Avant votre événement : attirez plus de visiteurs grâce à une communication ciblée

Une base de données segmentée, un levier de conversion

Avant même de parler d’affichage ou de réseaux sociaux, la première arme redoutable reste votre base de données. Segmentée et qualifiée, elle permet de créer des campagnes ultra ciblées. Plus vos messages sont personnalisés et adaptés aux attentes spécifiques des visiteurs, plus ils ont de chance de s’inscrire. Par exemple, envoyer des invitations personnalisées à des prospects ayant participé aux précédentes éditions est l’un des leviers pour améliorer votre taux de conversion.

Envoyer le bon message au bon moment peut faire toute la différence sur vos taux d’ouverture. En fonction du moment où vous contactez vos visiteurs (avant, pendant ou juste après un événement similaire), vous maximisez leur réceptivité et les chances qu’ils répondent positivement.

« Pour nous, l’email reste de loin le canal de communication le plus performant. » Marlène Bonnevialle · Responsable Marketing Digital chez Première Vision

Les canaux historiques utilisés par Première Vision

SEA & Social Ads : élargir l’audience avec précision

Google Ads, LinkedIn Ads, Instagram… chaque canal a son audience. Le ciblage par persona, géographie ou comportement permet d’atteindre des visiteurs en fonction de leurs intérêts et de leurs comportements en ligne. Pour Marlène Bonnevialle et son salon mode Première Vision, le ciblage des publicités selon les régions et les tendances du secteur s’est révélé très efficace.

Où sont vos visiteurs ? Adaptez vos canaux à leurs habitudes

Aujourd’hui, toucher vos visiteurs là où ils se trouvent vraiment est une clé de succès. Les canaux traditionnels ne suffisent plus. Les nouveaux médias, comme TikTok, sont essentiels pour atteindre les plus jeunes et les millennials, et ainsi, capter leur attention. 

« Les lycéens agricoles sont sur Tik Tok, les agriculteurs installés sur Facebook. » Victor Berthon CDDO Sommet de l’Elevage

WhatsApp devient également un incontournable dans la communication événementielle, particulièrement lorsque l’opt-in se fait dès l’inscription. Cela permet de créer une relation directe et immédiate avec vos inscrits. Marlène Bonnevialle chez Première Vision partage un chiffre clé : « On capte l’opt-in WhatsApp au moment de l’inscription. Environ 30 % acceptent. »

Un taux loin d’être négligeable, surtout quand on sait que les messages WhatsApp ont des taux de lecture proches de 98 %. (Source : Bird.com)

Ici, il ne s’agit pas de choisir un canal, mais d’adapter vos campagnes en fonction de vos cibles. 

Source : Statista Novembre 2024

Créez la différence : testez, surprenez, engagez autrement

Les chaînes WhatsApp ou Instagram : moins de bruit, plus d’impact

Les chaînes WhatsApp et Instagram sont parfaites pour une communication directe et ciblée. Moins de distractions et un meilleur taux de lecture garantissent que vos messages ne passent pas inaperçus. C’est l’occasion de maîtriser complètement votre message et de le diffuser à des groupes restreints mais ciblés, qui attendent des informations spécifiques sur l’événement. 

L’idée ? Créer des mini-communautés ultra-réactives autour de votre événement, capables de relayer les informations clés et d’alimenter l’envie. Ça permet d’avoir moins de distractions et un meilleur taux de lecture garantissent que vos messages ne passent pas inaperçus.

WhatsApp : rejoindre les conversations existantes

Plutôt que de créer de nouveaux groupes, rejoindre des groupes existants peut s’avérer extrêmement bénéfique. Ces communautés sont déjà actives et engagées, ce qui permet d’entrer directement en contact avec un public intéressé. Cette approche permet aussi de capter des insights précieux sur les attentes des visiteurs avant même qu’ils ne se soient inscrits. 

Les chaînes et les groupes sur WhatsApp

Les hooks : capter l’attention dès la première seconde

Dans un monde où l’attention des internautes est de plus en plus limitée, la création de hooks visuels ou émotionnels est essentielle pour capter l’attention immédiatement. Un hook bien pensé (comme une vidéo percutante ou un visuel original) permet de marquer les esprits dès les premières secondes. TikTok et Reels sont des exemples parfaits de formats qui permettent de jouer sur l’émotion, l’humour ou l’émerveillement pour capter l’audience.

« Un bon hook émotionnel ou visuel peut changer l’impact d’un post. »
Céline Beckrich · disCéline

4 hooks pour attirer l’attention – Céline Beckrich

Le jour J : enrichissez l’expérience de vos visiteurs en temps réel

Signalétique et branding : le salon comme média

L’expérience visiteur commence bien avant l’arrivée sur un stand. Dès l’entrée, chaque détail compte : signalétique, affiches, habillage des espaces… Le branding sur site est une occasion unique de faire vivre votre univers de marque. Cohérence graphique, lisibilité des parcours, messages clairs : tous ces éléments participent à créer un environnement immersif.

Il n’y a pas que l’expérience des visiteurs, il y a aussi l’expérience des exposants
👉  on en parle dans cet article.

“Le salon lui-même est notre premier outil de communication.”
Victor Berthon · CDDO pour le Sommet de l’Elevage

Utilisez des bâches géantes, des corners thématiques, ou encore des installations photo pour stimuler la curiosité et encourager le partage sur les réseaux sociaux. Votre salon devient alors un espace Instagrammable, engageant et mémorable.

La communication pour les visiteurs sur place – Sommet de l’Elevage

Application mobile et notifications : créer du lien et fluidifier l’expérience

Une application mobile est indispensable pour garder le lien avec les visiteurs pendant l’événement. Les notifications push permettent d’orienter les visiteurs, les alerter des prochaines conférences ou des changements d’horaire.

