Les clés de la digitalisation événementielle en 2025

Héritage de la période post-Covid

La crise sanitaire a été un accélérateur d’innovation sans précédent : généralisation du télétravail, adoption massive des outils de visioconférence, développement d’applications collaboratives… Résultat ? Le secteur événementiel a dû se réinventer, en intégrant le digital comme support permanent de ses opérations.

Avec l’avènement de l’IA, l’analyse de données en temps réel et la personnalisation deviennent accessibles même aux structures de taille moyenne. Ce tournant technologique oblige les organisateurs à repenser leurs méthodes de travail, leur communication, et leur relation exposants.

Digitaliser pour simplifier et professionnaliser

La digitalisation des salons, ce n’est pas (seulement) une tendance, c’est une réponse concrète à des douleurs bien connues :

• D’abord, il y a les fichiers Excel, les mails éparpillés et les bons de commande papier. Désormais, tout peut être centralisé dans une plateforme unifiée.
• Les exposants deviennent autonomes, gèrent leurs documents, leurs badges et leur visibilité directement depuis leur espace dédié.
• L’organisateur gagne un temps précieux, se libérant des tâches répétitives pour se concentrer sur l’expérience et le contenu.

On a écrit un article sur ce sujet👉 Se débarraser d’Excel avec Planexpo

Le digital au service de l’humain

Contrairement aux idées reçues, digitaliser ne signifie pas déshumaniser. Bien au contraire : en automatisant ce qui peut l’être, les équipes peuvent se recentrer sur la relation exposant, l’innovation, la scénographie, la créativité.

« Grâce au gain de temps, on peut créer des nouveautés comme des packs immersifs ou accueillir les chiens des visiteurs. Avant, c’était impensable. »
Hélène Brissard – Responsable commerciale Exposalons

Comment transcender l’expérience clients et exposants

L’espace exposant : un cockpit tout-en-un

Au cœur de la transformation digitale des salons, l’espace exposant joue un rôle central. Pensé comme un véritable tableau de bord interactif, il regroupe en un seul lieu toutes les fonctionnalités indispensables à la préparation, la participation et l’optimisation de la présence sur un salon.

Pour les organisateurs, c’est un véritable levier de simplification : moins d’administratif, plus de suivi, et une meilleure communication avec les participants.

« Les exposants sont désormais complètement autonomes. Et nous, on peut enfin se concentrer sur la qualité de l’événement. »
Hélène Brissard – Responsable commerciale Exposalons

Espace exposant et formulaire de participation Planexpo

Côté visiteurs, l’espace exposant enrichit l’expérience en facilitant la préparation de la visite, la prise de rendez-vous ciblée et l’accès à des informations à jour, directement depuis le site ou l’application du salon.

Le site web événementiel

Jean-Michel Cabon insiste sur l’importance du site web événementiel comme vitrine dynamique. Le CMS doit permettre :

• Des mises à jour en temps réel
• Des annonces synchronisées avec les réseaux sociaux
• Une navigation fluide, personnalisable

« Notre événement commence dès la fermeture du précédent. Il faut pouvoir tout adapter en live. »
Jean-Michel Cabon – Directeur marketing et communication ESRI France

Site internet ESRI France : espace communauté

Une application mobile pour une expérience enrichie

L’application mobile événementielle est devenue un pilier de l’expérience utilisateur. Bien plus qu’un simple outil d’accès au programme, elle centralise les interactions et crée une continuité entre le digital et le présentiel.

Chez des acteurs comme ESRI France, en collaboration avec inwink et Planexpo, l’app a été pensée pour répondre aux attentes de chaque profil – exposants, visiteurs, partenaires – avec des parcours adaptés.

Quelques fonctionnalités clés pour dynamiser l’engagement :

• Recherche intelligente intégrant l’IA
• Recommandations personnalisées 
• Interactions en temps réel 
• Application communautaire

« L’application de tous les jours devient celle de l’événement. Recherche IA, networking, accès à tout au fond de la poche, c’est vraiment un changement d’échelle. »
Jean-Michel Cabon – Directeur marketing et communication ESRI France

Des meetings mieux ciblées et des statistiques en temps réel

Grâce à la digitalisation des rendez-vous et au tracking des badges, les salons deviennent des espaces de business pilotés :

• Agenda de RDV personnalisés par le commercial.
• Plus de 1000 meetings générés en 24h sur certains événements.
• Données exploitables immédiatement après le salon.

« On peut même dire à un exposant qu’un contact est passé à 11h17. C’est du solide.  »
Hélène Brissard – Responsable commerciale Exposalons

👉 Exposalons est passé chez Planexpo

De la donnée à la stratégie : piloter mieux, fidéliser plus

Automatisation des campagnes marketing

Aujourd’hui, un événement ne démarre plus le jour J. Il commence au moment précis où un participant clique sur “Je m’inscris”. C’est là que l’automatisation marketing entre en jeu.

Grâce à un CRM événementiel intégré, les organisateurs peuvent déclencher des parcours de communication sur mesure, adaptés au profil et aux actions de chaque utilisateur.

• Un visiteur professionnel reçoit une série de contenus pour l’aider à préparer sa visite.
• Un exposant obtient un rappel de ses deadlines et des conseils pour optimiser sa présence.
• Un VIP est invité à réserver ses temps forts en avant-première.

Ces séquences automatisées permettent de :

• Renforcer l’engagement en amont, dès les premières étapes.
• Réduire les no-shows par une présence continue dans l’esprit du participant.
• Maximiser les conversions internes : prise de rendez-vous, inscription à des ateliers, téléchargement d’outils…

Statistiques et reporting pour piloter l’édition suivante

Grâce à la centralisation des données, les organisateurs peuvent :

• Comparer les performances entre éditions.
• Adapter les offres et la communication.
• Accélérer le rebooking des exposants. Florence de la Moureyre, CEO d’Exposalons, en parle dans ce retour d’expérience.

Cette approche orientée données facilite la préparation de l’événement suivant avec une vision claire de ce qui fonctionne.

Vers un événement à 360°

Un salon ou un congrès ne doit plus être perçu comme un simple moment ponctuel. En 2025, l’ambition des organisateurs est claire : transformer l’événement en point de départ d’une relation continue, animée et engageante, bien au-delà du jour J.

Grâce aux outils digitaux (application mobile, CRM, plateforme de contenus, etc.), l’événement devient un catalyseur de communauté. On ne se contente plus d’organiser un rassemblement physique : on crée un espace d’échange, de partage de contenus et de montée en valeur collective.

“Ce que nous construisons, ce sont des écosystèmes vivants. L’événement est une impulsion. Le reste se joue dans la continuité. »
Jean-Michel Cabon – Directeur marketing et communication ESRI France

Cette logique permet notamment de :

• Prolonger l’accès aux replays, aux documents partagés et aux ressources utiles.
• Animer une base engagée avec des webinaires, des articles ou des annonces en avant-première.
• Fidéliser les exposants et visiteurs à travers des interactions régulières et ciblées.
• Créer des passerelles naturelles entre les éditions, facilitant le rebooking et la croissance.

L’expérience événementielle devient globale et évolutive, soutenue par une communauté active qui se retrouve autour de valeurs, de contenus et de temps forts partagés.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Avant votre événement : attirez plus de visiteurs grâce à une communication ciblée

Une base de données segmentée, un levier de conversion

Avant même de parler d’affichage ou de réseaux sociaux, la première arme redoutable reste votre base de données. Segmentée et qualifiée, elle permet de créer des campagnes ultra ciblées. Plus vos messages sont personnalisés et adaptés aux attentes spécifiques des visiteurs, plus ils ont de chance de s’inscrire. Par exemple, envoyer des invitations personnalisées à des prospects ayant participé aux précédentes éditions est l’un des leviers pour améliorer votre taux de conversion.

Envoyer le bon message au bon moment peut faire toute la différence sur vos taux d’ouverture. En fonction du moment où vous contactez vos visiteurs (avant, pendant ou juste après un événement similaire), vous maximisez leur réceptivité et les chances qu’ils répondent positivement.

