Comment gérer les réservations et commandes de dernière minute sur un salon ?

Avant un événement, l’afflux soudain de demandes de réservations de stands et les modifications de dernière minute dans la disposition des stands sont monnaie courante. C’est pourquoi, pour atténuer ces défis, des solutions pratiques peuvent être mises en place.

Avec le suivi instantané des réservations et des modifications

Le plan interactif

L’une des approches clés pour gérer efficacement les réservations de dernière minute consiste à mettre en place un suivi instantané des réservations et des modifications. Qui dit suivi, dit outil.

Par exemple, le plan interactif Planexpo permet de visualiser et de mettre à jour en temps réel les réservations d’espaces. Ainsi, cela offre une visibilité sur la disponibilité et les ajustements nécessaires. De même, le plan commercial donne la possibilité à vos commerciaux d’avoir une vue sur l’ensemble des stands restant disponibles à la vente. 

L’automatisation des processus administratifs

L’automatisation des processus, notamment la génération automatisée des factures ou la gestion des retards de paiements, contribue à minimiser les erreurs humaines et à rationaliser le processus de réservation. À chaque modification, ajout ou suppression, la facture est mise à jour instantanément. Un vrai gain de temps pour vos comptables ! 

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Qui plus est, toutes les informations liées aux réservations et aux stands sont centralisées dans un seul et même espace : l’espace exposant. Tout est plus clair et plus fluide dans la gestion des réservations. De même que dans les échanges entre l’organisateur et l’exposant. 

Une gestion logistique intensive

Plus le jour J approche, plus il y a de vérifications dans les commandes de matériels et dans la gestion des retards pour la livraison. Des solutions existent comme le plan technique Planexpo. Ce dernier permet d’intégrer toutes les informations techniques du plan d’implantation, sous forme de calques interactifs. Dès lors, zones d’implantation, zones de contraintes, tout est simplifié pour la mise en place des mobiliers.

Nous avons enregistré un webinaire qui détaille l’ensemble de nos plans interactifs. Intéressé·es ? 👇

De surcroît, d’autres plateformes comme Expose facilitent la centralisation des commandes complémentaires via des marketplaces, optimisant ainsi la gestion des ressources. Floriane de Lussac, Directrice de la communication et du marketing nous explique comment ça fonctionne sur la plateforme Expose, et avec les prestataires. 

Les exposants passent leurs commandes complémentaires sur les marketplaces, où sont référencés tous les produits nécessaires pour leur stand (aménagement, mobilier, multimédia, alimentation, etc.).  La coordination logistique entre les cheffes de projet et les prestataires assure la livraison clé en main des stands sur le lieu de l’événement. Dans une perspective d’anticipation, la fermeture des marketplaces survient généralement une dizaine de jours avant le jour J. 

 

Cependant, les cheffes de projet demeurent accessibles tout au long du montage, prodiguant conseils aux exposants et détenant une connaissance approfondie des produits des prestataires. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En sus, certains outils d’ajustement de mobiliers comme Egylis permettent de vérifier et de traiter les commandes de mobiliers sur stand le jour J, garantissant une coordination sans faille.

En vérifiant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Pour analyser ces actions, le mieux est de comparer les réservations initiales et les ajustements de dernière minute, couplés aux feedbacks des exposants sur la gestion de leurs réservations. D’autres mesures sont nécessaires comme : 

• suivre le processus de vérification des commandes de matériel ;
• analyser les retards ou problèmes liés à la livraison des équipements ;
• obtenir le feedback des équipes logistiques. 

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les stratégies de l’événement suivant. D’ailleurs, cela permet une amélioration continue et une anticipation des défis potentiels.

Comment mieux gérer les équipes opérationnelles sur le salon ?

La dynamique de participation des exposants et intervenants peut évoluer rapidement, nécessitant une gestion agile pour s’adapter au mieux. Dans le même temps, la satisfaction des intervenants et exposants dépend souvent de la qualité de la gestion logistique.

D’ailleurs, selon l’Event Data Book de l’UNIMEV sortit en ce début d’année 2024, “la qualité de l’organisation d’un salon professionnel fait aujourd’hui partie du top 5 des critères de décision pour y participer. »

Grâce à la mobilisation d’une équipe réactive

Face à des changements de dernière minute, la constitution d’une équipe dédiée à la gestion des ajustements urgents est cruciale. Pour cause, cette équipe doit être caractérisée par une disponibilité constante, des rôles et responsabilités clairement définis. Mais aussi une communication régulière pour garantir une coordination efficace. 

Sa réactivité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’ajuster la disposition des stands ou de répondre aux besoins spécifiques des intervenants.

« Chez Expose, la disponibilité des cheffes de projet est une priorité avant le jour J. Et le jour du salon, la présence d’équipes sur le terrain est ajustée en fonction de la complexité spécifique de chaque salon et du nombre d’exposants. Cette présence varie assurant ainsi une couverture optimale et une réactivité adaptée aux besoins de chaque événement. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En suivant au mieux les intervenants de conférence

L’élaboration d’un calendrier modulable constitue une approche essentielle pour gérer la participation changeante des exposants et intervenants. Par conséquence, ce calendrier doit permettre une flexibilité suffisante pour accueillir des participants de dernière minute tout en permettant une réaffectation rapide des ressources en cas de désistement. 

De plus, la planification de réunions de suivi fréquentes favorise une communication proactive avec les exposants, partenaires, et intervenants. Ainsi, cela permet une compréhension constante des besoins et une adaptation en temps réel.

En évaluant vos équipes

Le recueil de feedback sur la gestion des changements et la flexibilité de l’équipe réactive offre des insights importants. Cette rétroaction peut provenir directement des exposants et intervenants. Ainsi, ces derniers fournissent une indication précise de la manière dont les ajustements ont été perçus et de leur impact sur la qualité de l’événement.

Une évaluation des temps de réponse et de résolution des problèmes de l’équipe dédiée peut être réalisée. De façon à permettre des ajustements le cas échéant pour améliorer la réactivité.

Et enfin, la mise en place d’enquêtes post-événement analysant les points forts et les axes d’amélioration. Autrement dit, des indications précieuses pour affiner les stratégies opérationnelles des futurs événements. 

Comment mieux gérer les annonces de communication imprévues ?

Une stratégie de communication bien affinée est cruciale pour assurer le succès d’un salon. Malheureusement, il n’est pas rare que les deux derniers mois avant l’événement soient marqués par des annonces imprévues. Ajuster la campagne de communication en conséquence tout en maintenant la clarté des informations est un défi.

En restant flexible sur la stratégie de communication

Les annonces de dernière minute peuvent englober divers aspects: mises à jour importantes, changements dans le programme, ajouts de dernière minute… Pour faire face à ces changements, l’utilisation d’outils de messagerie instantanée internes, tels que Slack ou Teams, peut faciliter une communication rapide au sein de l’équipe organisatrice. Ces plateformes permettent une coordination efficace pour intégrer les annonces et ajuster la campagne de communication.

En plus de ces outils internes, des outils de gestion événementielle facilitent l’envoi de mails en masse. Ainsi, ils diffusent rapidement les informations mises à jour à l’ensemble des participants, exposants et intervenants. En outre, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) comme aide à l’écriture de contenus peut accélérer le processus de création de messages clairs et concis, optimisant ainsi l’efficacité de la communication. 

En analysant votre trafic

L’analyse des données de trafic sur les canaux de communication, tels que les taux d’ouverture des mails et l’engagement sur les plateformes sociales, offre des insights sur la portée des annonces. Quant aux enquêtes de satisfaction post-événement recueillies, elles permettent d’évaluer la perception des participants par rapport aux ajustements effectués.

En fin de compte, la capacité à gérer efficacement les annonces de dernière minute et à ajuster la stratégie de communication repose sur la flexibilité et la réactivité de l’équipe organisatrice. 

