Qui sont ces 3 organisateur·trices qui témoignent ?

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Configurer correctement votre événement

Bien préparer votre événement est primordial pour le lancer sans accroc. 

• Création, diffusion du formulaire d’inscription et récupération des données ;
• Définition et application des modalités de paiement ;
• Création et modélisation du plan de salon ;
• Mise à disposition d’un catalogue produits pour réaliser des ventes additionnelles.

Digitaliser au maximum l’ensemble de ces étapes va permettre de mieux monitorer tout le reste. Pour Victor du Sommet de l’Élevage, utiliser un outil de gestion événementielle l’a énormément aidé, surtout sur la partie modélisation du plan.

Utilisateur d’Autocad dans son quotidien, le plus gros problème était que les informations n’étaient pas synchronisées. En effet,  2 personnes pouvaient travailler sur un même plan, au même moment, et modifier des éléments simultanément, sans que l’autre n’ait l’information actualisée. 

La mise en place du plan sur Planexpo a surtout permis de synchroniser toutes les modifications en temps réel. Techniquement, il n’a pas eu à se séparer d’Autocad puisqu’un plug in est disponible sur la plateforme avec : 

• L’import des fonds sur des calques, pour structurer et travailler finement sur chaque élément du plan d’implantation ;
• La mise à l’échelle, pour construire au fur et à mesure des éléments de repères ;
• Le redécoupage des stands, pour proposer des espaces dédiés aux exposant·es.

“Par un simple clic sur le stand, je vais voir que l’exposant·e avait tant d’espaces, tant de badges… J’ai une vue de tout son dossier et du stand qu’on lui a attribué.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

En plus du plan, Victor considère que le site de son événement est tout aussi important dans la configuration initiale. Comme beaucoup d’organisateur·trices, il travaillait avant avec une agence extérieure pour gérer cela. 

“Avant, on travaillait sur des systèmes un peu plus complexes comme WordPress et on passait par une boîte extérieure. Les délais de modification d’une simple information prenaient beaucoup de temps. Et on n’est pas tous des spécialistes de WordPress…”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Site événementiel du Sommet de l’Élevage avec formulaire de participation

Mettre en place un outil comme inwink pour créer ce site événementiel prend bien sûr un certain temps. 

“Une fois construit, c’est comme un CMS très facile d’accès pour toute mon équipe. En moins d’une journée on s’y fait. On peut créer des pages et mettre des informations à jour en live. La moindre modification, même dans le back-office, vient s’actualiser sur le site et ça, c’est super pratique !”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Pour en savoir plus sur nos plans interactifs, visionnez notre précédent webinaire ! 

Lancer la commercialisation de votre salon

Après la configuration de l’événement, s’ensuit sa commercialisation. Pour Florence : “le but d’un organisateur·trice, c’est de vendre des mètres carrés, c’est la priorité.” Auparavant, ces 3 organisateur·trices utilisaient plusieurs solutions qui ne leur semblaient pas très agiles. 

Avoir un outil qui rassemble CRM métier, espace exposant, tableau de bord de suivi, animation de la communauté, permet de libérer du temps aux équipes et de booster cette commercialisation. L’idée, c’est de centraliser et d’automatiser un maximum les tâches administratives, qui sont généralement très chronophages, par exemple :

• Les échanges avec les exposant·es : conversations embarquées, messagerie instantanée, mails en masse ;
• La génération automatique des documents contractuels (avenants, factures, avoirs…).

Pour Victor, les résultats se font déjà ressentir depuis qu’il utilise l’intégration Planexpo et inwink pour le Sommet de l’Élevage qui aura lieu en octobre 2023.

“Certes, nous avons une bonne dynamique. On peut voir qu’on était à 83 000 m2 d’exposition nette l’année dernière et cette année, on est passés à 89 000 m2, c’est quand même 6000 m2 carrés de ventes en plus ! On voit qu’on a de plus en plus d’inscriptions dans le temps, proches de la date d’ouverture de la commercialisation.

Habituellement, à cette période-là, on n’était pas à 100% des inscrit·es. Maintenant, on est déjà à 110%, donc on a progressé en rapidité de commercialisation. Ce qui permet aussi de dégager du temps pour autre chose, et ce qui montre aussi l’efficacité de Planexpo et inwink. On peut bien sûr en déduire que le duo d’outils nous a aidé à commercialiser plus rapidement.”

Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Gérer votre salon

Les organisateur·trices en ont de plus en plus conscience : un salon vit sur l’année entière. Florence connaît bien les enjeux : “un salon, c’est une plateforme pour communiquer une fois par an, pour se donner l’opportunité d’émerger par rapport à d’autres.”

Site événementiel Expozoo, avec vue du site inwink et du plan interactif Planexpo

L’objectif pour elle, c’est surtout “de développer la partie upsell encore plus et de proposer des idées qu’elle va pouvoir vendre, mais qui sont cohérentes pour les exposant·es.”

Le mot d’ordre ? Toujours se mettre dans la peau de l’exposant·e et lui faciliter la tâche dans son parcours événementiel, mais aussi “répondre à ses besoins en termes techniques et en termes de visibilité.”

• Quelles informations lui demander dans le formulaire de participation, pour éviter le trop d’allers-retours dans les échanges ? 
• Comment peut-il acheter rapidement un stand ? Quel sera le numéro associé ? Où sera-t-il situé sur le salon ? 

Tant de questions qui, finalement, influent sur la charge de travail administrative des organisateur·trices. Ainsi, utiliser une plateforme de gestion événementielle permet “de gagner du temps, et de rendre l’exposant·e encore plus acteur·trice de sa participation”. 

Pour cela, elle a décidé de faire appel à un trio d’outils : Planexpo, inwink et Expose. Complémentaires, ils lui permettent d’englober la gestion de tout son événement : avant, pendant et après. Ainsi, ces plateformes gèrent :

• Le plan, les dossiers de participation, l’automatisation de la gestion administrative, la re-commercialisation.
• Le site web, la mise en avant du programme et des speakers, la valorisation de leur présence en ligne, la gestion de la billetterie et des activités sur site.
• Les ventes sur place grâce à une marketplace en ligne. 

Ce qu’elle apprécie, c’est surtout l’accompagnement et la prise en compte de ses besoins. Conquise, elle le dit et le redit :

“Je ne peux plus revenir en arrière depuis que je connais inwink et Planexpo.”
Florence De La Moureyre, Exposalons

Le jour j de votre événement

Ça y est, tout est prêt pour le jour J ! 

Les exposant·es et les visiteur·euses sont venus nombreux·euses. Maintenant, place à la rencontre et aux échanges. C’est là que le plan interactif a toute son importance : pour se situer et se retrouver. 

Jean-Michel l’a bien saisi, surtout dans son secteur d’activité : la géographie et la biographie numérique. C’est pour cela qu’avec l’aide de sa collègue Françoise, ils ont créé la carte du monde comme vitrine de leur salon. Elle a pu le “construire, l’animer, le propulser et le partager.”

« Esri France est un événement numérique digital. Il est important pour nous de plus valoriser la participation de nos partenaires et leur présence, mais également des éléments du programme.« 
Jean-Michel Cabon, d’Esri France

Le plan n’est plus un plan classique, comme à l’époque, sur papier. Il est devenu un support de communication, qui permet d’avoir “une vision cartographique de l’événement.” Il contribue à avoir “une plus grande fluidité dans l’accès aux informations, que ce soit celles des partenaires, des éléments du programme, des sessions ou tout ce que consomme un événement.”

Une fois encore, tout comme pour Florence et Victor, l’objectif premier est de faciliter et d’améliorer l’expérience des exposant·es et des visiteur·euses. 

La gestion post salon

La récupération des données 

Mais il n’y a pas que cela. Leur intérêt, c’est aussi de collecter des données et de bien les monitorer. Ces 3 organisateur·trices veulent avoir une vision en temps réel de l’ensemble de leurs KPI’s, à travers des tableaux de bord de suivi : 

• Suivi des dossiers ;
• Vente de stands ;
• Suivi des inscriptions ;
• Nombre de rendez-vous entre participant·es et exposant·es ;
• Nombre de sessions.

Grâce à ces données, la projection est possible pour l’année suivante, et donc pour le prochain événement.

Tableaux de bord de suivi des chiffres Planexpo et inwink

La re-commercialisation

Cela a été évoqué plus haut, tou·tes les organisateur·trices ont envie de re-commercialiser le plus rapidement possible leur salon. Florence en a conscience : 

“On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ils pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.”