« Pour nous, l’email reste de loin le canal de communication le plus performant. » Marlène Bonnevialle · Responsable Marketing Digital chez Première Vision

Les canaux historiques utilisés par Première Vision

SEA & Social Ads : élargir l’audience avec précision

Google Ads, LinkedIn Ads, Instagram… chaque canal a son audience. Le ciblage par persona, géographie ou comportement permet d’atteindre des visiteurs en fonction de leurs intérêts et de leurs comportements en ligne. Pour Marlène Bonnevialle et son salon mode Première Vision, le ciblage des publicités selon les régions et les tendances du secteur s’est révélé très efficace.

Où sont vos visiteurs ? Adaptez vos canaux à leurs habitudes

Aujourd’hui, toucher vos visiteurs là où ils se trouvent vraiment est une clé de succès. Les canaux traditionnels ne suffisent plus. Les nouveaux médias, comme TikTok, sont essentiels pour atteindre les plus jeunes et les millennials, et ainsi, capter leur attention. 

« Les lycéens agricoles sont sur Tik Tok, les agriculteurs installés sur Facebook. » Victor Berthon CDDO Sommet de l’Elevage

WhatsApp devient également un incontournable dans la communication événementielle, particulièrement lorsque l’opt-in se fait dès l’inscription. Cela permet de créer une relation directe et immédiate avec vos inscrits. Marlène Bonnevialle chez Première Vision partage un chiffre clé : « On capte l’opt-in WhatsApp au moment de l’inscription. Environ 30 % acceptent. »

Un taux loin d’être négligeable, surtout quand on sait que les messages WhatsApp ont des taux de lecture proches de 98 %. (Source : Bird.com)

Ici, il ne s’agit pas de choisir un canal, mais d’adapter vos campagnes en fonction de vos cibles. 

Source : Statista Novembre 2024

Créez la différence : testez, surprenez, engagez autrement

Les chaînes WhatsApp ou Instagram : moins de bruit, plus d’impact

Les chaînes WhatsApp et Instagram sont parfaites pour une communication directe et ciblée. Moins de distractions et un meilleur taux de lecture garantissent que vos messages ne passent pas inaperçus. C’est l’occasion de maîtriser complètement votre message et de le diffuser à des groupes restreints mais ciblés, qui attendent des informations spécifiques sur l’événement. 

L’idée ? Créer des mini-communautés ultra-réactives autour de votre événement, capables de relayer les informations clés et d’alimenter l’envie. Ça permet d’avoir moins de distractions et un meilleur taux de lecture garantissent que vos messages ne passent pas inaperçus.

WhatsApp : rejoindre les conversations existantes

Plutôt que de créer de nouveaux groupes, rejoindre des groupes existants peut s’avérer extrêmement bénéfique. Ces communautés sont déjà actives et engagées, ce qui permet d’entrer directement en contact avec un public intéressé. Cette approche permet aussi de capter des insights précieux sur les attentes des visiteurs avant même qu’ils ne se soient inscrits. 

Les chaînes et les groupes sur WhatsApp

Les hooks : capter l’attention dès la première seconde

Dans un monde où l’attention des internautes est de plus en plus limitée, la création de hooks visuels ou émotionnels est essentielle pour capter l’attention immédiatement. Un hook bien pensé (comme une vidéo percutante ou un visuel original) permet de marquer les esprits dès les premières secondes. TikTok et Reels sont des exemples parfaits de formats qui permettent de jouer sur l’émotion, l’humour ou l’émerveillement pour capter l’audience.

« Un bon hook émotionnel ou visuel peut changer l’impact d’un post. »
Céline Beckrich · disCéline

4 hooks pour attirer l’attention – Céline Beckrich

Le jour J : enrichissez l’expérience de vos visiteurs en temps réel

Signalétique et branding : le salon comme média

L’expérience visiteur commence bien avant l’arrivée sur un stand. Dès l’entrée, chaque détail compte : signalétique, affiches, habillage des espaces… Le branding sur site est une occasion unique de faire vivre votre univers de marque. Cohérence graphique, lisibilité des parcours, messages clairs : tous ces éléments participent à créer un environnement immersif.

