Événements sportifs et digitalisation : le mythe de l’incompatibilité

Rappelons que les événements sportifs sont organisés au départ par des passionnés de sport, et non par des businessmen ou business women. Cependant, cette passion n’exclut pas (ou plus) une volonté d’adopter des stratégies commerciales. De plus en plus d’organisateurs réalisent que passion et business ne sont pas incompatibles.

Pourquoi l’événementiel sportif se met au digital ?

Pour commercialiser plus rapidement

C’est le cas de notre client Lucas Vignais, responsable des partenariats pour tous les événements FISE organisés par Hurricane Events. Avec plus de 30 événements dont 5 ayant avec un village exposants, ses équipes et lui ont entrepris un virage digital pour vendre davantage de prestations auprès des exposants. 

Lucas Vignais : La transition vers Planexpo en 2023 à l’occasion du FISE World Montpellier nous a permis de nous affranchir d’un catalogue envoyé par mail, qui demandait beaucoup de temps pour contrôler le panier complet avec les différentes options choisies.

Désormais, le concernant, l’accès au catalogue des exposants est facilité. En effet, les prix des stands et des options peuvent être automatisés, ce qui simplifie la gestion administrative et la facturation. Ses équipes commerciales peuvent se concentrer sur leur cœur de métier : la vente des stands et le développement des partenariats sponsoring. 

Finalement, la digitalisation lui permet d’accélérer ses processus de commercialisation. Nous avons organisé récemment un webinaire à ce sujet, pensez à le visionner 👇

C’est le cas aussi pour Louis Perrin, responsable salons & villages des événements grands publics chez Amaury Sport Organisation. Vous connaissez sans doute certains de leurs événements : le salon Run Experience, le Tour de France ou le Marathon de Paris.

« Ça fait 1 an qu’on est passés chez Planexpo, ça nous facilite la vie ! C’est une solution clé en main pour les exposants, comme pour nous, surtout sur la partie facturation et sur les inscriptions. » – Louis Perrin

Pour développer leur stratégie de communication

La place de l’IA dans l’événementiel sportif

En plus de commercialiser plus rapidement, les outils numériques permettent de capter un visitorat plus large en améliorant la visibilité et l’accessibilité aux événements sportifs. 

En effet,  ils deviennent un partenaire précieux pour la création de contenus et de visuels personnalisés pour les équipes marketing. Par exemple, des outils comme ChatGPT facilitent l’écriture de contenus, tandis que des plateformes comme Midjourney génèrent des scénographies visuelles. Malgré une utilisation encore fébrile, Lucas Vignais, souligne que l’intelligence artificielle est un atout dans leur activité.

« L’IA pourrait être utilisée pour le marketing et la création de campagnes de communication. Par exemple, l’identité visuelle du FISE pourrait être adaptative et contrôlée par l’IA. » – Lucas Vignais

Les outils digitaux plus classiques

En dehors de l’IA, des outils de digitalisation plus classiques sont utilisés. Des applications mobiles proposent des plannings personnalisés, des pushs notifications, des paiements cashless et des parcours interactifs pour découvrir les stands exposants.

Comme l’explique Lucas : « cette année, nous avons fait un pas en avant en passant pour la première fois à un système cashless pour les espaces de restauration et les buvettes. »

Dans une utilisation plus commune, les campagnes de publicité payante sur les réseaux sociaux (Ads) restent essentielles pour attirer un public plus large et augmenter la visibilité des événements sportifs.

Comment digitaliser un événement sportif ?

Selon Louis Perrin d’A.S.O et Lucas Vignais de FISE, il y a 2 manières de digitaliser un événement sportif : par la gestion des exposants et par l’animation de la communauté.

Par la gestion de vos exposants

Facilitez l’administration des ventes

Des plateformes comme Planexpo simplifient la gestion des inscriptions et des ventes. Elles permettent aux participants de s’inscrire facilement, de payer leurs frais de participation et de recevoir des communications (mails de confirmation, etc…).

Grâce à un espace exposant dédié, ils peuvent être autonomes et gérer eux-mêmes leurs informations, leurs réservations, soumettre leurs documents nécessaires et suivre l’état de leurs demandes. 

Louis Perrin le dit lui-même, « l’outil nous a permis de gagner du temps sur l’organisation des inscriptions, nous avons pu nous concentrer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Automatisez les échanges chronophages

Certaines communications peuvent être automatisées. C’est là que les emails transactionnels deviennent votre allié ! C’est le cas de tous les emails de confirmation, relances de paiement, transmission de documents, etc… Bref, tout ce qui vous prend un temps monstre en préparation de contenus et d’envois. 

👉 Découvrez notre webinaire sur les tâches chronophages 

Espace gestion des exposants sur Planexpo 

« Pour les exposants, je pense que c’est une vraie facilité de s’enregistrer, de s’inscrire, de discuter avec nous. On a un vrai lien et c’est facile à mettre en place. » – Louis Perrin

Si vous en avez la possibilité, vous pouvez également proposer un support en temps réel via des chats en ligne ou des forums dédiés. C’est un vrai plus en termes de relation client puisque cela permet de résoudre rapidement les problèmes et de répondre aux questions. La communication est fluidifiée et l’exposant se sent écouté, considéré.

Par l’animation de votre communauté

Les applications mobiles

Pour engager la communauté sur un événement sportif, des applications mobiles existent. Certaines comme celle de notre partenaire inwink permettent d’optimiser l’expérience des participants et de favoriser les rencontres grâce au networking entre participants.

« Nous avons créé une application mobile appelée FISE.  Nous en sommes aux prémices mais pour moi, une bonne application permettrait de traquer l’intérêt pour telle ou telle aire sportive. » – Lucas Vignais

La gamification

Une autre solution, comme Fairplayer, créée en 2021 par Dorian Cauvas, propose un outil de gamification en marque blanche. Ses sujets de prédilection ? Les token d’événement (ou jetons réduisant les flux de monnaie), les animations live et réseaux sociaux. Les participants peuvent gagner des moments privilégiés ou des objets à collectionner de l’univers sportif.

Visuels issus du site Fairplayer

« Nous avons même mis en place le FISE Explorer Challenge. C’est une sorte de parcours proposé aux festivaliers pour découvrir des stands exposants avec des animations et des défis prévus à certains stands. » – Lucas Vignais

Les vidéos online

Sur un domaine plus classique, les réseaux sociaux sont là pour diffuser des mises à jour en direct, des vidéos et des photos de l’événement, encourageant les spectateurs à partager leurs expériences et à interagir avec les autres participants. 

Des services de streaming comme Youtube ou Twitch assurent une diffusion en direct, avec des options de replay pour les spectateurs si besoin. 

Il existe aussi des entreprises telle que Teazit, une agence de production audiovisuelle. Elle propose des formats de vidéo Livebooth pour capter les contenus vidéo avec un équipement compact, donc facilement déplaçable et autonome.

Quels impacts pour les exposants de ces événements sportifs qui se digitalisent ? 

Leur parcours est fluidifié

Et ça commence dès leur inscription ! Voici le retour de Léna, exposante lors du salon Run Experience, que nous avons pu interroger sur son parcours exposant.

« On a pu créer notre espace client, avoir tous les documents nécessaires : le contrat, choisir toutes les options pour notre stand, l’électricité, la moquette, les modules, etc… Et ensuite valider avec les organisateurs les modalités de paiement. »

Camille du Marathon de Tours, quant à elle, a beaucoup apprécié l’historique de tous les documents sur son espace exposant.

« Quand je dois rendre des comptes à mon responsable, c’est un vrai avantage de pouvoir lui dire : “on a signé à telle date, tel avenant, etc…”. Je peux suivre très simplement toute la partie facturation, et ainsi, télécharger les factures,… »

En facilitant tous ces processus, c’est un gain de temps pour les exposants mais aussi pour les organisateurs, qui peuvent se concentrer sur des aspects stratégiques de leurs événements.

Vos exposants peuvent se concentrer sur leurs objectifs

« Les festivaliers et les spectateurs recherchent des expériences et des interactions. Les exposants et partenaires permettent de ne pas se focaliser uniquement sur la compétition, mais aussi d’offrir des souvenirs et des activités ludiques. » – Lucas Vignais

Les exposants et partenaires permettent de diversifier l’offre et de rendre l’événement plus attrayant et complet. C’est pourquoi libérer du temps dans leur process d’inscription et de gestion de leur participation leur permet de se concentrer sur 2 autres objectifs.

Améliorer leurs ventes

Lors d’événements sportifs, et c’est le cas du Fise World Montpellier, les exposants aident à créer un lien avec les entités locales impliquées dans ce rassemblement populaire. Ils cherchent souvent à faire du chiffre d’affaires grâce au public nombreux du FISE World Montpellier, en amortissant l’investissement initial de leur emplacement par les ventes réalisées durant le festival. 

Ils en profitent donc pour présenter leurs sports et leurs services. C’est par une communication poussée avant, pendant et après l’événement que les exposants réussissent à attirer plus de visiteurs sur leur stand. De ce fait, l’exposant dispose de plus de temps pour mener ces réflexions stratégiques avant l’événement.

Augmenter leur notoriété

Certains exposants viennent pour des enjeux de notoriété, se faire connaître et faire connaître leur produit. Ils proposent sur leur stand des animations qui mêlent sport et digital. C’est le cas par exemple de la marque Kiprun lors du salon Run Experience : ils ont créé un espace sur leur stand où le visiteur peut se confronter à un coureur en hologramme. Voyez par vous-même 👇

Participer c’est bien, gagner est un plus ! 

Face à l’intensification de la concurrence et la digitalisation, les organisateurs d’événements sportifs doivent rester compétitifs. Mettre en place de nouveaux outils leur permet de se concentrer sur des aspects plus stratégiques et pécuniers ! 

Les exemples du FISE World Montpellier et du salon Run Experience montrent que la digitalisation, loin d’être une simple tendance, est devenue une nécessité pour rester compétitif et innovant dans un secteur en constante évolution.

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Organisateurs d’événements : comment sécuriser votre chiffre d’affaires N+1 ?

4 techniques de vente pour maximiser vos revenus

Ce webinaire a été axé sur 4 techniques de vente principales pour sécuriser les revenus de vos salons : le rebooking, le fastbooking, l’early booking et la prime de fidélité. Toutes centrées sur la maximisation des intentions d’achat lors de l’événement en cours.

Chaque événement nécessite une approche sur mesure. En effet, ces tactiques doivent être adaptées à la taille de l’événement, au budget, aux équipes sur le terrain, aux spécificités de son marché, de ses participants, etc.

Le rebooking

L’un de nos intervenants, Mickaël Burdet, a une expérience significative dans la gestion commerciale de salons à Paris. Il a souligné l’importance du « rebooking », une pratique qui propose aux exposants de renouveler leur réservation souvent pendant l’événement. Un rebooking efficace repose sur des offres attrayantes qui garantissent aux exposants le même emplacement et des tarifs avantageux.

Cette stratégie a pour avantage d’engendrer jusqu’à 50% d’intentions d’achat soit une 1ère base solide de revenu pour l’édition suivante !

Le fastbooking

Semblable aux ventes flash, le fastbooking est une période limitée durant laquelle les anciens exposants peuvent réserver leur emplacement, souvent avec des conditions avantageuses. Cette approche crée un sentiment d’exclusivité et peut sécuriser jusqu’à 80% des intentions d’achat pour l’édition suivante.

Le early booking

Cette technique encourage les exposants à s’engager tôt avec des tarifs réduits et des choix préférentiels d’emplacement. Elle vise non seulement à augmenter les ventes anticipées mais aussi à renforcer la fidélité et la satisfaction des exposants.

La prime de fidélité

C’est une stratégie de récompense pour les exposants qui s’engagent à participer à un événement sur deux années consécutives, souvent par le biais de remise immédiate. Cette technique assure aux exposants un emplacement fixe, renforçant leur visibilité et leur présence dans l’événement sur le moyen terme.

Mickaël Burdet insiste sur un point : pour que ces techniques portent leurs fruits, l’adhésion des équipes commerciales est essentielle. Il est crucial que les commerciaux soient non seulement bien informés des différentes options et stratégies à leur disposition, mais aussi qu’ils adhèrent pleinement à ces méthodes.

L’optimisation des process de vente et de l’administration des ventes

“Keep it Simple” ou comment simplifier les procédures administratives des exposants, et faire gagner en efficacité les équipes opérationnelles.

La simplification par le packaging des offres

En proposant des packages tout compris qui incluent stand, outils de communication, mobiliers et équipements, les organisateurs peuvent non seulement faciliter la prise de décision pour les exposants mais aussi négocier des prix avantageux grâce à des achats groupés. Ces packages incitent les exposants à s’engager tôt, ce qui permet de sécuriser les revenus bien avant l’événement.

L’utilisation du formulaire de participation

La commercialisation d’un salon débute souvent par l’envoi de formulaires de demande de participation. Un formulaire bien conçu peut simplifier le processus de vente, mais un formulaire complexe et long peut entraîner des erreurs et des allers-retours fréquents avec les commerciaux.

Frédérique de Quinze Mai, utilisatrice de l’outil Planexpo et intervenante au webinaire, a mis en lumière la facilité avec laquelle les formulaires peuvent être dupliqués et adaptés. En effet, elle l’a expérimenté pour ses propres événements, ce qui lui a permis de commercialiser plus rapidement ses stands pour les éditions futures.

Planexpo nous permet une duplication rapide et une mise en action immédiate de l’équipe commerciale. Ainsi, les bons de commande sont générés plus vite, et cela leur permet de connaître instantanément les intentions d’achat des exposants.

Elle utilise également le builder de formulaire de Planexpo où elle peut ajouter des prestations complémentaires en toute autonomie au cours de la commercialisation. Ce qui renforce sa capacité à répondre aux besoins des exposants sans délai prolongé.

La centralisation digitale de l’administration des ventes

En plus du formulaire simplifié, Frédérique Gerry utilise Planexpo pour centraliser sa gestion administrative. Elle a parfois été confrontée à des erreurs telles que les mauvaises facturations ou les problèmes de compliance. Avoir un outil dédié lui a considérablement réduit ces erreurs administratives puisque les exposants bénéficient d’un accès permanent à leurs contrats et factures via un espace dédié en ligne.

👉 Découvrir l’espace exposant Planexpo

Des petites entités du secteur public aux grands groupes, chacun a ses propres exigences et procédures administratives. Cette capacité à gérer efficacement une telle diversité est essentielle pour éviter les frustrations et les retards qui peuvent survenir lors de la gestion des inscriptions et des paiements.

Exploitez les options complémentaires pour accroître vos marges commerciales

L’adoption d’outils digitaux et d’offres supplémentaires représente une stratégie clé pour augmenter les marges commerciales et enrichir l’expérience des participants dans l’organisation de vos salons. Découvrez comment 👇

La digitalisation de vos événements

Mickaël Burdet revient sur la pandémie de COVID-19 qui a accéléré l’intégration du digital dans les événements physiques. Cet événement mondial a permis d’étendre l’audience au-delà du jour J du salon. Des solutions proposent désormais de prendre des rendez-vous en ligne, d’enregistrer des conférences, et de proposer une offre de contenu numérique enrichissant pour l’utilisateur.

La capacité à proposer des contenus accessibles à distance transforme les salons en plateformes multimédia où le contenu peut être réutilisé ou vendu. C’est là que la marge commerciale se fait. Cette approche ne se limite pas aux jours du salon, mais se prolonge avant et après, maximisant l’engagement et la génération de revenus.

L’assurance comme option complémentaire

L’innovation dans les offres de service aux exposants est également une stratégie cruciale. La collaboration entre Planexpo et Leeloo en est un exemple concret. En effet, nous avons introduit la solution d’assurance Leeloo au sein du formulaire de participation exposant. Gérald Beyrand, Président de Phenomen et représentant de Leeloo lors de notre webinaire, nous présente la solution.

Leeloo est une solution d’assurance intégrée à Planexpo qui permet aux organisateurs de proposer des assurances annulation, dommage, et responsabilité civile directement lors de la réservation. Leeloo facilite la gestion des risques pour les organisateurs et les exposants.

Ce service ajoute une sécurité pour les exposants et transforme les assurances en source de revenus pour les organisateurs. Comment ? En ajoutant des marges sur les primes d’assurance vendues. Cette approche n’est pas seulement un avantage financier, mais aussi un moyen de rassurer et de fidéliser les exposants.

Julia Batarchukova ajoute également : en particulier celles et ceux qui viennent de l’étranger. Ils pourraient être préoccupés par les risques liés aux investissements dans des salons internationaux.

Cette sécurité peut jouer un rôle déterminant dans la décision d’un exposant d’investir dans un salon, surtout dans un contexte international où les incertitudes peuvent être plus importantes. 

Ainsi, l’assurance comme option complémentaire n’est pas seulement un avantage pour la gestion des risques, mais c’est aussi un élément stratégique qui renforce la fidélité des exposants. Proposer ce service améliore leur satisfaction et assure une expérience plus sereine et sécurisée, contribuant à la réussite globale de l’événement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

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