Événementiel : quelles peuvent être les données concernées ?

Les infos génériques

Ce sont les informations de base sur votre portefeuille clients/prospects. D’un événement à l’autre, ces informations sont les mêmes. Elles seront reprises pour la génération automatique des contrats de participation et des factures exposants.

Informations sur les entreprises

• Raison sociale
• Enseigne (marques)
• Siret
• Adresse de siège
• Forme juridique, type d’entreprise, NAF, etc.
• Téléphone standard

Informations sur les contacts

• Nom, prénom
• Poste
• Email professionnel
• Téléphone (ligne directe, portable)

Les infos commerciales

Ce sont les informations d’activités commerciales qui peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Elle tiennent compte de la segmentation commercial et marketing, de l’historique d’administration des ventes, des éléments de négociation avec vos contacts clients/prospects :

• Contact de réservation, contact de facturation, …
• Typologie et catégorie d’exposant
• Formule et type de stand, numéro de stand
• Équipements de stand et prestations supplémentaires (nombre de badges, angles, cloisons, rails de spot, moquettes, boitier électricité, réserve, élingue, …)
• Transactions commerciales N-1 (numéro de dossier, échéancier, volume d’affaires, bon de commande, statut de paiement, factures, solde, voucher/avoirs, …)
• Statut de dossier N-1 (refusé, annulé, accepté)
• Année de participation

Les informations commerciales N-1

• Exposants : le suivi des préférences des exposants, notamment en matière de typologie des stands, d’emplacement ou de prestations supplémentaires.
• Données financières : les transactions, factures, devis, budgets et rapports financiers liés aux événements passés.

Les données logistiques et opérationnelles

• Plans de sol ou plans des espaces
• Horaires des sessions : la programmation des sessions est essentielle

Guide Planexpo : quelles sont les étapes d’une migration de données réussie ?

Migrer vos données vers une nouvelle plateforme peut être délicat, mais en suivant un plan organisé, vous maximisez vos chances de succès. Je vous propose un guide en cinq étapes pour simplifier la migration de vos informations et garantir leur intégrité.

Étape 1 : Analyse de vos données existantes

Avant de lancer le transfert, prenez le temps d’évaluer les informations dans votre CRM actuel. Identifiez les types d’informations que vous souhaitez transférer, pour déterminer celles qui vous seront utiles : 

• Contacts
• Entreprises
• Historiques d’interactions
• Opportunités

Cette analyse préliminaire vous permettra de filtrer les éléments pertinents et de planifier leur intégration dans votre nouvel outil de gestion événementielle.

Étape 2 : Nettoyage et normalisation des données

Assurez-vous que vos données soient saines, propres et cohérentes avant de les transférer. Éliminez les doublons, corrigez les erreurs de saisie, et normalisez les formats si nécessaire. Par exemple : les adresses, les numéros de téléphone, etc.

Une base de données bien organisée limite les allers-retours pendant le transfert. C’est s’économiser un temps retraitement contre-productif dans le nouveau système, mais surtout la répercussion d’erreurs.

Chez Planexpo, nous mettons un point d’honneur au maintien d’une base de données saine. En effet, l’outil attire votre attention sur les fiches qui nécessitent une mise à jour d’informations à l’aide d’encarts et de pictogrammes oranges. Ces indications sont un excellent moyen de vous amener à enrichir en continu vos données.

Étape 3 : Exportation des données depuis votre ancien CRM

Une fois vos données nettoyées, exportez-les depuis votre ancien CRM. Vérifiez les options d’exportation disponibles dans votre CRM actuel et choisissez le format le mieux adapté pour le transfert. 

💡 Good to know : les formats les plus courants incluent CSV ou Excel. 

Si besoin, Planexpo peut vous fournir une trame compatible où il vous suffit simplement de renommer les colonnes !

Étape 4 : Importation de vos données dans Planexpo

Une fois les correspondances établies, importez vos données dans Planexpo en suivant les instructions fournies par notre équipe d’assistance ou dans la documentation disponible. Veillez à vérifier attentivement chaque étape de l’importation pour éviter tout problème de compatibilité ou de perte de données. Ce processus est sécurisé car tous les transferts sont encryptés. 

Après quelques minutes, les données sont importées. Il faut maintenant vérifier et valider les données. Assurez-vous que toutes les informations aient été correctement transférées et qu’aucune donnée importante n’a été omise ou altérée. Cette étape est cruciale pour garantir la fiabilité de vos données dans le nouveau système.

Étape 5 : Formation et prise en main de Planexpo

Une fois vos données transférées avec succès, profitez de cette occasion pour vous familiariser avec les fonctionnalités de Planexpo. Notre équipe support est là pour vous accompagner dans cette phase d’adaptation et répondre à toutes vos questions. N’hésitez pas à nous contacter pour organiser des sessions de formation personnalisées.

Et la sécurité des données dans tout ça ?

Chez Planexpo, nous considérons la sécurité et la confidentialité des données comme une priorité absolue. Nous comprenons l’importance d’une gestion sécurisée de vos informations et mettons en place des mesures rigoureuses pour garantir leur protection. Voici comment nous assurons la sécurité de vos données :

Stockage en Europe sur 2 sites distincts

Vos données sont hébergées sur des serveurs situés en Europe, répartis sur deux sites distincts. Cette approche permet d’assurer une redondance et une disponibilité maximale de vos données.

Procédures de backups fiables

Nous mettons en place des procédures de sauvegarde régulières et fiables pour garantir la protection de vos données en cas d’incident. Vos informations sont sauvegardées de manière sécurisée et peuvent être rapidement restaurées en cas de besoin.

Audit par une société indépendante de sécurité

Pour renforcer notre engagement en matière de sécurité, nous sommes régulièrement audités par une société indépendante spécialisée dans la sécurité des données. Ces audits nous permettent de garantir le respect des normes les plus strictes en matière de protection des informations.

Exportation des données à tout moment

Nous croyons en la transparence et le contrôle de vos données. C’est pourquoi nous vous permettons à tout moment d’exporter la totalité de vos données depuis Planexpo. Vous avez ainsi la liberté de sauvegarder vos informations ou de les transférer vers d’autres systèmes si nécessaire.

La migration vers Planexpo

Le passage à Planexpo est un processus simple. Nous espérons que ce guide vous aidera à préparer efficacement le transfert de vos données vers Planexpo ou tout autre outil. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire ou si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter. 

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Qui sont ces 3 organisateur·trices qui témoignent ?

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Configurer correctement votre événement

Bien préparer votre événement est primordial pour le lancer sans accroc. 

• Création, diffusion du formulaire d’inscription et récupération des données ;
• Définition et application des modalités de paiement ;
• Création et modélisation du plan de salon ;
• Mise à disposition d’un catalogue produits pour réaliser des ventes additionnelles.

Digitaliser au maximum l’ensemble de ces étapes va permettre de mieux monitorer tout le reste. Pour Victor du Sommet de l’Élevage, utiliser un outil de gestion événementielle l’a énormément aidé, surtout sur la partie modélisation du plan.

Utilisateur d’Autocad dans son quotidien, le plus gros problème était que les informations n’étaient pas synchronisées. En effet,  2 personnes pouvaient travailler sur un même plan, au même moment, et modifier des éléments simultanément, sans que l’autre n’ait l’information actualisée. 

La mise en place du plan sur Planexpo a surtout permis de synchroniser toutes les modifications en temps réel. Techniquement, il n’a pas eu à se séparer d’Autocad puisqu’un plug in est disponible sur la plateforme avec : 

• L’import des fonds sur des calques, pour structurer et travailler finement sur chaque élément du plan d’implantation ;
• La mise à l’échelle, pour construire au fur et à mesure des éléments de repères ;
• Le redécoupage des stands, pour proposer des espaces dédiés aux exposant·es.

“Par un simple clic sur le stand, je vais voir que l’exposant·e avait tant d’espaces, tant de badges… J’ai une vue de tout son dossier et du stand qu’on lui a attribué.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

En plus du plan, Victor considère que le site de son événement est tout aussi important dans la configuration initiale. Comme beaucoup d’organisateur·trices, il travaillait avant avec une agence extérieure pour gérer cela. 

“Avant, on travaillait sur des systèmes un peu plus complexes comme WordPress et on passait par une boîte extérieure. Les délais de modification d’une simple information prenaient beaucoup de temps. Et on n’est pas tous des spécialistes de WordPress…”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Site événementiel du Sommet de l’Élevage avec formulaire de participation

Mettre en place un outil comme inwink pour créer ce site événementiel prend bien sûr un certain temps. 

“Une fois construit, c’est comme un CMS très facile d’accès pour toute mon équipe. En moins d’une journée on s’y fait. On peut créer des pages et mettre des informations à jour en live. La moindre modification, même dans le back-office, vient s’actualiser sur le site et ça, c’est super pratique !”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Pour en savoir plus sur nos plans interactifs, visionnez notre précédent webinaire ! 

Lancer la commercialisation de votre salon

Après la configuration de l’événement, s’ensuit sa commercialisation. Pour Florence : “le but d’un organisateur·trice, c’est de vendre des mètres carrés, c’est la priorité.” Auparavant, ces 3 organisateur·trices utilisaient plusieurs solutions qui ne leur semblaient pas très agiles. 

Avoir un outil qui rassemble CRM métier, espace exposant, tableau de bord de suivi, animation de la communauté, permet de libérer du temps aux équipes et de booster cette commercialisation. L’idée, c’est de centraliser et d’automatiser un maximum les tâches administratives, qui sont généralement très chronophages, par exemple :

• Les échanges avec les exposant·es : conversations embarquées, messagerie instantanée, mails en masse ;
• La génération automatique des documents contractuels (avenants, factures, avoirs…).

Pour Victor, les résultats se font déjà ressentir depuis qu’il utilise l’intégration Planexpo et inwink pour le Sommet de l’Élevage qui aura lieu en octobre 2023.

“Certes, nous avons une bonne dynamique. On peut voir qu’on était à 83 000 m2 d’exposition nette l’année dernière et cette année, on est passés à 89 000 m2, c’est quand même 6000 m2 carrés de ventes en plus ! On voit qu’on a de plus en plus d’inscriptions dans le temps, proches de la date d’ouverture de la commercialisation.

Habituellement, à cette période-là, on n’était pas à 100% des inscrit·es. Maintenant, on est déjà à 110%, donc on a progressé en rapidité de commercialisation. Ce qui permet aussi de dégager du temps pour autre chose, et ce qui montre aussi l’efficacité de Planexpo et inwink. On peut bien sûr en déduire que le duo d’outils nous a aidé à commercialiser plus rapidement.”

Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Gérer votre salon

Les organisateur·trices en ont de plus en plus conscience : un salon vit sur l’année entière. Florence connaît bien les enjeux : “un salon, c’est une plateforme pour communiquer une fois par an, pour se donner l’opportunité d’émerger par rapport à d’autres.”

Site événementiel Expozoo, avec vue du site inwink et du plan interactif Planexpo

L’objectif pour elle, c’est surtout “de développer la partie upsell encore plus et de proposer des idées qu’elle va pouvoir vendre, mais qui sont cohérentes pour les exposant·es.”

Le mot d’ordre ? Toujours se mettre dans la peau de l’exposant·e et lui faciliter la tâche dans son parcours événementiel, mais aussi “répondre à ses besoins en termes techniques et en termes de visibilité.”

• Quelles informations lui demander dans le formulaire de participation, pour éviter le trop d’allers-retours dans les échanges ? 
• Comment peut-il acheter rapidement un stand ? Quel sera le numéro associé ? Où sera-t-il situé sur le salon ? 

Tant de questions qui, finalement, influent sur la charge de travail administrative des organisateur·trices. Ainsi, utiliser une plateforme de gestion événementielle permet “de gagner du temps, et de rendre l’exposant·e encore plus acteur·trice de sa participation”. 

Pour cela, elle a décidé de faire appel à un trio d’outils : Planexpo, inwink et Expose. Complémentaires, ils lui permettent d’englober la gestion de tout son événement : avant, pendant et après. Ainsi, ces plateformes gèrent :

• Le plan, les dossiers de participation, l’automatisation de la gestion administrative, la re-commercialisation.
• Le site web, la mise en avant du programme et des speakers, la valorisation de leur présence en ligne, la gestion de la billetterie et des activités sur site.
• Les ventes sur place grâce à une marketplace en ligne. 

Ce qu’elle apprécie, c’est surtout l’accompagnement et la prise en compte de ses besoins. Conquise, elle le dit et le redit :

“Je ne peux plus revenir en arrière depuis que je connais inwink et Planexpo.”
Florence De La Moureyre, Exposalons

Le jour j de votre événement

Ça y est, tout est prêt pour le jour J ! 

Les exposant·es et les visiteur·euses sont venus nombreux·euses. Maintenant, place à la rencontre et aux échanges. C’est là que le plan interactif a toute son importance : pour se situer et se retrouver. 

Jean-Michel l’a bien saisi, surtout dans son secteur d’activité : la géographie et la biographie numérique. C’est pour cela qu’avec l’aide de sa collègue Françoise, ils ont créé la carte du monde comme vitrine de leur salon. Elle a pu le “construire, l’animer, le propulser et le partager.”

« Esri France est un événement numérique digital. Il est important pour nous de plus valoriser la participation de nos partenaires et leur présence, mais également des éléments du programme.« 
Jean-Michel Cabon, d’Esri France

Le plan n’est plus un plan classique, comme à l’époque, sur papier. Il est devenu un support de communication, qui permet d’avoir “une vision cartographique de l’événement.” Il contribue à avoir “une plus grande fluidité dans l’accès aux informations, que ce soit celles des partenaires, des éléments du programme, des sessions ou tout ce que consomme un événement.”

Une fois encore, tout comme pour Florence et Victor, l’objectif premier est de faciliter et d’améliorer l’expérience des exposant·es et des visiteur·euses. 

La gestion post salon

La récupération des données 

Mais il n’y a pas que cela. Leur intérêt, c’est aussi de collecter des données et de bien les monitorer. Ces 3 organisateur·trices veulent avoir une vision en temps réel de l’ensemble de leurs KPI’s, à travers des tableaux de bord de suivi : 

• Suivi des dossiers ;
• Vente de stands ;
• Suivi des inscriptions ;
• Nombre de rendez-vous entre participant·es et exposant·es ;
• Nombre de sessions.

Grâce à ces données, la projection est possible pour l’année suivante, et donc pour le prochain événement.

Tableaux de bord de suivi des chiffres Planexpo et inwink

La re-commercialisation

Cela a été évoqué plus haut, tou·tes les organisateur·trices ont envie de re-commercialiser le plus rapidement possible leur salon. Florence en a conscience : 

“On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ils pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.”

La création d’une communauté

On ne peut plus nier qu’un événement est synonyme de partage, de rencontre, de lien humain. Apprendre à connaître sa communauté et l’animer, voici les nouveaux objectifs des organisateur·trices de salons !

Comme l’indique Pascal d’inwink, créer une communauté permet de “continuer à partager, de permettre aux personnes qui se sont rencontrées sur un événement de poursuivre leurs échanges tout au long de l’année, de leur partager des contenus et même d’organiser des webinaires au sein de la plateforme communautaire.”

Site communautaire du Sommet de l’Élevage

Pour Victor, la partie communautaire a été un “choix obligatoire”. Avec une pointe d’humour, il insiste sur le fait que :

“C’est bien d’être le roi de la piste quatre jours par an, mais le reste des 361 jours de l’année, on ne pense plus vraiment à toi. Pourtant, tu as une communauté qui vient depuis plus de trente ans et qui a envie d’interagir encore plus.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Se diversifier pour mieux se démarquer

Les organisateur·trices veulent aujourd’hui diversifier leur business model pour se démarquer, sortir du lot. Cela passe avant tout par la digitalisation de leurs outils, qui leur permet de dégager du temps sur d’autres sujets qui ont longtemps été délaissés comme :

• La re-commercialisation ;
• L’événement en tant que support média ;
• Le développement de leur communauté.

Certain·es sont précurseur·euses et ont bien saisi l’importance de développer ces 3 sujets. Et vous ? Souhaitez-vous redonner à votre événement toute sa grandeur ? 

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