« La plateforme Expose communique auprès des exposants via des e-mailings. L’objectif est de sensibiliser les exposants à anticiper leurs commandes autant que possible, afin d’éviter le stress de dernière minute. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

Des équipes mobilisées et des outils technologiques : les clés d’une organisation événementielle réussie

Les deux derniers mois avant le jour de l’événement sont cruciaux, nécessitant 3 éléments principaux : 

• anticipation ;
• flexibilité ;
• réactivité. 

Soulager les imprévus organisationnels, mobiliser les équipes et utiliser des outils technologiques, sont des piliers incontestables d’une planification réussie. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, cette réflexion invite à repenser la manière dont les événements sont planifiés. Aujourd’hui, demandez-vous quels sont les champs d’actions possibles ? Que mettre en œuvre pour faciliter ce rush ? 

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Diagnostiquer ses besoins : comprendre ce qui doit changer 

Une analyse en profondeur avant toute décision

Avant même de comparer des outils, il est essentiel d’établir un diagnostic précis de la situation actuelle. Cela passe par une réflexion collective sur les pratiques existantes, les points de blocage et les besoins non couverts.

Chez de nombreux organisateurs, les signes avant-coureurs sont bien visibles : surcharge d’e-mails, suivi manuel des inscriptions, erreurs de facturation ou mauvaise coordination entre équipes.

À ce stade, l’important est de faire parler les équipes, d’observer les processus réels, et de traduire ces constats en objectifs concrets.

Des symptômes fréquents à ne pas négliger

Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier clairement les problèmes existants au sein du système actuel :

• Multiplication des fichiers Excel non synchronisés
• Difficultés de suivi des exposants ou prestataires
• Temps perdu sur des tâches administratives redondantes
• Manque de visibilité sur l’avancée de l’organisation

👉 Débarassez-vous d’Excel dans l’organisation de vos salons 

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles, les acteurs essentiels qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle. Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

« On ne gérait plus un événement, mais un empilement de fichiers… Il fallait tout centraliser. »

Nicolas Dumortier – Co-organisateur Lyon Bière Festival

Un brief pour cadrer les attentes

Le diagnostic aboutit à un document de référence : un cahier des charges fonctionnel. Il doit être simple mais précis, avec les fonctionnalités attendues, les contraintes spécifiques, et les indicateurs de succès. C’est la base de tout dialogue avec un éditeur de solution. L’objectif est de choisir le bon outil adapté aux besoins de votre organisation.

À propos, on a écrit un article pour vois aider à choisir votre logiciel de gestion événementielle 👉 14 outils de gestion événementielle

Sélectionner une solution adaptée et évolutive

Un outil doit couvrir 90% de vos besoins

C’est une règle d’or dans tout projet logiciel. Chercher la solution parfaite, qui coche absolument toutes les cases, conduit souvent à des développements lourds, des délais longs, et une rigidité future. L’idéal est de trouver un outil qui :

• couvre l’essentiel de vos usages métier actuels ;
• soit paramétrable sans coder ;
• offre une vraie évolutivité fonctionnelle.

« Avec Planexpo, on a démarré vite, puis activé des modules supplémentaires au fur et à mesure. » Laura Brown – Manager foires & salons Micropolis Besançon

Intégrer la DSI pour éviter les impasses techniques

Associer la DSI (Directeur des Systèmes d’Informations) permet d’anticiper des aspects souvent négligés :

• Connexions avec votre CRM, ERP ou logiciel de billetterie
• Hébergement, sécurité des données, RGPD
• Modalités de support et de maintenance

Un bon outil ne fonctionne pas en silo. Il s’intègre dans un écosystème technique cohérent.

Miser sur une solution connectée et évolutive

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité. D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

👉 Découvrir l’écosystème Planexpo

Ecosystème interconnecté Planexpo 

Préparer et accompagner le changement en interne

La conduite au changement : l’étape souvent négligée

Installer un logiciel, c’est facile. Faire en sorte que les équipes s’en servent réellement, beaucoup moins. La clé réside dans la communication, la pédagogie et l’écoute active.

L’annonce du changement doit être claire, motivée et rassurante. Il ne s’agit pas seulement d’imposer un nouvel outil, mais de partager une vision : celle d’une organisation plus fluide, moins stressante, et mieux structurée.

