La transformation digitale a profondément remodelé le secteur de l’événementiel, modifiant les méthodes d’organisation, de gestion et d’interaction. Parmi les innovations majeures, la signature électronique se démarque comme un outil pour moderniser les processus contractuels. 

Cet article explore comment la signature électronique peut s’implanter efficacement dans votre organisation événementielle, offrant une vision complète de ses avantages et des meilleures solutions disponibles.

La signature électronique et sa valeur juridique

La signature électronique permet de donner à un document numérique la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document et l’identité de l’émetteur.

La Commission Européenne définit la signature électronique comme étant un ensemble de données sous forme électronique, qui sont attachés à d’autres données électroniques ou qui y sont logiquement associées, et que le signataire utilise pour signer 

Fonctionnement et types de signatures électroniques

Il existe trois principaux types de signatures électroniques, définis par le règlement européen eIDAS :

1. Signature électronique simple (SES) : La forme la plus basique, elle n’implique pas de vérification rigoureuse de l’identité du signataire.                                                     👉 Une signature scannée ou un simple « clic pour signer » un document en ligne

2. Signature électronique avancée (AES) : Ce type de signature est lié au signataire de manière unique, permettant ainsi d’identifier celui-ci avec un certain niveau de sécurité.                                                                                                                           👉 L’AES requiert un certificat de signature qui prouve l’identité du signataire

3. Signature électronique qualifiée (QES) : La forme la plus sécurisée et juridiquement contraignante. Elle nécessite un certificat qualifié délivré par une autorité de confiance et l’utilisation d’un dispositif sécurisé pour la création de la signature.                                                                                                                                  👉  Dans la législation européenne, la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite

Tableau de comparaison des différentes signatures électroniques 

Valeur juridique de la signature électronique

En Europe, depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS. Ce règlement garantit que les signatures électroniques qualifiées ont une validité légale à travers tous les États membres de l’Union européenne. Cela signifie que les documents signés électroniquement doivent être acceptés au même titre que les documents signés de manière manuscrite.

Les avantages de la signature électronique en tant qu’organisateur d’événements

La digitalisation des processus de signature présente de nombreux avantages, particulièrement pour vous, organisateurs. Elle est devenue un atout majeur dans ce secteur. Découvrez ses principaux avantages :

Réduction des coûts

L’utilisation de la signature électronique permet de réduire de manière significative les coûts liés à l’impression et au transport. En se passant de ces éléments, vous pouvez économiser des ressources, optimiser vos processus administratifs et permettre une meilleure allocation du budget.

Sécurité et conformité

La signature électronique repose sur des technologies avancées de cryptage qui garantissent l’authenticité des signatures. Chaque signature est traçable, ce qui permet de s’assurer que le document n’a pas été altéré. De plus, elles respectent des normes strictes et sont juridiquement reconnues, assurant une conformité complète avec les réglementations en vigueur (règlement eIDAS en Europe).

L’implémentation dans votre organisation événementielle 

La signature électronique ne se limite pas à l’accélération des processus internes. Elle offre aussi une solution pratique pour gérer toutes les interactions contractuelles entre les différents acteurs d’un événement. Voici comment elle peut être implémentée à divers niveaux de votre organisation événementielle :

Exposants : simplifier les contrats d’expositions et les accords de participation

Vous le savez, l’un des aspects les plus chronophages de l’organisation d’un salon est la gestion des contrats avec les exposants. Grâce à la signature électronique, ces accords peuvent être envoyés, signés et retournés en quelques clics. Plus besoin d’imprimer, de scanner ou de poster les contrats. Ce processus dématérialisé réduit le temps de traitement, simplifie les suivis et assure un flux plus rapide des confirmations de participation.

👉 Je réduis mes tâches chronophages en regardant le webinaire 

Partenaires : gérer les partenariats avec les fournisseurs et les services logistiques

Les événements impliquent souvent la collaboration avec divers prestataires, qu’il s’agisse de fournisseurs, de services techniques ou de logistique. L’utilisation de la signature électronique permet de centraliser et d’accélérer la gestion des contrats avec ces partenaires. Non seulement cela facilite la finalisation des accords, mais cela permet aussi de garder une trace numérique des engagements, assurant ainsi une meilleure gestion des risques et une meilleure transparence.