💡 Astuce : prévoyez un mode hors-ligne pour les zones à faible couverture réseau. Même dans les zones à faible réseau, vos visiteurs gardent une expérience fluide et sans stress.

Contenu live : valorisez l’instant pour nourrir le long terme

Le jour J est une mine d’or de contenus. En captant l’instant — interviews d’exposants, réactions à chaud, ambiance des coulisses — vous créez une matière précieuse à réutiliser après. C’est un excellent moyen de maintenir l’engagement des visiteurs. 

Par exemple, des plateaux TV ou des vidéos « making-of » permettent de valoriser l’événement en temps réel, et peuvent ensuite être utilisés pour du recyclage de contenu.

“On valorise les coulisses, les soirées, les montages : ce sont nos meilleurs contenus.”
Victor Berthon · CDDO au Sommet de l’Elevage

Exemples de contenus pendant l’événement – Sommet de l’Elevage

Après l’événement : comment prolonger l’impact de votre événement et fidéliser vos visiteurs

Relancer intelligement : gardez le lien

La communication post-événement est trop souvent négligée, alors qu’elle est cruciale. Un message de remerciement, personnalisé si possible, montre votre reconnaissance. Mais allez plus loin : envoyez un récapitulatif des moments forts, des statistiques clés, ou même une vidéo souvenir.

C’est aussi l’occasion parfaite pour ouvrir les préinscriptions à la prochaine édition. En maintenant le lien, vous renforcez la fidélité des visiteurs… et réduisez votre coût d’acquisition pour les événements futurs.

Replay, résumés, capsules : maximisez votre contenu

Vous avez filmé une conférence ? Capturé un témoignage ? Ces contenus peuvent vivre bien après l’événement : sur votre blog, votre chaîne YouTube, dans une newsletter ou une campagne SEA.

Réutiliser ces formats sous différentes formes (résumés écrits, reels, infographies, articles) booste votre visibilité SEO tout en renforçant votre image d’expert. Qui plus est, ils peuvent être partagés avec ceux qui n’ont pas pu assister à l’événement : vous élargissez votre audience tout en valorisant vos contenus !

Contenus post-événement – Sommet de l’Elevage

Transformez vos visiteurs en ambassadeurs

Encouragez vos visiteurs à partager leur expérience, et relayez leurs publications. Les contenus générés par les utilisateurs (UGC) sont souvent plus authentiques, plus engageants, et surtout plus crédibles. Repostez les contenus spontanés de vos visiteurs sur vos réseaux pour renforcer le sentiment de communauté. Cela crée un effet miroir, où vos visiteurs deviennent des ambassadeurs naturels de l’événement.

“Ce sont souvent les visiteurs qui créent le meilleur contenu. » Manon Gravereau · Content Marketing Manager chez Inwink

Une stratégie en 3 temps pour maximiser l’engagement

La communication événementielle efficace ne se résume pas à “remplir un salon”. Elle consiste à créer une véritable expérience de marque, continue et cohérente, avant, pendant et après l’événement.

Avant : segmentez, personnalisez, touchez vos visiteurs sur les bons canaux au bon moment.

Pendant : enrichissez leur expérience en temps réel avec une signalétique cohérente, une app mobile fluide et des contenus live engageants.

Après : entretenez la relation, valorisez les contenus captés, et transformez vos visiteurs en relais de communication.

Continuez de faire vivre votre événement à travers les contenus, les discussions, les souvenirs partagés. Car chaque interaction peut devenir une opportunité de fidélisation… ou un point d’entrée pour un nouveau visiteur.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Engager et convertir : le recrutement des exposants

Le premier enjeu de communication, c’est de susciter l’intérêt, puis de faciliter l’engagement des exposants potentiels. Une stratégie multicanale permet d’agir à la fois sur les anciens participants, les leads tièdes, et les nouveaux profils à conquérir.

Parmi les tactiques les plus efficaces, le rebooking en direct pendant le salon s’impose. Certains organisateurs installent un espace dédié sur l’édition en cours pour proposer aux exposants de renouveler leur participation immédiatement. 

C’est le cas d’Exposalons. Florence de la Moureyre l’explique dans ce retour d’expérience. 

« Pendant trois jours, on reconfirme 60% du chiffre d’affaires. » Benoît Le Goulias, Directeur du Pôle Partenaires chez Live! by GL Events

👉 Découvrez comment augmenter la marge commerciale de vos salons

La relance par email et les newsletters segmentées jouent également un rôle clé. En envoyant rapidement un bilan d’événement accompagné d’un lien vers le formulaire d’inscription pour l’édition suivante, on maintient le lien tout en capitalisant sur la satisfaction des participants. Cette communication post-event peut être personnalisée selon que l’on s’adresse à des exposants fidèles ou à des prospects.

Pour élargir votre audience, les campagnes payantes sur LinkedIn, Facebook ou Instagram sont précieuses. Ciblage géographique, par centres d’intérêts ou secteur d’activité : l’acquisition d’exposants passe aussi par la visibilité digitale.

Créer l’adhésion : embarquer les exposants dès le départ

Un exposant ne s’implique pas seulement parce qu’il a signé un contrat. Il s’engage lorsqu’il comprend la vision de l’événement, qu’il y adhère et qu’il s’y sent utile. La communication joue ici un rôle fondamental pour transformer une simple réservation de stand en participation active.

Partager une vision commune

Créer un storytelling fort, une promesse d’événement claire et inspirante permet de donner du sens à la participation. L’objectif est de faire vivre une aventure collective à laquelle les exposants veulent contribuer.

« On a conçu l’événement avec eux. Et on a imaginé des choses qu’on n’aurait pas faites seules. » Sigrid Deprat Directrice Générale agence En Personne

Cette co-construction peut prendre la forme de comités éditoriaux, d’ateliers ou de rendez-vous physiques, dans lesquels les exposants peuvent s’exprimer sur les contenus, les thématiques ou les formats de prise de parole.