🎥 Visionnez notre webinaire sur la conduite au changement

Impliquer les utilisateurs dès le départ

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

• Créer une équipe projet avec des représentants de chaque service
• Désigner des référents ou « ambassadeurs » utilisateurs
• Organiser des tests pilotes avec un petit groupe avant le déploiement complet

Former, soutenir, valoriser

Une formation adaptée au niveau de chaque profil est indispensable. Mais l’accompagnement ne s’arrête pas là. Il faut aussi : 

• mettre à disposition des tutoriels simples ; 
• créer une FAQ évolutive ; 
• proposer un contact référent pour répondre rapidement.

Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

Après l’annonce,  vous pouvez mettre en place des feedbacks réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En effet, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, en particulier pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

« La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.” Audrey Verdez – Chargée de mission Imagin’Con

Organiser une transition fluide et mesurable

Un projet bien piloté, c’est un projet qui tient ses délais

Le déploiement d’un nouvel outil ne doit pas perturber vos opérations. C’est pourquoi un rétroplanning clair est essentiel.

La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

Exemple de rétroplanning gestion de projet – Monday.com

La migration des données : un chantier à part entière

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports détaillés à partir du système existant. Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Mettre en place des indicateurs de suivi

Pour piloter la réussite du projet, suivez des KPIs concrets :

• Taux d’adoption par les utilisateurs
• Volume de tâches automatisées
• Taux de satisfaction interne
• Réduction des erreurs ou des retards

La définition et la mise en place de KPIs sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

Vous êtes prêts ! 

Changer d’outil événementiel, c’est bien plus qu’une mise à jour technique. C’est une transformation de vos pratiques, de votre organisation, et de l’expérience offerte à vos clients.

En structurant votre démarche autour de ces quatre étapes – analyse, sélection, accompagnement, déploiement – vous maximisez vos chances de réussite.

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Les défis de la gestion événementielle actuelle

Les outils traditionnels : fidèles serviteurs à double tranchant

Excel, mon meilleur ennemi

Vous le connaissez et l’utilisez depuis des décennies : c’est le tableur Excel. Compagnon fidèle de nombreux organisateurs d’événements, il est néanmoins victime de certaines limites. En dépit de sa familiarité, Excel isole souvent les données, créant un manque de lisibilité et de structuration de l’information.
 

Par ailleurs, sa rigidité peut également se faire sentir dans le dynamisme de la gestion des événements, où la souplesse et la flexibilité sont cruciales. Le temps est venu de remettre en question cet allié de longue date et d’explorer des alternatives plus adaptées à vos défis actuels.

Le téléphone, un outil redoutable

Indispensable pour la vente, le téléphone est malheureusement avare en restitution d’informations. Bien que crucial pour les échanges avec vos clients, il arrive fréquemment que ces interactions ne soient pas consignées dans un CRM, créant ainsi un manque essentiel dans le suivi client.

La boîte mail, le labyrinthe d’informations

Les échanges, bien qu’indispensables, se perdent souvent dans un dédale d’informations. Entre le manque de traçabilité, la perte de temps et l’absence de cohérence, la boîte mail devient un lieu de conversations parfois difficile à gérer. D’autant plus que la multiplication des interlocuteurs et l’absence de liens entre les sujets compliquent davantage la tâche. Retrouver, partager et organiser ces informations devient un véritable casse-tête !

Planexpo peut améliorer ces process par l’automatisation de tâches chronophages. On vous dit tout dans ce webinaire👇

Les méthodes et outils obsolètes

Inscriptions papier, une réplique du passé

Dans un monde en constante évolution, certaines organisations persistent à utiliser des méthodes d’inscription obsolètes, telles que les formulaires papier ou les PDF à télécharger. Malheureusement, cette approche ancrée entraîne souvent des retards et une complexité inutile limitant le potentiel et l’optimisation de votre gestion événementielle.

Certains organisateurs ont fait le choix de digitaliser les inscriptions des exposants. C’est le cas de notre client Imagin’Con.