Sponsors : finaliser rapidement les accords de sponsoring, même à distance

Les sponsors jouent souvent un rôle clé dans le financement et la visibilité d’un événement. La signature électronique permet de conclure des accords de sponsoring rapidement, même lorsque les parties sont géographiquement éloignées. En supprimant les délais liés aux signatures physiques, les accords de sponsoring peuvent être validés en un temps record.

Participants : automatiser les inscriptions et les accords de participation pour les visiteurs et les conférenciers

L’automatisation des inscriptions via la signature électronique simplifie la gestion des participants, qu’il s’agisse de visiteurs ou de conférenciers. Les accords de participation peuvent être signés électroniquement lors de l’inscription, éliminant ainsi les formalités administratives sur place. Cela permet non seulement de fluidifier le parcours des participants, mais aussi de garantir une meilleure organisation en amont de l’événement.

3 outils pour gérer la signature électronique

Pour intégrer efficacement la signature électronique dans vos processus, plusieurs outils sont disponibles. Que vous recherchiez une solution généraliste ou une option spécifiquement adaptée au secteur de l’événementiel, voici une sélection d’outils fiables pour vous aider à optimiser la gestion de vos documents.

Les solutions généralistes

DocuSign

Un des leaders mondiaux des signatures électroniques, DocuSign propose une plateforme intuitive et sécurisée, compatible avec un large éventail d’applications et de systèmes. Il est utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer les contrats et accords dans tous types de contextes, y compris événementiels.

Adobe Sign

Intégré à l’écosystème Adobe, Adobe Sign permet de signer des documents directement à partir des logiciels Adobe, mais aussi via d’autres outils grâce à ses nombreuses intégrations. Sa sécurité et sa conformité avec les normes internationales en font un outil populaire pour les organisations cherchant à simplifier leurs processus documentaires.

SignRequest

Une solution plus légère mais tout aussi efficace, SignRequest est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son coût réduit. Il offre les fonctionnalités essentielles pour une gestion rapide des signatures électroniques, tout en garantissant la sécurité et la conformité.

Visuels des outils DocuSign, SignRequest et Adob Sign

LA solution spécifique à l’événementiel

Planexpo 

En tant que logiciel métier événementiel, Planexpo intègre nativement la signature électronique dans le process de contractualisation. À la fin du tunnel de conversion, lorsque l’exposant est prêt à confirmer sa participation à un événement, il a donc la possibilité de signer en ligne son contrat de participation. Une pop-up présente alors le bon de commande complet à l’exposant, avec le détail des prestations demandées. Dans cette même fenêtre, l’exposant dispose d’un lien d’accès direct à son contrat incluant l’intégralité des conditions générales de vente écrites. Enfin, il peut définir le mode de paiement qui lui convient parmi les choix proposés par l’organisateur, puis cocher les cases qui attestent la bonne prise en compte des éléments contractuels sus-cités.

L’implémentation de la signature électronique (mode SES) dans Planexpo est un moyen efficace pour réduire le délai de retour des contrats signés à l’organisateur. En un clic, l’organisateur contresigne chacune des demandes de participation des exposants. Cette action génère automatiquement les contrats de participation signés des deux parties, faisant gagner un temps précieux aux signataires.

L’optimisation du cycle de vente est centrale et commune à toutes les automatisations prévues dans Planexpo. La signature électronique, tout comme la génération automatisée des documents contractuels, factures, et autres, sont des quick wins qui allègent la charge mentale des équipes organisatrices, ravies de pouvoir se recentrer sur des actions à valeur ajoutée.

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En tant qu’organisateur de salon ou responsable événementiel, vous avez forcément organisé plus d’une dizaine d’événements. Que ce soit des salons professionnels, des foires, des festivals, des congrès ou expositions. La majorité du temps, la machine est bien rodée. Vous exécutez votre événement presque comme une chorégraphie ou un plat signature. Tout se passe bien.

Mais parfois, à quelques semaines du jour de l’événement, vous avez un doute. Votre collègue vous parle d’un billettiste ou d’un exposant qui ne vous dit absolument rien. Là, vous commencez à avoir des sueurs froides. Êtes-vous sûrs d’avoir pensé à tout ? C’est pour ça que le cahier des charges de votre événement existe. Pour que vous puissiez vous y référer à chaque étape de votre projet. Pour qu’il n’y ait plus aucun doute.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre événement ?

