Hurricane · Fise x Planexpo

Comment faire vivre un village exposants ?

Photo prise lors du Fise World Montpellier. On y voit une foule de festivaliers derrière un homme qui fait une acrobatie en skateboard.
Photo prise lors du Fise World Montpellier, avec une acrobatie d'un cycliste. On voit la foule des spectateurs en fond.
Acrobatie d'un sportif qui fait de la trottinette. Sa pirouette est dans l'air. On voit une foule de personnes derrière lui.

Je suis passé chez Planexpo 🚀   

Je suis Lucas Vignais, responsable des partenariats pour tous les événements FISE chez Hurricane. Depuis 1997, nous nous sommes spécialisés dans les sports urbains, créant des événements internationaux attirant des milliers de participants et de festivaliers chaque année. 

Depuis 2023, nos équipes commerciales, nos exposants / partenaires et notre direction financière utilisent l’outil Planexpo dans leur quotidien. Pour l’organisation du FISE World Montpellier, nous avions deux objectifs principaux :

  • Faciliter et accélérer nos processus de commercialisation
  • Vendre des prestations aux exposants et animer le village exposant

La mise en place de Planexpo s’est déroulée fin 2023, et son impact a été significatif. Ça a transformé notre manière de gérer cet événement !

Son conseil pour les organisateurs d’événements sportifs ? 

Les exposants sont une source de revenu conséquente pour un organisateur et au-delà de l’aspect financier, ils apportent une vraie valeur ajoutée au contenu de l’évènement et dans l’expérience des spectateurs. 

Commercialiser des espaces exposants est un vrai métier qui nécessite du temps et des ressources. Ces ressources étant bien souvent limitées, les outils comme Planexpo sont d’une précieuse aide.

Lucas VIGNAIS
Responsable partenariats événements FISE

Logo de notre client Hurricane - Fise, organisateur du Fise World Montpellier et utilisateur de l'outil de gestion événementielle Planexpo.       Logo de l'agence Hurricane group, organisatrice des événements de sports urbains FISE et client Planexpo

 Voir la vidéo de Nicolas
Différents visuels listing dossier de participation et vue data sur l'outil Planexpo, gestion événementielle

Hurricane · FISE
a fait confiance à Planexpo

Logo de notre client Hurricane - Fise, organisateur du Fise World Montpellier et utilisateur de l'outil de gestion événementielle Planexpo

Nom du client : Hurricane Group
Secteur d’activité : événements sportifs internationaux avec une spécialisation dans les sports urbains
Salon : FISE World Montpellier, Chengdu, Hiroshima et la tournée FISE Xperience Series : Le Havre, Thonon-Les-Bains, Reims, Tignes
Cible : BtoC

Les chiffres clés 🔥   

Chiffres clés mis en avant par notre client Hurricane Fise. On y voit 300 000 visiteurs, 40 exposants, 27 ans d'expérience, 30 événements

Objectif n°1
Accélérer les processus de commercialisation

Ça fait quelques années que les équipes d’Hurricane souhaitaient prendre un virage digital pour faciliter la gestion des inscriptions exposants. Pour cet événement FISE World Montpellier, elles ont eu besoin de Planexpo pour soulager la gestion administrative des commandes exposants, faciliter la contractualisation et la facturation de leurs prestations.

La fonctionnalité clé utilisée :

  • L’automatisation des contrats : grâce au formulaire de participation que les exposants remplissent eux-mêmes, les contrats et factures sont générées automatiquement.

Résultats : 

🚀 Gain de temps : dans la gestion des bons de commandes, de la contractualisation et la facturation

Montage avec plusieurs captures d'écran de l'outil Planexpo, en particulier le contrat de participation, le bon de commande sur l'outil de gestion événementielle Planexpo
Visuel d'une facture acquittée venant de l'outil Planexpo. Où on y voit l'ensemble des informations de l'exposant : l'adresse de facturation, les éléments comptables, le récapitulatif de sa commande, le montant total de la facture acquitté.

Objectif n°2

Vendre des prestations et animer
le village exposant

Résultats: 

🚀 Libère du temps pour des campagnes de communication : mise en place d’une stratégie de communication plus poussée : réseaux sociaux, ads, campagne 

🚀 Gain de temps pour animer la communauté : création d’une application mobile, du FISE Esport Challenge (gamification), système cashless pour les espaces de restauration et les buvettes…

Montage de 3 visuels de l'outil de gestion événementielle Planexpo, avec : une partie catalogue en version beta, un visuel d'une modification de produit sur le catalogue et l'espace exposant vu par l'exposant

De plus en plus d’événements ressentent le besoin de faire vivre un village exposants. En effet, avoir des exposants est un vrai métier qui nécessite du temps.

Les fonctionnalités clés utilisées :

    • Le catalogue en ligne : avant, le catalogue était transmis sous format PDF aux exposants. La transition vers Planexpo a permis de s’affranchir de ce catalogue, qui demandait beaucoup de temps pour contrôler le panier complet avec les différentes options choisies. Désormais, les prix des stands et des options sélectionnées sont automatisés.
    • L’espace exposant : les exposants ont accès à leurs informations et à leurs documents contractuels sur un espace dédié, en toute autonomie.

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