Événement digital : comment mettre en avant ses exposants et améliorer l’expérience digitale de ses participants ? Françoise Lopez, Chargée de Marketing Digital et Jean-Michel Cabon, Directeur Marketing et Communication chez Esri France, se sont posés la question pendant la crise sanitaire de la COVID, pour leur événement annuel « SIG ».

Après s’être renseignés sur des outils de gestion événementielle et pour pallier le manque de lien entre les exposants et les participants, ils ont finalement opté pour 2 outils complémentaires : inwink et Planexpo. 

Comment a été mise en place cette intégration ? Quels ont été les résultats ?

Ils ont accepté de nous partager leur retour sur ces sujets.

Article co-écrit avec notre partenaire inwink

Le contexte

Pionnière et leader sur le marché depuis 1988, Esri France développe des solutions innovantes dans les Systèmes d’Information Géographique (SIG), à destination des entreprises publiques et privées. Ces outils sont conçus pour les aider à récupérer, stocker, gérer et analyser des données géographiques et spatiales.

Il y a plus de 20 ans, Esri France organisait des événements clients 100% en présentiel, d’environ 250 personnes. L’expansion de leur nombre d’utilisateurs a permis aux éditions plus récentes, d’accueillir plus de 3000 personnes sur 2 jours. En 2020, à cause de la crise de la COVID, ils ont été contraints de faire évoluer leur événement, passant d’un format physique à un format hybride : soit, un mix entre du digital et du présentiel.

Esri France a fait un constat : l’expérience immersive manquait lors de ses événements digitaux, pour les participants vis-à-vis des exposants. En effet, ces derniers n’étaient pas assez mis en avant.

C’est pour améliorer cette expérience digitale qu’Esri a fait appel à Planexpo dans un premier temps, pour son édition 2021. Puis, à inwink et Planexpo pour ses éditions 2022 et 2023.

Les objectifs et la stratégie

Avant de vous dévoiler la mise en œuvre et les résultats de cette intégration, notre partenaire inwink vous partage toutes les réflexions faites en amont : de la définition des objectifs à la stratégie de mise en valeur des participants et exposants.

La mise en oeuvre

La facilité de prise en main de Planexpo a permis aux équipes d’Esri France de mettre en avant les 80 partenaires du SIG 2022 au sein du plan interactif.

Plan interactif 3D d’Esri pour l’événement SIG 2022

Françoise Lopez : « J’ai été formée par Solen, Customer Success Manager chez Planexpo et j’ai eu une prise en main rapide de l’outil. J’ai créé le plan puis y ai intégré les partenaires facilement. Quand j’avais un souci, Solen était tout de suite disponible pour m’aider. Nos échanges ont d’ailleurs été facilités par l’outil de communication Basecamp, où je retrouvais tout le fil de nos discussions. En résumé, tout s’est très bien passé. »

Techniquement, une fois le plan modélisé, les équipes de Planexpo génèrent un lien html vers le plan, qu’elles insèrent ensuite dans le CMS inwink. Son intégration dans le site web événementiel généré avec inwink se fait très rapidement et de manière transparente.

De plus, les informations des partenaires remplies dans inwink sont synchronisées en temps réel dans le plan immersif Planexpo. C’est un gain de temps considérable pour toute la chaîne de production : des partenaires aux équipes commerciales et marketing, en passant par les prestataires et les fournisseurs.

Les résultats

Pour l’édition 2022 du Géo événement, les équipes d’Esri France ont obtenu des résultats plus que satisfaisants, comme en attestent les chiffres suivants : 

Après cette collaboration 2022 réussie, l’aventure continue entre les équipes d’Esri France, Planexpo et inwink en 2023, pour la prochaine édition du SIG qui aura lieu du 09 au 13 octobre.

Françoise Lopez : « Cette année, nous allons mettre plus en avant les théâtres de démonstration des partenaires. Ces derniers auront un rôle d’animateur puisqu’ils pourront enregistrer des démonstrations vidéo s’ils le souhaitent. Ces vidéos seront ensuite accessibles par les visiteurs en cliquant sur le stand associé au partenaire. Notre souhait étant d’encourager l’interactivité ! »

En plus de cet accès aux vidéos de démonstration, les sessions qu’ils sponsoriseront seront automatiquement consultables dès lors que le visiteur clique sur le stand du partenaire, directement dans sa vitrine.