D’abord, c’est quoi un cahier des charges ?

L’objectif d’un cahier des charges est de répondre à un maximum de questions. Dites-vous qu’il pourrait être lu par n’importe quelle personne en lien avec l’événement : un fournisseur, un client, un collègue, etc…

Il doit être concis, compréhensible, clair. C’est un document récapitulatif de 4 éléments liés à la logistique de votre événement :

• informations générales
• détails de l’événement
• rétroplanning
• ressources financières et humaines

Où se situe le cahier des charges dans votre événement ?

Rien de mieux qu’un schéma pour bien comprendre.
Un projet événementiel se déroule en 3 phases :

• l’initiation
• l’exécution
• la fin

Le cahier des charges se situe au milieu (ici entouré en rouge).
Il liste les éléments liés à l’organisation ainsi que le suivi de toutes les tâches opérationnelles. C’est un peu comme la bible de votre événement. Le document central dans la gestion de votre projet.

Exemple de cahier des charges concret

En une dizaine de pages, vous pouvez avoir un écrit précis des étapes d’organisation de votre événement. Le but est de répondre à toutes les questions possibles, à tous les aléas imaginables. Reprenez la liste des éléments un par un, et détaillez-les en répondant aux questions ci-dessous.

Les informations générales

Evidemment, c’est ici que vous noterez toutes les informations liées à votre entreprise, et aux personnes en charge de l’événement.

Les détails de votre événement

• Nom de l’événement
• Informations pratiques : date, horaires, lieu
• Nombre de participants
• Prix de l’entrée
• Qui sont les visiteurs ?
• Liste des exposants
• Plan interactif du salon
• Objectifs de cet événement : pourquoi l’organisez-vous ? (pour faire mieux que N-1 ? Pour gagner en notoriété ? Pour vendre des produits ?)

C’est un événement éco-responsable, un événement digital, les 2 ? Aucun des 2 ?
Le choix de vos fournisseurs, des exposants ou de votre communication pourront-être impactés.

Le rétroplanning

Définissez les étapes dans l’organisation de votre événement.
Vous pouvez les séparer en 3 grandes parties : avant, pendant et après l’événement.

AVANT

• Reprendre les informations du « détail de l’événement »
• Programme et intervenants
• Budget prévisionnel
• Prestations événementielles ou animations particulières : si oui, quelles entreprises, quels contacts ? (Accueil des visiteurs, badges, gestion des vestiaires, traiteur ou foodtruck…)
• Le plan de communication : quels supports utiliser et créer
• Liste des invitations – envois
• Digitalisation de certains services : plan interactif de votre salon, avoir une plateforme de gestion d’inscriptions en ligne, un CRM événementiel, un système de billetterie ou de location de mobilier peut vous permettre de gagner du temps et d’améliorer votre productivité sur la partie opérationnelle.

PENDANT

• Montage et démontage des stands : horaires, intervenants, zones…
• Thème particulier, décoration
• Vente de produits sur place ou après l’événement : des marketplaces existent pour faciliter la vente entre exposants et visiteurs
• Coordinateurs, décisionnaires : les lister

APRÈS

• Budget réel dépensé
• Communication post événement

C’est le moment de remercier les équipes, les visiteurs, exposants, fournisseurs, pour leur participation.

• Retombées médias
• Mesure de la satisfaction des participants, exposants et fournisseurs : noter les points d’amélioration
• Bilan général et transmission des informations
• La recommercialisation. A peine votre événement terminé, vous pensez déjà au suivant. Les contacts se font parfois même pendant l’événement !

Les ressources financières et humaines

Prévoyez un tableau avec un budget prévisionnel
Listez toutes les dépenses et revenus auxquels vous pensez.

Par exemple :

Revenus

• Si les entrées de votre événement sont payantes. Combien cela vous rapporte ?
• Combien de stands comptez-vous vendre ? Et à quel prix ?
• Y aura-t-il des ventes additionnelles sur place ?

Dépenses

• Assistance technique
• Location de matériels
• Equipes sur place
• Communication

L’indispensable cahier des charges

Bien sûr, cette liste n’est pas figée, elle peut être complétée. Pensez à l’adapter à votre événement, à votre environnement de travail. Le mieux est de la construire avec vos collaborateurs. Cela permet d’avoir des points de vue différents, un contenu plus exhaustif. Grâce à ça, vous serez prêts à affronter toutes les situations et tous les imprévus 💪

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Quels sont les objectifs du visiteur ?