Il n’y a pas que l’expérience des visiteurs, il y a aussi l’expérience des exposants
👉  on en parle dans cet article.

“Le salon lui-même est notre premier outil de communication.”
Victor Berthon · CDDO pour le Sommet de l’Elevage

Utilisez des bâches géantes, des corners thématiques, ou encore des installations photo pour stimuler la curiosité et encourager le partage sur les réseaux sociaux. Votre salon devient alors un espace Instagrammable, engageant et mémorable.

La communication pour les visiteurs sur place – Sommet de l’Elevage

Application mobile et notifications : créer du lien et fluidifier l’expérience

Une application mobile est indispensable pour garder le lien avec les visiteurs pendant l’événement. Les notifications push permettent d’orienter les visiteurs, les alerter des prochaines conférences ou des changements d’horaire.

💡 Astuce : prévoyez un mode hors-ligne pour les zones à faible couverture réseau. Même dans les zones à faible réseau, vos visiteurs gardent une expérience fluide et sans stress.

Contenu live : valorisez l’instant pour nourrir le long terme

Le jour J est une mine d’or de contenus. En captant l’instant — interviews d’exposants, réactions à chaud, ambiance des coulisses — vous créez une matière précieuse à réutiliser après. C’est un excellent moyen de maintenir l’engagement des visiteurs. 

Par exemple, des plateaux TV ou des vidéos « making-of » permettent de valoriser l’événement en temps réel, et peuvent ensuite être utilisés pour du recyclage de contenu.

“On valorise les coulisses, les soirées, les montages : ce sont nos meilleurs contenus.”
Victor Berthon · CDDO au Sommet de l’Elevage

Exemples de contenus pendant l’événement – Sommet de l’Elevage

Après l’événement : comment prolonger l’impact de votre événement et fidéliser vos visiteurs

Relancer intelligement : gardez le lien

La communication post-événement est trop souvent négligée, alors qu’elle est cruciale. Un message de remerciement, personnalisé si possible, montre votre reconnaissance. Mais allez plus loin : envoyez un récapitulatif des moments forts, des statistiques clés, ou même une vidéo souvenir.

C’est aussi l’occasion parfaite pour ouvrir les préinscriptions à la prochaine édition. En maintenant le lien, vous renforcez la fidélité des visiteurs… et réduisez votre coût d’acquisition pour les événements futurs.

Replay, résumés, capsules : maximisez votre contenu

Vous avez filmé une conférence ? Capturé un témoignage ? Ces contenus peuvent vivre bien après l’événement : sur votre blog, votre chaîne YouTube, dans une newsletter ou une campagne SEA.

Réutiliser ces formats sous différentes formes (résumés écrits, reels, infographies, articles) booste votre visibilité SEO tout en renforçant votre image d’expert. Qui plus est, ils peuvent être partagés avec ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement : vous élargissez votre audience tout en valorisant vos contenus !

Contenus post-événement – Sommet de l’Elevage

Transformez vos visiteurs en ambassadeurs

Encouragez vos visiteurs à partager leur expérience, et relayez leurs publications. Les contenus générés par les utilisateurs (UGC) sont souvent plus authentiques, plus engageants, et surtout plus crédibles. Repostez les contenus spontanés de vos visiteurs sur vos réseaux pour renforcer le sentiment de communauté. Cela crée un effet miroir, où vos visiteurs deviennent des ambassadeurs naturels de l’événement.

“Ce sont souvent les visiteurs qui créent le meilleur contenu. » Manon Gravereau · Content Marketing Manager chez Inwink

Une stratégie en 3 temps pour maximiser l’engagement

La communication événementielle efficace ne se résume pas à “remplir un salon”. Elle consiste à créer une véritable expérience de marque, continue et cohérente, avant, pendant et après l’événement.

Avant : segmentez, personnalisez, touchez vos visiteurs sur les bons canaux au bon moment.

Pendant : enrichissez leur expérience en temps réel avec une signalétique cohérente, une app mobile fluide et des contenus live engageants.

Après : entretenez la relation, valorisez les contenus captés, et transformez vos visiteurs en relais de communication.

Continuez de faire vivre votre événement à travers les contenus, les discussions, les souvenirs partagés. Car chaque interaction peut devenir une opportunité de fidélisation… ou un point d’entrée pour un nouveau visiteur.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Engager et convertir : le recrutement des exposants

Le premier enjeu de communication, c’est de susciter l’intérêt, puis de faciliter l’engagement des exposants potentiels. Une stratégie multicanale permet d’agir à la fois sur les anciens participants, les leads tièdes, et les nouveaux profils à conquérir.

Parmi les tactiques les plus efficaces, le rebooking en direct pendant le salon s’impose. Certains organisateurs installent un espace dédié sur l’édition en cours pour proposer aux exposants de renouveler leur participation immédiatement. 

C’est le cas d’Exposalons. Florence de la Moureyre l’explique dans ce retour d’expérience. 

« Pendant trois jours, on reconfirme 60% du chiffre d’affaires. » Benoît Le Goulias, Directeur du Pôle Partenaires chez Live! by GL Events

👉 Découvrez comment augmenter la marge commerciale de vos salons

La relance par email et les newsletters segmentées jouent également un rôle clé. En envoyant rapidement un bilan d’événement accompagné d’un lien vers le formulaire d’inscription pour l’édition suivante, on maintient le lien tout en capitalisant sur la satisfaction des participants. Cette communication post-event peut être personnalisée selon que l’on s’adresse à des exposants fidèles ou à des prospects.

Pour élargir votre audience, les campagnes payantes sur LinkedIn, Facebook ou Instagram sont précieuses. Ciblage géographique, par centres d’intérêts ou secteur d’activité : l’acquisition d’exposants passe aussi par la visibilité digitale.

Créer l’adhésion : embarquer les exposants dès le départ

Un exposant ne s’implique pas seulement parce qu’il a signé un contrat. Il s’engage lorsqu’il comprend la vision de l’événement, qu’il y adhère et qu’il s’y sent utile. La communication joue ici un rôle fondamental pour transformer une simple réservation de stand en participation active.

Partager une vision commune

Créer un storytelling fort, une promesse d’événement claire et inspirante permet de donner du sens à la participation. L’objectif est de faire vivre une aventure collective à laquelle les exposants veulent contribuer.

« On a conçu l’événement avec eux. Et on a imaginé des choses qu’on n’aurait pas faites seules. » Sigrid Deprat Directrice Générale agence En Personne

Cette co-construction peut prendre la forme de comités éditoriaux, d’ateliers ou de rendez-vous physiques, dans lesquels les exposants peuvent s’exprimer sur les contenus, les thématiques ou les formats de prise de parole.

Les 6 leviers de l’engagement exposants selon Sigrid Deprat

Valoriser leur rôle dans le projet

Les exposants doivent être considérés comme des partenaires. En les positionnant comme co-organisateurs ou sponsors, on les implique dans une démarche valorisante. Ils peuvent intervenir dans les conférences ou encore être mis en avant dans la communication officielle.

Cette reconnaissance renforce leur sentiment d’appartenance et les pousse à promouvoir l’événement eux-mêmes.

Mettre à disposition des outils pour fluidifier leur communication

L’un des leviers majeurs d’engagement est la simplification du parcours exposant. Les organisateurs peuvent proposer une interface intuitive qui permet, via un simple QR code par exemple, de réserver un stand, signer un contrat ou gérer les dotations.

“Plus on lui facilite la vie, plus il signe vite. C’est ce qu’on fait avec Planexpo”.
Benoît Le Goulias

👉 Découvrez comment mieux gérer vos exposants

En parallèle, la mise à disposition d’un kit média (visuels réseaux sociaux, emailings personnalisables, gabarits de stories…) permet aux exposants de relayer leur présence sans avoir à produire eux-mêmes des supports. L’accès anticipé au plan interactif, la possibilité de télécharger des visuels personnalisés ou encore l’intégration aux notifications de l’application événementielle permettent de booster leur communication sans effort.

Maintenir l’engagement pendant l’événement

Intégrer les exposants à la production de contenu

Les témoignages, stories Instagram, réels, vidéos en coulisses… Tous ces formats courts créés par les exposants eux-mêmes constituent un levier puissant d’UGC (User Generated Content ou Contenu généré par les utilisateurs). Leur authenticité séduit et leur viralité permet de toucher des audiences plus larges.

“Ce sont les exposants qui créent les meilleurs contenus. Bien mieux que nous parfois.” Victor Berthon CDDO Sommet de l’Elevage

Il est donc essentiel de les encourager à produire ce contenu en leur donnant accès à des éléments visuels, en les mentionnant ou en les relayant via les comptes officiels du salon.

Supports de communication exposants – Tech & Fest

S’appuyer sur les codes des tendances

Aujourd’hui, la forme est aussi importante que le fond. Les formats verticaux (9/16ème), les accroches visuelles ou sonores, ou encore les détournements créatifs issus des tendances TikTok ou Reels sont des vecteurs d’attention très efficaces.

“Une enveloppe, un message. C’est simple, pas besoin de sous-titres. Tout est visuel.” Céline Beckrich – dis Céline

En adaptant ces codes au monde du B2B et de l’événementiel, les organisateurs peuvent produire du contenu à la fois pertinent, original et performant, seul ou avec leurs partenaires.

4 hooks pour attirer l’attention – Céline Beckrich

Renforcer leur visibilité sur site

En parallèle de la communication digitale, l’événement physique doit également offrir des supports de visibilité. Il peut s’agir de signalétiques mentionnant les exposants les plus actifs, d’écrans diffusant leurs contenus, ou encore de murs de stories alimentés en temps réel. Ce dispositif leur donne une place centrale dans l’expérience visiteur.

Préparer l’après-événement

Le salon est terminé, mais la communication continue. C’est le moment de valoriser ce qui a été vécu, et de poser les premières pierres de l’édition suivante.

Les contenus produits pendant l’événement (replays, interviews, vidéos immersives) peuvent être réexploités dans un email de remerciement, un article de blog, ou un carrousel LinkedIn. C’est aussi le moment idéal pour publier des REX (retours d’expérience) avec des citations d’exposants, des chiffres clés, ou des témoignages sur les bénéfices concrets de leur participation.

Cette phase est stratégique : elle renforce le lien, alimente votre stratégie d’acquisition, et prépare le terrain pour la relance commerciale.

Après l’événement : transfomer et fidéliser – Sommet de l’Elevage

Les exposants sont vos meilleurs ambassadeurs pendant toute la durée de l’événement. Mais ils ne sont qu’une partie de l’équation. Pour construire une communication événementielle complète et performante, il est tout aussi essentiel d’adresser les bons messages à vos visiteurs !

👉 Découvrez notre article dédié à la communication événementielle visiteurs.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Piloter un salon de A à Z grâce à la chaîne de plans

Le plan n’est pas un simple fichier que l’on consulte au moment du montage. Il devient un fil conducteur tout au long de la vie de l’événement : de la commercialisation à l’expérience visiteurs. C’est ce qu’on appelle la chaîne de plans. Cette chaîne permet à chaque acteur (commercial, technique, exposant, visiteur, prestataire) d’avoir accès à la bonne information, au bon moment et dans le bon format.

Voici les 5 types de plans que peuvent utiliser ces métiers :

Le plan masse – poser les fondations

C’est la version technique brute du plan, généralement fournie par le gestionnaire du site (parc expo, lieu d’accueil). Le plan masse, souvent issu d’un fichier Autocad, représente l’ossature du lieu : murs, sorties de secours, structures fixes… Il est rarement sexy, mais il est vital. Sans lui, pas de repères, pas de sécurité, pas de cohérence spatiale. 

🔁 Chez Planexpo, ce plan Autocad n’est pas remplacé — il est intégré comme socle de travail.

