Une présentation rapide de la Gazette des Salons

En une phrase, c’est quoi la Gazette des Salons ?

Christine : la Gazette des Salons c’est le média de la filière des foires et salons en France.

Qu’est-ce que vous proposez comme service aux organisateurs, exposants, visiteurs et prestataires ?

Christine : En fait, nous mettons en relation les professionnels des foires et salons : qu’ils soient organisateurs, des exposants, des parcs d’expositions, prestataires de l’expo. Finalement, toutes les personnes qui travaillent sur les foires et les salons.

Hervé : Sur notre site web, on a mis en place un système qui permet la mise en relation entre les différents acteurs de la filière, c’est-à-dire que les exposants peuvent contacter les organisateurs, les organisateurs peuvent contacter les prestataires. Bref, on se positionne au coeur de l’éco-système. Notre mission c’est que tout ce monde interagisse, travaille ensemble et fasse du business.

La participation au Salon Heavent à Paris

Christine et Hervé de la Gazette des Salons, partenaire de Planexpo

On est sur le Salon Heavent. Pourquoi est-ce que vous avez décidé d’y participer ?

Hervé : C’est simple, on est le seul média de la filière foires et salons, vraiment consacré aux salons. Le salon Heavent est l’événement majeur qui traite ce sujet de l’événementiel plus largement, avec tous les pros des foires et des salons. C’est quand même assez logique qu’on travaille ensemble et qu’on soit présent sur ce rendez-vous incontournable. On a beaucoup de partenaires et clients qui sont présents ici. Ce serait incompréhensible qu’on ne soit pas là.

Christine : C’est l’occasion de les rencontrer, d’obtenir leur ressenti, et observer leur façon de travailler.

C’est votre 1ère participation ou vous êtes déjà venus au salon plusieurs fois ?

Christine : Nous sommes déjà venus l’année dernière. C’est notre 2ème participation.

Pourquoi vous conseilleriez ce salon à d’autres acteurs du secteur événementiel ?

Hervé : Pendant la crise de la COVID, on a tous pris conscience du caractère vital de la rencontre physique. On s’en est aperçu durant tout le salon, avec les gens qui passent, avec qui on discute. Franchement, on fait des contacts même si l’hybridation existe et heureusement. Toute la magie d’événements comme celui-là, c’est la place laissée au hasard et la rencontre fortuite, d’où naissent les meilleurs contacts et des fois les meilleurs business derrière.

Christine : Pour un visiteur, l’intérêt est de voir les nouveautés, les nouvelles tendances afin de pouvoir organiser un événement en interne voire être présent sur un salon en tant qu’exposant par exemple.

Les problématiques des organisateurs d’événements

Pour certains, les salons, foires et congrès repartent à la hausse en présentiel. Pour d’autres, le secteur anticipe une baisse durable des événements. Avez-vous des retours d’exposants ou organisateurs sur ces problématiques ?

Christine : Nous avons les 2 cas. Nous avons des salons qui repartent sur les chapeaux de roue. Après la crise de la COVID, ils reprennent une activité forte. En revanche, d’autres organisateurs ont beaucoup plus de mal, ils sont plus en difficulté pour relancer leur salon. Selon le secteur d’activité, ils ont du mal à faire revenir leurs exposants. Nous constations qu’il faut recruter plus d’exposants car les surfaces sont moins importantes.

Hervé : Le point important c’est que le public est toujours au rendez-vous. On a vu le succès du salon Made in France, un succès populaire, qui met en avant toute l’industrie française. C’est un salon qui marche très bien. Il y a des ventes, des affaires et des échanges sur ce salon. Quand on lit les médias, il y a des articles ditirembiques : « formidable, l’événementiel redémarre » et des articles au contraire très pessimistes. En fait, les 2 sont vrais, il y a de grosses différences.

Ceux qui marchent bien, c’est ceux qui ont su animer, faire vivre via le numérique leur communauté pendant ce trou d’air d’un an, d’un an et demi. Ceux qui se sont donnés du mal à animer leur communauté notamment via le web en récolte les fruits aujourd’hui en rencontres physiques.

En terme de problématique, on parle aussi beaucoup de pénurie de personnels dans l’organisation des salons. Avez-vous des retours de votre côté ? 

Christine : Il est vrai que le sujet d’actualité est la pénurie de personnels, les entreprises du secteur ont de vraies difficultés de recrutement. L’événementiel est un secteur dans lequel il faut être disponibles et flexibles puisque l’on travaille souvent les week-ends, les soirs et souvent en déplacement. Aujourd’hui, les salariés n’ont pas toujours l’envie de subir ces contraintes. Pour les entrepreneurs, c’est très compliqué de trouver du personnel.

Hervé : Pendant la crise COVID, les fonctions techniques se sont détournés de nos métiers. Certaines sont retournées dans le BTP par exemple : c’est une vraie problématique. Il y a une réflexion dans la filière, un peu comme dans la restauration. Les gens lucides se disent qu’il va falloir bouger les lignes : payer mieux, offrir plus de loisirs, d’avantages…

Dans notre dernier guide, on avait fait un dossier sur le recrutement. C’est une problématique à laquelle on est sensible. Également, on a crée une « news emplois » il y a quelques mois, qu’on relaye à tous nos contacts, tous les mois, avec des propositions d’emplois.

Extrait de la newsletter dédiée à l’emploi par la Gazette des salons

C’est une filière qui recrute. C’est aussi un message pour tous les jeunes : dans l’événementiel, il y a du boulot !

Christine : Et c’est un secteur très sympa 🙂

Comment les organisateurs et exposants voient l’année 2023 ? 

Hervé : Depuis la période COVID, plus personne ne se hasarde à faire des plans sur la comète. On a vécu un truc qui nous est tombé dessus, que personne n’avait vu venir. Finalement, on n’est jamais à l’abri d’un virus, d’une guerre en Europe, d’une météorite ou je ne sais quoi ! Pour l’instant, tout va plutôt pas mal. Mais bien malin qui se hasarderait à faire des prévisions au-delà de 6 mois.

Autre sujet dont on parle beaucoup : l’écologie. L’UNIMEV a d’ailleurs sortit récemment son plan de sobriété énergétique. Qu’en pensent les pros du secteur ? Sont-ils prêts à faire des efforts sur ces sujets ? Comment seront les salons de demain ?

Hervé : Je pense qu’ils considèrent qu’ils n’ont plus le choix.

Christine : Ça fait déjà longtemps qu’ils travaillent sur le sujet. Ça ne date pas d’aujourd’hui.

Hervé : À une époque, on disait : « allez, on est prêt à le faire » mais finalement, c’était un peu gadget. Maintenant, ce n’est plus une option, ça devient obligatoire.

C’est particulièrement vrai dans les salons internationaux, qui accueillent des visiteurs et exposants étrangers. Certaines marques de gros annonceurs ne viennent sur les salons que s’ils ont une garantie que ce salon est bien RSE. Il y a une pression des grosses entreprises et de leurs actionnaires, pour être plus vertueux et ne pas être pris en défaut sur ces aspects-là. Donc tout le monde est prudent et fait ce qu’il faut pour être plus vertueux. Désormais, c’est une réalité, plus une option.

Avez-vous des actus côté Gazette des Salons ?

Christine : Pour l’année 2023, on va essayer d’être plus présent au sein du salon en tant qu’exposant. On ira notemment sur Heavent Meeting Cannes du 28 au 30 mars 2023 et à d’autres salons à Valencienne. C’est notre envie d’être plus présent au sein des événements professionnels, d’aller à la rencontre des professionnels.

Hervé : La meilleure manière de vivre les salons, c’est de l’intérieur. C’est peut-être quelque chose qu’on a négligé les années passées mais là, on voit bien sur les événements comme ça, qu’il y a pleins d’opportunités. On est vraiment au coeur de ce qu’il se passe. Je confirme ce que dit Christine : l’idée c’est d’être plus présent dans les événements.

Cette interview est terminée ! Pour retrouver la version vidéo, c’est juste en-dessous 👇

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Bienvenue dans le Podcast Planexpo, le rendez-vous pour tous les acteurs de l’événementiel. Ici, on échange uniquement avec des experts du secteur. Ils nous partagent leurs actus événementielles, leurs tips et parfois, leurs retours sur l’utilisation de notre outil Planexpo.

Voici la première interview podcast avec Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent.

Le Podcast Planexpo : l’interviewée du jour

On va commencer par 3 questions en 1. Peux-tu te présenter, nous dire ce que tu fais dans la vie et dans quelle entreprise tu travailles ?

Je suis chargée de marketing BtoB pour Rent, qui à la base est connu comme étant le salon Rent, le salon des nouvelles technologies dédié aux professionnels de l’immobilier.