“Un visiteur ne doit jamais venir les mains vides à un salon, sans but précis. La préparation est l’un des éléments clés pour rentabiliser sa présence.”
Jean-Marie Hubert

Ainsi, il doit se fixer des objectifs car il aura également à en justifier auprès de sa hiérarchie. S’il n’a pas d’objectifs, alors sa participation sera nulle. Il arrivera sur le salon sans savoir ni où aller, ni qui voir. Plusieurs questions se posent alors.

Pourquoi participe-t-il à un salon ?

Est-ce pour…

• Trouver une solution ou un prestataire ?
• Networker avec des professionnels du secteur ?
• Se mettre à jour sur les tendances de son secteur ?
• Voir ce que fait la concurrence (Benchmarking) ?
  

Se poser ces questions en amont permettent d’y voir plus clair et d’affiner les raisons de sa venue. Il peut alors prendre la température sur son marché et voir ses évolutions.

Comment prépare-t-il sa venue ?

Jean-Marie Hubert nous livre quelques bonnes pratiques pour que le participant optimise sa venue avant l’événement.

Consulter le programme et se l’approprier

L’organisateur doit fournir un programme et des informations sur l’événement : liste des exposants, interventions, parcours thématique, etc… Le participant doit pouvoir préparer sa venue en fonction de toutes ces informations.

Le mieux est qu’il puisse se créer son propre parcours thématique en fonction des objectifs qu’il s’est définis, pour être aiguillé au mieux lors de sa visite.

Parcours thématique et filtres pour organiser sa visite

Certains organisateurs ont pris l’initiative sur ce sujet, comme pour les événements Rent Immobilier. En effet, ils proposent directement des parcours thématiques monétisables, pour optimiser la visite de leurs participants.

Parcours thématiques monétisables des événements Rent Immobilier

Les listes des exposants et des conférences sont ainsi récapitulées par thèmes, ce qui simplifie les recherches en amont pour le visiteur. Ce dernier peut contacter directement les exposants et prépare ses rendez-vous pour le jour J.

Prendre des rendez-vous avec des exposants

“Pour remplir les objectifs définis, le participant peut prendre des rendez-vous directement avec les exposants. Il sera ainsi sûr d’avoir un créneau réservé pour discuter avec les partenaires. C’est important, car il y a souvent la foule sur les salons et sur les stands. Prendre ses rendez-vous à l’avance garantit au participant de pouvoir voir les interlocuteurs qu’il souhaite.” Jean-Marie Hubert

Pour cela, mieux vaut inciter aux échanges avant et pendant l’événement. L’organisateur peut proposer des vitrines 3D avec différentes fonctionnalités comme le « networking », le « chat » ou la « prise de rendez-vous ».

Plan interactif du salon SIG par Esri France avec zoom sur la vitrine 3D

L’événement hybride SIG, organisé par Esri France, est un bon exemple de ces nouveaux modes de rencontres. Françoise et Jean-Michel, tous·tes deux en charge de son organisation, se sont demandé·es comment améliorer les liens entre les exposants et les participants. Retrouvez leur témoignage dans cet article.

Préparer sa liste de questions

Le participant doit préciser sa recherche, et lister les informations qu’il souhaite obtenir lors de sa présence sur le salon. Il est d’ailleurs plus pratique de venir avec une tablette comme support, à la fois pour avoir cette liste de questions sous les yeux, mais aussi suivre son parcours sur le site de l’événement. Ce sera plus pertinent lors de ses rencontres avec les exposants.

Comment se déroule le jour J pour le visiteur ?

Si le visiteur a appliqué l’ensemble des bonnes pratiques citées ci-dessus, alors, il est fin prêt à vivre pleinement son expérience le jour J !

Pour l’accompagner au mieux dans son parcours, l’organisateur peut lui mettre à disposition un plan interactif 3D, modélisé et designé selon sa charte graphique. Les données exposants sont synchronisées en temps réel, ce qui permet au participant d’avoir une vue globale et de pouvoir cliquer sur les stands qui l’intéressent. 

