La chaîne de plans : un outil stratégique pour vos événements

Piloter un salon de A à Z grâce à la chaîne de plans

Le plan n’est pas un simple fichier que l’on consulte au moment du montage. Il devient un fil conducteur tout au long de la vie de l’événement : de la commercialisation à l’expérience visiteurs. C’est ce qu’on appelle la chaîne de plans. Cette chaîne permet à chaque acteur (commercial, technique, exposant, visiteur, prestataire) d’avoir accès à la bonne information, au bon moment et dans le bon format.

Voici les 5 types de plans que peuvent utiliser ces métiers :

Le plan masse – poser les fondations

C’est la version technique brute du plan, généralement fournie par le gestionnaire du site (parc expo, lieu d’accueil). Le plan masse, souvent issu d’un fichier Autocad, représente l’ossature du lieu : murs, sorties de secours, structures fixes… Il est rarement sexy, mais il est vital. Sans lui, pas de repères, pas de sécurité, pas de cohérence spatiale. 

🔁 Chez Planexpo, ce plan Autocad n’est pas remplacé — il est intégré comme socle de travail.

Le plan d’implantation – structurer l’espace

C’est ici que les choses commencent à prendre forme. Une fois importé dans Planexpo, ce plan devient le cœur de l’outil. Il est enrichi avec les zones commerciales, les allées, les accès prestataires, les calques de circulation, les entrées visiteurs… Il sert de base de travail aux équipes internes pour organiser l’espace, attribuer les stands, et suivre l’évolution du remplissage. Le plan devient le support de coordination entre les services.

🎯 C’est le plan que les chefs de projet connaissent par cœur.

👉 Lire le témoignage de Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent, et utilisatrice assidue des plans Planexpo

Le plan commercial

Ici, on entre dans la phase de vente. Ce plan est mis à disposition des exposants avant la validation de leur participation. Il est volontairement épuré : certaines informations peuvent être masquées pour ne montrer que l’essentiel (stands disponibles, zones clés, emplacements premium). Il facilite les choix de placement et accélère la conversion.

💡 Il sert à la fois d’outil d’aide à la vente et de support de négociation.

Le plan d’assignation – valoriser et guider

Le grand jour approche. C’est le moment de rendre le plan visible… au public. 

Le plan visiteur peut être interactif, personnalisable, et même inclusif grâce aux intégrations avec Ezymob. C’est un véritable outil de communication et de valorisation de vos exposants : itinéraires optimisés, filtres de recherche, accès PMR… tout est pensé pour offrir une expérience fluide et intuitive.

Cinq plans, cinq moments clés. Chacun joue son rôle, au bon moment, pour accompagner la réussite de l’événement.

De la technique à la stratégie, de l’interne au grand public, la chaîne de plans trace le fil rouge de votre événement. Et surtout, elle permet à chaque acteur — organisateur, exposant, visiteur, prestataire — d’interagir plus simplement, plus rapidement, plus efficacement.

Organisateurs : les 3 bénéfices clés d’un plan structuré

Mettre en place une chaîne de plans structurée, c’est avant tout repenser l’organisation de son événement autour d’un outil collaboratif et partagé. Résultat : moins de pertes d’informations, plus de clarté, et une vraie montée en puissance côté efficacité.

« De nombreux organisateurs utilisent la vente sur plan pour anticiper la commercialisation des prochaines éditions et sécuriser jusqu’à 60% de remplissage avant la fin du salon en cours. » Georges Kamgoua, Responsable marketing et commercial chez Planexpo

Mieux gérer son temps et ses priorités

Lorsqu’un événement mobilise plusieurs services et des dizaines de prestataires, les échanges d’informations peuvent vite devenir lourds. 

Ça a été le cas pour Laura Brown et ses équipes : “Avant, on utilisait énormément les mails et les documents statiques. Aujourd’hui, tout est centralisé, accessible et mis à jour en temps réel.”

Centraliser les données et les rendre accessibles à tous les acteurs permet non seulement de gagner du temps, mais surtout de fluidifier les prises de décision au quotidien. On passe moins de temps à retrouver des fichiers ou vérifier les dernières versions, et plus à se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée. 

👉 Je réduis mes tâches chronophages

Faciliter la coordination entre les équipes

Production, technique, logistique, commercial… Chaque service a ses contraintes et ses repères. Avoir un support commun, lisible et organisé favorise une meilleure compréhension mutuelle et limite les oublis ou malentendus. Chez Micropolis, grâce à une information hiérarchisée, taguée, les équipes collaborent mieux et plus vite.