Le plan d’implantation – structurer l’espace

C’est ici que les choses commencent à prendre forme. Une fois importé dans Planexpo, ce plan devient le cœur de l’outil. Il est enrichi avec les zones commerciales, les allées, les accès prestataires, les calques de circulation, les entrées visiteurs… Il sert de base de travail aux équipes internes pour organiser l’espace, attribuer les stands, et suivre l’évolution du remplissage. Le plan devient le support de coordination entre les services.

🎯 C’est le plan que les chefs de projet connaissent par cœur.

👉 Lire le témoignage de Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent, et utilisatrice assidue des plans Planexpo

Le plan commercial

Ici, on entre dans la phase de vente. Ce plan est mis à disposition des exposants avant la validation de leur participation. Il est volontairement épuré : certaines informations peuvent être masquées pour ne montrer que l’essentiel (stands disponibles, zones clés, emplacements premium). Il facilite les choix de placement et accélère la conversion.

💡 Il sert à la fois d’outil d’aide à la vente et de support de négociation.

Le plan d’assignation – valoriser et guider

Le grand jour approche. C’est le moment de rendre le plan visible… au public. 

Le plan visiteur peut être interactif, personnalisable, et même inclusif grâce aux intégrations avec Ezymob. C’est un véritable outil de communication et de valorisation de vos exposants : itinéraires optimisés, filtres de recherche, accès PMR… tout est pensé pour offrir une expérience fluide et intuitive.

Cinq plans, cinq moments clés. Chacun joue son rôle, au bon moment, pour accompagner la réussite de l’événement.

De la technique à la stratégie, de l’interne au grand public, la chaîne de plans trace le fil rouge de votre événement. Et surtout, elle permet à chaque acteur — organisateur, exposant, visiteur, prestataire — d’interagir plus simplement, plus rapidement, plus efficacement.

Organisateurs : les 3 bénéfices clés d’un plan structuré

Mettre en place une chaîne de plans structurée, c’est avant tout repenser l’organisation de son événement autour d’un outil collaboratif et partagé. Résultat : moins de pertes d’informations, plus de clarté, et une vraie montée en puissance côté efficacité.

« De nombreux organisateurs utilisent la vente sur plan pour anticiper la commercialisation des prochaines éditions et sécuriser jusqu’à 60% de remplissage avant la fin du salon en cours. » Georges Kamgoua, Responsable marketing et commercial chez Planexpo

Mieux gérer son temps et ses priorités

Lorsqu’un événement mobilise plusieurs services et des dizaines de prestataires, les échanges d’informations peuvent vite devenir lourds. 

Ça a été le cas pour Laura Brown et ses équipes : “Avant, on utilisait énormément les mails et les documents statiques. Aujourd’hui, tout est centralisé, accessible et mis à jour en temps réel.”

Centraliser les données et les rendre accessibles à tous les acteurs permet non seulement de gagner du temps, mais surtout de fluidifier les prises de décision au quotidien. On passe moins de temps à retrouver des fichiers ou vérifier les dernières versions, et plus à se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée. 

👉 Je réduis mes tâches chronophages

Faciliter la coordination entre les équipes

Production, technique, logistique, commercial… Chaque service a ses contraintes et ses repères. Avoir un support commun, lisible et organisé favorise une meilleure compréhension mutuelle et limite les oublis ou malentendus. Chez Micropolis, grâce à une information hiérarchisée, taguée, les équipes collaborent mieux et plus vite.

“Il y a une vraie hiérarchisation de l’information, grâce aux tags et aux badges. Cela permet une lecture rapide des éléments clés.” Laura Brown

Les instructions sont claires, les responsabilités mieux partagées, et les urgences de dernière minute… un peu moins fréquentes 😉

Fluidifier la relation avec les exposants

Un exposant qui sait où il se situe, ce qu’il a réservé, et comment le modifier si besoin, est un exposant plus serein. 

Pour Laura et son équipe, la bascule a été nette : exposants plus autonomes, équipes moins sollicitées pour des demandes de base, et une vraie montée en qualité de la relation. 