Plan interactif avec recherche d’un stand sur le salon événementiel
Volet intégré avec notre partenaire Eventmaker

Avant la COVID, le numérique tenait déjà une place importante. Aujourd’hui, les visiteurs l’utilisent cela pour se repérer, retrouver le programme, les informations, les rendez-vous avec les partenaires, etc…

Et l’après événement ?

L’après événement dépend principalement de l’exposant. Si ce dernier n’est pas assez réactif pour créer une relation pérenne avec ceux venus sur son stand, dans ce cas, le visiteur peut le relancer. Même si normalement, ce n’est pas censé être son rôle…

Jean-Marie Hubert nous partage une anecdote sur un échec dans la relation entre l’exposant et le visiteur :

“Lors de ma visite sur le salon Maison et Objet, j’ai laissé mes coordonnées 3 fois de suite sur 3 éditions successives du salon sur le même stand. L’exposant ne m’a jamais recontacté. C’est clairement un ROI manqué pour cet exposant”.

Quel futur pour l’expérience visiteur ?

L’expérience du visiteur dépend certes de l’organisateur et de l’exposant, mais aussi de sa propre proactivité. Plus il prépare sa venue, plus il a des chances de la rentabiliser.

Le digital l’aide en cela. D’ailleurs, Jean-Marie Hubert va encore plus loin dans la réflexion. Pour lui, le futur de l’expérience visiteurs résiderait dans la géolocalisation. 

Ce système détecterait la présence de visiteurs intéressants pour les exposants et réciproquement, sur une application. Ce qui les mettrait plus rapidement en relation : une sorte de visite guidée de la rencontre.

Le secteur de l’événementiel mais surtout les avancées digitales ont de beaux jours devant eux 🙂

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Organisateurs d’événements : comment sécuriser votre chiffre d’affaires N+1 ?

4 techniques de vente pour maximiser vos revenus

Ce webinaire a été axé sur 4 techniques de vente principales pour sécuriser les revenus de vos salons : le rebooking, le fastbooking, l’early booking et la prime de fidélité. Toutes centrées sur la maximisation des intentions d’achat lors de l’événement en cours.

Chaque événement nécessite une approche sur mesure. En effet, ces tactiques doivent être adaptées à la taille de l’événement, au budget, aux équipes sur le terrain, aux spécificités de son marché, de ses participants, etc.

Le rebooking

L’un de nos intervenants, Mickaël Burdet, a une expérience significative dans la gestion commerciale de salons à Paris. Il a souligné l’importance du « rebooking », une pratique qui propose aux exposants de renouveler leur réservation souvent pendant l’événement. Un rebooking efficace repose sur des offres attrayantes qui garantissent aux exposants le même emplacement et des tarifs avantageux.

Cette stratégie a pour avantage d’engendrer jusqu’à 50% d’intentions d’achat soit une 1ère base solide de revenu pour l’édition suivante !

Le fastbooking

Semblable aux ventes flash, le fastbooking est une période limitée durant laquelle les anciens exposants peuvent réserver leur emplacement, souvent avec des conditions avantageuses. Cette approche crée un sentiment d’exclusivité et peut sécuriser jusqu’à 80% des intentions d’achat pour l’édition suivante.

Le early booking

Cette technique encourage les exposants à s’engager tôt avec des tarifs réduits et des choix préférentiels d’emplacement. Elle vise non seulement à augmenter les ventes anticipées mais aussi à renforcer la fidélité et la satisfaction des exposants.

La prime de fidélité

C’est une stratégie de récompense pour les exposants qui s’engagent à participer à un événement sur deux années consécutives, souvent par le biais de remise immédiate. Cette technique assure aux exposants un emplacement fixe, renforçant leur visibilité et leur présence dans l’événement sur le moyen terme.

Mickaël Burdet insiste sur un point : pour que ces techniques portent leurs fruits, l’adhésion des équipes commerciales est essentielle. Il est crucial que les commerciaux soient non seulement bien informés des différentes options et stratégies à leur disposition, mais aussi qu’ils adhèrent pleinement à ces méthodes.

L’optimisation des process de vente et de l’administration des ventes

“Keep it Simple” ou comment simplifier les procédures administratives des exposants, et faire gagner en efficacité les équipes opérationnelles.

La simplification par le packaging des offres

En proposant des packages tout compris qui incluent stand, outils de communication, mobiliers et équipements, les organisateurs peuvent non seulement faciliter la prise de décision pour les exposants mais aussi négocier des prix avantageux grâce à des achats groupés. Ces packages incitent les exposants à s’engager tôt, ce qui permet de sécuriser les revenus bien avant l’événement.

