La genèse de Spottt

La genèse de Spottt

L’origine de Spottt

Il était temps ! Voici ENFIN toute l’histoire de Spottt, Planexpo et MyBrocante. L’entreprise est passée par de nombreuses étapes avant d’arriver là où elle en est aujourd’hui.

Les 4 fondateurs de Spottt, Planexpo et MyBrocante

Temps de lecture

4 min

Les débuts de Spottt

La COVID et Planexpo

La reprise

Et pour la suite ? 


Cela fait presque 7 ans que Spottt est née (ah oui, déjà 😱) !

On s’est rendu compte qu’il était grand temps de vous raconter l’histoire de cette start-up, qui n’est maintenant plus vraiment une start-up. Aujourd’hui, Spottt c’est 2 produits, des locaux très sympa à Lyon, une équipe de 14 personnes (bientôt 15 !) et de grandes ambitions.

Mais ça n’a pas toujours été comme ça… sauf pour l’ambition 🙂

Les débuts de Spottt

Tout a commencé en 2016 avec l’association de quartier Chevreul & Co (une des plus grandes brocantes de la ville de Lyon avec 500 exposants), qui était à la recherche d’un outil pour gérer sa brocante et limiter :

– les erreurs et les mécontentements ;
– les innombrables sollicitations ;
– les impayés ;
– les files d’attente interminables en permanence ;
– la charge de travail pour ses bénévoles au niveau administratif.

Cathy et Diane commencent à travailler sur le projet en tant que freelances. Philippe rejoint le duo pour la réalisation de l’outil de dessin sur Google Maps et la gestion de l’infrastructure technique.

La première version du futur outil MyBrocante voit le jour en mars 2016. Le prototype réalisé pour Chevreul est un succès avec 100% des réservations faites en ligne grâce à l’outil.

Anthony rejoint ensuite l’équipe pour peaufiner l’étude de marché, qui confirmera l’intuition de Cathy sur le besoin des organisateurs de s’équiper et sur le potentiel de marché à conquérir. C’est décidé, les 4 acolytes se lancent officiellement dans l’aventure en créant la société SPOTTT le 13 juillet 2016.

Signature et création de la société Spottt regroupant Planexpo et MyBrocante, des outils de gestion événementielleJour J – Signature et création de Spottt

Pourquoi Spottt ?

L’idée était de trouver un nom générique qui permettrait de proposer des outils pour tous types d’emplacements et qui ne serait pas un frein à l’internationalisation (à peine créée et la société avait déjà de grandes ambitions 😉), d’où le choix du terme « Spot » qui signifie « emplacement » en anglais.

Et pour répondre à la question que tout le monde se pose, pourquoi 3 T ?

Le nom de domaine avec un T était pris, Spott également, celui avec 3 T était libre… mais le fait que les 3 T formaient des emplacements (TTT) a conforté les 4 co-fondateurs dans ce choix. Ils se sont également dit que la répétition des 3 lettres marquerait les esprits (et c’est le cas !).

Les 4 co-fondateurs des outils MyBrocante et Planexpo chez 1KUBATORLes 4 co-fondateurs des outils MyBrocante et Planexpo chez 1KUBATOR


Ensuite, tout s’enchaîne ! L’équipe intègre l’incubateur 1KUBATOR de Lyon en septembre, pour un accompagnement qui va durer 12 mois, et pendant lequel elle va pouvoir se structurer et transformer le prototype réalisé pour la brocante Chevreul en vraie plateforme de gestion en SaaS. Petite anecdote et pas des moindres, l’outil a été développé en grande partie dans le salon de Cathy et sur le bateau de Philippe !

Lieux où ont été crée MyBrocante et Planexpo, les outils de gestion événementielle de Spottt

L’outil est lancé en juin 2016.

L’année suivante, en 2017, ils recrutent leur premier stagiaire, Lucas, en tant que business developer, ainsi qu’un développeur, Augustin, pour renforcer l’équipe technique.

En 2018, c’est parti pour une première levée de fonds de 500 000 € 🚀

La COVID et Planexpo

C’est trop rapide pour vous ? Ne vous inquiétez pas, cela va vite ralentir.

Début 2019, c’est la création de Planexpo, un second produit, décliné de MyBrocante mais orienté B2B, à destination des organisateurs de salons. Le démarrage est très prometteur avec un portefeuille clients qui croît rapidement et un rythme de signatures qui permet de suivre la courbe des objectifs fixés pour ce lancement.

Découvrir l'outil

Ça y est ? Vous nous voyez venir ?

2020 : l’année où tout s’est arrêté. L’événementiel physique a été mis à l’arrêt pendant 18 mois avec la COVID, venant brutalement stopper le développement commercial du produit. Une douche froide pour l’entreprise et ses équipes qui n’ont plus rien à vendre, que ce soit côté MyBrocante ou côté Planexpo. Cette période a été très difficile, d’autant plus que la start-up ne rentrait pas dans les critères d’éligibilité pour les différentes aides mises en place par l’État et les régions, dont notamment le fond de solidarité.

L’offre pivot

L’entreprise est dans une impasse et doit se réinventer pour pouvoir traverser la crise. Les associés décident d’aller à la rencontre des organisateurs pour imaginer un nouveau modèle compatible avec les restrictions en place. Ensemble, ils imaginent une offre virtuelle pour permettre aux organisateurs de maintenir leur activité de mise en relation d’exposants avec des visiteurs, mais sans rencontre physique. L’offre virtuelle est montée en 4 mois et le premier “mapping 3D interactif” voit le jour en septembre 2020. C’est le fruit de la collaboration des équipes RENT avec Planexpo, concept qui sera ensuite industrialisé et répliqué tout au long de la crise.

> Découvrez l’article interview de Marine Ragu, des salons Rent

Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022

Cette période a aussi permis à la société de renforcer ses partenariats avec l’émergence notamment d’une offre commune avec Eventmaker (intégration du mapping 3D). Grâce à cette offre, les organisateurs ont pu continuer à organiser des événements même si tout était à l’arrêt.

Petite anecdote : le salon RENT 21 a été basculé d’un format physique à un format virtuel en 3 semaines seulement. Ça a été un vrai succès avec un record d’audience lors de cet événement !

Un redémarrage lent

Après la période COVID, en 2021, le redémarrage est resté lent avec un contexte général peu rassurant. Les entreprises ont regardé leur budget à la loupe et l’investissement dans des nouveaux outils a été frileux. Un climat bien différent de 2019 qui, à l’époque, était propice au changement, à l’investissement et à la modernisation.

Cette période a fait prendre conscience aux fondateurs de Spottt que le virtuel n’était pas la panacée et restait juste un complément pour élargir le visitorat, en particulier pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. Finalement, les salons physiques sont irremplaçables et le format online est juste là pour le compléter.

Malgré cela, c’est MyBrocante qui a bien redémarré dans ce contexte. En effet, la seconde main a pris de l’ampleur, ce qui a permis aux braderies, brocantes et vide-greniers de se développer davantage. 

La reprise

Après une période difficile, la vie reprend son cours et l’activité événementielle aussi.

En juillet 2022, Spottt a fait une nouvelle levée de fonds de 400 000 € pour consolider son équipe et sa traction. Grâce à cela, 5 postes ont pu être ouverts, et ont permis l’arrivée de Pauline, Solen, Sébastien, Abdel-Had et Anne-Laure. C’est une prise de risque qui vaut le coup pour accélérer la croissance !

Évolution de l'équipe Spottt

Évolution de l’équipe Spottt

Entre-temps, la typologie de clients a évolué. La notoriété grandissante de l’entreprise a permis d’attirer de plus en plus de profils grands comptes, ce qui a fortement influé sur la façon de travailler des équipes. Les exigences sont plus importantes, de même que le besoin en ressources. Un très bon signal pour la société, même si cela est parfois challengeant. Mais ça tombe bien, l’équipe adore les challenges !

Et pour la suite ?

Les ambitions sont grandes pour MyBrocante et Planexpo sur 2023 et les années suivantes. 

Côté MyBrocante, l’implantation sur le réseau des collectivités est en forte progression et l’entreprise espère bien consolider cette progression en 2023. Elle observe une forte demande pour la gestion des marchés communaux récurrents et prépare une adaptation de son outil pour ce type d’événements. Autre objectif à venir : la remise en ligne de l’agenda des brocantes pour le plus grand plaisir des brocanteurs ! 

Côté Planexpo, une nouvelle offre commune avec des partenaires est en cours d’élaboration. Le but étant de proposer une solution tout-en-un pour les organisateurs à un tarif ultra concurrentiel. 

And last but not least… un tout nouveau produit est en gestation et devrait voir le jour d’ici quelques mois. Il viendra compléter l’offre GIE (Gestion des Exposants) et permettra aux gestionnaires de lieux (type Parcs Expo) de gérer leurs salles et leurs clients directement dans Planexpo.  Vous en saurez plus dans les semaines qui viennent 🙂

Vous l’aurez compris, la vie de l’entreprise n’aura pas toujours été un long fleuve tranquille, mais Spottt a su se réinventer pendant cette période difficile et inédite. Elle en ressort plus solide et plus déterminée que jamais, avec de beaux projets en perspective et toujours plus d’ambitions !

Pour connaître la suite des aventures Spottt, suivez l’équipe sur les réseaux :

Spottt
Planexpo
MyBrocante 

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4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

4 étapes clés avant de mettre en place un outil de gestion événementielle

Mettre en place un
outil de gestion événementielle :
les 4 étapes

Découvrez les 4 étapes essentielles pour réussir l’intégration d’un nouvel outil de gestion événementielle. De l’analyse des besoins à la conduite au changement, suivez une méthode concrète pour transfomer vos événements et gagner en efficacité.

Groupe travaillant autour d'un projecteur, ils sont entrain de décider de leur prochain logiciel de gestion événementielle

Temps de lecture

4 min

L’expression du besoin

Le choix de la solution

Préparer la transition interne

Une transition fluide et efficace


Intégrer un logiciel de gestion événementielle n’est plus un luxe réservé aux grandes structures. Aujourd’hui, les organisateurs de salons, foires ou congrès cherchent à gagner en efficacité, fiabiliser leurs opérations, et surtout, à mieux collaborer. Mais si un bon outil est essentiel, il ne suffit pas à lui seul. C’est la méthode, la préparation et l’implication des équipes qui déterminent le succès de la transition. Voici notre guide en quatre étapes pour réussir cette transformation.

Diagnostiquer ses besoins : comprendre ce qui doit changer 

Une analyse en profondeur avant toute décision

Avant même de comparer des outils, il est essentiel d’établir un diagnostic précis de la situation actuelle. Cela passe par une réflexion collective sur les pratiques existantes, les points de blocage et les besoins non couverts.

Chez de nombreux organisateurs, les signes avant-coureurs sont bien visibles : surcharge d’e-mails, suivi manuel des inscriptions, erreurs de facturation ou mauvaise coordination entre équipes.

À ce stade, l’important est de faire parler les équipes, d’observer les processus réels, et de traduire ces constats en objectifs concrets.

Des symptômes fréquents à ne pas négliger

Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier clairement les problèmes existants au sein du système actuel :

  • Multiplication des fichiers Excel non synchronisés
  • Difficultés de suivi des exposants ou prestataires
  • Temps perdu sur des tâches administratives redondantes
  • Manque de visibilité sur l’avancée de l’organisation

👉 Débarassez-vous d’Excel dans l’organisation de vos salons 

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles, les acteurs essentiels qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle. Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

 

« On ne gérait plus un événement, mais un empilement de fichiers… Il fallait tout centraliser. »

Nicolas Dumortier – Co-organisateur Lyon Bière Festival

    Un brief pour cadrer les attentes

    Le diagnostic aboutit à un document de référence : un cahier des charges fonctionnel. Il doit être simple mais précis, avec les fonctionnalités attendues, les contraintes spécifiques, et les indicateurs de succès. C’est la base de tout dialogue avec un éditeur de solution. L’objectif est de choisir le bon outil adapté aux besoins de votre organisation.

    À propos, on a écrit un article pour vois aider à choisir votre logiciel de gestion événementielle 👉 14 outils de gestion événementielle

    Sélectionner une solution adaptée et évolutive

    Un outil doit couvrir 90% de vos besoins

    C’est une règle d’or dans tout projet logiciel. Chercher la solution parfaite, qui coche absolument toutes les cases, conduit souvent à des développements lourds, des délais longs, et une rigidité future. L’idéal est de trouver un outil qui :

    • couvre l’essentiel de vos usages métier actuels ;
    • soit paramétrable sans coder ;
    • offre une vraie évolutivité fonctionnelle.

    « Avec Planexpo, on a démarré vite, puis activé des modules supplémentaires au fur et à mesure. » Laura Brown – Manager foires & salons Micropolis Besançon

    Intégrer la DSI pour éviter les impasses techniques

    Associer la DSI (Directeur des Systèmes d’Informations) permet d’anticiper des aspects souvent négligés :

    • Connexions avec votre CRM, ERP ou logiciel de billetterie
    • Hébergement, sécurité des données, RGPD
    • Modalités de support et de maintenance

    Un bon outil ne fonctionne pas en silo. Il s’intègre dans un écosystème technique cohérent.

    Miser sur une solution connectée et évolutive

    Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité. D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

    👉 Découvrir l’écosystème Planexpo

    Schéma de l'écosystème Planexpo et des intégrations. On y retrouve tous les logos des partenaires : inwink, Lab Event, Leeloo, Expose, etc...

    Ecosystème interconnecté Planexpo 

    Préparer et accompagner le changement en interne

    La conduite au changement : l’étape souvent négligée

    Installer un logiciel, c’est facile. Faire en sorte que les équipes s’en servent réellement, beaucoup moins. La clé réside dans la communication, la pédagogie et l’écoute active.

    L’annonce du changement doit être claire, motivée et rassurante. Il ne s’agit pas seulement d’imposer un nouvel outil, mais de partager une vision : celle d’une organisation plus fluide, moins stressante, et mieux structurée.

    🎥 Visionnez notre webinaire sur la conduite au changement

    Impliquer les utilisateurs dès le départ

    La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

    • Créer une équipe projet avec des représentants de chaque service
    • Désigner des référents ou « ambassadeurs » utilisateurs
    • Organiser des tests pilotes avec un petit groupe avant le déploiement complet

    Former, soutenir, valoriser

    Une formation adaptée au niveau de chaque profil est indispensable. Mais l’accompagnement ne s’arrête pas là. Il faut aussi : 

    • mettre à disposition des tutoriels simples ; 
    • créer une FAQ évolutive ; 
    • proposer un contact référent pour répondre rapidement.

    Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

    Ça m'intéresse

    Après l’annonce,  vous pouvez mettre en place des feedbacks réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En effet, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, en particulier pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

    « La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.” Audrey Verdez – Chargée de mission Imagin’Con

    Organiser une transition fluide et mesurable

    Un projet bien piloté, c’est un projet qui tient ses délais

    Le déploiement d’un nouvel outil ne doit pas perturber vos opérations. C’est pourquoi un rétroplanning clair est essentiel.

    La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

      Exemple de retroplanning pour la mise en place d'un outil de gestion événementielle

      Exemple de rétroplanning gestion de projet – Monday.com

        La migration des données : un chantier à part entière

        L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports détaillés à partir du système existant. Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

          Mettre en place des indicateurs de suivi

          Pour piloter la réussite du projet, suivez des KPIs concrets :

          • Taux d’adoption par les utilisateurs
          • Volume de tâches automatisées
          • Taux de satisfaction interne
          • Réduction des erreurs ou des retards

          La définition et la mise en place de KPIs sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

            Vous êtes prêts ! 

            Changer d’outil événementiel, c’est bien plus qu’une mise à jour technique. C’est une transformation de vos pratiques, de votre organisation, et de l’expérience offerte à vos clients.

            En structurant votre démarche autour de ces quatre étapes – analyse, sélection, accompagnement, déploiement – vous maximisez vos chances de réussite.

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            Planex’Prod : un Kick Off avec Lucas

            Planex’Prod : un Kick Off avec Lucas

            Un Kick Off
            avec Lucas

            Comment se passe l’installation de l’outil Planexpo ?

            Dans ce Planex’Prod dédié au Kick Off chez Planexpo, vous découvrirez les étapes clés de l’installation: suivi sur une vue Gantt, outils collaboratifs, checklist…

            Vignette du Planex'prod "Un Kick Off avec Lucas". Fond bleu, on y voit le logo Planex'Prod, ainsi que le titre du tuto. Et une photo de Lucas en noir et blanc, avec son poste : Customer Success Manager.

            Visionnez la version complète
            du tuto👇


            Les informations ci-dessus seront utilisées par Planexpo pour vous contacter avec des informations liées à votre demande et, le cas échéant, à des fins de marketing. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de communications marketing à tout moment.

            Faites une démo de l’outil Planexpo
            avec nos équipes !

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            Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

            Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

            Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

            Vous hésitez à mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle ? Dans cet article, on répond à toutes vos interrogations sur ce sujet : pourquoi, comment et quels outils choisir.

            Image qui montre le buste d'un homme assis avec un pull, devant son ordinateur portable. Il pointe son doigt vers nous et fait apparaître l'année 2024 avec une flèche de croissance. Ça montre son ambition de développer son activité en 2024.

            Temps de lecture

            4 min

            Les défis de la gestion événementielle

            Les méthodes et outils obsolètes

            Quelles sont les tendances ?

            Pourquoi sauter le pas ?

            Changer d’outil : un challenge stratégique


            Changer d’outil de gestion événementielle peut susciter une certaine appréhension. En effet, cela a un impact significatif sur la stratégie globale et demande une adaptation des équipes opérationnelles.

            Cette démarche est devenue incontournable pour optimiser les processus et ainsi, garantir le succès des événements. Si changer d’outil se trouve dans vos réflexions de ce début d’année 2024, alors cet article pourrait bien vous dévoiler quelques perspectives intéressantes…

            Découvrir l'outil Planexpo

            Les défis de la gestion événementielle actuelle

            Les outils traditionnels : fidèles serviteurs à double tranchant

            Excel, mon meilleur ennemi

            Vous le connaissez et l’utilisez depuis des décennies : c’est le tableur Excel. Compagnon fidèle de nombreux organisateurs d’événements, il est néanmoins victime de certaines limites. En dépit de sa familiarité, Excel isole souvent les données, créant un manque de lisibilité et de structuration de l’information.
             Photo d'un homme derrière son ordinateur tenant sa tête sur sa main d'un air blasé et fatigué par ce qu'il voit sur son écran.

            Par ailleurs, sa rigidité peut également se faire sentir dans le dynamisme de la gestion des événements, où la souplesse et la flexibilité sont cruciales. Le temps est venu de remettre en question cet allié de longue date et d’explorer des alternatives plus adaptées à vos défis actuels.

            Le téléphone, un outil redoutable

            Indispensable pour la vente, le téléphone est malheureusement avare en restitution d’informations. Bien que crucial pour les échanges avec vos clients, il arrive fréquemment que ces interactions ne soient pas consignées dans un CRM, créant ainsi un manque essentiel dans le suivi client.

            La boîte mail, le labyrinthe d’informations

            Les échanges, bien qu’indispensables, se perdent souvent dans un dédale d’informations. Entre le manque de traçabilité, la perte de temps et l’absence de cohérence, la boîte mail devient un lieu de conversations parfois difficile à gérer. D’autant plus que la multiplication des interlocuteurs et l’absence de liens entre les sujets compliquent davantage la tâche. Retrouver, partager et organiser ces informations devient un véritable casse-tête !

            Planexpo peut améliorer ces process par l’automatisation de tâches chronophages. On vous dit tout dans ce webinaire👇

            Accéder au webinaire

            Les méthodes et outils obsolètes

            Inscriptions papier, une réplique du passé

            Dans un monde en constante évolution, certaines organisations persistent à utiliser des méthodes d’inscription obsolètes, telles que les formulaires papier ou les PDF à télécharger. Malheureusement, cette approche ancrée entraîne souvent des retards et une complexité inutile limitant le potentiel et l’optimisation de votre gestion événementielle.

            Photo d'un bureau sur lequel on retrouve de 5 à 10 tas de feuilles, qui correspondent à des formulaires papier imprimés

            Certains organisateurs ont fait le choix de digitaliser les inscriptions des exposants. C’est le cas de notre client Imagin’Con.

            On travaille avec Planexpo pour tout ce qui est lié à la gestion des exposants. C’est pour nous un véritable gain de temps surtout lors de leur inscription. En effet, le formulaire créé avec Planexpo est très clair avec des catégories multiples, adaptées à leurs besoins. Les exposants sont autonomes et peuvent tout y indiquer.

            Chargée de mission chez Imagin’Con, organisateur de Japan Party Salon fantastique

            Réunionite aiguë, la maladie du 21ème siècle

            Responsables d’une surcharge d’informations et d’une dispersion des efforts, les réunions se multiplient sans toujours apporter une réelle plus-value. En parallèle, les post-its s’accumulent en une myriade de notes éparpillées, et les comptes rendus, souvent rédigés pour tout et rien, contribuent à encombrer notre quotidien. La nécessité de moderniser ces méthodes est plus urgente que jamais.

            Logiciels verrouillés, entraves à la fluidité 

            Aujourd’hui, beaucoup d’outils ne communiquent pas entre eux. Cela crée des silos d’information qui entravent à la bonne collaboration des équipes opérationnelles. Cette absence de connectivité limite la fluidité des échanges et génère des inefficacités au sein des processus internes et externes. Heureusement, des solutions plus ouvertes existent pour favoriser les intégrations et connexions entre outils !

            Quelles sont les nouvelles tendances et innovations en matières de gestion événementielle ?

            Face à une pléthore de choix, il devient crucial de savoir vers quels outils se tourner lorsqu’il s’agit de gestion événementielle. Au cœur de cette réflexion, deux piliers émergent comme des impératifs incontournables : la centralisation de l’information et l’industrialisation des process. 

            Jeune femme regardant vers la gauche et tenant dans sa main un point d'interrogation blanc. Elle hésite et se demande quel choix faire.

            Pour vous aider dans cette quête de l’outil idéal, nous vous avons listé 14 outils de gestion événementielle, utilisables tout au long du parcours exposant et visiteur.

            Découvrir les 14 outils

            La centralisation de l’information avant tout 

            En concentrant vos données dans un seul et même outil, vous améliorez la clarté des informations et simplifiez le processus de prise de décision. Cette centralisation offre une perspective globale, favorisant une compréhension approfondie et une coordination sans faille, 2 éléments essentiels indispensables à la réussite de vos événements.

            À l’ère de l’industrialisation des process

            Ces applications métiers tout-en-un dédiées à l’opérationnel vous accompagnent vers une gestion événementielle de plus en plus efficace. Au-delà de l’ouverture aux API (Application Programming Interface), ces solutions deviennent le trait d’union avec votre système d’information global.

            Pourquoi sauter le pas ? 

            Dans cette quête de progrès et d’innovation, l’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle offre de nouvelles opportunités.

            Pour rester compétitif 

            On est en 2024 : la digitalisation émerge comme un impératif majeur. Si votre entreprise tarde à adopter ces nouvelles avancées, vous risquez d’installer un retard qui pourrait compromettre votre image et freiner votre compétitivité. En effet, le risque serait de vous retrouver en décalage face à des concurrents plus agiles et innovants.

            Pensez-y. Un tel investissement stratégique ne se limite pas à l’aspect technologique ; il s’agit ici de sculpter votre image d’entreprise innovante et proactive. Si votre but est d’attirer de futurs clients, partenaires et talents, alors ce levier est à expérimenter ! 

            Photo de 2 femmes l'une derrière l'autre, qui tiennent une fusée dans les mains. Elles sont plutôt heureuse et regardent vers l'avenir. Le progrès et l'innovation sont moteurs de leur enthousiasme.

            Pour gagner en productivité 

            Mettre en place un nouvel outil, c’est aussi accompagner vos équipes dans la modernisation de leurs tâches au quotidien. En rationalisant les processus, vous améliorez automatiquement leur productivité. 

            Comment ? 

            • En créant une structure opérationnelle agile et réactive, les flux de communication deviennent transparents. De même, la coordination devient plus efficace et une synergie se crée entre les services.
            • En accomplissant les tâches plus rapidement, en prenant les décisions avec clarté, et en faisant travailler les équipes vers des objectifs stratégiques communs.

            Comme chaque service fonctionne de manière optimale et collabore sans heurts, la qualité s’améliore, la satisfaction client augmente, et les opportunités de ventes se multiplient. Une entreprise efficiente attire naturellement davantage de clients et de partenaires, conduisant ainsi à une croissance du chiffre d’affaires.

            Notre client Sommet de l’Élevage avait 2 objectifs principaux lorsqu’il a mis en place Planexpo : centraliser l’information et développer une stratégie de croissance.
            👉 Découvrez son témoignage complet
            .

            Notre ambition de croissance se heurtait à une structure logicielle inadaptée à la réalité d’aujourd’hui. Dès les premiers instants après notre changement, nous avons senti une accélération de la commercialisation.
            Nous bénéficions également d’une meilleure agilité dans la gestion des plans de salon et des espaces disponibles. Et cerise sur le gâteau, notre nouvel outil a renforcé la collaboration au sein des équipes commerciales, puis avec les fonctions support.

            Victor Berthon, Chargé de Développement au Sommet de l’Élevage

            Pour améliorer votre notoriété 

            La notoriété d’un événement ne se mesure pas seulement à la qualité des exposants présents, du lieu ou de la promotion du salon. En effet, elle se mesure aussi à l’expérience vécue par les exposants et visiteurs tout au long de l’événement. Utiliser un outil de gestion événementielle permet de personnaliser chaque étape : inscription simplifiée, communications ciblées, interactivité, réseautage, gestion des données, navigation sur plan interactif…

            On le sait aujourd’hui, les exposants et visiteurs satisfaits deviennent des ambassadeurs, partageant leurs expériences positives avec leur réseau. En simplifiant le parcours de vos exposants et visiteurs, vous créez une expérience fluide et agréable qui se démarque dans leur esprit.

            Ces petits détails, combinés à une expérience positive, se transforment en autant d’histoires partagées, construisant ainsi une belle réputation autour de votre marque.

            Changer d’outil : un challenge stratégique et nécessaire

            Changer d’outil de gestion événementielle n’est pas une décision à prendre à la légère. C’est un véritable défi stratégique qui nécessite des discussions internes entre la direction, les managers et les équipes opérationnelles.

            On ne change pas une équipe qui gagne, mais on peut changer les facteurs de pénibilité dans la marche vers le succès. Se doter des bons outils est déterminant pour pérenniser son activité, voire indispensable si le besoin de vitesse et de développement se fait sentir.

            Voici un rappel des 3 étapes clés pour changer d’outil : 

            • le choix : du bon outil et du bon prestataire par la mise en place d’un cahier des charges ;
            • le changement : éduquer la direction et les équipes opérationnelles à digitaliser leurs tâches quotidien ;
            • la mise en place : avec un accompagnement adapté basé sur une expertise des problématiques opérationnelles. Chez Planexpo par exemple, une installation peut se faire entre 1 et 4 semaines ! 

            En 2024, la résolution de changer d’outil de gestion événementielle pourrait bien être la clé du succès pour votre entreprise. Êtes-vous prêt à relever le défi ?

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            Quels outils de gestion événementielle choisir pour vos événements en 2024 ?

            Quels outils de gestion événementielle choisir pour vos événements en 2024 ?

            Quels outils de gestion événementielle choisir pour vos événements ?

            On vous a listé 14 outils de gestion événementielle qui pourront vous aider dans l’organisation de vos salons, foires et congrès.

            Visuel d'une femme qui tient dans ses mains 2 roues crantées, une rouge et une bleue. Elle les assemble. Cela signifie qu'elle a fait le choix de 2 outils de gestion événementielle qui sont complémentaires

            Temps de lecture

            4 min

            3 outils en 1

            11 autres outils de gestion

            Révolutionnez vos événements


            L’organisation d’événements est une tâche complexe qui nécessite une gestion efficace pour garantir le succès. Dans cette quête d’excellence, les outils de gestion événementielle se présentent comme des alliés indispensables.

            Selon le rapport de l’UNIMEV Event Data Book 2021, 3/4 des organisateurs ont confirmé l’importance du digital dans leur stratégie événementielle.

            Permettant un gain de temps précieux pour les équipes opérationnelles, la liste de ces 14 outils de gestion événementielle peuvent vous simplifier et automatiser des tâches complexes telles que la gestion des inscriptions, la planification d’événements et la collecte de données.

            Également, ils contribuent à améliorer l’expérience des exposants et visiteurs en facilitant l’accès aux informations, en favorisant le networking et en offrant plus d’interactions.

            Lisez notre dernier article 👉 « Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle ».

            Lire l'article

            On ne vous présente plus le trio gagnant de l’événementiel : Planexpo, inwink et Expose

            À l’utilisation de ces 3 outils, vous couvrez déjà un spectre très large de votre planification  : la gestion des exposants et de votre plan de salon, la mise en avant de votre communauté et des interactions associées, une marketplace complète centralisant la vente d’options complémentaires. 

            Grâce à une intégration poussée, ces 3 plateformes travaillent main dans la main pour vous proposer un outil tout-en-un.  

            3 outils de gestion événementielle en un seul

            Planexpo révolutionne la gestion de vos exposants

            Planexpo est un outil d’aide à l’organisation d’événements permettant la gestion de A à Z du parcours exposants. 2 fonctionnalités phares le composent : la gestion des exposants et la gestion des plans. 

            • Digitalisation des inscriptions : espace exposant et formulaire de demande d’admission en ligne ;
            • CRM métier : outil de commercialisation, automatisation des process de vente ;
            • Modélisation des plans : outil de dessin, calques dynamiques, données techniques IG (plugin Autocad) ;
            • Versions de plans partageables avec les informations mises à jour en temps réel.

            Le parcours de vos exposants en sera simplifié !

            Vue de 5 captures d'écran de l'outil Planexpo avec : la modélisation du plan par l'organisateur, le dossier exposant, le plan interactif 3D, le formulaire d'inscription et le CRM métier

            inwink fait évoluer votre communauté

            inwink est une plateforme permettant l’organisation d’événements et le développement de communautés en ligne. Elle offre les fonctionnalités suivantes pour aider les professionnels de l’événementiel à offrir la meilleure expérience à leurs participants, avant, pendant et après leurs événements :

            • CRM événementiel : gestion des Participants, des Partenaires / Exposants, des Speakers, du programme…
            • Expérience en ligne : éditeur de site web événementiel, Espace Partenaire, Espace Participant, Inscription / Billetterie…
            • Expérience sur le lieu d’événement : générateur de badge, application mobile native pour les visiteurs et les exposants…
            • Engagement des participants : gestion des campagnes d’emailing, de l’interactivité, du Networking, des Business Meetings…
            • Animation d’un espace communautaire dédié : création d’une communauté pour engager les visiteurs tout au long de l’année (blog, forum, fil d’actualités, partage de contenus…).

            Tout est fait pour offrir une expérience immersive à vos exposants et visiteurs !

            Montage de 4 visuels de l'outil de gestion événementielle inwink. On y voit la page principale d'inscription à un événement, avec les boutons

            La plateforme Expose centralise les commandes complémentaires par le biais de marketplaces

            Expose est une plateforme d’activation de marketplaces clé-en-main spécialisées dans la distribution de prestations d’aménagement de stand.

            • Sourcing, référencement fournisseur et mise à jour catalogue
            • Centralisation et validation des fichiers techniques en ligne
            • Conseil à la vente
            • Animation marketing
            • Administration des ventes

            Résultat ? Des opportunités de croissance côté organisateur et une expérience zéro stress pour les exposants !

            Visuels avec 3 photos de l'outil Expose. On y voit une page produit d'habillage de stand + 2 pages de référencement catalogue produits.

            11 autres outils pour mieux gérer vos événements

            Digitevent

            Digitevent couvre l’ensemble du cycle de vie d’un événement en présentiel ou hybride : 

            • site événementiel avec vidéos, programme, intervenants…
            • networking
            • billetterie, impression et scan de badges, gestion des inscriptions, emailing…
            • collecte de données post-événement

            3 visuels de l'outil Digitevent avec le site web, le webinaire et l'inscription

            Lab Event

            Lab Event est un outil de gestion pour les lieux événementiels, les agences et MICE ainsi qu’un ERP/CRM.

            • prise de brief, agenda d’occupation des salles
            • gestion des devis et factures
            • recherche de lieux et prestataires
            • envoi automatisé d’emails

            2 visuels de l'outil Lab Event avec un planning de gestion de salles, une liste de lieux événementiels avec une carte de la France

            Eventmaker

            Eventmaker est conçu pour augmenter le ROI des exposants, l’engagement des visiteurs et la connaissance client. 

            • gestion des inscriptions participants, billetterie en ligne, scan de badges
            • networking
            • site événementiel et app mobile
            • collecte de datas et suivi

            3 visuels de l'outil de gestion événementielle Eventmaker avec le scan du badge, l'inscription à l'événement et les statistiques associées à l'événement

            Leeloo

            Leeloo est le premier assureur digital dédié aux professionnels de l’événementiel et de la production media. Il prend en charge les pertes financières suite à l’annulation, l’interruption ou le report de vos événements.

            • garanties complètes
            • souscription, paiement, contrat, facturation en ligne

            Eventtia

            Eventtia prend en charge les défis de la planification et de l’exécution d’un événement.

            • billetterie, gestion des inscriptions, paiements en ligne
            • application mobile
            • matchmaking BtoB

            Montage avec 3 photos de l'outil de gestion événementielle Eventia. On y voit une liste d'intervenants, le programme des conférences et une vue de la visio conférence, ainsi qu'un visuel du matchmaking.

            Swapcard

            Swapcard est gère la collecte de leads sur stand pendant l’événement, conformément aux réglementations RGPD. 

            • application mobile
            • networking et engagement
            • génération de revenus et de leads
            • mesure et optimisation

            Montage de 3 visuels de l'outil de gestion de leads Swapcard. On y voit une vue de scan de badge + un tableau de bord avec le nombre de leads scannés et une vue mobile du programme de l'événement

            Fairtual

            Fairtual est une plateforme virtuelle innovante qui offre une expérience immersive et interactive.

            • plateforme d’événements virtuels
            • gamification
            • analyse de données

              Montage de 3 photos de ce que fait l'outil de gestion événementielle Fairtual. Les  3 visuels sont sous un format

              Invent App

              Invent App propose des applications web et mobiles qui intègrent toutes les informations liées à l’événement. 

              • profil des exposants et partenaires
              • plan, informations pratiques, check-in, gestion d’agenda
              • networking, fil d’actualité, chat, gamification, quiz, sondage de satisfaction

              3 visuels de l'application Invent App avec un exemple de site événementiel, ainsi qu'un webinaire et leur application mobile qui récapitule l'agenda, les documents, etc...

              Vimeet

              Vimeet est centralise des fonctionnalités d’aide à l’organisation d’événements.

              • Billetterie & espace exposant 
              • Badges & contrôle d’accès
              • Matchmaking 
              • Génération de trafic

              Appcraft Events

              Appcraft Events optimise l’ensemble du processus d’organisation de votre événement d’entreprise. 

              • app mobile
              • formulaires d’inscription, check-in, transactions en ligne
              • networking
              • simulateur carbone

              Yurplan

              Yurplan est un outil d’aide à la gestion et à l’organisation de l’événement. 

              • billetterie, gestion d’inscriptions, contrôle d’accès avec badges
              • emailings, programme 
              • gestion de la data, tableaux de bord

              3 visuels de l'outil Yurplan avec un exemple de badge visiteur, le tableau de bord des ventes et un plan de placement d'une salle de concert

              Révolutionnez vos événements en 2024

              La planification d’événements est une tâche exaltante, mais sa complexité nécessite une approche stratégique et des outils adaptés. Explorer de nouveaux horizons avec des outils tels que Planexpo, inwink, Expose, et bien d’autres représente une opportunité de révolutionner votre approche.

              Alors, pourquoi attendre ? L’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle n’est pas simplement une résolution pour 2024, c’est une décision stratégique qui transformera la manière dont vous planifiez, organisez et tirez profit de vos événements.

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