C’est un événement qui a lieu tous les ans à Paris, depuis une petite dizaine d’années. D’ailleurs, on va fêter nos 10 ans l’année prochaine ! Je m’occupe de toute la partie marketing, communication notamment. Comme c’est de l’événementiel, il y a toujours plus de choses à faire que sur la fiche de poste.

Aperçu du salon Rent à Paris les 08 et 09 novembre 2022 

Les événements organisés

Tu utilises l’outil Planexpo, tu organises donc des événements. Est-ce que tu peux nous en dire plus sur la fréquence, le nombre de participants, d’exposants, etc… Et si tu as d’autres événements de prévus sur l’année à venir ? 

À la base, on fait le salon parisien qui a lieu tous les ans entre octobre et novembre. Ce salon a beaucoup grossi ces 10 dernières années.

L’année dernière, il y a eu plus de 10 000 participants en terme de visitorat et on a 400 exposants qui sont venus avec toutes typologies de stands : des start-ups ou des gros faiseurs de l’industrie de l’immobilier, et aussi des investisseurs. En fait, ce type d’événement, c’est vraiment notre coeur de métier.

Conférence professionnelle au salon Rent à Paris – novembre 2022

Ensuite, on a eu envie de créer une brique Proptech qui sont les innovations dédiées aux professionnels de l’immobilier, à l’étranger.

On s’est accrochés à des salons existants pour ajouter cette brique Proptech à l’étranger.
Par exemple, le SIMA est un événement qui se passe à Madrid et qui est à la fois pour les professionnels et les consommateurs lambda de l’immobilier. Ça a super bien marché puisqu’il a accueilli 60 exposants. Une deuxième édition est prévue cette année (pour vous pré-inscrire, suivez ce lien). On voit l’effervescence de l’immobilier partout en Europe notamment.

Proptech Expo SIMA à Madrid en mai 2023

Il est prévu d’organiser un événement en Suisse (Lausanne) en avril sur 3 jours : Rent Switzerland avec à peu près 1 milliers de visiteurs.

La brique Proptech sera présente avec notre petit village français, suisse et d’autres à ce salon. Également, plusieurs projets se profilent cette année dont une autre ville, probalement toujours en Europe.

Événement Rent en Suisse – Switzerland – mars 2023

Donc il n’y a pas de nom de ville pour l’instant qui ressort ? 

Alors ça reste proche de l’Espagne : ce sera probablement le Portugal…c’est en cours…

On a donc l’information en avant première ? 

C’est un peu ça…🙂

L’utilisation de l’outil Planexpo

Pourquoi vous avez décidé de travailler avec Planexpo ?

L’outil Planexpo a commencé à être utilisé par nos équipes il y a un peu plus de 2 ans, juste avant que j’arrive.

J’ai appris à connaître l’outil en même temps que les équipes commerciales ou les parties prenantes de l’équipe. Nous avons été confrontés à plusieurs problématiques. La première, c’était d’avoir un CRM clair, de tout regrouper. On en avait dans tous les sens à l’époque donc on a voulu avoir une base plus saine.

La seconde, c’était l’implantation : où implanter quel exposant, etc…

Puis, la facturation. En bref, avoir un outil qui nous permette d’avoir toutes les infos, tous les dossiers des commerciaux, tous les dossiers des personnes X ou Y de l’entreprise. L’idée c’était de pouvoir synchroniser les dossiers et avoir une vue d’ensemble pour tous.

Donc c’est plus une problématique de centraliser toutes les informations finalement ? 

Oui, pour moi c’était vraiment ça à la base.

Ça fait 2 ans que vous travaillez avec cet outil. Est-ce que ça a changé votre organisation ? Est-ce que vous arrivez à le mesurer de votre côté ? 

C’est vrai que ça nous a aidé dans énormément de choses, en particulier la problématique de prospection en amont de l’événement.

Avoir tout ça en commun nous permet de garder le contact avec nos anciens clients. Les commerciaux peuvent vraiment voir l’implantation des stands restants, les typologies de stands à proposer, les produits mis sur le catalogue. Ils ont une vision de la prospection au bon de commande, à la facturation et à l’implantation dans notre pavillon. Ça donne une vue d’ensemble à tous et c’est le plus important pour nous.

Toutes les équipes sont au fait de ce qu’il se passe pendant le salon ?

C’est ça, il n’y a pas de doublon et on n’a pas 2 fois le même stand qui est vendu. On voit très bien où en est le dossier donc on peut relancer extrêmement facilement.

Il y a même des petites bulles de dialogues sur chaque exposants. Les relances sont faites par ce biais là, puis ils les reçoivent directement dans leur boite mail. C’est un outil qui permet d’avoir un vrai tableau de bord sur ce qu’il se passe.

Les avantages de l’outil Planexpo

Vous gagnez du temps dans votre quotidien ? La relation avec les exposants est plus simple ?

Effectivement, la relation avec les exposants est plus simple. Ils peuvent eux aussi avoir une interface où ils ont tous leurs documents.

On n’a pas à juste avoir un fil de discussions par mail et à leur dire « voilà votre contrat, votre facture… » et puis répondre par ce biais là. Finalement, on dispose de toutes les infos.

Les messages sont envoyés directement à la personne en charge grâce à l’ajout des contacts facturation. De même pour le contact logistique pour la construction des stands. Ça permet de discuter avec toutes les parties prenantes sans mettre tout le monde dans la boucle non plus. En fait, que les bonnes personnes aient les bonnes informations, en ayant la totalité du projet quand même dans leur espace.

Vue de l’espace exposant dans l’outil Planexpo.

Sur ces outils qui sont uniquement en ligne, on reproche beaucoup qu’il manque le lien humain. Est-ce que tu trouves qu’il y a moins de lien humain avec les parties prenantes de l’événement ?

Pas par rapport à cet outil dans le sens où nous, on est une toute petite équipe. Les liens, on les garde.

On n’a pas une personne qui s’occupe de la commercialisation et qui après « laisse l’exposant » avec quelqu’un d’autre : on s’occupe vraiment de chaque dossier de A à Z.

Il y en a qui sont beaucoup plus au fait et qui connaissent le salon depuis toujours, ou l’événementiel très bien. Du coup, ils sont très autonomes. Ceux qui ont le plus besoin d’être hors du circuit logiciel, là on met un accompagnement en direct avec eux. Le lien est donc conservé quand besoin est. Mais ça permet de gagner tellement de temps qu’il y en a certains, s’il n’y a pas besoin de faire de réunion supplémentaire ou autre, on les laisse gérer de manière autonome.

Une recommandation pour les confrères du secteur  

Il y a sans doute pas mal de tes confrères qui t’écoutent et qui hésitent peut-être à utiliser l’outil. Tu peux leur dire quelles sont les fonctionnalités que tu préfères dessus et pour quelles raisons ?

Ce que je préfère, c’est toute la partie plan et assignation de tous les stands.

On peut colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces : start ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc…

Avoir une vraie vision du plan en permanence permet de déterminer très facilement ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre.

De plus, on avait travaillé avec tes équipes pendant les 2 années de COVID, pour créer une expérience différente. Le plan de notre pavillon réel qu’on avait sur Planexpo a été récupéré pour être mis en digital. Ça a fait une espèce de plan 3D en ligne, une marketplace avec prise de RDV. Ça a créé un projet complètement différent qui n’aurait pas pu être fait à la base. C’est ce que j’ai bien aimé de mon côté et mon équipe aussi, on a pu vraiment travailler et créer le projet ensemble.

Ça permet de lier le digital au physique quand on peut le faire et qu’on n’est pas confinés, bien sûr.

Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022

Oui, ne parlons pas de malheur ! Tu penses que ça peut apporter quoi à tes confrères cet outil sur les événements ?

Clairement, ça apporte beaucoup de fluidité. Il y a toujours quelqu’un qui nous demande à combien on est de vente : ce qui a été fait, ce qui n’a pas été fait, ce sur quoi on est un peu à la traine.

Ça permet de savoir exactement où on en est en un coup d’oeil, d’avoir un CRM clair.

Également, si on veut rajouter un événement, c’est facile parce que les dossiers sont déjà créés en amont, les fiches clients existent, l’événement n’est pas recréé de toute pièce. À chaque fois, c’est une brique qu’on rajoute, ça permet de ne jamais repartir de zéro même si l’événement est différent.

Finalement, ça rejoint le fait d’avoir un historique. Depuis qu’on a Planexpo, on voit nos exposants qui sont partis en Suisse, ceux qui ont fait Rent 2021, ceux qui ont fait Rent 2022. Même si des personnes arrivent pendant le projet et ne connaissent pas forcément l’exposant, elles doivent avoir tous les éléments en main. Au lieu de demander à droite et à gauche, de reprendre les pièces, elles ont tout d’un coup. Et ça, c’est quand même extrêmement agréable.

On en parle dans notre webinaire sur les tâches chronophages !

C’est la fin de cette interview !

Pour l’écouter, retrouvez la version podcastée juste en-dessous !

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