“Les exposants peuvent consulter leur affectation en temps réel et ajuster leurs besoins techniques directement sur la plateforme.” Laura Brown

Donner un accès direct à ces informations, sans passer systématiquement par l’organisateur, réduit les échanges inutiles, tout en renforçant la transparence. Pour les équipes, c’est aussi une façon de mieux prioriser les demandes et de se concentrer sur les situations réellement complexes.

Les plans visiteurs : un levier marketing sous-exploité

On le perçoit souvent comme un simple outil d’orientation. Et pourtant, le plan visiteurs est bien plus que ça, c’est un point de repère essentiel pour les visiteurs. Lorsqu’il est bien conçu, il améliore l’orientation, la fluidité des déplacements, la lisibilité de l’offre, et renforce même l’image globale de l’événement. C’est devenu un outil différenciateur qui renforce l’attractivité du salon.

Un levier stratégique pour fluidifier les parcours

Le plan visiteurs dépasse aujourd’hui sa simple fonction d’orientation. Il devient un véritable outil d’image, aussi bien pour les exposants que pour l’événement lui-même.

“Le plan visiteur, c’est clairement le levier marketing. C’est celui que vous pouvez le plus marketer parmi tous les plans qu’on est capable de servir.” Georges Kamgoua

Côté visiteurs, le plan prend une nouvelle dimension. Il devient interactif, personnalisable, et guide le parcours selon les préférences, les besoins ou le temps disponible. Un visiteur peut filtrer les exposants par thématique ou créer son propre itinéraire.

Pour les exposants, c’est une vitrine digitale. Leur logo est visible, leurs informations détaillées, leur présence mieux valorisée. Le plan leur donne de la visibilité… et aux visiteurs, des repères utiles pour les identifier, les comparer, et ne pas les rater.

Pour l’organisateur, le plan devient un tableau de bord en temps réel. Il permet de :

• fluidifier la circulation sur site,
• mettre en avant des zones stratégiques (sponsors, animations, nouveautés…),
• et renforcer l’attractivité de leur événement bien avant l’ouverture des portes.

Accessibilité : intégrer tous les publics dès la conception du plan

En France, plus de 12 millions de personnes sont concernées par une forme de handicap : moteur, sensoriel, cognitif. Beaucoup préparent systématiquement leurs déplacements, et si l’information est floue ou inaccessible, ils renoncent parfois à participer à l’événement.

“80% des handicaps sont invisibles, pourtant la majorité des parcours sont pensés uniquement pour les fauteuils roulants”. Camille, COO chez Ezymob

C’est pourquoi l’accessibilité doit répondre aux besoins de tous les visiteurs, au-delà des normes légales (rampes, accès PMR, ascenseurs…). Il s’agit d’anticiper les besoins pour :

• signaler les zones de repos, les points de contact, les services spécifiques,
• proposer des itinéraires simples et sans rupture,
• offrir des outils de guidage adaptés (repères visuels, sonores, formats FALC…),
• et garantir une expérience fluide dès le dernier kilomètre, depuis les transports jusqu’à l’intérieur du salon.

Penser ces aspects dès la conception, c’est éviter des frictions et surtout ouvrir vos portes à tous les publics, sans exclusion.

Le plan visiteurs, un outil au croisement de l’efficacité et de l’expérience

Le plan visiteurs est donc un point de contact essentiel entre l’événement, ses exposants et son public. Lorsqu’il est intuitif, bien structuré et enrichi de fonctionnalités pertinentes, il améliore immédiatement l’expérience globale du salon.

Il permet aux visiteurs de s’orienter facilement, de localiser les exposants en quelques clics, et de construire un parcours fluide. Il valorise également les exposants en les rendant plus visibles, mieux identifiés, et potentiellement intégrés à des parcours thématiques ou sponsorisés. Il contribue également à renforcer l’image du salon : un événement organisé, moderne, inclusif, qui a pensé à tout, pour tout le monde.

Un bon plan, c’est plus qu’un outil de repérage. C’est un levier puissant de satisfaction, de fidélisation et d’engagement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo