Comment les organisateurs d’événements se sont appropriés l’IA ? 

Dans leurs tâches quotidiennes et chronophages

L’IA révolutionne les pratiques événementielles en proposant une multitude d’applications concrètes. En effet, elle peut automatiser des processus comme la gestion des inscriptions et billets, la planification des horaires des conférences, ou la logistique générale de l’événement.

Mais pas que puisqu’elle facilite l’analyse des données en temps réel. De ce fait, elle permet aux organisateurs de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’expérience des participants. Certains outils d’IA comme CrowdVision peuvent aider à analyser les flux de visiteurs en live, prévoir les tendances de fréquentation ou optimiser la gestion des foules lors d’événements. D’autres peuvent ajuster les plans de sécurité en fonction des flux de visiteurs. Ou même recommander des modifications de dernière minute pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Visuel de l’outil Crowdvision 

Dans l’amélioration de l’expérience exposant et visiteur

Dans le domaine de l’engagement des participants, l’IA offre des solutions innovantes. Par exemple, le logiciel événementiel Bizzabo personnalise les recommandations de contenu en fonction des intérêts et des préférences des participants. De cette façon, cela engendre une expérience plus pertinente et enrichissante.

Visuels de l’outil Bizzabo

Aussi, il va bientôt être question d’utiliser des chatbots alimentés par l’IA pouvant répondre instantanément aux questions des visiteurs. Dès lors, une assistance personnalisée serait fournie tout au long de l’événement.

Pour aller encore plus loin, les outils d’IA vont jusqu’à analyser les interactions des participants sur les réseaux sociaux en temps réel. Par conséquent, les organisateurs ajustent leur stratégie de communication pour maximiser l’engagement et l’impact de l’événement.

Y a-t-il des limites à l’utilisation de l’IA dans l’événementiel ? 

Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités pour améliorer les événements, son utilisation comporte également des limites et des défis.

La qualité des données disponibles 

L’efficacité des systèmes d’IA dépend en grande partie de la qualité et de la quantité des données disponibles. Si les données sont incomplètes, inexactes ou biaisées, cela peut compromettre la précision des analyses et des recommandations. C’est le cas par exemple si vous utilisez ChatGPT pour écrire vos contenus d’événements. 

La complexité et le coût de mise en œuvre

La mise en place d’un système d’IA efficace peut être complexe et coûteuse. Cela nécessite souvent des compétences spécialisées en science des données, en développement logiciel et en gestion de projet. Mais également des investissements importants en termes de temps et de ressources financières.

La confidentialité et la sécurité des données

L’utilisation de l’IA implique la collecte et l’analyse de grandes quantités de données personnelles. Il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données pour protéger la vie privée des participants. Pour ainsi se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que la RGPD.

Il y a toujours besoin d’une supervision humaine ! 

Malgré les avancées de l’IA, une supervision humaine est souvent nécessaire pour interpréter les résultats, affiner les modèles et prendre des décisions éclairées. Les organisateurs d’événements doivent être conscients des limites de l’IA et ne pas compter exclusivement sur cette technologie pour la planification et l’exécution de leurs événements.

L’IA comme outil de créativité événementielle

Alors que l’IA continue de se développer et de s’intégrer dans tous les aspects de notre vie quotidienne, son potentiel inspire de plus en plus la créativité dans le domaine de l’événementiel. C’est pour cela que nous avons donné la parole à Agathe Sammut de Comeeti. Elle a exploré ici les multiples façons dont l’IA enrichit le processus créatif des organisateurs d’événements.

Comment les organisateurs utilisent l’IA pour booster leur créativité ? 

Par l’optimisation du contenu et de la communication

Grâce à des outils avancés tels que ChatGPT, les organisateurs peuvent désormais produire des contenus écrits de qualité en un temps record. 

• descriptions d’événements sur les sites web
• création d’emails promotionnels
• production de supports de communication
• articles de blog, conseils, interviews
• posts sur les réseaux sociaux
• titres et idées de contenus pour les conférences
• etc…

Comme un assistant de brainstorming

Au-delà de sa contribution technique, l’intelligence artificielle se positionne comme un véritable partenaire créatif et collaboratif. En tant qu’assistant de brainstorming, l’IA vous challenge, en ouvrant de nouvelles perspectives de créations de contenus et de visuels. Les organisateurs peuvent échanger et explorer de nouvelles idées.

Par exemple, ChatGPT s’invite à la table du brainstorming avec vos équipes pour trouver des idées de titres pour une conférence. Vous pouvez proposer des prompts de ce style à ChatGPT : « propose 10 titres pertinents et attractifs pour la conférence dont le thème est [thème] et dont les messages clés sont : [messages]”. 

Cela fournit une bonne base pour développer vos idées, sans oublier que votre expertise humaine reste indispensable pour finaliser le travail 🙂

Par l’amélioration de vos process d’organisation 

En plus de stimuler la créativité et de faciliter la conception de contenus, l’IA améliore vos processus d’organisation d’événements. Grâce à des fonctionnalités avancées de l’outil ChatGPT, certains documents de production peuvent être générés en ligne. 

Par exemple, les calendriers de production pour gérer les deadlines et ressources lors de la préparation d’un événement. Les outils d’IA peuvent automatiser ce processus en générant des calendriers détaillés. Autrement dit, en intégrant les différentes étapes de planification, de production et de promotion que vous lui aurez appris.

Mais pas que, l’IA peut contribuer à la création de todo lists efficaces. En identifiant automatiquement les tâches prioritaires, en assignant des responsabilités et en proposant des rappels pour les échéances importantes.

Et aujourd’hui ? Jusqu’où peut aller l’organisateur grâce à l’IA ? 

Jusqu’à la scénographie de l’événement

En plus des contenus, l’IA peut accompagner les organisateurs dans la scénarisation et la création d’une ambiance pour leur événement. Des outils tels que Midjourney ou Dall-e 3 offrent une palette de possibilités créatives pour conceptualiser et matérialiser des décors uniques.

Les organisateurs peuvent ainsi définir des univers ou ce qu’on appelle des moodboards, qui marquent les esprits et renforcent l’impact de l’événement. 

❗️ Attention❗️ 

Cependant, il est essentiel de rappeler que bien que ces outils puissent faciliter la création, ils ne remplacent pas le travail des créatifs (graphistes, DA…). Leur utilisation doit être complémentaire et guidée par une vision créative forte pour garantir des résultats optimaux.

Jusqu’à l’extraction des datas

La version payante de ChatGPT permet d’automatiquement analyser et synthétiser les données provenant de tableaux Excel. L’IA peut simplifier le processus de compilation et d’organisation des données. Cela en générant automatiquement des fichiers Excel et des récapitulatifs détaillés. 

Visuels de l’outil ChatGPT – Source notes.xo.capital

Que ce soit pour analyser les retours de sondages ou évaluer les performances des intervenants, les outils d’IA peuvent extraire les informations et les présenter de manière claire et concise. Un vrai gain de temps d’analyse ! 

L’IA au cœur des outils de gestion événementielle

Pourquoi les outils de gestion événementielle s’intéressent à l’IA ? 

L’influence de l’IA se fait sentir dans pratiquement tous les secteurs, de la santé à la finance en passant par le divertissement. Dans le domaine de l’événementiel, cette tendance n’échappe pas à la règle. C’est dans ce contexte qu’Eventmaker a entrepris d’explorer les possibilités offertes par l’IA, dès 2017.

À cette époque, Eventmaker a pris l’initiative de développer un chatbot innovant nommé Arsène. Il était déployé lors d’événements pour assister les visiteurs et répondre à leurs questions en temps réel. Fort de cette expérience pionnière, Florian Courgenouil nous éclaire sur les défis et les opportunités liés à l’intégration de l’IA dans les outils événementiels. 

Comment intégrer l’IA dans les outils événementiels ? 

Conscient des avantages potentiels que cette technologie peut apporter, Eventmaker a cherché à tirer parti de l’IA pour optimiser ses services et améliorer l’expérience de ses utilisateurs. À travers une approche pragmatique et axée sur les besoins de ses clients, Eventmaker a exploré différentes pistes d’intégration de l’IA. Notamment dans la rédaction de contenus pour les sites web et les emails promotionnels, ainsi que dans la personnalisation des interactions avec les participants. 

D’autres outils exploitent les capacités de l’IA pour offrir aux événements des fonctionnalités avancées. D’ailleurs, certains simplifient la planification, améliorent l’engagement des participants et optimisent les résultats globaux des événements. En voici quelques exemples : 

Memento Photo est une solution qui utilise la reconnaissance faciale pour distribuer en direct les photos prises par des photographes aux personnes présentes sur ces clichés. Ainsi, ces derniers peuvent récupérer, télécharger et partager leurs photos en un clic.

Source site web Memento Photo

Swapcard est une plateforme dédiée à l’organisation d’événements professionnels et de réseautage, améliorant l’expérience utilisateur. Cela en proposant recommandation personnalisée de contacts pertinents pour le réseautage, la personnalisation des contenus et des suggestions d’activités…

Le robot Pepper est un robot humanoïde conçu pour interagir avec les humains de manière naturelle et intuitive. Il intègre des capacités d’intelligence artificielle (IA) pour comprendre et répondre aux questions, reconnaître les émotions faciales, et s’adapter à différents contextes.

Source site web animations-innovantes

Quelles sont les perspectives d’évolution pour les outils de gestion événementielle ?

Les perspectives d’avenir de l’IA dans les outils de gestion événementielle sont vastes ! D’ailleurs, Eventmaker continue d’explorer ce potentiel et de proposer des cas d’usage qui vont aider leurs clients. En effet, l’intelligence artificielle va révolutionner la façon dont les événements sont organisés, gérés et vécus. 

Par exemple, l’IA pourrait être utilisée pour optimiser la planification des événements. En suggérant des horaires et des lieux basés sur les préférences des participants et les données historiques. Ou bien elle pourrait être utilisée pour détecter les problèmes potentiels lors de l’événement. Notemment, les goulots d’étranglement dans les files d’attente ou les pannes techniques avec le matériel audiovisuel. Cela permettrait de proposer des solutions immédiates.

Aussi, elle pourrait analyser les retours en direct des participants sur les réseaux sociaux pour aider les organisateurs à améliorer l’expérience en temps réel.

L’IA dans l’événementiel : un avenir prometteur vers l’innovation

Toutes ces possibilités illustrent l’énorme potentiel de l’IA pour transformer l’industrie événementielle. Elle permettrait d’offrir des expériences plus riches, plus personnalisées et plus efficaces pour les organisateurs et les participants. En outre, l’adoption de l’IA peut devenir un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises événementielles. Il serait dommage de ne pas profiter des prémices de cette technologie alors que le terrain est entier à conquérir !

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Comment gérer les réservations et commandes de dernière minute sur un salon ?

Avant un événement, l’afflux soudain de demandes de réservations de stands et les modifications de dernière minute dans la disposition des stands sont monnaie courante. C’est pourquoi, pour atténuer ces défis, des solutions pratiques peuvent être mises en place.

Avec le suivi instantané des réservations et des modifications

Le plan interactif

L’une des approches clés pour gérer efficacement les réservations de dernière minute consiste à mettre en place un suivi instantané des réservations et des modifications. Qui dit suivi, dit outil.

Par exemple, le plan interactif Planexpo permet de visualiser et de mettre à jour en temps réel les réservations d’espaces. Ainsi, cela offre une visibilité sur la disponibilité et les ajustements nécessaires. De même, le plan commercial donne la possibilité à vos commerciaux d’avoir une vue sur l’ensemble des stands restant disponibles à la vente. 

L’automatisation des processus administratifs

L’automatisation des processus, notamment la génération automatisée des factures ou la gestion des retards de paiements, contribue à minimiser les erreurs humaines et à rationaliser le processus de réservation. À chaque modification, ajout ou suppression, la facture est mise à jour instantanément. Un vrai gain de temps pour vos comptables ! 

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Qui plus est, toutes les informations liées aux réservations et aux stands sont centralisées dans un seul et même espace : l’espace exposant. Tout est plus clair et plus fluide dans la gestion des réservations. De même que dans les échanges entre l’organisateur et l’exposant. 

Une gestion logistique intensive

Plus le jour J approche, plus il y a de vérifications dans les commandes de matériels et dans la gestion des retards pour la livraison. Des solutions existent comme le plan technique Planexpo. Ce dernier permet d’intégrer toutes les informations techniques du plan d’implantation, sous forme de calques interactifs. Dès lors, zones d’implantation, zones de contraintes, tout est simplifié pour la mise en place des mobiliers.

Nous avons enregistré un webinaire qui détaille l’ensemble de nos plans interactifs. Intéressé·es ? 👇

De surcroît, d’autres plateformes comme Expose facilitent la centralisation des commandes complémentaires via des marketplaces, optimisant ainsi la gestion des ressources. Floriane de Lussac, Directrice de la communication et du marketing nous explique comment ça fonctionne sur la plateforme Expose, et avec les prestataires. 

Les exposants passent leurs commandes complémentaires sur les marketplaces, où sont référencés tous les produits nécessaires pour leur stand (aménagement, mobilier, multimédia, alimentation, etc.).  La coordination logistique entre les cheffes de projet et les prestataires assure la livraison clé en main des stands sur le lieu de l’événement. Dans une perspective d’anticipation, la fermeture des marketplaces survient généralement une dizaine de jours avant le jour J. 

 

Cependant, les cheffes de projet demeurent accessibles tout au long du montage, prodiguant conseils aux exposants et détenant une connaissance approfondie des produits des prestataires. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En sus, certains outils d’ajustement de mobiliers comme Egylis permettent de vérifier et de traiter les commandes de mobiliers sur stand le jour J, garantissant une coordination sans faille.

En vérifiant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Pour analyser ces actions, le mieux est de comparer les réservations initiales et les ajustements de dernière minute, couplés aux feedbacks des exposants sur la gestion de leurs réservations. D’autres mesures sont nécessaires comme : 

• suivre le processus de vérification des commandes de matériel ;
• analyser les retards ou problèmes liés à la livraison des équipements ;
• obtenir le feedback des équipes logistiques. 

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les stratégies de l’événement suivant. D’ailleurs, cela permet une amélioration continue et une anticipation des défis potentiels.

Comment mieux gérer les équipes opérationnelles sur le salon ?

La dynamique de participation des exposants et intervenants peut évoluer rapidement, nécessitant une gestion agile pour s’adapter au mieux. Dans le même temps, la satisfaction des intervenants et exposants dépend souvent de la qualité de la gestion logistique.

D’ailleurs, selon l’Event Data Book de l’UNIMEV sortit en ce début d’année 2024, “la qualité de l’organisation d’un salon professionnel fait aujourd’hui partie du top 5 des critères de décision pour y participer. »

Grâce à la mobilisation d’une équipe réactive

Face à des changements de dernière minute, la constitution d’une équipe dédiée à la gestion des ajustements urgents est cruciale. Pour cause, cette équipe doit être caractérisée par une disponibilité constante, des rôles et responsabilités clairement définis. Mais aussi une communication régulière pour garantir une coordination efficace. 

Sa réactivité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’ajuster la disposition des stands ou de répondre aux besoins spécifiques des intervenants.

« Chez Expose, la disponibilité des cheffes de projet est une priorité avant le jour J. Et le jour du salon, la présence d’équipes sur le terrain est ajustée en fonction de la complexité spécifique de chaque salon et du nombre d’exposants. Cette présence varie assurant ainsi une couverture optimale et une réactivité adaptée aux besoins de chaque événement. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En suivant au mieux les intervenants de conférence

L’élaboration d’un calendrier modulable constitue une approche essentielle pour gérer la participation changeante des exposants et intervenants. Par conséquence, ce calendrier doit permettre une flexibilité suffisante pour accueillir des participants de dernière minute tout en permettant une réaffectation rapide des ressources en cas de désistement. 

De plus, la planification de réunions de suivi fréquentes favorise une communication proactive avec les exposants, partenaires, et intervenants. Ainsi, cela permet une compréhension constante des besoins et une adaptation en temps réel.

En évaluant vos équipes

Le recueil de feedback sur la gestion des changements et la flexibilité de l’équipe réactive offre des insights importants. Cette rétroaction peut provenir directement des exposants et intervenants. Ainsi, ces derniers fournissent une indication précise de la manière dont les ajustements ont été perçus et de leur impact sur la qualité de l’événement.

Une évaluation des temps de réponse et de résolution des problèmes de l’équipe dédiée peut être réalisée. De façon à permettre des ajustements le cas échéant pour améliorer la réactivité.

Et enfin, la mise en place d’enquêtes post-événement analysant les points forts et les axes d’amélioration. Autrement dit, des indications précieuses pour affiner les stratégies opérationnelles des futurs événements. 

Comment mieux gérer les annonces de communication imprévues ?

Une stratégie de communication bien affinée est cruciale pour assurer le succès d’un salon. Malheureusement, il n’est pas rare que les deux derniers mois avant l’événement soient marqués par des annonces imprévues. Ajuster la campagne de communication en conséquence tout en maintenant la clarté des informations est un défi.

En restant flexible sur la stratégie de communication

Les annonces de dernière minute peuvent englober divers aspects: mises à jour importantes, changements dans le programme, ajouts de dernière minute… Pour faire face à ces changements, l’utilisation d’outils de messagerie instantanée internes, tels que Slack ou Teams, peut faciliter une communication rapide au sein de l’équipe organisatrice. Ces plateformes permettent une coordination efficace pour intégrer les annonces et ajuster la campagne de communication.

En plus de ces outils internes, des outils de gestion événementielle facilitent l’envoi de mails en masse. Ainsi, ils diffusent rapidement les informations mises à jour à l’ensemble des participants, exposants et intervenants. En outre, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) comme aide à l’écriture de contenus peut accélérer le processus de création de messages clairs et concis, optimisant ainsi l’efficacité de la communication. 

En analysant votre trafic

L’analyse des données de trafic sur les canaux de communication, tels que les taux d’ouverture des mails et l’engagement sur les plateformes sociales, offre des insights sur la portée des annonces. Quant aux enquêtes de satisfaction post-événement recueillies, elles permettent d’évaluer la perception des participants par rapport aux ajustements effectués.

En fin de compte, la capacité à gérer efficacement les annonces de dernière minute et à ajuster la stratégie de communication repose sur la flexibilité et la réactivité de l’équipe organisatrice. 

« La plateforme Expose communique auprès des exposants via des e-mailings. L’objectif est de sensibiliser les exposants à anticiper leurs commandes autant que possible, afin d’éviter le stress de dernière minute. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

Des équipes mobilisées et des outils technologiques : les clés d’une organisation événementielle réussie

Les deux derniers mois avant le jour de l’événement sont cruciaux, nécessitant 3 éléments principaux : 

• anticipation ;
• flexibilité ;
• réactivité. 

Soulager les imprévus organisationnels, mobiliser les équipes et utiliser des outils technologiques, sont des piliers incontestables d’une planification réussie. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, cette réflexion invite à repenser la manière dont les événements sont planifiés. Aujourd’hui, demandez-vous quels sont les champs d’actions possibles ? Que mettre en œuvre pour faciliter ce rush ? 

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