Événementiel sportif
et digitalisation

Découvrez comment la digitalisation transforme l’organisation de vos événements sportifs. 2 organisateurs vous partagent leur retour d’éxpérience sur l’optimisation de leurs process.

09/07/2024 | Tous les articles

Image qui représente un coureur qui court sur un téléphone. Représentation du digital dans l'événementiel sportif

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4 min

Incompatibilité sport
et digital

Digitaliser un événement sportif

Impacts pour les exposants

Restez compétitifs


Chaque année, des milliers d’événements sportifs attirent de nombreux participants et spectateurs, qu’ils soient en extérieur (outdoor) ou en intérieur (indoor). En cette année des Jeux Olympiques, et face à la croissance et à la diversité des événements sportifs, les organisateurs français se tournent vers la digitalisation pour améliorer l’expérience de leurs exposants et leurs processus organisationnels. 

En passant chez Planexpo, les organisateurs du festival de sport extrême FISE World Montpellier et du salon Run Experience d’Amaury Sport Organisation (A.S.O) témoignent de ces changements.

Événements sportifs et digitalisation : le mythe de l’incompatibilité

Rappelons que les événements sportifs sont organisés au départ par des passionnés de sport, et non par des businessmen ou business women. Cependant, cette passion n’exclut pas (ou plus) une volonté d’adopter des stratégies commerciales. De plus en plus d’organisateurs réalisent que passion et business ne sont pas incompatibles.

Pourquoi l’événementiel sportif se met au digital ?

Pour commercialiser plus rapidement

C’est le cas de notre client Lucas Vignais, responsable des partenariats pour tous les événements FISE organisés par Hurricane Events. Avec plus de 30 événements dont 5 ayant avec un village exposants, ses équipes et lui ont entrepris un virage digital pour vendre davantage de prestations auprès des exposants. 

Lucas Vignais : La transition vers Planexpo en 2023 à l’occasion du FISE World Montpellier nous a permis de nous affranchir d’un catalogue envoyé par mail, qui demandait beaucoup de temps pour contrôler le panier complet avec les différentes options choisies.

Désormais, le concernant, l’accès au catalogue des exposants est facilité. En effet, les prix des stands et des options peuvent être automatisés, ce qui simplifie la gestion administrative et la facturation. Ses équipes commerciales peuvent se concentrer sur leur cœur de métier : la vente des stands et le développement des partenariats sponsoring. 

Finalement, la digitalisation lui permet d’accélérer ses processus de commercialisation. Nous avons organisé récemment un webinaire à ce sujet, pensez à le visionner 👇

Visuel avec l'ensemble des intervenants du webinaire qui a eu lieu le 25 juin sur : faites exploser la marge commerciale de vos salons. On y voit les visages de tous les intervenants.
Replay sur la marge commerciale

C’est le cas aussi pour Louis Perrin, responsable salons & villages des événements grands publics chez Amaury Sport Organisation. Vous connaissez sans doute certains de leurs événements : le salon Run Experience, le Tour de France ou le Marathon de Paris.

Louis Perrin : Ça fait 1 an qu’on est passés chez Planexpo, ça nous facilite la vie ! C’est une solution clé en main pour les exposants, comme pour nous, surtout sur la partie facturation et sur les inscriptions.

 Découvrir le témoignage complet

Pour développer leur stratégie de communication

La place de l’IA dans l’événementiel sportif

En plus de commercialiser plus rapidement, les outils numériques permettent de capter un visitorat plus large en améliorant la visibilité et l’accessibilité aux événements sportifs. 

En effet,  ils deviennent un partenaire précieux pour la création de contenus et de visuels personnalisés pour les équipes marketing. Par exemple, des outils comme ChatGPT facilitent l’écriture de contenus, tandis que des plateformes comme Midjourney génèrent des scénographies visuelles. Malgré une utilisation encore fébrile, Lucas Vignais, souligne que l’intelligence artificielle (IA) est un atout dans leur activité.

Lucas Vignais : L’IA pourrait être utilisée pour le marketing et la création de campagnes de communication. Par exemple, l’identité visuelle du FISE pourrait être adaptative et contrôlée par l’IA. D’ailleurs, nous utilisons déjà un peu d’IA pour obtenir des idées de concepts événementiels ou pour créer des contenus adaptatifs à partir de presque rien en un temps record. Ça nous permet de sortir des sentiers battus, ce qui est important dans l’événementiel et le marketing sportif.