La création d’une communauté

On ne peut plus nier qu’un événement est synonyme de partage, de rencontre, de lien humain. Apprendre à connaître sa communauté et l’animer, voici les nouveaux objectifs des organisateur·trices de salons !

Comme l’indique Pascal d’inwink, créer une communauté permet de “continuer à partager, de permettre aux personnes qui se sont rencontrées sur un événement de poursuivre leurs échanges tout au long de l’année, de leur partager des contenus et même d’organiser des webinaires au sein de la plateforme communautaire.”

Site communautaire du Sommet de l’Élevage

Pour Victor, la partie communautaire a été un “choix obligatoire”. Avec une pointe d’humour, il insiste sur le fait que :

“C’est bien d’être le roi de la piste quatre jours par an, mais le reste des 361 jours de l’année, on ne pense plus vraiment à toi. Pourtant, tu as une communauté qui vient depuis plus de trente ans et qui a envie d’interagir encore plus.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Se diversifier pour mieux se démarquer

Les organisateur·trices veulent aujourd’hui diversifier leur business model pour se démarquer, sortir du lot. Cela passe avant tout par la digitalisation de leurs outils, qui leur permet de dégager du temps sur d’autres sujets qui ont longtemps été délaissés comme :

• La re-commercialisation ;
• L’événement en tant que support média ;
• Le développement de leur communauté.

Certain·es sont précurseur·euses et ont bien saisi l’importance de développer ces 3 sujets. Et vous ? Souhaitez-vous redonner à votre événement toute sa grandeur ? 

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Comment faciliter la re(saisie) de l’information ?

Dans l’organisation de salons, foires ou congrès, la saisie ou la ressaisie des informations est un sujet récurrent, puisque votre événement est souvent amené à être re-commercialisé d’une année sur l’autre. 

Commençons par la saisie de nouvelles informations. À la réception d’un nouveau dossier de participation, vous devez forcément récupérer : 

• le nom de l’exposant ;
• son e-mail ;
• ses informations de participation.

Or, ce traitement prend énormément de temps auprès de vos équipes. Plus vous avez d’exposants, plus vous perdez du temps sur ces tâches chronophages.

Le pire, c’est lors des re-commercialisations de vos événements. Vous travaillez avec certains exposants depuis plusieurs années. Ils vous reprennent les mêmes stands, les mêmes équipements et parfois les mêmes prestations sur un stand. Pourtant, vous devez ressaisir leurs informations chaque année. Quelle perte de temps ! 

Ce que vous apporte Planexpo

Optimisez le traitement de vos données 

Vous avez souvent besoin de communiquer à une application tierce des données comptables ou de traiter vos exports pour en faire des rapports d’activité pour le pilotage de vos activités. Dès lors, vous importez et exportez constamment vos fichiers. 

Ce traitement d’informations et de données vous prend beaucoup de temps.

Ce que vous apporte Planexpo

Le requêteur à mémoire

Dans le logiciel Planexpo, vous pouvez filtrer une information et enregistrer ces filtres. Chaque collaborateur ou service peut ainsi filtrer la donnée pertinente qu’il souhaite, afin d’intervenir sur les missions qui incombent à ses actions, pour la production de l’événement. 

Vue métier du logiciel Planexpo avec les filtres pour les organisateurs de salons

Les exports personnalisés

Si vous ne traitez pas l’information dans Planexpo, vous pouvez bien entendu continuer à faire des exports. Simplement, pour vous faciliter la tâche, nous avons conçu un module qui permet de configurer les colonnes et l’information que vous voulez extraire. Vous pouvez travailler en direct sur le fichier exporté puisque ces exports ne nécessitent pas de post-traitement.

Le tableau de bord

Grâce au tableau de bord, vous visualisez en temps réel l’encours de commercialisation d’un événement. Toutes les statistiques y sont : chiffre d’affaires encaissés, créances en cours, statut des dossiers, etc… 

Vue du pilotage d’activités pour l’organisateur d’événements

« 🎉 Info exclusive 🎉
Dans quelques mois, nous sortirons un tout nouveau dashboard beaucoup plus flexible et complet, entièrement paramétrable avec des vues différentes (par Business Unit par exemple). On a hâte de vous le présenter ! Sans doute dans un prochain webinaire 🙂 Restez connecté·es et suivez nos actualités sur notre page LinkedIn.

Fluidifiez vos échanges avec vos exposants

Les échanges conversationnels 

Vous échangez beaucoup avec vos clients et fort heureusement ! Toutefois, ces échanges vous prennent du temps et toutes les conversations sont éparpillées entre différents canaux : téléphones, mails, sms, etc.. 

Le partage de documents

Autre sujet dans le cadre de la production d’événement, c’est le partage de documents en individuel, par exemple l’extrait KBIS envoyé par un exposant, ou en groupés tels que le guide d’installation ou les accès au parc des expositions…

Ce que vous apporte Planexpo

Les e-mails transactionnels

C’est un outil redoutable pour la commercialisation. Toutes les phases clés de l’avancement du dossier de l’exposant, vont lui être notifiées automatiquement par e-mail. De même, tout ce qui est envoyé est archivé dans Planexpo, ce qui vous permet de suivre les mails reçus au fur et à mesure.

Mail transactionnel de l’organisateur à l’exposant sur le suivi de son dossier

L’espace exposant 

Un historique des échanges est partagé entre l’organisateur et l’exposant. Ce dernier a accès à tous les échanges écrits (mails, ou messages embarqués dans l’outil) et également ses documents : ses factures, ses contrats, ses avenants ou avoirs…

Réduisez les échanges entre services

Vous avez forcément vécu cela : une absence imprévue ou une embauche temporaire dans les phases de commercialisation. Tout le monde n’a pas accès à la même information lorsque les dossiers doivent être repris en cours. C’est là que surviennent les erreurs ou les doublons.

Ce que vous apporte Planexpo

La centralisation de l’information

Dans l’espace exposant, chaque collaborateur·trice peut avoir accès à cette même vue du dossier de participation, avec des tables dédiées. Ainsi, l’information commerciale est compilée sur un volet gauche, et l’information ADV et comptable est compilée sur d’autres tables, à droite. Ce qui permet à chacun de travailler de façon centrale sur un même dossier et de façon isolée sur la table qui concerne son action. 

Vue commerciale et vue ADV de l’espace exposant

L’historicisation

Dans le suivi du dossier, vous avez accès à l’historique de tous les échanges : mails ou messages envoyés à l’exposant. Tous les collaborateurs peuvent communiquer au même endroit, sur le même dossier exposant. 

L’information est centralisée pour tout le monde, ce qui permet un travail collaboratif entre services beaucoup plus fluide.

Supprimez les allers-retours liés aux plans

Les plans, c’est sujet important pour vos équipes, en particulier entre la partie commerciale / ADV et votre bureau d’étude technique. Plus on se rapproche du jour J de l’événement, plus chaque modification devient très sensible. L’information doit être mise à jour dans un temps record pour éviter les erreurs.

Ce que vous apporte Planexpo

Notre fonctionnalité phare, c’est le plug-in bi-directionnel avec le logiciel Autocad (utilisé par les bureaux d’étude). Ce plug-in s’installe sur l’Autocad de votre bureau d’étude, qui va être relié à votre plan d’implantation interactif modélisé sur Planexpo. Lorsque le bureau d’étude dessine une nouvelle contrainte, tout ce qui est modifié d’un côté sur Autocad est mis à jour automatiquement sur Planexpo, et inversement. 

« Sur les 2 derniers mois avant le salon, un client faisait 4 réunions d’1h par semaine avec son bureau d’étude. Après avoir installé ce plug-in, ces 4h de réunions ont été supprimées. Grâce à la synchronisation du plan d’implantation, les informations étaient mises à jour en temps réel pour les deux parties. »

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous renvoyons vers notre webinaire du mois de mars, dédié aux plans interactifs (commercial, prestataires et visiteurs).

Concentrez-vous sur votre coeur de métier

Ces multiples tâches chronophages vous empêchent de vous concentrer sur des actions à plus fortes valeurs ajoutées, principalement en lien avec la production de votre événement. Vous savez désormais qu’il existe des solutions pour les contrer, ou du moins, les diminuer. Certain·es de vos homologues ont sauté le pas. Alors pourquoi pas vous ?

📣 Annonce exclusive 📣

Nous organisons notre prochain webinaire avec notre partenaire inwink le mardi 23 mai à 11h. Le thème ? 5 étapes à ne pas oublier pour l’organisation d’un salon réussi. 3 clients surprises témoigneront, et cerise sur le gâteau, une belle annonce sera faite sur le partenariat Planexpo x inwink !

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