On travaille avec Planexpo pour tout ce qui est lié à la gestion des exposants. C’est pour nous un véritable gain de temps surtout lors de leur inscription. En effet, le formulaire créé avec Planexpo est très clair avec des catégories multiples, adaptées à leurs besoins. Les exposants sont autonomes et peuvent tout y indiquer.

Chargée de mission chez Imagin’Con, organisateur de Japan Party Salon fantastique

Réunionite aiguë, la maladie du 21ème siècle

Responsables d’une surcharge d’informations et d’une dispersion des efforts, les réunions se multiplient sans toujours apporter une réelle plus-value. En parallèle, les post-its s’accumulent en une myriade de notes éparpillées, et les comptes rendus, souvent rédigés pour tout et rien, contribuent à encombrer notre quotidien. La nécessité de moderniser ces méthodes est plus urgente que jamais.

Logiciels verrouillés, entraves à la fluidité 

Aujourd’hui, beaucoup d’outils ne communiquent pas entre eux. Cela crée des silos d’information qui entravent à la bonne collaboration des équipes opérationnelles. Cette absence de connectivité limite la fluidité des échanges et génère des inefficacités au sein des processus internes et externes. Heureusement, des solutions plus ouvertes existent pour favoriser les intégrations et connexions entre outils !

Quelles sont les nouvelles tendances et innovations en matières de gestion événementielle ?

Face à une pléthore de choix, il devient crucial de savoir vers quels outils se tourner lorsqu’il s’agit de gestion événementielle. Au cœur de cette réflexion, deux piliers émergent comme des impératifs incontournables : la centralisation de l’information et l’industrialisation des process. 

Pour vous aider dans cette quête de l’outil idéal, nous vous avons listé 14 outils de gestion événementielle, utilisables tout au long du parcours exposant et visiteur.

La centralisation de l’information avant tout 

En concentrant vos données dans un seul et même outil, vous améliorez la clarté des informations et simplifiez le processus de prise de décision. Cette centralisation offre une perspective globale, favorisant une compréhension approfondie et une coordination sans faille, 2 éléments essentiels indispensables à la réussite de vos événements.

À l’ère de l’industrialisation des process

Ces applications métiers tout-en-un dédiées à l’opérationnel vous accompagnent vers une gestion événementielle de plus en plus efficace. Au-delà de l’ouverture aux API (Application Programming Interface), ces solutions deviennent le trait d’union avec votre système d’information global.

Pourquoi sauter le pas ? 

Dans cette quête de progrès et d’innovation, l’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle offre de nouvelles opportunités.

Pour rester compétitif 

On est en 2024 : la digitalisation émerge comme un impératif majeur. Si votre entreprise tarde à adopter ces nouvelles avancées, vous risquez d’installer un retard qui pourrait compromettre votre image et freiner votre compétitivité. En effet, le risque serait de vous retrouver en décalage face à des concurrents plus agiles et innovants.

Pensez-y. Un tel investissement stratégique ne se limite pas à l’aspect technologique ; il s’agit ici de sculpter votre image d’entreprise innovante et proactive. Si votre but est d’attirer de futurs clients, partenaires et talents, alors ce levier est à expérimenter ! 

Pour gagner en productivité 

Mettre en place un nouvel outil, c’est aussi accompagner vos équipes dans la modernisation de leurs tâches au quotidien. En rationalisant les processus, vous améliorez automatiquement leur productivité. 

Comment ? 

• En créant une structure opérationnelle agile et réactive, les flux de communication deviennent transparents. De même, la coordination devient plus efficace et une synergie se crée entre les services.
• En accomplissant les tâches plus rapidement, en prenant les décisions avec clarté, et en faisant travailler les équipes vers des objectifs stratégiques communs.

Comme chaque service fonctionne de manière optimale et collabore sans heurts, la qualité s’améliore, la satisfaction client augmente, et les opportunités de ventes se multiplient. Une entreprise efficiente attire naturellement davantage de clients et de partenaires, conduisant ainsi à une croissance du chiffre d’affaires.

Notre client Sommet de l’Élevage avait 2 objectifs principaux lorsqu’il a mis en place Planexpo : centraliser l’information et développer une stratégie de croissance.
👉 Découvrez son témoignage complet.

Notre ambition de croissance se heurtait à une structure logicielle inadaptée à la réalité d’aujourd’hui. Dès les premiers instants après notre changement, nous avons senti une accélération de la commercialisation.
Nous bénéficions également d’une meilleure agilité dans la gestion des plans de salon et des espaces disponibles. Et cerise sur le gâteau, notre nouvel outil a renforcé la collaboration au sein des équipes commerciales, puis avec les fonctions support.

Victor Berthon, Chargé de Développement au Sommet de l’Élevage

Pour améliorer votre notoriété 

La notoriété d’un événement ne se mesure pas seulement à la qualité des exposants présents, du lieu ou de la promotion du salon. En effet, elle se mesure aussi à l’expérience vécue par les exposants et visiteurs tout au long de l’événement. Utiliser un outil de gestion événementielle permet de personnaliser chaque étape : inscription simplifiée, communications ciblées, interactivité, réseautage, gestion des données, navigation sur plan interactif…

On le sait aujourd’hui, les exposants et visiteurs satisfaits deviennent des ambassadeurs, partageant leurs expériences positives avec leur réseau. En simplifiant le parcours de vos exposants et visiteurs, vous créez une expérience fluide et agréable qui se démarque dans leur esprit.

Ces petits détails, combinés à une expérience positive, se transforment en autant d’histoires partagées, construisant ainsi une belle réputation autour de votre marque.

Changer d’outil : un challenge stratégique et nécessaire

Changer d’outil de gestion événementielle n’est pas une décision à prendre à la légère. C’est un véritable défi stratégique qui nécessite des discussions internes entre la direction, les managers et les équipes opérationnelles.

On ne change pas une équipe qui gagne, mais on peut changer les facteurs de pénibilité dans la marche vers le succès. Se doter des bons outils est déterminant pour pérenniser son activité, voire indispensable si le besoin de vitesse et de développement se fait sentir.

Voici un rappel des 3 étapes clés pour changer d’outil : 

• le choix : du bon outil et du bon prestataire par la mise en place d’un cahier des charges ;
• le changement : éduquer la direction et les équipes opérationnelles à digitaliser leurs tâches quotidien ;
• la mise en place : avec un accompagnement adapté basé sur une expertise des problématiques opérationnelles. Chez Planexpo par exemple, une installation peut se faire entre 1 et 4 semaines ! 

En 2024, la résolution de changer d’outil de gestion événementielle pourrait bien être la clé du succès pour votre entreprise. Êtes-vous prêt à relever le défi ?

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3 outils de gestion événementielle en un seul

Planexpo révolutionne la gestion de vos exposants

Planexpo est un outil d’aide à l’organisation d’événements permettant la gestion de A à Z du parcours exposants. 2 fonctionnalités phares le composent : la gestion des exposants et la gestion des plans. 

• Digitalisation des inscriptions : espace exposant et formulaire de demande d’admission en ligne ;
• CRM métier : outil de commercialisation, automatisation des process de vente ;
• Modélisation des plans : outil de dessin, calques dynamiques, données techniques IG (plugin Autocad) ;
• Versions de plans partageables avec les informations mises à jour en temps réel.

Le parcours de vos exposants en sera simplifié !

inwink fait évoluer votre communauté

inwink est une plateforme permettant l’organisation d’événements et le développement de communautés en ligne. Elle offre les fonctionnalités suivantes pour aider les professionnels de l’événementiel à offrir la meilleure expérience à leurs participants, avant, pendant et après leurs événements :

• CRM événementiel : gestion des Participants, des Partenaires / Exposants, des Speakers, du programme…
• Expérience en ligne : éditeur de site web événementiel, Espace Partenaire, Espace Participant, Inscription / Billetterie…
• Expérience sur le lieu d’événement : générateur de badge, application mobile native pour les visiteurs et les exposants…
• Engagement des participants : gestion des campagnes d’emailing, de l’interactivité, du Networking, des Business Meetings…
• Animation d’un espace communautaire dédié : création d’une communauté pour engager les visiteurs tout au long de l’année (blog, forum, fil d’actualités, partage de contenus…).

Tout est fait pour offrir une expérience immersive à vos exposants et visiteurs !

La plateforme Expose centralise les commandes complémentaires par le biais de marketplaces

Expose est une plateforme d’activation de marketplaces clé-en-main spécialisées dans la distribution de prestations d’aménagement de stand.

• Sourcing, référencement fournisseur et mise à jour catalogue
• Centralisation et validation des fichiers techniques en ligne
• Conseil à la vente
• Animation marketing
• Administration des ventes

Résultat ? Des opportunités de croissance côté organisateur et une expérience zéro stress pour les exposants !

11 autres outils pour mieux gérer vos événements

Digitevent

Digitevent couvre l’ensemble du cycle de vie d’un événement en présentiel ou hybride : 

• site événementiel avec vidéos, programme, intervenants…
• networking
• billetterie, impression et scan de badges, gestion des inscriptions, emailing…
• collecte de données post-événement

Lab Event

Lab Event est un outil de gestion pour les lieux événementiels, les agences et MICE ainsi qu’un ERP/CRM.

• prise de brief, agenda d’occupation des salles
• gestion des devis et factures
• recherche de lieux et prestataires
• envoi automatisé d’emails

Eventmaker

Eventmaker est conçu pour augmenter le ROI des exposants, l’engagement des visiteurs et la connaissance client. 

• gestion des inscriptions participants, billetterie en ligne, scan de badges
• networking
• site événementiel et app mobile
• collecte de datas et suivi

Leeloo

Leeloo est le premier assureur digital dédié aux professionnels de l’événementiel et de la production media. Il prend en charge les pertes financières suite à l’annulation, l’interruption ou le report de vos événements.

• garanties complètes
• souscription, paiement, contrat, facturation en ligne

Eventtia

Eventtia prend en charge les défis de la planification et de l’exécution d’un événement.

• billetterie, gestion des inscriptions, paiements en ligne
• application mobile
• matchmaking BtoB

Swapcard

Swapcard est gère la collecte de leads sur stand pendant l’événement, conformément aux réglementations RGPD. 

• application mobile
• networking et engagement
• génération de revenus et de leads
• mesure et optimisation

Fairtual

Fairtual est une plateforme virtuelle innovante qui offre une expérience immersive et interactive.

• plateforme d’événements virtuels
• gamification
• analyse de données

Invent App

Invent App propose des applications web et mobiles qui intègrent toutes les informations liées à l’événement. 

• profil des exposants et partenaires
• plan, informations pratiques, check-in, gestion d’agenda
• networking, fil d’actualité, chat, gamification, quiz, sondage de satisfaction

Vimeet

Vimeet est centralise des fonctionnalités d’aide à l’organisation d’événements.

• Billetterie & espace exposant 
• Badges & contrôle d’accès
• Matchmaking 
• Génération de trafic

Appcraft Events

Appcraft Events optimise l’ensemble du processus d’organisation de votre événement d’entreprise. 

• app mobile
• formulaires d’inscription, check-in, transactions en ligne
• networking
• simulateur carbone

Yurplan

Yurplan est un outil d’aide à la gestion et à l’organisation de l’événement. 

• billetterie, gestion d’inscriptions, contrôle d’accès avec badges
• emailings, programme 
• gestion de la data, tableaux de bord

Révolutionnez vos événements en 2024

La planification d’événements est une tâche exaltante, mais sa complexité nécessite une approche stratégique et des outils adaptés. Explorer de nouveaux horizons avec des outils tels que Planexpo, inwink, Expose, et bien d’autres représente une opportunité de révolutionner votre approche.

Alors, pourquoi attendre ? L’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle n’est pas simplement une résolution pour 2024, c’est une décision stratégique qui transformera la manière dont vous planifiez, organisez et tirez profit de vos événements.

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