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L’année dernière fut un succès alors…nous renouvelons l’expérience 🙂

Cette année, nous avons la chance de participer une nouvelle fois au salon Heavent Paris, le plus grand salon européen de l’événementiel. La team Planexpo sera nombreuse pour vous accueillir sur le stand J33, situé non loin de nos deux partenaires inwink et Expose.

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Événement digital : comment mettre en avant ses exposants et améliorer l’expérience digitale de ses participants ? Françoise Lopez, Chargée de Marketing Digital et Jean-Michel Cabon, Directeur Marketing et Communication chez Esri France, se sont posés la question pendant la crise sanitaire de la COVID, pour leur événement annuel « SIG ».

Après s’être renseignés sur des outils de gestion événementielle et pour pallier le manque de lien entre les exposants et les participants, ils ont finalement opté pour 2 outils complémentaires : inwink et Planexpo. 

Comment a été mise en place cette intégration ? Quels ont été les résultats ?

Ils ont accepté de nous partager leur retour sur ces sujets.

Article co-écrit avec notre partenaire inwink

Le contexte

Pionnière et leader sur le marché depuis 1988, Esri France développe des solutions innovantes dans les Systèmes d’Information Géographique (SIG), à destination des entreprises publiques et privées. Ces outils sont conçus pour les aider à récupérer, stocker, gérer et analyser des données géographiques et spatiales.

Il y a plus de 20 ans, Esri France organisait des événements clients 100% en présentiel, d’environ 250 personnes. L’expansion de leur nombre d’utilisateurs a permis aux éditions plus récentes, d’accueillir plus de 3000 personnes sur 2 jours. En 2020, à cause de la crise de la COVID, ils ont été contraints de faire évoluer leur événement, passant d’un format physique à un format hybride : soit, un mix entre du digital et du présentiel.

Esri France a fait un constat : l’expérience immersive manquait lors de ses événements digitaux, pour les participants vis-à-vis des exposants. En effet, ces derniers n’étaient pas assez mis en avant.

C’est pour améliorer cette expérience digitale qu’Esri a fait appel à Planexpo dans un premier temps, pour son édition 2021. Puis, à inwink et Planexpo pour ses éditions 2022 et 2023.

Les objectifs et la stratégie

Avant de vous dévoiler la mise en œuvre et les résultats de cette intégration, notre partenaire inwink vous partage toutes les réflexions faites en amont : de la définition des objectifs à la stratégie de mise en valeur des participants et exposants.

La mise en oeuvre

La facilité de prise en main de Planexpo a permis aux équipes d’Esri France de mettre en avant les 80 partenaires du SIG 2022 au sein du plan interactif.

Plan interactif 3D d’Esri pour l’événement SIG 2022

Françoise Lopez : « J’ai été formée par Solen, Customer Success Manager chez Planexpo et j’ai eu une prise en main rapide de l’outil. J’ai créé le plan puis y ai intégré les partenaires facilement. Quand j’avais un souci, Solen était tout de suite disponible pour m’aider. Nos échanges ont d’ailleurs été facilités par l’outil de communication Basecamp, où je retrouvais tout le fil de nos discussions. En résumé, tout s’est très bien passé. »

Techniquement, une fois le plan du salon modélisé, les équipes de Planexpo génèrent un lien html vers le plan, qu’elles insèrent ensuite dans le CMS inwink. Son intégration dans le site web événementiel généré avec inwink se fait très rapidement et de manière transparente.

De plus, les informations des partenaires remplies dans inwink sont synchronisées en temps réel dans le plan immersif Planexpo. C’est un gain de temps considérable pour toute la chaîne de production : des partenaires aux équipes commerciales et marketing, en passant par les prestataires et les fournisseurs.

Les résultats

Pour l’édition 2022 du Géo événement, les équipes d’Esri France ont obtenu des résultats plus que satisfaisants, comme en attestent les chiffres suivants : 

Après cette collaboration 2022 réussie, l’aventure continue entre les équipes d’Esri France, Planexpo et inwink en 2023, pour la prochaine édition du SIG qui aura lieu du 09 au 13 octobre.

Françoise Lopez : « Cette année, nous allons mettre plus en avant les théâtres de démonstration des partenaires. Ces derniers auront un rôle d’animateur puisqu’ils pourront enregistrer des démonstrations vidéo s’ils le souhaitent. Ces vidéos seront ensuite accessibles par les visiteurs en cliquant sur le stand associé au partenaire. Notre souhait étant d’encourager l’interactivité ! »

En plus de cet accès aux vidéos de démonstration, les sessions qu’ils sponsoriseront seront automatiquement consultables dès lors que le visiteur clique sur le stand du partenaire, directement dans sa vitrine.

Jean-Michel Cabon : « L’intégration entre les 2 outils permet un tout : dans un site relativement conventionnel on ajoute une dimension graphique, ce qui est important pour nous étant donné notre activité, les usages de la dimension géographique. Pour moi, ce plan de village d’exposants en 3D doit figurer sur la page d’accueil du site de l’événement et être en quelque sorte sa porte d’entrée. C’est ce que nous souhaitons faire en 2023. »

Le mot de la fin sur l’intégration inwink & Planexpo

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La période passée aura permis aux acteurs de la filière de s’interroger, de se remettre en question et de trouver de nouvelles idées pour faire émerger de nouveaux modèles, plus modernes et ambitieux. L’impératif de digitalisation des salons et des structures organisatrices et accueillantes s’est accéléré, ce qui a permis de développer des solutions toujours plus agiles et innovantes pour le développement des activités événementielles.

Une année événementielle 2022 mitigée

Selon plusieurs experts de l’événementiel, l’année 2022 a été scindée en 2.

Des difficultés sur le début d’année

La première partie de l’année a redémarré très lentement. En effet, des jauges pour limiter la progression de la COVID étaient toujours en place fin 2021 pour les lieux événementiels. Ce qui n’a pas aidé à activer la reprise sur le début 2022. Dans le même temps, une pause si longue a forcément des conséquences. Rappelons que certaines personnes ont été au chômage technique pendant 2 ans et demi ! Ce n’est pas rien dans un secteur où le lien humain et le travail de terrain sont quotidiens.

Certes, les aides de l’Etat ont contribué au maintien du secteur « avec la prise en charge des rémunérations par Pôle Emploi, allant parfois jusqu’à 20% du chiffres d’affaires », comme le mentionne Jean-Marie HUBERT dans notre Planex Book.

Ça a bien sûr beaucoup aidé. Hormis le côté financier, le facteur humain dans les différentes structures d’accueil a été énormément impacté.

Pour Vincent MONTURY, Directeur des Solutions Numériques du Parc des Expositions Bordeaux Events and More (BEAM), il y a eu « beaucoup de gestion de management humain. L’écoute, la transparence, la bienveillance ont été nécessaires pour motiver les équipes. »

Côté exposants, « des secteurs ont été plus touchés que d’autres », indique Jean-Marie HUBERT. Les salons sont des marketplaces : s’il n’y a plus de salon, alors les espaces de ventes disparaissent, le chiffre d’affaires ne rentre plus.

Un regain d’événements sur la fin d’année 2022

Heureusement, cela n’a pas duré ! La seconde partie de l’année 2022 s’est mieux déroulée, à la surprise de tous. Plusieurs experts de l’événementiel disent même qu’elle est comparable à 2019 !

Frédéric PITROU, Président de l’UNIMEV indique que « l’activité s’est déroulée sur 10 mois au lieu de 12, avec un report des événements plutôt sur la fin d’année. »

Finalement, il y a eu un regain vers les événements. Pourquoi ? Avant tout grâce au lien humain, tout simplement. « Les gens ressentent le besoin de se voir, d’échanger » comme l’explique Frédéric PITROU de l’UNIMEV. « Tout l’informel et l’imprévu n’existent pas en visio, ce qui représente une quantité importante d’échanges d’informations. »

Une plus grande confiance sur l’année 2023

Même si l’année 2022 a mal démarré, elle s’est finalement bien terminée ! L’espoir et la confiance sont revenus au fur et à mesure des événements organisés.

De l’optimisme accompagné de changements

Conférence au salon Heavent Paris sur l’événementiel de demain

C’est pour cette raison que 2023 est attendu avec beaucoup d’optimisme.

Jean-Marie HUBERT indique : « le présent et l’avenir sont excellents. Les exposants sont au rendez-vous, les visiteurs aussi. »

En terme d’organisation d’événements, il semblerait néanmoins que les entreprises aient changé leur mode de fonctionnement interne à cause de la COVID.

C’est ce qu’a constaté Vincent MONTURY : « elles s’organisent désormais sur le court terme, avec environ 6 mois d’avance seulement. Il y a moins d’anticipation et la préparation se raccourcit pour nos équipes. » Frédéric PITROU appuie ces dires : « on observe beaucoup de last minute sur les événements corporates. Ça s’est accentué par rapport à avant COVID. Il peut donc y avoir de belles surprises. »

Republik-events a également fait un article à ce sujet. Les traiteurs événementiels reçoivent les commandes des clients sur des délais trop courts. Avec le manque de ressources, ils peinent à s’organiser.

Ces organisations ont également évolué en terme stratégique. La multiplication du télétravail a forcé les entreprises à repenser leur utilisation de l’outil événementiel. Certaines se sont dirigées vers des logiciels événementiels qui proposent par exemple des plans interactifs de salon.

La cohésion d’équipes et le bien-être des collaborateurs sont devenus des sujets centraux dans les entreprises. Désormais, les événements internes sont devenus nécessaires pour rassembler et recréer du lien entre collaborateurs.

Un rôle dans la transition écologique

2023, c’est aussi l’année de la transition écologique et des actions concrètes, comme par exemple la certification ISO20121.

Frédéric PITROU, lui-même en lien avec les acteurs de l’événementiel, le dit : « il y aura plus d’éco-responsabilité dans les événements. Tout le monde prend conscience des enjeux climatiques et de l’engagement collectif qui doit être mené si nous voulons que cette activité perdure. »

Christine Hugot et Hervé Boussange en parle aussi dans l’interview faite par Planexpo, lors du Salon Heavent en novembre dernier. Il y a une réelle prise de conscience depuis plusieurs années. Conférences, lives, articles, ce sujet est partout et heureusement !

L’événementiel continue de surprendre

Le secteur événementiel a étonné tout le monde ces dernières années, de part sa flexibilité et son adaptation face à cette épidémie mondiale. Tous les acteurs ont su rester unis et solidaires dans ces moments difficiles. L’UNIMEV a d’ailleurs beaucoup contribué en tant qu’entité unique auprès des autorités gouvernementales.

Chaque entreprise a continué de garder un lien avec ses clients, fournisseurs, équipes, de différentes manières : réunions virtuelles, e-mailings, appels téléphoniques, annonces de nouveaux projets ou produits… C’est ainsi que l’événementiel continuera de faire face aux prochains challenges à venir. Et c’est bien cela la grande force de ce secteur.

Retrouvez la totalité de ces témoignages et également pleins d’autres infos en téléchargeant notre Planex Book. Ou découvrez l’outil Planexpo.

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Une présentation rapide de la Gazette des Salons

En une phrase, c’est quoi la Gazette des Salons ?

Christine : la Gazette des Salons c’est le média de la filière des foires et salons en France.

Qu’est-ce que vous proposez comme service aux organisateurs, exposants, visiteurs et prestataires ?

Christine : En fait, nous mettons en relation les professionnels des foires et salons : qu’ils soient organisateurs, des exposants, des parcs d’expositions, prestataires de l’expo. Finalement, toutes les personnes qui travaillent sur les foires et les salons.

Hervé : Sur notre site web, on a mis en place un système qui permet la mise en relation entre les différents acteurs de la filière, c’est-à-dire que les exposants peuvent contacter les organisateurs, les organisateurs peuvent contacter les prestataires. Bref, on se positionne au coeur de l’éco-système. Notre mission c’est que tout ce monde interagisse, travaille ensemble et fasse du business.

La participation au Salon Heavent à Paris

Christine et Hervé de la Gazette des Salons, partenaire de Planexpo

On est sur le Salon Heavent. Pourquoi est-ce que vous avez décidé d’y participer ?

Hervé : C’est simple, on est le seul média de la filière foires et salons, vraiment consacré aux salons. Le salon Heavent est l’événement majeur qui traite ce sujet de l’événementiel plus largement, avec tous les pros des foires et des salons. C’est quand même assez logique qu’on travaille ensemble et qu’on soit présent sur ce rendez-vous incontournable. On a beaucoup de partenaires et clients qui sont présents ici. Ce serait incompréhensible qu’on ne soit pas là.

Christine : C’est l’occasion de les rencontrer, d’obtenir leur ressenti, et observer leur façon de travailler.

C’est votre 1ère participation ou vous êtes déjà venus au salon plusieurs fois ?

Christine : Nous sommes déjà venus l’année dernière. C’est notre 2ème participation.

Pourquoi vous conseilleriez ce salon à d’autres acteurs du secteur événementiel ?

Hervé : Pendant la crise de la COVID, on a tous pris conscience du caractère vital de la rencontre physique. On s’en est aperçu durant tout le salon, avec les gens qui passent, avec qui on discute. Franchement, on fait des contacts même si l’hybridation existe et heureusement. Toute la magie d’événements comme celui-là, c’est la place laissée au hasard et la rencontre fortuite, d’où naissent les meilleurs contacts et des fois les meilleurs business derrière.

Christine : Pour un visiteur, l’intérêt est de voir les nouveautés, les nouvelles tendances afin de pouvoir organiser un événement en interne voire être présent sur un salon en tant qu’exposant par exemple.

Les problématiques des organisateurs d’événements

Pour certains, les salons, foires et congrès repartent à la hausse en présentiel. Pour d’autres, le secteur anticipe une baisse durable des événements. Avez-vous des retours d’exposants ou organisateurs sur ces problématiques ?

Christine : Nous avons les 2 cas. Nous avons des salons qui repartent sur les chapeaux de roue. Après la crise de la COVID, ils reprennent une activité forte. En revanche, d’autres organisateurs ont beaucoup plus de mal, ils sont plus en difficulté pour relancer leur salon. Selon le secteur d’activité, ils ont du mal à faire revenir leurs exposants. Nous constations qu’il faut recruter plus d’exposants car les surfaces sont moins importantes.

Hervé : Le point important c’est que le public est toujours au rendez-vous. On a vu le succès du salon Made in France, un succès populaire, qui met en avant toute l’industrie française. C’est un salon qui marche très bien. Il y a des ventes, des affaires et des échanges sur ce salon. Quand on lit les médias, il y a des articles ditirembiques : « formidable, l’événementiel redémarre » et des articles au contraire très pessimistes. En fait, les 2 sont vrais, il y a de grosses différences.

Ceux qui marchent bien, c’est ceux qui ont su animer, faire vivre via le numérique leur communauté pendant ce trou d’air d’un an, d’un an et demi. Ceux qui se sont donnés du mal à animer leur communauté notamment via le web en récolte les fruits aujourd’hui en rencontres physiques.

En terme de problématique, on parle aussi beaucoup de pénurie de personnels dans l’organisation des salons. Avez-vous des retours de votre côté ? 

Christine : Il est vrai que le sujet d’actualité est la pénurie de personnels, les entreprises du secteur ont de vraies difficultés de recrutement. L’événementiel est un secteur dans lequel il faut être disponibles et flexibles puisque l’on travaille souvent les week-ends, les soirs et souvent en déplacement. Aujourd’hui, les salariés n’ont pas toujours l’envie de subir ces contraintes. Pour les entrepreneurs, c’est très compliqué de trouver du personnel.

Hervé : Pendant la crise COVID, les fonctions techniques se sont détournés de nos métiers. Certaines sont retournées dans le BTP par exemple : c’est une vraie problématique. Il y a une réflexion dans la filière, un peu comme dans la restauration. Les gens lucides se disent qu’il va falloir bouger les lignes : payer mieux, offrir plus de loisirs, d’avantages…

Dans notre dernier guide, on avait fait un dossier sur le recrutement. C’est une problématique à laquelle on est sensible. Également, on a crée une « news emplois » il y a quelques mois, qu’on relaye à tous nos contacts, tous les mois, avec des propositions d’emplois.

Extrait de la newsletter dédiée à l’emploi par la Gazette des salons

C’est une filière qui recrute. C’est aussi un message pour tous les jeunes : dans l’événementiel, il y a du boulot !

Christine : Et c’est un secteur très sympa 🙂

Comment les organisateurs et exposants voient l’année 2023 ? 

Hervé : Depuis la période COVID, plus personne ne se hasarde à faire des plans sur la comète. On a vécu un truc qui nous est tombé dessus, que personne n’avait vu venir. Finalement, on n’est jamais à l’abri d’un virus, d’une guerre en Europe, d’une météorite ou je ne sais quoi ! Pour l’instant, tout va plutôt pas mal. Mais bien malin qui se hasarderait à faire des prévisions au-delà de 6 mois.

Autre sujet dont on parle beaucoup : l’écologie. L’UNIMEV a d’ailleurs sortit récemment son plan de sobriété énergétique. Qu’en pensent les pros du secteur ? Sont-ils prêts à faire des efforts sur ces sujets ? Comment seront les salons de demain ?

Hervé : Je pense qu’ils considèrent qu’ils n’ont plus le choix.

Christine : Ça fait déjà longtemps qu’ils travaillent sur le sujet. Ça ne date pas d’aujourd’hui.

Hervé : À une époque, on disait : « allez, on est prêt à le faire » mais finalement, c’était un peu gadget. Maintenant, ce n’est plus une option, ça devient obligatoire.

C’est particulièrement vrai dans les salons internationaux, qui accueillent des visiteurs et exposants étrangers. Certaines marques de gros annonceurs ne viennent sur les salons que s’ils ont une garantie que ce salon est bien RSE. Il y a une pression des grosses entreprises et de leurs actionnaires, pour être plus vertueux et ne pas être pris en défaut sur ces aspects-là. Donc tout le monde est prudent et fait ce qu’il faut pour être plus vertueux. Désormais, c’est une réalité, plus une option.

Avez-vous des actus côté Gazette des Salons ?

Christine : Pour l’année 2023, on va essayer d’être plus présent au sein du salon en tant qu’exposant. On ira notemment sur Heavent Meeting Cannes du 28 au 30 mars 2023 et à d’autres salons à Valencienne. C’est notre envie d’être plus présent au sein des événements professionnels, d’aller à la rencontre des professionnels.

Hervé : La meilleure manière de vivre les salons, c’est de l’intérieur. C’est peut-être quelque chose qu’on a négligé les années passées mais là, on voit bien sur les événements comme ça, qu’il y a pleins d’opportunités. On est vraiment au coeur de ce qu’il se passe. Je confirme ce que dit Christine : l’idée c’est d’être plus présent dans les événements.

Cette interview est terminée ! Pour retrouver la version vidéo, c’est juste en-dessous 👇

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