“Il y a une vraie hiérarchisation de l’information, grâce aux tags et aux badges. Cela permet une lecture rapide des éléments clés.” Laura Brown

Les instructions sont claires, les responsabilités mieux partagées, et les urgences de dernière minute… un peu moins fréquentes 😉

Fluidifier la relation avec les exposants

Un exposant qui sait où il se situe, ce qu’il a réservé, et comment le modifier si besoin, est un exposant plus serein. 

Pour Laura et son équipe, la bascule a été nette : exposants plus autonomes, équipes moins sollicitées pour des demandes de base, et une vraie montée en qualité de la relation. 

“Les exposants peuvent consulter leur affectation en temps réel et ajuster leurs besoins techniques directement sur la plateforme.” Laura Brown

Donner un accès direct à ces informations, sans passer systématiquement par l’organisateur, réduit les échanges inutiles, tout en renforçant la transparence. Pour les équipes, c’est aussi une façon de mieux prioriser les demandes et de se concentrer sur les situations réellement complexes.

Les plans visiteurs : un levier marketing sous-exploité

On le perçoit souvent comme un simple outil d’orientation. Et pourtant, le plan visiteurs est bien plus que ça, c’est un point de repère essentiel pour les visiteurs. Lorsqu’il est bien conçu, il améliore l’orientation, la fluidité des déplacements, la lisibilité de l’offre, et renforce même l’image globale de l’événement. C’est devenu un outil différenciateur qui renforce l’attractivité du salon.

Un levier stratégique pour fluidifier les parcours

Le plan visiteurs dépasse aujourd’hui sa simple fonction d’orientation. Il devient un véritable outil d’image, aussi bien pour les exposants que pour l’événement lui-même.

“Le plan visiteur, c’est clairement le levier marketing. C’est celui que vous pouvez le plus marketer parmi tous les plans qu’on est capable de servir.” Georges Kamgoua

Côté visiteurs, le plan prend une nouvelle dimension. Il devient interactif, personnalisable, et guide le parcours selon les préférences, les besoins ou le temps disponible. Un visiteur peut filtrer les exposants par thématique ou créer son propre itinéraire.

Pour les exposants, c’est une vitrine digitale. Leur logo est visible, leurs informations détaillées, leur présence mieux valorisée. Le plan leur donne de la visibilité… et aux visiteurs, des repères utiles pour les identifier, les comparer, et ne pas les rater.

Pour l’organisateur, le plan devient un tableau de bord en temps réel. Il permet de :

• fluidifier la circulation sur site,
• mettre en avant des zones stratégiques (sponsors, animations, nouveautés…),
• et renforcer l’attractivité de leur événement bien avant l’ouverture des portes.

Accessibilité : intégrer tous les publics dès la conception du plan

En France, plus de 12 millions de personnes sont concernées par une forme de handicap : moteur, sensoriel, cognitif. Beaucoup préparent systématiquement leurs déplacements, et si l’information est floue ou inaccessible, ils renoncent parfois à participer à l’événement.

“80% des handicaps sont invisibles, pourtant la majorité des parcours sont pensés uniquement pour les fauteuils roulants”. Camille, COO chez Ezymob

C’est pourquoi l’accessibilité doit répondre aux besoins de tous les visiteurs, au-delà des normes légales (rampes, accès PMR, ascenseurs…). Il s’agit d’anticiper les besoins pour :

• signaler les zones de repos, les points de contact, les services spécifiques,
• proposer des itinéraires simples et sans rupture,
• offrir des outils de guidage adaptés (repères visuels, sonores, formats FALC…),
• et garantir une expérience fluide dès le dernier kilomètre, depuis les transports jusqu’à l’intérieur du salon.

Penser ces aspects dès la conception, c’est éviter des frictions et surtout ouvrir vos portes à tous les publics, sans exclusion.

Le plan visiteurs, un outil au croisement de l’efficacité et de l’expérience

Le plan visiteurs est donc un point de contact essentiel entre l’événement, ses exposants et son public. Lorsqu’il est intuitif, bien structuré et enrichi de fonctionnalités pertinentes, il améliore immédiatement l’expérience globale du salon.

Il permet aux visiteurs de s’orienter facilement, de localiser les exposants en quelques clics, et de construire un parcours fluide. Il valorise également les exposants en les rendant plus visibles, mieux identifiés, et potentiellement intégrés à des parcours thématiques ou sponsorisés. Il contribue également à renforcer l’image du salon : un événement organisé, moderne, inclusif, qui a pensé à tout, pour tout le monde.

Un bon plan, c’est plus qu’un outil de repérage. C’est un levier puissant de satisfaction, de fidélisation et d’engagement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

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