Les outils digitaux plus classiques

En dehors de l’IA, des outils de digitalisation plus classiques sont utilisés. Des applications mobiles proposent des plannings personnalisés, des pushs notifications, des paiements cashless et des parcours interactifs pour découvrir les stands exposants.

Lucas Vignais : Cette année, nous avons fait un pas en avant en passant pour la première fois à un système cashless pour les espaces de restauration et les buvettes.

Dans une utilisation plus commune, les campagnes de publicité payante sur les réseaux sociaux (Ads) restent essentielles pour attirer un public plus large et augmenter la visibilité des événements sportifs.

Lucas Vignais : Avec le passage à un festival payant, il était nécessaire de contrebalancer avec des campagnes payantes. Nous avons donc investi beaucoup plus dans des posts sponsorisés sur Facebook et Instagram pour attirer de nouvelles clientèles. Cette stratégie s’est avérée plutôt efficace.

Comment digitaliser un événement sportif ?

Selon Louis Perrin d’A.S.O et Lucas Vignais de FISE, il y a 2 manières de digitaliser un événement sportif : par la gestion des exposants et par l’animation de la communauté.

Par la gestion de vos exposants

Facilitez l’administration des ventes

Des plateformes comme Planexpo simplifient la gestion des inscriptions et des ventes. Elles permettent aux participants de s’inscrire facilement, de payer leurs frais de participation et de recevoir des communications (mails de confirmation, etc…).

Grâce à un espace exposant dédié, ils peuvent être autonomes et gérer eux-mêmes leurs informations, leurs réservations, soumettre leurs documents nécessaires et suivre l’état de leurs demandes. 

Louis Perrin : Pour A.S.O, Planexpo nous a facilité toute la partie facturation et gestion des exposants. L’outil nous a permis de gagner du temps sur l’organisation des inscriptions, et ainsi nous avons pu nous concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, nous avons lancé pour la 1ère fois une soirée exposants et partenaires durant l’événement Roc d’Azur, pour renforcer les liens humains.

Automatisez les échanges chronophages

Certaines communications peuvent être automatisées. C’est là que les emails transactionnels deviennent votre allié ! C’est le cas de tous les emails de confirmation, relances de paiement, transmission de documents, etc… Bref, tout ce qui vous prend un temps monstre en préparation de contenus et d’envois. 

NB : Sur Planexpo, les exposants peuvent accéder à un onglet « historique » pour voir toutes les modifications apportées à leur dossier et un onglet « conversations » pour échanger avec l’organisateur. 

Vidéo des onglets historique et conversation sur l'outil de gestion événementielle Planexpo

Louis Perrin : Pour les exposants, je pense que c’est une vraie facilité de s’enregistrer, de s’inscrire, de discuter avec nous. On a un vrai lien et c’est facile à mettre en place.

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez également proposer un support en temps réel via des chats en ligne ou des forums dédiés. C’est un vrai plus en termes de relation client puisque cela permet de résoudre rapidement les problèmes et de répondre aux questions. La communication est fluidifiée et l’exposant se sent écouté, considéré.

Par l’animation de votre communauté

Les applications mobiles

Pour engager la communauté sur un événement sportif, des applications mobiles existent. Certaines comme celle de notre partenaire inwink permettent d’optimiser l’expérience des participants et de favoriser les rencontres grâce au networking entre participants.

Lucas Vignais : Nous avons créé une application mobile l’année dernière appelée FISE. Elle était faite maison. Nous en sommes aux prémices mais pour moi, une bonne application permettrait de traquer l’intérêt pour telle ou telle aire sportive.

La gamification

D’autres solutions, comme Fairplayer, créée en 2021 par Dorian Cauvas, propose un outil de gamification en marque blanche. Ses sujets de prédilection ? Les token d’événement (ou jetons réduisant les flux de monnaie), les animations live et réseaux sociaux. Les participants peuvent gagner des moments privilégiés ou des objets à collectionner de l’univers sportif.

Visuels d'un téléphone avec Fairplayer l'application et un jeton événementiel sportif Lou Rugby

Visuels issus du site Fairplayer

Lucas Vignais : Cette année, nous avons même mis en place le FISE Explorer Challenge. C’est une sorte de parcours proposé aux festivaliers pour découvrir des stands exposants avec des animations et des défis prévus à certains stands. Cela a très bien fonctionné.

Les vidéos online

Sur un domaine plus classique, les réseaux sociaux sont là pour diffuser des mises à jour en direct, des vidéos et des photos de l’événement, encourageant les spectateurs à partager leurs expériences et à interagir avec les autres participants. 

Des services de streaming comme Youtube ou Twitch assurent une diffusion en direct, avec des options de replay pour les spectateurs si besoin. 

Il existe aussi des entreprises telle que Teazit, une agence de production audiovisuelle. Elle propose des formats de vidéo Livebooth pour capter les contenus vidéo avec un équipement compact, donc facilement déplaçable et autonome.

Quels impacts pour les exposants de ces événements sportifs qui se digitalisent ? 

Leur parcours est fluidifié

Et ça commence dès leur inscription ! Voici le retour de Léna, exposante lors du salon Run Experience, que nous avons pu interroger sur son parcours exposant.

Léna : J’ai décidé de participer à la Run Experience cette année. J’ai géré le processus de A à Z pour toute l’inscription et l’organisation, qui nous a ensuite envoyé vers notre espace exposant quand on a validé les conditions et les formalités de participation. On a pu créer notre espace client, avoir tous les documents nécessaires : le contrat, choisir toutes les options pour notre stand, l’électricité, la moquette, les modules, etc… Et ensuite valider avec les organisateurs les modalités de paiement.

 Découvrir le témoignage de Léna

Camille du Marathon de Tours, quant à elle, a beaucoup apprécié l’historique de tous les documents sur son espace exposant.

Camille : Quand je dois rendre des comptes à mon responsable, c’est un vrai avantage de pouvoir lui dire : “on a signé à telle date, tel avenant, etc…”. Je peux suivre très simplement toute la partie facturation, et ainsi, télécharger les factures, etc…

En facilitant tous ces processus, c’est un gain de temps pour les exposants mais aussi pour les organisateurs, qui peuvent se concentrer sur des aspects stratégiques de leurs événements.

Vue de l'espace exposant sur l'outil de gestion événementielle Planexpo

Vos exposants peuvent se concentrer sur leurs objectifs

Lucas Vignais : Les festivaliers et les spectateurs recherchent des expériences et des interactions. Les exposants et partenaires permettent de ne pas se focaliser uniquement sur la compétition, mais aussi d’offrir des souvenirs et des activités ludiques. Sur le festival Fise World Montpellier par exemple, certains proposent d’acheter des t-shirts ou de participer à un carpool karaoké.

Les exposants et partenaires permettent de diversifier l’offre et de rendre l’événement plus attrayant et complet. C’est pourquoi libérer du temps dans leur process d’inscription et de gestion de leur participation leur permet de se concentrer sur 2 autres objectifs.

Améliorer leurs ventes

Lors d’événements sportifs, et c’est le cas du Fise World Montpellier, les exposants aident à créer un lien avec les entités locales impliquées dans ce rassemblement populaire. Ils cherchent souvent à faire du chiffre d’affaires grâce au public nombreux du FISE World Montpellier, en amortissant l’investissement initial de leur emplacement par les ventes réalisées durant le festival. 

Ils en profitent donc pour présenter leurs sports et leurs services. C’est par une communication poussée avant, pendant et après l’événement que les exposants réussissent à attirer plus de visiteurs sur leur stand. De ce fait, l’exposant dispose de plus de temps pour mener ces réflexions stratégiques avant l’événement.

Augmenter leur notoriété

Certains exposants viennent pour des enjeux de notoriété, se faire connaître et faire connaître leur produit. Ils proposent sur leur stand des animations qui mêlent sport et digital. C’est le cas par exemple de la marque Kiprun lors du salon Run Experience : ils ont créé un espace sur leur stand où le visiteur peut se confronter à un coureur en hologramme. Voyez par vous-même 👇

Photos de l'animation Kiprun sur le salon Run Experience ASO. Photo de gauche tapis de course, au centre application mobile, à droite tablette des coureurs

Lucas Vignais : Par exemple, une marque de bière sans alcool a exposé l’an dernier pour se faire connaître sans vendre de produits, mais en distribuant des échantillons pour attirer de futurs consommateurs.

Participer c’est bien, gagner est un plus ! 

Face à l’intensification de la concurrence et la digitalisation, les organisateurs d’événements sportifs doivent rester compétitifs. Mettre en place de nouveaux outils leur permet de se concentrer sur des aspects plus stratégiques et pécuniers ! 

Les exemples du FISE World Montpellier et du salon Run Experience montrent que la digitalisation, loin d’être une simple tendance, est devenue une nécessité pour rester compétitif et innovant dans un secteur en constante évolution.

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