Cas client : Micropolis Besançon est passé chez Planexpo
Micropolis Besançon x Planexpo
Comment mieux piloter des événements complexes ?
Je suis passée chez Planexpo 🚀
Je suis Laura Brown, responsable des foires et salons chez Micropolis Besançon, parc des expositions emblématique de Bourgogne-Franche-Comté. Chaque année, avec mon équipe, nous organisons plusieurs événements majeurs en interne, comme le Salon de l’Habitat, le Salon des Mariés, ou encore la Foire Comtoise, notre rendez-vous phare.
Micropolis, c’est un site polyvalent de 11 hectares, avec un palais des congrès, une salle de spectacle de 7 256 places, un amphithéâtre de 700 places, 7 salles modulables et 2 000 m² de halls d’expo. Nous accueillons toute l’année une grande diversité d’événements : salons grand public et pro, concerts, spectacles, brocantes et biennale artistique.
Avant Planexpo, nous utilisions un outil rigide, coûteux et peu adapté. Planexpo s’est imposé comme une solution moderne, agile et bien plus alignée avec nos besoins et notre budget.
Nous avions 3 objectifs en le mettant en place :
- Structurer des plans complexes pour mieux gérer les nombreuses contraintes techniques liées aux stands.
- Améliorer les process de gestion : souvent trop longs, notamment à cause de demandes exposants difficiles à cadrer.
- Faciliter la collaboration entre les services grâce à un outil partagé et centralisé.
Son conseil pour les organisateurs de foires ?
Il faut digitaliser vos dossiers papiers !
Laura Brown
Responsable foires et salons chez Micropolis Besançon
Micropolis Besançon
a fait confiance à Planexpo
Objectif n°1
Structurer les plans complexes
Chaque stand ayant ses spécificités, les combinaisons techniques sont nombreuses (besoins éléctriques, accès, sécurité, etc.), nécessitant la remise d’un plan technique précis aux équipes. Auparavant, cette étape reposait sur des documents statiques, souvent transmis trop tard.
La fonctionnalité clé utilisée :
- Plans (implantation, technique, commercial) accessibles en temps réel par les équipes.
Résultats :
- Meilleure anticipation des besoins techniques.
- Moins de retards et d’incohérence lors du montage des événements.
- Expérience exposants améliorée.
Objectif n°2
Améliorer les process de gestion
Les cycles de commercialisation étaient anormalement longs. La collecte des données auprès des exposants, la transmission d’informations techniques entre les commerciaux, l’ADV et la logistique manquaient de fluidité. La multiplication de tableaux de correspondances et de réunions inter équipes alourdissaient nos process de production.
Avec Planexpo, nous avons pu standardiser la demande d’admission exposants et uniformiser la donnée. Ce qui nous a fait gagner un temps précieux dans le traitement des dossiers.
La fonctionnalité clé utilisée :
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- Le formulaire de participation des exposants.
Résultats:
- Gain de temps dans le traitement des demandes.
- Meilleure maîtrise des contraintes techniques.
- Réduction des erreurs et allers-retours avec les exposants.
Objectif n°3
Faciliter la collaboration entre les services
Les équipes avaient tendance à échanger essentiellement par mail avec un risque élevé de perte d’informations ou de doublons. Le moindre ajustement technique entraînait une série d’allers-retours entre services.
Nous avions cruellement besoin de centraliser les échanges dans un vrai outil de travail collaboratif.
La fonctionnalité clé utilisée :
- L’ensemble du CRM métier avec les dossiers, les participants et les espaces exposants, pour un accès centralisé et partagé à l’information.
Résultats :
- Informations accessibles en temps réel pour tous les services.
- Gain de temps : moins d’emails et de réunions.
- Réduction des erreurs et oublis grâce à une meilleure circulation de l’information.
Objectif n°4
Gagner du temps sur la commercialisation
Avant Planexpo, la gestion de la commercialisation reposait sur des dossiers papier, avec de nombreuses étapes administratives manuelles. Ce fonctionnement ralentissait la prise en charge des exposants et mobilisait énormément de temps sur des tâches peu à forte valeur ajoutée.
Le besoin était clair : accélérer la phase commerciale pour pouvoir consacrer davantage de temps à l’accompagnement des exposants et à l’opérationnel des événements.
La fonctionnalité clé utilisée :
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- Le formulaire de demande d’admission entièrement digitalisé et personnalisable, couplé au CRM métier de Planexpo.
Résultats:
- Gain de 1 à 2 mois sur la durée de la commercialisation
- Moins de stress pour les équipes commerciales
- Meilleure qualité de service pour les exposants, avec plus de disponibilité pour les accompagner
- Process administratif plus fluide et plus interactif (consultation simultanée du dossier avec l’exposant)
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