Jean-Michel Cabon : « L’intégration entre les 2 outils permet un tout : dans un site relativement conventionnel on ajoute une dimension graphique, ce qui est important pour nous étant donné notre activité, les usages de la dimension géographique. Pour moi, ce village 3D doit figurer sur la page d’accueil du site de l’événement et être en quelque sorte sa porte d’entrée. C’est ce que nous souhaitons faire en 2023. »

Le mot de la fin sur l’intégration inwink & Planexpo

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Articles recommandés

La période passée aura permis aux acteurs de la filière de s’interroger, de se remettre en question et de trouver de nouvelles idées pour faire émerger de nouveaux modèles, plus modernes et ambitieux. L’impératif de digitalisation des structures organisatrices et accueillantes s’est accéléré, ce qui a permis de développer des solutions toujours plus agiles et innovantes pour le développement des activités événementielles.

Une année événementielle 2022 mitigée

Selon plusieurs experts de l’événementiel, l’année 2022 a été scindée en 2.

Des difficultés sur le début d’année

La première partie de l’année a redémarré très lentement. En effet, des jauges pour limiter la progression de la COVID étaient toujours en place fin 2021 pour les lieux événementiels. Ce qui n’a pas aidé à activer la reprise sur le début 2022. Dans le même temps, une pause si longue a forcément des conséquences. Rappelons que certaines personnes ont été au chômage technique pendant 2 ans et demi ! Ce n’est pas rien dans un secteur où le lien humain et le travail de terrain sont quotidiens.

Certes, les aides de l’Etat ont contribué au maintien du secteur « avec la prise en charge des rémunérations par Pôle Emploi, allant parfois jusqu’à 20% du chiffres d’affaires », comme le mentionne Jean-Marie HUBERT dans notre Planex Book.

Ça a bien sûr beaucoup aidé. Hormis le côté financier, le facteur humain dans les différentes structures d’accueil a été énormément impacté.

Pour Vincent MONTURY, Directeur des Solutions Numériques du Parc des Expositions Bordeaux Events and More (BEAM), il y a eu « beaucoup de gestion de management humain. L’écoute, la transparence, la bienveillance ont été nécessaires pour motiver les équipes. »

Côté exposants, « des secteurs ont été plus touchés que d’autres », indique Jean-Marie HUBERT. Les salons sont des marketplaces : s’il n’y a plus de salon, alors les espaces de ventes disparaissent, le chiffre d’affaires ne rentre plus.

Un regain d’événements sur la fin d’année 2022

Heureusement, cela n’a pas duré ! La seconde partie de l’année 2022 s’est mieux déroulée, à la surprise de tous. Plusieurs experts de l’événementiel disent même qu’elle est comparable à 2019 !

Frédéric PITROU, Président de l’UNIMEV indique que « l’activité s’est déroulée sur 10 mois au lieu de 12, avec un report des événements plutôt sur la fin d’année. »

Finalement, il y a eu un regain vers les événements. Pourquoi ? Avant tout grâce au lien humain, tout simplement. « Les gens ressentent le besoin de se voir, d’échanger » comme l’explique Frédéric PITROU de l’UNIMEV. « Tout l’informel et l’imprévu n’existent pas en visio, ce qui représente une quantité importante d’échanges d’informations. »

Une plus grande confiance sur l’année 2023

Même si l’année 2022 a mal démarré, elle s’est finalement bien terminée ! L’espoir et la confiance sont revenus au fur et à mesure des événements organisés.

De l’optimisme accompagné de changements

Conférence au salon Heavent Paris sur l’événementiel de demain

C’est pour cette raison que 2023 est attendu avec beaucoup d’optimisme.

Jean-Marie HUBERT indique : « le présent et l’avenir sont excellents. Les exposants sont au rendez-vous, les visiteurs aussi. »

En terme d’organisation d’événements, il semblerait néanmoins que les entreprises aient changé leur mode de fonctionnement interne à cause de la COVID.

C’est ce qu’a constaté Vincent MONTURY : « elles s’organisent désormais sur le court terme, avec environ 6 mois d’avance seulement. Il y a moins d’anticipation et la préparation se raccourcit pour nos équipes. » Frédéric PITROU appuie ces dires : « on observe beaucoup de last minute sur les événements corporates. Ça s’est accentué par rapport à avant COVID. Il peut donc y avoir de belles surprises. »

Republik-events a également fait un article à ce sujet. Les traiteurs événementiels reçoivent les commandes des clients sur des délais trop courts. Avec le manque de ressources, ils peinent à s’organiser.

Ces organisations ont également évolué en terme stratégique. La multiplication du télétravail a forcé les entreprises à repenser leur utilisation de l’outil événementiel. La cohésion d’équipes et le bien-être des collaborateurs sont devenus des sujets centraux dans les entreprises. Désormais, les événements internes sont devenus nécessaires pour rassembler et recréer du lien entre collaborateurs.