Les 6 leviers de l’engagement exposants selon Sigrid Deprat

Valoriser leur rôle dans le projet

Les exposants doivent être considérés comme des partenaires. En les positionnant comme co-organisateurs ou sponsors, on les implique dans une démarche valorisante. Ils peuvent intervenir dans les conférences ou encore être mis en avant dans la communication officielle.

Cette reconnaissance renforce leur sentiment d’appartenance et les pousse à promouvoir l’événement eux-mêmes.

Mettre à disposition des outils pour fluidifier leur communication

L’un des leviers majeurs d’engagement est la simplification du parcours exposant. Les organisateurs peuvent proposer une interface intuitive qui permet, via un simple QR code par exemple, de réserver un stand, signer un contrat ou gérer les dotations.

“Plus on lui facilite la vie, plus il signe vite. C’est ce qu’on fait avec Planexpo”.
Benoît Le Goulias

👉 Découvrez comment mieux gérer vos exposants

En parallèle, la mise à disposition d’un kit média (visuels réseaux sociaux, emailings personnalisables, gabarits de stories…) permet aux exposants de relayer leur présence sans avoir à produire eux-mêmes des supports. L’accès anticipé au plan interactif, la possibilité de télécharger des visuels personnalisés ou encore l’intégration aux notifications de l’application événementielle permettent de booster leur communication sans effort.

Maintenir l’engagement pendant l’événement

Intégrer les exposants à la production de contenu

Les témoignages, stories Instagram, réels, vidéos en coulisses… Tous ces formats courts créés par les exposants eux-mêmes constituent un levier puissant d’UGC (User Generated Content ou Contenu généré par les utilisateurs). Leur authenticité séduit et leur viralité permet de toucher des audiences plus larges.

“Ce sont les exposants qui créent les meilleurs contenus. Bien mieux que nous parfois.” Victor Berthon CDDO Sommet de l’Elevage

Il est donc essentiel de les encourager à produire ce contenu en leur donnant accès à des éléments visuels, en les mentionnant ou en les relayant via les comptes officiels du salon.

Supports de communication exposants – Tech & Fest

S’appuyer sur les codes des tendances

Aujourd’hui, la forme est aussi importante que le fond. Les formats verticaux (9/16ème), les accroches visuelles ou sonores, ou encore les détournements créatifs issus des tendances TikTok ou Reels sont des vecteurs d’attention très efficaces.

“Une enveloppe, un message. C’est simple, pas besoin de sous-titres. Tout est visuel.” Céline Beckrich – dis Céline

En adaptant ces codes au monde du B2B et de l’événementiel, les organisateurs peuvent produire du contenu à la fois pertinent, original et performant, seul ou avec leurs partenaires.

4 hooks pour attirer l’attention – Céline Beckrich

Renforcer leur visibilité sur site

En parallèle de la communication digitale, l’événement physique doit également offrir des supports de visibilité. Il peut s’agir de signalétiques mentionnant les exposants les plus actifs, d’écrans diffusant leurs contenus, ou encore de murs de stories alimentés en temps réel. Ce dispositif leur donne une place centrale dans l’expérience visiteur.

Préparer l’après-événement

Le salon est terminé, mais la communication continue. C’est le moment de valoriser ce qui a été vécu, et de poser les premières pierres de l’édition suivante.

Les contenus produits pendant l’événement (replays, interviews, vidéos immersives) peuvent être réexploités dans un email de remerciement, un article de blog, ou un carrousel LinkedIn. C’est aussi le moment idéal pour publier des REX (retours d’expérience) avec des citations d’exposants, des chiffres clés, ou des témoignages sur les bénéfices concrets de leur participation.

Cette phase est stratégique : elle renforce le lien, alimente votre stratégie d’acquisition, et prépare le terrain pour la relance commerciale.

Après l’événement : transfomer et fidéliser – Sommet de l’Elevage

Les exposants sont vos meilleurs ambassadeurs pendant toute la durée de l’événement. Mais ils ne sont qu’une partie de l’équation. Pour construire une communication événementielle complète et performante, il est tout aussi essentiel d’adresser les bons messages à vos visiteurs !

👉 Découvrez notre article dédié à la communication événementielle visiteurs.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Piloter un salon de A à Z grâce à la chaîne de plans

Le plan n’est pas un simple fichier que l’on consulte au moment du montage. Il devient un fil conducteur tout au long de la vie de l’événement : de la commercialisation à l’expérience visiteurs. C’est ce qu’on appelle la chaîne de plans. Cette chaîne permet à chaque acteur (commercial, technique, exposant, visiteur, prestataire) d’avoir accès à la bonne information, au bon moment et dans le bon format.

Voici les 5 types de plans que peuvent utiliser ces métiers :

Le plan masse – poser les fondations

C’est la version technique brute du plan, généralement fournie par le gestionnaire du site (parc expo, lieu d’accueil). Le plan masse, souvent issu d’un fichier Autocad, représente l’ossature du lieu : murs, sorties de secours, structures fixes… Il est rarement sexy, mais il est vital. Sans lui, pas de repères, pas de sécurité, pas de cohérence spatiale. 

🔁 Chez Planexpo, ce plan Autocad n’est pas remplacé — il est intégré comme socle de travail.

Le plan d’implantation – structurer l’espace

C’est ici que les choses commencent à prendre forme. Une fois importé dans Planexpo, ce plan devient le cœur de l’outil. Il est enrichi avec les zones commerciales, les allées, les accès prestataires, les calques de circulation, les entrées visiteurs… Il sert de base de travail aux équipes internes pour organiser l’espace, attribuer les stands, et suivre l’évolution du remplissage. Le plan devient le support de coordination entre les services.

🎯 C’est le plan que les chefs de projet connaissent par cœur.

👉 Lire le témoignage de Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent, et utilisatrice assidue des plans Planexpo

Le plan commercial

Ici, on entre dans la phase de vente. Ce plan est mis à disposition des exposants avant la validation de leur participation. Il est volontairement épuré : certaines informations peuvent être masquées pour ne montrer que l’essentiel (stands disponibles, zones clés, emplacements premium). Il facilite les choix de placement et accélère la conversion.

💡 Il sert à la fois d’outil d’aide à la vente et de support de négociation.

Le plan d’assignation – valoriser et guider

Le grand jour approche. C’est le moment de rendre le plan visible… au public. 

Le plan visiteur peut être interactif, personnalisable, et même inclusif grâce aux intégrations avec Ezymob. C’est un véritable outil de communication et de valorisation de vos exposants : itinéraires optimisés, filtres de recherche, accès PMR… tout est pensé pour offrir une expérience fluide et intuitive.

Cinq plans, cinq moments clés. Chacun joue son rôle, au bon moment, pour accompagner la réussite de l’événement.

De la technique à la stratégie, de l’interne au grand public, la chaîne de plans trace le fil rouge de votre événement. Et surtout, elle permet à chaque acteur — organisateur, exposant, visiteur, prestataire — d’interagir plus simplement, plus rapidement, plus efficacement.

Organisateurs : les 3 bénéfices clés d’un plan structuré

Mettre en place une chaîne de plans structurée, c’est avant tout repenser l’organisation de son événement autour d’un outil collaboratif et partagé. Résultat : moins de pertes d’informations, plus de clarté, et une vraie montée en puissance côté efficacité.

« De nombreux organisateurs utilisent la vente sur plan pour anticiper la commercialisation des prochaines éditions et sécuriser jusqu’à 60% de remplissage avant la fin du salon en cours. » Georges Kamgoua, Responsable marketing et commercial chez Planexpo

Mieux gérer son temps et ses priorités

Lorsqu’un événement mobilise plusieurs services et des dizaines de prestataires, les échanges d’informations peuvent vite devenir lourds. 

Ça a été le cas pour Laura Brown et ses équipes : “Avant, on utilisait énormément les mails et les documents statiques. Aujourd’hui, tout est centralisé, accessible et mis à jour en temps réel.”

Centraliser les données et les rendre accessibles à tous les acteurs permet non seulement de gagner du temps, mais surtout de fluidifier les prises de décision au quotidien. On passe moins de temps à retrouver des fichiers ou vérifier les dernières versions, et plus à se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée. 

👉 Je réduis mes tâches chronophages

Faciliter la coordination entre les équipes

Production, technique, logistique, commercial… Chaque service a ses contraintes et ses repères. Avoir un support commun, lisible et organisé favorise une meilleure compréhension mutuelle et limite les oublis ou malentendus. Chez Micropolis, grâce à une information hiérarchisée, taguée, les équipes collaborent mieux et plus vite.

“Il y a une vraie hiérarchisation de l’information, grâce aux tags et aux badges. Cela permet une lecture rapide des éléments clés.” Laura Brown

Les instructions sont claires, les responsabilités mieux partagées, et les urgences de dernière minute… un peu moins fréquentes 😉

Fluidifier la relation avec les exposants

Un exposant qui sait où il se situe, ce qu’il a réservé, et comment le modifier si besoin, est un exposant plus serein. 

Pour Laura et son équipe, la bascule a été nette : exposants plus autonomes, équipes moins sollicitées pour des demandes de base, et une vraie montée en qualité de la relation. 

“Les exposants peuvent consulter leur affectation en temps réel et ajuster leurs besoins techniques directement sur la plateforme.” Laura Brown

Donner un accès direct à ces informations, sans passer systématiquement par l’organisateur, réduit les échanges inutiles, tout en renforçant la transparence. Pour les équipes, c’est aussi une façon de mieux prioriser les demandes et de se concentrer sur les situations réellement complexes.

Les plans visiteurs : un levier marketing sous-exploité

On le perçoit souvent comme un simple outil d’orientation. Et pourtant, le plan visiteurs est bien plus que ça, c’est un point de repère essentiel pour les visiteurs. Lorsqu’il est bien conçu, il améliore l’orientation, la fluidité des déplacements, la lisibilité de l’offre, et renforce même l’image globale de l’événement. C’est devenu un outil différenciateur qui renforce l’attractivité du salon.

Un levier stratégique pour fluidifier les parcours

Le plan visiteurs dépasse aujourd’hui sa simple fonction d’orientation. Il devient un véritable outil d’image, aussi bien pour les exposants que pour l’événement lui-même.

“Le plan visiteur, c’est clairement le levier marketing. C’est celui que vous pouvez le plus marketer parmi tous les plans qu’on est capable de servir.” Georges Kamgoua

Côté visiteurs, le plan prend une nouvelle dimension. Il devient interactif, personnalisable, et guide le parcours selon les préférences, les besoins ou le temps disponible. Un visiteur peut filtrer les exposants par thématique ou créer son propre itinéraire.

Pour les exposants, c’est une vitrine digitale. Leur logo est visible, leurs informations détaillées, leur présence mieux valorisée. Le plan leur donne de la visibilité… et aux visiteurs, des repères utiles pour les identifier, les comparer, et ne pas les rater.

Pour l’organisateur, le plan devient un tableau de bord en temps réel. Il permet de :

• fluidifier la circulation sur site,
• mettre en avant des zones stratégiques (sponsors, animations, nouveautés…),
• et renforcer l’attractivité de leur événement bien avant l’ouverture des portes.

Accessibilité : intégrer tous les publics dès la conception du plan

En France, plus de 12 millions de personnes sont concernées par une forme de handicap : moteur, sensoriel, cognitif. Beaucoup préparent systématiquement leurs déplacements, et si l’information est floue ou inaccessible, ils renoncent parfois à participer à l’événement.

“80% des handicaps sont invisibles, pourtant la majorité des parcours sont pensés uniquement pour les fauteuils roulants”. Camille, COO chez Ezymob

C’est pourquoi l’accessibilité doit répondre aux besoins de tous les visiteurs, au-delà des normes légales (rampes, accès PMR, ascenseurs…). Il s’agit d’anticiper les besoins pour :

• signaler les zones de repos, les points de contact, les services spécifiques,
• proposer des itinéraires simples et sans rupture,
• offrir des outils de guidage adaptés (repères visuels, sonores, formats FALC…),
• et garantir une expérience fluide dès le dernier kilomètre, depuis les transports jusqu’à l’intérieur du salon.

Penser ces aspects dès la conception, c’est éviter des frictions et surtout ouvrir vos portes à tous les publics, sans exclusion.

Le plan visiteurs, un outil au croisement de l’efficacité et de l’expérience

Le plan visiteurs est donc un point de contact essentiel entre l’événement, ses exposants et son public. Lorsqu’il est intuitif, bien structuré et enrichi de fonctionnalités pertinentes, il améliore immédiatement l’expérience globale du salon.

Il permet aux visiteurs de s’orienter facilement, de localiser les exposants en quelques clics, et de construire un parcours fluide. Il valorise également les exposants en les rendant plus visibles, mieux identifiés, et potentiellement intégrés à des parcours thématiques ou sponsorisés. Il contribue également à renforcer l’image du salon : un événement organisé, moderne, inclusif, qui a pensé à tout, pour tout le monde.

Un bon plan, c’est plus qu’un outil de repérage. C’est un levier puissant de satisfaction, de fidélisation et d’engagement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Il est partout. Dans toutes les entreprises. Sur tous les bureaux. Même dans des secteurs où il n’a rien à faire. Excel s’est imposé comme l’outil universel pour gérer à peu près tout… y compris des tâches pour lesquelles il est totalement inadapté.

Et pourtant, en 2025, combien d’organisateurs d’événements continuent encore d’entasser des fichiers Excel pour gérer les inscriptions exposants, les plans de salons, le suivi des paiements et les relances clients ? Pourquoi ? Par habitude, par peur du changement, ou simplement parce que « ça marche comme ça depuis toujours ». 

Si vous gérez encore vos salons sur Excel, il est peut-être temps de vous poser les bonnes questions 😉

• Combien de temps perdez-vous à chercher la bonne version de votre fichier ?
• Combien d’erreurs avez-vous dû corriger à cause d’une mauvaise saisie ou d’un fichier mal partagé ?
• Combien de fois avez-vous mis à jour un document ? 

Excel, le mythe du « gratuit » qui coûte cher à votre salon

Sur le papier, Excel semble être une solution économique. Un tableur simple, sans abonnement mensuel, accessible à tous. Mais en réalité, son coût caché est bien plus élevé que vous ne l’imaginez.

Combien de temps perdez-vous à gérer vos fichiers Excel ? 

Chaque modification entraîne une cascade de mises à jour manuelles. Un exposant change de stand ? Vous mettez à jour le plan du salon sur un fichier Excel, vous envoyez un email à vos commerciaux, vos prestataires techniques, vous mettez à jour un second fichier, puis un autre… sans jamais être sûr que tout soit bien pris en compte.

Combien d’erreurs Excel a-t-il déjà causées dans votre organisation ?

Un simple copier-coller mal placé, une colonne effacée par mégarde et c’est la catastrophe : un exposant peut se retrouver avec un mauvais stand, un mauvais tarif ou pire… ne pas apparaître sur la liste des participants !

Êtes-vous sûr de toujours travailler sur la bonne version ?

Impossible de savoir qui a modifié quoi et quand. Une cellule a changé ? Bonne chance pour identifier l’origine du problème. Résultat : des doublons, des fichiers obsolètes et une organisation paralysée.

“Où est la dernière version du fichier ?” Si cette question revient régulièrement dans votre équipe, c’est qu’il y a un problème. Un salon ne s’organise pas avec un tableur, mais avec un outil capable de centraliser les informations et d’évoluer avec vos besoins.

Multiplier les fichiers Excel : un cauchemar dans votre organisation d’événements

Un fichier pour les inscriptions exposants. Un autre pour le plan du salon. Un troisième pour le suivi des paiements. Sans oublier celui des relances commerciales, et bien sûr, la version “copie de sauvegarde” au cas où… Bienvenue dans l’enfer des fichiers Excel.

Trois exemples concrets d’une gestion absurde sur Excel :

Comment ? Vous dessinez vos plan de salon sur Excel ? 

Vous faites un tableau Excel avec les stands. Un exposant veut agrandir son espace ? Vous devez tout décaler à la main, risquant de désorganiser tout le plan. Pire, il faut mettre à jour le fichier, informer l’équipe commerciale, prévenir la comptabilité, vérifier que cela ne crée pas d’incohérences… et espérer que personne ne travaille sur l’ancienne version.

Relances de paiement : combien d’exposants passent à la trappe ?

Vous devez suivre les paiements manuellement et envoyer des relances à la main. Résultat : certains exposants payent deux fois, d’autres ne sont pas relancés.

Badges exposants : erreurs avant d’imprimer la version finale

Chaque exposant envoie les noms des personnes présentes sur son stand. Problème ? Chacun a une façon différente de remplir le fichier : noms en majuscules, prénoms inversés, doublons… Vous passez des heures à tout remettre en ordre.

Qui plus est, plus votre événement grandit, plus votre gestion devient un casse-tête. Ce qui pouvait sembler “gérable” avec 30 exposants devient un chaos absolu avec 200 stands, des ajustements de dernière minute et des échanges incessants avec les exposants.

Quand Excel freine votre croissance et épuise vos équipes

Excel n’est pas juste un outil dépassé : il ralentit votre organisation et fatigue vos équipes. Ce qui devait être un simple suivi devient rapidement une mission chronophage, remplie de tâches répétitives et de vérifications constantes.

Un frein à la croissance de votre salon

🔸 Impossible de passer à l’échelle : Plus d’exposants signifie plus de fichiers, plus de tableaux… et plus de complications.
🔸 Un suivi client limité : Excel n’est pas un CRM et ne permet pas d’historiser les échanges ou de segmenter efficacement vos prospects et exposants.
🔸 Aucune collaboration efficace : Dès qu’un fichier est partagé, c’est la panique. Qui a la bonne version ? Qui a modifié quoi ?

Une charge mentale inutile pour vos équipes

🔸 Mises à jour manuelles : Chaque information doit être saisie plusieurs fois dans différents fichiers, multipliant les risques d’erreurs.
🔸 Relances et suivis fastidieux : Pas d’automatisation, donc tout repose sur des rappels manuels (et beaucoup d’e-mails). 
🔸 Données éparpillées : Impossible d’avoir une vision globale sans perdre du temps à recouper les informations

🎤 Témoignages d’organisateurs qui ont abandonné Excel

Excel est un frein invisible, jusqu’au jour où il devient une vraie barrière à la gestion efficace d’un salon. Deux organisateurs témoignent de leur transition vers un outil métier et des bénéfices immédiats qu’ils ont constatés.

👉 Voir le témoignage complet

👉 Lire le témoignage complet

Ces témoignages parlent d’eux-mêmes : Excel peut sembler suffisant, jusqu’au moment où il vous fait perdre du temps, de l’argent et même des opportunités !

Il est temps d’adopter un outil métier !

Excel vous a peut-être dépanné jusqu’ici, mais soyons honnêtes : il n’a jamais été conçu pour gérer un salon professionnel. Plus votre événement grandit, plus ses limites deviennent évidentes. Et plus il devient un frein au bon déroulement de votre événement. Avec un logiciel dédié, tout est centralisé : gestion des exposants, plan interactif, relances… fini les fichiers éclatés et les versions multiples.

• Automatisez vos tâches : plus de relances manuelles ni de saisies à répétition, tout est mis à jour en temps réel
• Collaborez efficacement : chaque équipe accède aux mêmes infos sans perte de temps.
• Gagnez en réactivité : vos exposants et visiteurs obtiennent des réponses instantanées.

👉 Excel a fait son temps. Si vous voulez que votre salon gagne en efficacité, il est temps de passer à un outil conçu pour votre métier. Alors, prêt à dire adieu aux tableurs ? 😉

Excel VS Planexpo : quel outil pour gérer votre salon?

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Date : 11 février 2025
Organisé par : inwink
Intervenants : Philippe Khattou, CMO chez inwink ; Eva De Almeida, Chargée de communication chez Finance Innovation ; Céline Beckrich, Consultante digitale chez Dis Céline ; Amaury Demongeot, Directeur chez Pixalione ; Manon Gravereau, Content Marketing Manager chez inwink ; Nicolas Huberman, Fondateur de Story for Brands ; Florian Lavenu, Directeur général chez CDI Médias & Services.
Thème : Stratégies de communication et publicités digitales pour maximiser l’impact des événements.

J’ai eu l’opportunité de participer au User Group inwink à Paris le 11 février dernier, un événement dédié aux organisateurs et professionnels de l’événementiel. Cette journée a été l’occasion d’écouter plusieurs experts sur 2 vraies problématiques d’organisateurs d’événements : 

• Comment engager son audience grâce à une communication organique efficace (SEO, réseaux sociaux, emailing) ?
• Comment maximiser l’acquisition de participants via la publicité digitale (SEA et social ads) ?

Retour sur les enseignements clés de cette édition et mes insights en tant que participante.

Si ce type d’événement vous plait, alors vous adorerez le prochain Event Techs Place à Lyon ! Au programme : des sessions avec des intervenants de l’événementiel, un forum de partenaires et du networking. Les inscriptions sont ouvertes 🚀

Communication organique : créer une dynamique avant, pendant et après l’événement

Un événement = une machine à contenus

Lors de son intervention, Philippe a insisté sur un point clé : un événement ne se limite pas au jour J, il doit vivre avant, pendant et après grâce à un écosystème de contenus bien pensé et structuré.

💡 Les leviers à activer pour une communication efficace :

• Anticiper dès la phase de préparation : réfléchir aux contenus qui seront générés (témoignages exposants, interviews, statistiques, captation vidéo…).
• Recycler et republier intelligemment : un même contenu peut être exploité sous plusieurs formats (posts LinkedIn, vidéos courtes, emailing, articles de blog).
• Miser sur les contenus générés par les utilisateurs (UGC) : encourager exposants et visiteurs à partager leur expérience via des témoignages, stories ou posts.

En tant que chargée de marketing, c’est un conseil que j’essaie d’appliquer au quotidien. Un événement, qu’il s’agisse d’un salon ou d’un autre format, est une vraie mine d’or en termes de contenus. Réfléchir aux contenus à décliner, c’est une forme de gymnastique d’esprit ! Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Quels canaux de communication privilégiés pour votre événement ? 

Pour Eva, une stratégie multi-canal bien pensée est essentielle pour engager son audience et maximiser la portée d’un événement. Elle partage son retour d’expérience sur ses 2 leviers les plus efficaces en BtoB.

LinkedIn : le réseau social incontournable pour les événements professionnels.

• 23 000 abonnés et des pages dédiées pour chaque événement.
• Un calendrier éditorial anticipé 4 à 6 mois avant l’événement, avec un mix de contenus adaptés aux différentes phases (teasing, programme, mises en avant d’exposants…).
• Ses formats les plus performants : les vidéos engageantes, visuels dynamiques, les posts avec insights sectoriels et témoignages d’intervenants.

L’emailing avec Brevo : un levier puissant pour activer et relancer les participants.

• Des campagnes d’invitation et des relances ciblées en amont de l’événement.
• Des emails de rappel et de confirmation pour maintenir l’engagement.
• Une communication post-événement pour prolonger l’impact et fidéliser l’audience.

👉 Résultats : une augmentation du taux d’engagement, du nombre d’inscriptions et de la portée des événements.

L’emailing est un outil très puissant, mais il faut savoir le doser. Trop de mails, et on risque de lasser les destinataires ; pas assez, et l’événement peut passer inaperçu. La clé, c’est de trouver le bon équilibre : des messages pertinents, bien construits, qui donnent vraiment envie d’être ouverts. Au-delà du rappel logistique, il faut que chaque email réponde à une vraie question pour le participant : qu’est-ce que ça va m’apporter de venir ?
Et bien sûr, tout cela repose sur une base de données propre et bien segmentée. Un mauvais ciblage, et c’est la porte ouverte aux spams et aux faibles taux d’ouverture. Parfois, mieux vaut envoyer moins d’emails, mais qu’ils soient ultra-qualitatifs et engageants.  Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Les tendances à intégrer en communication événementielle 

Céline et Philippe ont mis en avant l’importance d’adapter la communication aux tendances actuelles :

🔸 Les hooks pour capter l’attention dès les premières secondes. Ils peuvent être auditifs, de contenus ou visuels.
🔸 La personnalisation des messages en fonction de la cible et du moment.
🔸 L’utilisation des tendances réseaux sociaux (TikTok, Instagram, LinkedIn) tout en adaptant le ton au public visé.

Ce qui marche sur TikTok ou Instagram peut être réadapté sur LinkedIn pour un public BtoB, notamment avec des formats plus éducatifs et immersifs.
Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Comment booster les inscriptions à vos événements ?

SEO vs SEA : quelle approche privilégier pour votre événement ?

Amaury et Manon ont rappelé l’importance d’un bon équilibre entre SEO (référencement naturel) et SEA (référencement payant) pour maximiser la visibilité d’un événement. Deux choix s’offrent à vous : 

Utiliser le SEO (Search Engine Optimization) en amont de votre salon pour bien positionner vos pages “événement” sur Google. Pour cela, vous pouvez :

• Créer du contenu optimisé (articles, FAQ, pages bien structurées).
• Vous emparer de YouTube qui est encore sous-exploité pour l’événementiel, alors qu’il offre un excellent levier SEO.

Quant à l’utilisation du SEA (Search Engine Advertising), ce serait pour : 

• Activer vos campagnes dans les 3 derniers mois avant l’événement pour un effet boost.
• Utiliser les réseaux sociaux (LinkedIn Ads, Meta Ads, TikTok Ads) pour cibler les bons profils.
• Recibler les visiteurs du site avec des publicités sur les réseaux, dans l’optique d’une stratégie de retargeting.

Réduire le coût des campagnes SEA grâce à une meilleure segmentation

Nos experts ont donné 3 bonnes pratiques pour maximiser l’efficacité des campagnes publicitaires :

• Automatiser et bien cibler en exploitant les données CRM et en affinant les audiences.
• Faire de l’A/B Testing sur les landing pages pour identifier les messages les plus performants.
• Optimiser le budget : -25% sur les coûts en utilisant des données first-party. « Les données first party désignent les informations que vous collectez sur vos clients, les visiteurs de votre site et les utilisateurs de votre application pendant qu’ils interagissent avec vos produits et services ». Source : service support Google

👉 Résultats observés par les experts : plus de conversions avec un budget maîtrisé, et un meilleur ROI sur les campagnes événementielles.

4 actions à retenir pour optimiser la communication de vos événements

1️⃣ Penser son événement comme un générateur de contenus, en anticipant les formats dès la préparation.

2️⃣ Exploiter les canaux adaptés à son audience : LinkedIn, emailing, vidéo et UGC pour maximiser l’engagement.

3️⃣ Optimiser la visibilité avec un mix SEO et SEA : le SEO pour préparer le terrain, le SEA pour accélérer les inscriptions.

4️⃣ Segmenter et automatiser ses campagnes publicitaires pour réduire les coûts et maximiser le retour sur investissement.

Un événement bien promu est un événement réussi ! 🚀

Mon avis sur cette événement ? 

Comme toujours, j’apprécie les événements organisés par notre partenaire inwink, qui réussit à proposer un format qualitatif alliant conférences thématiques et moments de networking. C’est un équilibre qui fonctionne bien, offrant à la fois du contenu inspirant et des échanges concrets avec d’autres professionnels de l’événementiel.
Les sujets abordés étaient très pertinents, et même si certains points auraient mérité d’être explorés plus en profondeur, cela reste une excellente base de travail pour affiner nos stratégies de communication et d’acquisition. De quoi repartir avec des idées claires et actionnables pour nos prochains événements !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Date : 31 janvier 2025
Organisé par : Agathe de Comeeti
Intervenants : Benoit Trystram, Marine Lefort, Antoine de Tavernost, Johan Mazeirat, Morgane Bamba

L’événementiel évolue à grande vitesse, et ce webinaire a été une plongée dans les tendances clés de 2025. Voici une synthèse et mes retours en tant que participante, sur les évolutions majeures qui vont façonner notre manière d’organiser, d’exploiter et de valoriser les événements.

👉 Revoir le webinaire

Événementiel : un secteur en mutation

Après trois années de forte croissance portée par les grands événements (JO, Coupes du Monde, etc.), le secteur événementiel entre dans une nouvelle phase plus incertaine.  

Les intervenants ont identifié quelques défis :

• Les contraintes budgétaires s’accroissent et les investissements se rationalisent.
• Les attentes des participants se renforcent, exigeant des expériences plus engageantes et un retour sur investissement clair.
• Le digital et l’IA transforment l’événementiel, nécessitant un équilibre entre automatisation et personnalisation.

Les tendances abordées lors du webinaire étaient souvent issues des stratégies des grandes marques de luxe, pionnières en matière d’événements expérientiels et immersifs. Cependant, leur modèle n’est pas toujours transposable tel quel à d’autres secteurs. L’enjeu est d’adapter ces tendances aux réalités budgétaires et aux formats propres aux salons et congrès, en misant sur l’intelligence événementielle et les outils digitaux adaptés. Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

💡 Dans l’univers des salons et congrès, le ROTI (Retour sur Temps Investi) devient un indicateur incontournable. Un exposant ou un visiteur ne se déplace plus uniquement pour « être présent », mais pour générer du business, apprendre ou nouer des connexions utiles en un minimum de temps.

Les 4 tendances événementielles pour 2025

L’Événement à impact : du ROI au ROTI (Retour sur Temps Investi)

👉 Le mot d’ordre : faire mieux avec moins

• Optimisation du budget et du temps → Les formats doivent être plus ciblés et performants.
• Captation et fidélisation des audiences dispersées → Un enjeu majeur face à la saturation des événements.
• Automatisation & ultra-personnalisation → L’IA joue un rôle clé dans l’optimisation des processus et la segmentation intelligente des participants.

Comment maximiser le ROTI sur vos salons ? 

✔ En automatisant vos tâches chronophages → l’IA aide à cela. Et d’autres outils de gestion événementielle permettent de fluidifier les inscriptions exposants par exemple, d’automatiser les relances, paiements et de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.

Retrouvez notre dernier webinaire sur la gestion des tâches chronophages avec Planexpo. 

✔ En proposant des parcours ultra-personnalisés → Avec des outils de gestion événementielle adaptés, chaque participant peut structurer son agenda, accéder aux bons interlocuteurs et maximiser l’utilité de son déplacement.

✔ En utilisant le matchmaking intelligent → Optimisez la mise en relation entre exposants et visiteurs en facilitant la prise de RDV qualifiés avant l’événement. Un gain de temps précieux pour tous les participants.

L’émotion au cœur des stratégies événementielles

👉 Le mot d’ordre : créer du lien pour un engagement durable

• L’émotion est devenue un levier stratégique incontournable pour renforcer l’adhésion et la fidélisation des participants.
• « Le client est une ressource rare » → L’objectif est de favoriser une relation plus sincère et immersive entre participants et marques.

💡Les salons doivent intégrer plus de « moments » pour favoriser la connexion et la proximité. L’idée du « story living » et « story making » (vivre et co-construire l’événement) est particulièrement pertinente pour les événements B2B.

L’impact environnemental et social des événements

👉 Le mot d’ordre : réduire l’empreinte carbone et optimiser l’engagement

• Sobriété numérique : Johan Mazeyrat de Sparkup illustre bien cette réalité : un webinaire d’1h sur Zoom ou Teams vec 200 participants génère environ 1,3 tonnes de CO2, soit l’équivalent d’un trajet de 5 000 km en voiture. C’est colossal 😱
• Engagement des participants → Un spectateur passif décroche au bout de 5 à 6 minutes. Captiver son attention devient donc un défi majeur.
• Limiter le multitâche → 84% des participants à un événement en ligne sont aussi occupés sur d’autres tâches, ce qui réduit considérablement l’impact du message transmis.

💡L’éco-responsabilité doit être pensée dans les moindres détails. La tendance des événements hybrides doit intégrer des outils favorisant une expérience plus captivante et moins énergivore.

L’événement comme un média : un levier à exploiter

👉 Le mot d’ordre : les marques deviennent des médias

• Un événement est un creuset de contenus « premium » (conférences, interviews, démonstrations, etc.).
• L’événementiel doit s’intégrer dans une stratégie 360 en combinant live, digital et influence.
• Il y a une véritable « entertainisation » de l’événement → Désormais, les marques s’inspirent des codes du divertissement pour capter l’attention.

💡Le potentiel de l’événement en tant que média est sous-exploité dans l’univers des salons. Intégrer des formats de micro-contenus (extraits vidéos, podcasts, lives, etc.) pourrait booster leur portée.

Comment appliquer ces tendances sur vos salons ?

Pour appliquer concrètement ces tendances, voici quatre leviers essentiels à activer dès maintenant.

D’abord, avancez par étapes en testant de petits changements avant d’opérer une transformation plus large.

Ensuite, misez sur l’ultra-personnalisation : l’IA peut être un précieux allié, mais elle doit toujours être mise au service de l’humain, qui reste au cœur de l’expérience.

Le digital doit également être exploité de manière stratégique : un simple replay ne suffit plus, il faut découper et dynamiser le contenu à travers des formats engageants comme des podcasts, best-of ou extraits courts.

Enfin, intégrez l’influence événementielle en collaborant avec des ambassadeurs et influenceurs, pour prolonger l’impact de l’événement bien au-delà du jour J.

Mon avis sur ce webinaire ?

La qualité des échanges était au rendez-vous, et le format interactif a permis d’aborder les tendances sous un angle concret et engageant. Je n’ai pas vu le temps passer, preuve que le contenu était captivant et bien rythmé 😉. Mention spéciale à Benoît Trystram, dont l’intervention m’a particulièrement marquée. Il a su apporter des exemples très pertinents et applicables à l’événementiel B2B, notamment aux salons et aux problématiques des organisateurs.

Enfin, le format innovant et interactif a vraiment fait la différence. Ce type d’approche, qui favorise les échanges et l’immersion, donne envie de suivre les prochaines éditions !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo