’efficacité et la performance. Cependant, avant de franchir le cap, il est essentiel de suivre un processus bien défini.

Cet article explore les 4 étapes clés à considérer avant de mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle, du besoin initial à sa transition effective.

Le brief ou l’expression du besoin

La décision de changer d’outil de gestion événementielle est une initiative cruciale qui demande une réflexion approfondie. En amont de ce processus, la première étape consiste à comprendre pourquoi un changement est nécessaire. En effet, cette phase implique une analyse rigoureuse et méthodique, s’articulant autour de plusieurs éléments clés.

Identifier et formaliser le besoin

Quels sont les process en souffrance ? Les difficultés rencontrées par les équipes opérationnelles ? Les limites bloquantes des outils déjà mis en place ?

Toutes ces questions se doivent d’être réfléchies en interne. Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier les problèmes existants au sein du système actuel. Cela peut inclure des lacunes de performance, des inefficacités opérationnelles ou des difficultés récurrentes rencontrées par les équipes.

Un outil obsolète peut entraîner des retards dans la coordination des équipes, des erreurs de communication, voire des pertes de données cruciales.

Sonder les équipes opérationnelles

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle.

Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

En interrogeant les personnes chargées de la logistique, vous pourriez découvrir des frustrations liées à des interfaces complexes ou des problèmes de synchronisation des données.

Photo où l'on voit 4 collègues côte à côte sur une table de travail. Une est au-dessus d'une tablette, elle a les mains sur son crâne comme si ce qu'elle faisait l'agaçait. Un 2ème écrit sur un bloc note et a l'air dubitatif. Les 2 derniers sont devant un ordinateur et semblent énervés, blasés par ce qu'ils traitent.

L’expression d’un besoin clair et formalisé

À travers toutes ces questions, vous obtiendrez des réponses concrètes qui construiront les bases d’un besoin clair et formel dans la transition vers un nouvel outil.

Cette phase stratégique vise à transformer les constats et les retours d’expérience en exigences opérationnelles précises et réalisables.

Bien choisir le bon outil de gestion événementielle

Après la définition d’un besoin clair et formalisé, il vous faut sélectionner l’outil de gestion événementielle. 

Convier la DSI dans l’exploration des solutions possibles

La collaboration étroite avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est impérative pour aligner les besoins opérationnels avec les capacités technologiques de l’entreprise. Pour cela, la création d’un cahier des charges fonctionnel est essentielle. Il offrira une vision claire des exigences techniques, des contraintes, et des critères de performance. En somme, ce document constitue un guide pour l’évaluation des solutions potentielles.

Mettre en place un outil qui répond à 90% au besoin de départ

La sélection de l’outil est une décision stratégique qui doit répondre de manière significative à 90% des besoins exprimés. Car opter pour un outil qui couvre les exigences initiales garantit une base solide, laisse une marge pour des ajustements ultérieurs. Cette approche évite les sur mesures tout en assurant une adéquation essentielle avec les besoins immédiats.

Veiller à ce que le nouveau système reste ouvert et évolutif

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité.

D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

La communication : le nerf de la guerre dans la mise en place du nouvel outil

L’annonce générale représente un moment clé pour établir une compréhension commune et aligner les équipes sur le sujet.

Photo avec un fond bleu clair. On y voit un bout de bras qui tient un mégaphone. Ça représente l'annonce de mettre en place un outil de gestion événementielle au sein de l'entreprise.

Expliquer les raisons du changement

En ce sens, il est impératif d’expliquer de manière transparente, factuelle et concrète les raisons qui motivent le changement. En identifiant au préalable les besoins et préoccupations des équipes, par le biais de questionnaires internes ou de points réguliers, vous pouvez aborder ces sujets directement pendant cette annonce.

Préparer au changement et impliquer les équipes

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

Être à l’écoute après l’annonce

Après l’annonce, vous pouvez mettre en place des feedback réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En outre, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, surtout pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

Nommer des pilotes, des référents de projet (Manager / Ambassadeur)

Une fois la décision de changement annoncée, la transition vers le nouvel outil de gestion événementielle doit être assurée par une adhésion positive de l’équipe. Dans cette perspective, la nomination de pilotes de projet et de référents joue un rôle central dans la gestion du changement.

Identifier et nommer des pilotes de projet pour mettre en place l’outil

Les pilotes de projet ou leaders, seront les guides de l’équipe à travers le changement, et leur sélection doit être minutieuse, que ce soient des managers ou des ambassadeurs parmi les collaborateurs. En principe, ils devraient être choisis en fonction de leurs compétences en communication, de leur connaissance du secteur de l’événementiel, et de leur capacité à motiver les équipes

Leur rôle consiste à faciliter la communication, à résoudre les problèmes potentiels, et à maintenir un niveau élevé d’engagement tout au long de la transition.

Former les pilotes de projet

Pour garantir l’efficacité des pilotes de projet, il est crucial d’anticiper leur formation au nouvel outil. Cette phase comprend plusieurs étapes :

  • Identification des compétences nécessaires : définir les compétences requises pour maîtriser le nouvel outil et diriger le changement.
  • Évaluation des lacunes existantes : évaluer leurs compétences actuelles pour identifier les lacunes et adapter la formation en conséquence.
  • Programmes de formation adaptés : mettre en place des programmes de formation sur mesure, alignés sur leurs besoins, pour maximiser leur compréhension de l’outil et du processus de changement.
  • Accompagnement personnalisé : offrir un accompagnement personnalisé pour favoriser une compréhension approfondie, résoudre les problèmes potentiels, et renforcer la confiance des pilotes de projet dans le nouvel outil.

Le rôle du prestataire dans le processus de formation

Introduire le prestataire du nouvel outil dans le processus de formation est une étape stratégique. Des temps de formation réguliers avec le prestataire assurent une compréhension continue. Cela implique de détailler les sessions d’accompagnement prévues, leur durée, et d’insister sur l’importance de la personnalisation.

L’accompagnement doit également s’étendre sur le moyen/long terme, avec la mise à disposition d’une FAQ et un support client dédié (Customer Success Manager).

Visuel de la première page de la vidéo tuto Planex'Prod dédiée au Kick Off chez Planexpo. On y voit le mot Planex'Prod, Kick Off avec Lucas et la photo de Lucas avec son intitulé de poste : Customer Success Manager.

Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

Ça m'intéresse

Comment organiser la transition vers le
nouvel outil ?

Organiser la transition d’un système à l’autre constitue une étape clé dans le processus d’adoption d’un nouvel outil de gestion événementielle. La décision, bien que cruciale, n’est que le point de départ d’une migration fluide et efficace.

Nous avions un logiciel l’an passé qui ne nous permettait pas de faire autant de chose que Planexpo. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est très long !

La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.

Audrey Verdez, Chargée de mission Imagin’Con

Assurer une bonne transition d’un système à l’autre

La migration des données 

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports à partir du système existant.

Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Conserver les règles fondamentales du métier

Le domaine de l’événementiel dispose de son propre jargon, ses normes, et ses règles fondamentales du métier. Ces termes techniques, ces codes de communication, et ces processus métiers particuliers sont ancrés dans la pratique quotidienne. Notons qu’ils constituent un langage partagé entre les professionnels, facilitant la communication et la compréhension mutuelle. La conservation de ces règles est impérative pour minimiser les perturbations dans les routines quotidiennes des équipes.

    Créer un rétroplanning d’installation pour mettre en place l’outil

    La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

    Mettre en place des KPI pour suivre et contrôler l’implémentation

    La définition et la mise en place de Key Performance Indicators (KPI) sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

    Exemples de KPI’s à suivre :
    – Rapidité d’adoption par les utilisateurs avec le nombre d’utilisateurs actifs et la fréquence d’utilisation ;
    – Respect du rétroplanning et des deadlines ;
    – Feedback utilisateurs avec prise en compte de la satisfaction, des problèmes…

    Vous êtes prêts à changer d’outil !

    Mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle requiert une approche réfléchie et stratégique. Cette exploration met en évidence l’importance cruciale de la communication, de la planification minutieuse, et du leadership. En adoptant ces 4 étapes, vous détenez désormais une feuille de route pour une intégration réussie, transformant un défi en une belle opportunité d’innovation et d’efficacité.

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    Planex’Prod : un Kick Off avec Lucas

    Planex’Prod : un Kick Off avec Lucas

    Un Kick Off
    avec Lucas

    Comment se passe l’installation de l’outil Planexpo ?

    Dans ce Planex’Prod dédié au Kick Off chez Planexpo, vous découvrirez les étapes clés de l’installation: suivi sur une vue Gantt, outils collaboratifs, checklist…

    Vignette du Planex'prod "Un Kick Off avec Lucas". Fond bleu, on y voit le logo Planex'Prod, ainsi que le titre du tuto. Et une photo de Lucas en noir et blanc, avec son poste : Customer Success Manager.

    Visionnez la version complète
    du tuto👇


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