Un rôle dans la transition écologique

2023, c’est aussi l’année de la transition écologique et des actions concrètes, comme par exemple la certification ISO20121.

Frédéric PITROU, lui-même en lien avec les acteurs de l’événementiel, le dit : « il y aura plus d’éco-responsabilité dans les événements. Tout le monde prend conscience des enjeux climatiques et de l’engagement collectif qui doit être mené si nous voulons que cette activité perdure. »

Christine Hugot et Hervé Boussange en parle aussi dans l’interview faite par Planexpo, lors du Salon Heavent en novembre dernier. Il y a une réelle prise de conscience depuis plusieurs années. Conférences, lives, articles, ce sujet est partout et heureusement !

L’événementiel continue de surprendre

Le secteur événementiel a étonné tout le monde ces dernières années, de part sa flexibilité et son adaptation face à cette épidémie mondiale. Tous les acteurs ont su rester unis et solidaires dans ces moments difficiles. L’UNIMEV a d’ailleurs beaucoup contribué en tant qu’entité unique auprès des autorités gouvernementales.

Chaque entreprise a continué de garder un lien avec ses clients, fournisseurs, équipes, de différentes manières : réunions virtuelles, e-mailings, appels téléphoniques, annonces de nouveaux projets ou produits… C’est ainsi que l’événementiel continuera de faire face aux prochains challenges à venir. Et c’est bien cela la grande force de ce secteur.

Retrouvez la totalité de ces témoignages et également pleins d’autres infos en téléchargeant notre Planex Book.

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Une présentation rapide de la Gazette des Salons

En une phrase, c’est quoi la Gazette des Salons ?

Christine : la Gazette des Salons c’est le média de la filière des foires et salons en France.

Qu’est-ce que vous proposez comme service aux organisateurs, exposants, visiteurs et prestataires ?

Christine : En fait, nous mettons en relation les professionnels des foires et salons : qu’ils soient organisateurs, des exposants, des parcs d’expositions, prestataires de l’expo. Finalement, toutes les personnes qui travaillent sur les foires et les salons.

Hervé : Sur notre site web, on a mis en place un système qui permet la mise en relation entre les différents acteurs de la filière, c’est-à-dire que les exposants peuvent contacter les organisateurs, les organisateurs peuvent contacter les prestataires. Bref, on se positionne au coeur de l’éco-système. Notre mission c’est que tout ce monde interagisse, travaille ensemble et fasse du business.

La participation au Salon Heavent à Paris

Christine et Hervé de la Gazette des Salons, partenaire de Planexpo

On est sur le Salon Heavent. Pourquoi est-ce que vous avez décidé d’y participer ?

Hervé : C’est simple, on est le seul média de la filière foires et salons, vraiment consacré aux salons. Le salon Heavent est l’événement majeur qui traite ce sujet de l’événementiel plus largement, avec tous les pros des foires et des salons. C’est quand même assez logique qu’on travaille ensemble et qu’on soit présent sur ce rendez-vous incontournable. On a beaucoup de partenaires et clients qui sont présents ici. Ce serait incompréhensible qu’on ne soit pas là.

Christine : C’est l’occasion de les rencontrer, d’obtenir leur ressenti, et observer leur façon de travailler.

C’est votre 1ère participation ou vous êtes déjà venus au salon plusieurs fois ?

Christine : Nous sommes déjà venus l’année dernière. C’est notre 2ème participation.

Pourquoi vous conseilleriez ce salon à d’autres acteurs du secteur événementiel ?

Hervé : Pendant la crise de la COVID, on a tous pris conscience du caractère vital de la rencontre physique. On s’en est aperçu durant tout le salon, avec les gens qui passent, avec qui on discute. Franchement, on fait des contacts même si l’hybridation existe et heureusement. Toute la magie d’événements comme celui-là, c’est la place laissée au hasard et la rencontre fortuite, d’où naissent les meilleurs contacts et des fois les meilleurs business derrière.

Christine : Pour un visiteur, l’intérêt est de voir les nouveautés, les nouvelles tendances afin de pouvoir organiser un événement en interne voire être présent sur un salon en tant qu’exposant par exemple.

Les problématiques des organisateurs d’événements

Pour certains, les salons, foires et congrès repartent à la hausse en présentiel. Pour d’autres, le secteur anticipe une baisse durable des événements. Avez-vous des retours d’exposants ou organisateurs sur ces problématiques ?

Christine : Nous avons les 2 cas. Nous avons des salons qui repartent sur les chapeaux de roue. Après la crise de la COVID, ils reprennent une activité forte. En revanche, d’autres organisateurs ont beaucoup plus de mal, ils sont plus en difficulté pour relancer leur salon. Selon le secteur d’activité, ils ont du mal à faire revenir leurs exposants. Nous constations qu’il faut recruter plus d’exposants car les surfaces sont moins importantes.

Hervé : Le point important c’est que le public est toujours au rendez-vous. On a vu le succès du salon Made in France, un succès populaire, qui met en avant toute l’industrie française. C’est un salon qui marche très bien. Il y a des ventes, des affaires et des échanges sur ce salon. Quand on lit les médias, il y a des articles ditirembiques : « formidable, l’événementiel redémarre » et des articles au contraire très pessimistes. En fait, les 2 sont vrais, il y a de grosses différences.

Ceux qui marchent bien, c’est ceux qui ont su animer, faire vivre via le numérique leur communauté pendant ce trou d’air d’un an, d’un an et demi. Ceux qui se sont donnés du mal à animer leur communauté notamment via le web en récolte les fruits aujourd’hui en rencontres physiques.

En terme de problématique, on parle aussi beaucoup de pénurie de personnels dans l’organisation des salons. Avez-vous des retours de votre côté ? 

Christine : Il est vrai que le sujet d’actualité est la pénurie de personnels, les entreprises du secteur ont de vraies difficultés de recrutement. L’événementiel est un secteur dans lequel il faut être disponibles et flexibles puisque l’on travaille souvent les week-ends, les soirs et souvent en déplacement. Aujourd’hui, les salariés n’ont pas toujours l’envie de subir ces contraintes. Pour les entrepreneurs, c’est très compliqué de trouver du personnel.

Hervé : Pendant la crise COVID, les fonctions techniques se sont détournés de nos métiers. Certaines sont retournées dans le BTP par exemple : c’est une vraie problématique. Il y a une réflexion dans la filière, un peu comme dans la restauration. Les gens lucides se disent qu’il va falloir bouger les lignes : payer mieux, offrir plus de loisirs, d’avantages…

Dans notre dernier guide, on avait fait un dossier sur le recrutement. C’est une problématique à laquelle on est sensible. Également, on a crée une « news emplois » il y a quelques mois, qu’on relaye à tous nos contacts, tous les mois, avec des propositions d’emplois.

Extrait de la newsletter dédiée à l’emploi par la Gazette des salons

C’est une filière qui recrute. C’est aussi un message pour tous les jeunes : dans l’événementiel, il y a du boulot !

Christine : Et c’est un secteur très sympa 🙂

Comment les organisateurs et exposants voient l’année 2023 ? 

Hervé : Depuis la période COVID, plus personne ne se hasarde à faire des plans sur la comète. On a vécu un truc qui nous est tombé dessus, que personne n’avait vu venir. Finalement, on n’est jamais à l’abri d’un virus, d’une guerre en Europe, d’une météorite ou je ne sais quoi ! Pour l’instant, tout va plutôt pas mal. Mais bien malin qui se hasarderait à faire des prévisions au-delà de 6 mois.

Autre sujet dont on parle beaucoup : l’écologie. L’UNIMEV a d’ailleurs sortit récemment son plan de sobriété énergétique. Qu’en pensent les pros du secteur ? Sont-ils prêts à faire des efforts sur ces sujets ? Comment seront les salons de demain ?

Hervé : Je pense qu’ils considèrent qu’ils n’ont plus le choix.

Christine : Ça fait déjà longtemps qu’ils travaillent sur le sujet. Ça ne date pas d’aujourd’hui.

Hervé : À une époque, on disait : « allez, on est prêt à le faire » mais finalement, c’était un peu gadget. Maintenant, ce n’est plus une option, ça devient obligatoire.

C’est particulièrement vrai dans les salons internationaux, qui accueillent des visiteurs et exposants étrangers. Certaines marques de gros annonceurs ne viennent sur les salons que s’ils ont une garantie que ce salon est bien RSE. Il y a une pression des grosses entreprises et de leurs actionnaires, pour être plus vertueux et ne pas être pris en défaut sur ces aspects-là. Donc tout le monde est prudent et fait ce qu’il faut pour être plus vertueux. Désormais, c’est une réalité, plus une option.

Avez-vous des actus côté Gazette des Salons ?

Christine : Pour l’année 2023, on va essayer d’être plus présent au sein du salon en tant qu’exposant. On ira notemment sur Heavent Meeting Cannes du 28 au 30 mars 2023 et à d’autres salons à Valencienne. C’est notre envie d’être plus présent au sein des événements professionnels, d’aller à la rencontre des professionnels.

Hervé : La meilleure manière de vivre les salons, c’est de l’intérieur. C’est peut-être quelque chose qu’on a négligé les années passées mais là, on voit bien sur les événements comme ça, qu’il y a pleins d’opportunités. On est vraiment au coeur de ce qu’il se passe. Je confirme ce que dit Christine : l’idée c’est d’être plus présent dans les événements.

Cette interview est terminée ! Pour retrouver la version vidéo, c’est juste en-dessous 👇

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Bienvenue dans le Podcast Planexpo, le rendez-vous pour tous les acteurs de l’événementiel. Ici, on échange uniquement avec des experts du secteur. Ils nous partagent leurs actus événementielles, leurs tips et parfois, leurs retours sur l’utilisation de notre outil Planexpo.

Voici la première interview podcast avec Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent.

Le Podcast Planexpo : l’interviewée du jour

On va commencer par 3 questions en 1. Peux-tu te présenter, nous dire ce que tu fais dans la vie et dans quelle entreprise tu travailles ?

Je suis chargée de marketing BtoB pour Rent, qui à la base est connu comme étant le salon Rent, le salon des nouvelles technologies dédié aux professionnels de l’immobilier.

C’est un événement qui a lieu tous les ans à Paris, depuis une petite dizaine d’années. D’ailleurs, on va fêter nos 10 ans l’année prochaine ! Je m’occupe de toute la partie marketing, communication notamment. Comme c’est de l’événementiel, il y a toujours plus de choses à faire que sur la fiche de poste.

Aperçu du salon Rent à Paris les 08 et 09 novembre 2022 

Les événements organisés

Tu utilises l’outil Planexpo, tu organises donc des événements. Est-ce que tu peux nous en dire plus sur la fréquence, le nombre de participants, d’exposants, etc… Et si tu as d’autres événements de prévus sur l’année à venir ? 

À la base, on fait le salon parisien qui a lieu tous les ans entre octobre et novembre. Ce salon a beaucoup grossi ces 10 dernières années.

L’année dernière, il y a eu plus de 10 000 participants en terme de visitorat et on a 400 exposants qui sont venus avec toutes typologies de stands : des start-ups ou des gros faiseurs de l’industrie de l’immobilier, et aussi des investisseurs. En fait, ce type d’événement, c’est vraiment notre coeur de métier.

Conférence professionnelle au salon Rent à Paris – novembre 2022

Ensuite, on a eu envie de créer une brique Proptech qui sont les innovations dédiées aux professionnels de l’immobilier, à l’étranger.

On s’est accrochés à des salons existants pour ajouter cette brique Proptech à l’étranger.
Par exemple, le SIMA est un événement qui se passe à Madrid et qui est à la fois pour les professionnels et les consommateurs lambda de l’immobilier. Ça a super bien marché puisqu’il a accueilli 60 exposants. Une deuxième édition est prévue cette année (pour vous pré-inscrire, suivez ce lien). On voit l’effervescence de l’immobilier partout en Europe notamment.

Proptech Expo SIMA à Madrid en mai 2023

Il est prévu d’organiser un événement en Suisse (Lausanne) en avril sur 3 jours : Rent Switzerland avec à peu près 1 milliers de visiteurs.

La brique Proptech sera présente avec notre petit village français, suisse et d’autres à ce salon. Également, plusieurs projets se profilent cette année dont une autre ville, probalement toujours en Europe.

Événement Rent en Suisse – Switzerland – mars 2023

Donc il n’y a pas de nom de ville pour l’instant qui ressort ? 

Alors ça reste proche de l’Espagne : ce sera probablement le Portugal…c’est en cours…

On a donc l’information en avant première ? 

C’est un peu ça…🙂

L’utilisation de l’outil Planexpo

Pourquoi vous avez décidé de travailler avec Planexpo ?

L’outil Planexpo a commencé à être utilisé par nos équipes il y a un peu plus de 2 ans, juste avant que j’arrive.

J’ai appris à connaître l’outil en même temps que les équipes commerciales ou les parties prenantes de l’équipe. Nous avons été confrontés à plusieurs problématiques. La première, c’était d’avoir un CRM clair, de tout regrouper. On en avait dans tous les sens à l’époque donc on a voulu avoir une base plus saine.

La seconde, c’était l’implantation : où implanter quel exposant, etc… Puis, la facturation. En bref, avoir un outil qui nous permette d’avoir toutes les infos, tous les dossiers des commerciaux, tous les dossiers des personnes X ou Y de l’entreprise. L’idée c’était de pouvoir synchroniser les dossiers et avoir une vue d’ensemble pour tous.

Donc c’est plus une problématique de centraliser toutes les informations finalement ? 

Oui, pour moi c’était vraiment ça à la base.

Ça fait 2 ans que vous travaillez avec cet outil. Est-ce que ça a changé votre organisation ? Est-ce que vous arrivez à le mesurer de votre côté ? 

C’est vrai que ça nous a aidé dans énormément de choses, en particulier la problématique de prospection en amont de l’événement.

Avoir tout ça en commun nous permet de garder le contact avec nos anciens clients. Les commerciaux peuvent vraiment voir l’implantation des stands restants, les typologies de stands à proposer, les produits mis sur le catalogue. Ils ont une vision de la prospection au bon de commande, à la facturation et à l’implantation dans notre pavillon. Ça donne une vue d’ensemble à tous et c’est le plus important pour nous.

Toutes les équipes sont au fait de ce qu’il se passe pendant le salon ?

C’est ça, il n’y a pas de doublon et on n’a pas 2 fois le même stand qui est vendu. On voit très bien où en est le dossier donc on peut relancer extrêmement facilement.

Il y a même des petites bulles de dialogues sur chaque exposants. Les relances sont faites par ce biais là, puis ils les reçoivent directement dans leur boite mail. C’est un outil qui permet d’avoir un vrai tableau de bord sur ce qu’il se passe.

Les avantages de l’outil Planexpo

Vous gagnez du temps dans votre quotidien ? La relation avec les exposants est plus simple ?

Effectivement, la relation avec les exposants est plus simple. Ils peuvent eux aussi avoir une interface où ils ont tous leurs documents.

On n’a pas à juste avoir un fil de discussions par mail et à leur dire « voilà votre contrat, votre facture… » et puis répondre par ce biais là. Finalement, on dispose de toutes les infos.

Les messages sont envoyés directement à la personne en charge grâce à l’ajout des contacts facturation. De même pour le contact logistique pour la construction des stands. Ça permet de discuter avec toutes les parties prenantes sans mettre tout le monde dans la boucle non plus. En fait, que les bonnes personnes aient les bonnes informations, en ayant la totalité du projet quand même dans leur espace.

Vue de l’espace exposant dans l’outil Planexpo.

Sur ces outils qui sont uniquement en ligne, on reproche beaucoup qu’il manque le lien humain. Est-ce que tu trouves qu’il y a moins de lien humain avec les parties prenantes de l’événement ?

Pas par rapport à cet outil dans le sens où nous, on est une toute petite équipe. Les liens, on les garde.

On n’a pas une personne qui s’occupe de la commercialisation et qui après « laisse l’exposant » avec quelqu’un d’autre : on s’occupe vraiment de chaque dossier de A à Z.

Il y en a qui sont beaucoup plus au fait et qui connaissent le salon depuis toujours, ou l’événementiel très bien. Du coup, ils sont très autonomes. Ceux qui ont le plus besoin d’être hors du circuit logiciel, là on met un accompagnement en direct avec eux. Le lien est donc conservé quand besoin est. Mais ça permet de gagner tellement de temps qu’il y en a certains, s’il n’y a pas besoin de faire de réunion supplémentaire ou autre, on les laisse gérer de manière autonome.

Une recommandation pour les confrères du secteur  

Il y a sans doute pas mal de tes confrères qui t’écoutent et qui hésitent peut-être à utiliser l’outil. Tu peux leur dire quelles sont les fonctionnalités que tu préfères dessus et pour quelles raisons ?

Ce que je préfère, c’est toute la partie plan et assignation de tous les stands.

On peut colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces : start ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc…

Avoir une vraie vision du plan en permanence permet de déterminer très facilement ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre.

De plus, on avait travaillé avec tes équipes pendant les 2 années de COVID, pour créer une expérience différente. Le plan de notre pavillon réel qu’on avait sur Planexpo a été récupéré pour être mis en digital. Ça a fait une espèce de plan 3D en ligne, une marketplace avec prise de RDV. Ça a créé un projet complètement différent qui n’aurait pas pu être fait à la base. C’est ce que j’ai bien aimé de mon côté et mon équipe aussi, on a pu vraiment travailler et créer le projet ensemble.

Ça permet de lier le digital au physique quand on peut le faire et qu’on n’est pas confinés, bien sûr.

Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022

Oui, ne parlons pas de malheur ! Tu penses que ça peut apporter quoi à tes confrères cet outil sur les événements ?

Clairement, ça apporte beaucoup de fluidité. Il y a toujours quelqu’un qui nous demande à combien on est de vente : ce qui a été fait, ce qui n’a pas été fait, ce sur quoi on est un peu à la traine.

Ça permet de savoir exactement où on en est en un coup d’oeil, d’avoir un CRM clair.

Également, si on veut rajouter un événement, c’est facile parce que les dossiers sont déjà créés en amont, les fiches clients existent, l’événement n’est pas recréé de toute pièce. À chaque fois, c’est une brique qu’on rajoute, ça permet de ne jamais repartir de zéro même si l’événement est différent.

Finalement, ça rejoint le fait d’avoir un historique. Depuis qu’on a Planexpo, on voit nos exposants qui sont partis en Suisse, ceux qui ont fait Rent 2021, ceux qui ont fait Rent 2022. Même si des personnes arrivent pendant le projet et ne connaissent pas forcément l’exposant, elles doivent avoir tous les éléments en main. Au lieu de demander à droite et à gauche, de reprendre les pièces, elles ont tout d’un coup. Et ça, c’est quand même extrêmement agréable.

C’est la fin de cette interview !

Pour l’écouter, retrouvez la version podcastée juste en-dessous !

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Cela fait presque 7 ans que Spottt est née (ah oui, déjà 😱) !

On s’est rendu compte qu’il était grand temps de vous raconter l’histoire de cette start-up, qui n’est maintenant plus vraiment une start-up. Aujourd’hui, Spottt c’est 2 produits, des locaux très sympa à Lyon, une équipe de 14 personnes (bientôt 15 !) et de grandes ambitions.

Mais ça n’a pas toujours été comme ça… sauf pour l’ambition 🙂

Les débuts de Spottt

Tout a commencé en 2016 avec l’association de quartier Chevreul & Co (une des plus grandes brocantes de la ville de Lyon avec 500 exposants), qui était à la recherche d’un outil pour gérer sa brocante et limiter :

– les erreurs et les mécontentements ;
– les innombrables sollicitations ;
– les impayés ;
– les files d’attente interminables en permanence ;
– la charge de travail pour ses bénévoles au niveau administratif.

Cathy et Diane commencent à travailler sur le projet en tant que freelances. Philippe rejoint le duo pour la réalisation de l’outil de dessin sur Google Maps et la gestion de l’infrastructure technique.

La première version du futur outil MyBrocante voit le jour en mars 2016. Le prototype réalisé pour Chevreul est un succès avec 100% des réservations faites en ligne grâce à l’outil.

Anthony rejoint ensuite l’équipe pour peaufiner l’étude de marché, qui confirmera l’intuition de Cathy sur le besoin des organisateurs de s’équiper et sur le potentiel de marché à conquérir. C’est décidé, les 4 acolytes se lancent officiellement dans l’aventure en créant la société SPOTTT le 13 juillet 2016.

Jour J – Signature et création de Spottt

Pourquoi Spottt ?

L’idée était de trouver un nom générique qui permettrait de proposer des outils pour tous types d’emplacements et qui ne serait pas un frein à l’internationalisation (à peine créée et la société avait déjà de grandes ambitions 😉), d’où le choix du terme « Spot » qui signifie « emplacement » en anglais.

Et pour répondre à la question que tout le monde se pose, pourquoi 3 T ?

Le nom de domaine avec un T était pris, Spott également, celui avec 3 T était libre… mais le fait que les 3 T formaient des emplacements (TTT) a conforté les 4 co-fondateurs dans ce choix. Ils se sont également dit que la répétition des 3 lettres marquerait les esprits (et c’est le cas !).

Les 4 co-fondateurs des outils MyBrocante et Planexpo chez 1KUBATOR

Ensuite, tout s’enchaîne ! L’équipe intègre l’incubateur 1KUBATOR de Lyon en septembre, pour un accompagnement qui va durer 12 mois, et pendant lequel elle va pouvoir se structurer et transformer le prototype réalisé pour la brocante Chevreul en vraie plateforme de gestion en SaaS. Petite anecdote et pas des moindres, l’outil a été développé en grande partie dans le salon de Cathy et sur le bateau de Philippe !

L’outil est lancé en juin 2016.

L’année suivante, en 2017, ils recrutent leur premier stagiaire, Lucas, en tant que business developer, ainsi qu’un développeur, Augustin, pour renforcer l’équipe technique.

En 2018, c’est parti pour une première levée de fonds de 500 000 € 🚀

La COVID et Planexpo

C’est trop rapide pour vous ? Ne vous inquiétez pas, cela va vite ralentir.

Début 2019, c’est la création de Planexpo, un second produit, décliné de MyBrocante mais orienté B2B, à destination des organisateurs de salons. Le démarrage est très prometteur avec un portefeuille clients qui croît rapidement et un rythme de signatures qui permet de suivre la courbe des objectifs fixés pour ce lancement.

Ça y est ? Vous nous voyez venir ?

2020 : l’année où tout s’est arrêté. L’événementiel physique a été mis à l’arrêt pendant 18 mois avec la COVID, venant brutalement stopper le développement commercial du produit. Une douche froide pour l’entreprise et ses équipes qui n’ont plus rien à vendre, que ce soit côté MyBrocante ou côté Planexpo. Cette période a été très difficile, d’autant plus que la start-up ne rentrait pas dans les critères d’éligibilité pour les différentes aides mises en place par l’État et les régions, dont notamment le fond de solidarité.

L’offre pivot

L’entreprise est dans une impasse et doit se réinventer pour pouvoir traverser la crise. Les associés décident d’aller à la rencontre des organisateurs pour imaginer un nouveau modèle compatible avec les restrictions en place. Ensemble, ils imaginent une offre virtuelle pour permettre aux organisateurs de maintenir leur activité de mise en relation d’exposants avec des visiteurs, mais sans rencontre physique. L’offre virtuelle est montée en 4 mois et le premier “mapping 3D interactif” voit le jour en septembre 2020. C’est le fruit de la collaboration des équipes RENT avec Planexpo, concept qui sera ensuite industrialisé et répliqué tout au long de la crise. 

Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022

Cette période a aussi permis à la société de renforcer ses partenariats avec l’émergence notamment d’une offre commune avec Eventmaker (intégration du mapping 3D). Grâce à cette offre, les organisateurs ont pu continuer à organiser des événements même si tout était à l’arrêt.

Petite anecdote : le salon RENT 21 a été basculé d’un format physique à un format virtuel en 3 semaines seulement. Ça a été un vrai succès avec un record d’audience lors de cet événement !

Un redémarrage lent

Après la période COVID, en 2021, le redémarrage est resté lent avec un contexte général peu rassurant. Les entreprises ont regardé leur budget à la loupe et l’investissement dans des nouveaux outils a été frileux. Un climat bien différent de 2019 qui, à l’époque, était propice au changement, à l’investissement et à la modernisation.

Cette période a fait prendre conscience aux fondateurs de Spottt que le virtuel n’était pas la panacée et restait juste un complément pour élargir le visitorat, en particulier pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. Finalement, les salons physiques sont irremplaçables et le format online est juste là pour le compléter.

Malgré cela, c’est MyBrocante qui a bien redémarré dans ce contexte. En effet, la seconde main a pris de l’ampleur, ce qui a permis aux braderies, brocantes et vide-greniers de se développer davantage. 

La reprise

Après une période difficile, la vie reprend son cours et l’activité événementielle aussi.

En juillet 2022, Spottt a fait une nouvelle levée de fonds de 400 000 € pour consolider son équipe et sa traction. Grâce à cela, 6 postes ont pu être ouverts, et ont permis l’arrivée de Pauline, Chaïma, Solen, Sébastien, Abdel-Had et Anne-Laure. C’est une prise de risque qui vaut le coup pour accélérer la croissance !

Évolution de l’équipe Spottt

Entre-temps, la typologie de clients a évolué. La notoriété grandissante de l’entreprise a permis d’attirer de plus en plus de profils grands comptes, ce qui a fortement influé sur la façon de travailler des équipes. Les exigences sont plus importantes, de même que le besoin en ressources. Un très bon signal pour la société, même si cela est parfois challengeant. Mais ça tombe bien, l’équipe adore les challenges !

Et pour la suite ?

Les ambitions sont grandes pour MyBrocante et Planexpo sur 2023 et les années suivantes. 

Côté MyBrocante, l’implantation sur le réseau des collectivités est en forte progression et l’entreprise espère bien consolider cette progression en 2023. Elle observe une forte demande pour la gestion des marchés communaux récurrents et prépare une adaptation de son outil pour ce type d’événements. Autre objectif à venir : la remise en ligne de l’agenda des brocantes pour le plus grand plaisir des brocanteurs ! 

Côté Planexpo, une nouvelle offre commune avec des partenaires est en cours d’élaboration. Le but étant de proposer une solution tout-en-un pour les organisateurs à un tarif ultra concurrentiel. 

And last but not least… un tout nouveau produit est en gestation et devrait voir le jour d’ici quelques mois. Il viendra compléter l’offre GIE (Gestion des Exposants) et permettra aux gestionnaires de lieux (type Parcs Expo) de gérer leurs salles et leurs clients directement dans Planexpo.  Vous en saurez plus dans les semaines qui viennent 🙂

Vous l’aurez compris, la vie de l’entreprise n’aura pas toujours été un long fleuve tranquille, mais Spottt a su se réinventer pendant cette période difficile et inédite. Elle en ressort plus solide et plus déterminée que jamais, avec de beaux projets en perspective et toujours plus d’ambitions !

Pour connaître la suite des aventures Spottt, suivez l’équipe sur les réseaux :

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