L’utilisation du formulaire de participation

La commercialisation d’un salon débute souvent par l’envoi de formulaires de demande de participation. Un formulaire bien conçu peut simplifier le processus de vente, mais un formulaire complexe et long peut entraîner des erreurs et des allers-retours fréquents avec les commerciaux.

Frédérique de Quinze Mai, utilisatrice de l’outil Planexpo et intervenante au webinaire, a mis en lumière la facilité avec laquelle les formulaires peuvent être dupliqués et adaptés. En effet, elle l’a expérimenté pour ses propres événements, ce qui lui a permis de commercialiser plus rapidement ses stands pour les éditions futures.

Planexpo nous permet une duplication rapide et une mise en action immédiate de l’équipe commerciale. Ainsi, les bons de commande sont générés plus vite, et cela leur permet de connaître instantanément les intentions d’achat des exposants.

Elle utilise également le builder de formulaire de Planexpo où elle peut ajouter des prestations complémentaires en toute autonomie au cours de la commercialisation. Ce qui renforce sa capacité à répondre aux besoins des exposants sans délai prolongé.

La centralisation digitale de l’administration des ventes

En plus du formulaire simplifié, Frédérique Gerry utilise Planexpo pour centraliser sa gestion administrative. Elle a parfois été confrontée à des erreurs telles que les mauvaises facturations ou les problèmes de compliance. Avoir un outil dédié lui a considérablement réduit ces erreurs administratives puisque les exposants bénéficient d’un accès permanent à leurs contrats et factures via un espace dédié en ligne.

👉 Découvrir l’espace exposant Planexpo

Des petites entités du secteur public aux grands groupes, chacun a ses propres exigences et procédures administratives. Cette capacité à gérer efficacement une telle diversité est essentielle pour éviter les frustrations et les retards qui peuvent survenir lors de la gestion des inscriptions et des paiements.

Exploitez les options complémentaires pour accroître vos marges commerciales

L’adoption d’outils digitaux et d’offres supplémentaires représente une stratégie clé pour augmenter les marges commerciales et enrichir l’expérience des participants dans l’organisation de vos salons. Découvrez comment 👇

La digitalisation de vos événements

Mickaël Burdet revient sur la pandémie de COVID-19 qui a accéléré l’intégration du digital dans les événements physiques. Cet événement mondial a permis d’étendre l’audience au-delà du jour J du salon. Des solutions proposent désormais de prendre des rendez-vous en ligne, d’enregistrer des conférences, et de proposer une offre de contenu numérique enrichissant pour l’utilisateur.

La capacité à proposer des contenus accessibles à distance transforme les salons en plateformes multimédia où le contenu peut être réutilisé ou vendu. C’est là que la marge commerciale se fait. Cette approche ne se limite pas aux jours du salon, mais se prolonge avant et après, maximisant l’engagement et la génération de revenus.

L’assurance comme option complémentaire

L’innovation dans les offres de service aux exposants est également une stratégie cruciale. La collaboration entre Planexpo et Leeloo en est un exemple concret. En effet, nous avons introduit la solution d’assurance Leeloo au sein du formulaire de participation exposant. Gérald Beyrand, Président de Phenomen et représentant de Leeloo lors de notre webinaire, nous présente la solution.

Leeloo est une solution d’assurance intégrée à Planexpo qui permet aux organisateurs de proposer des assurances annulation, dommage, et responsabilité civile directement lors de la réservation. Leeloo facilite la gestion des risques pour les organisateurs et les exposants.

Ce service ajoute une sécurité pour les exposants et transforme les assurances en source de revenus pour les organisateurs. Comment ? En ajoutant des marges sur les primes d’assurance vendues. Cette approche n’est pas seulement un avantage financier, mais aussi un moyen de rassurer et de fidéliser les exposants.

Julia Batarchukova ajoute également : en particulier celles et ceux qui viennent de l’étranger. Ils pourraient être préoccupés par les risques liés aux investissements dans des salons internationaux.

Cette sécurité peut jouer un rôle déterminant dans la décision d’un exposant d’investir dans un salon, surtout dans un contexte international où les incertitudes peuvent être plus importantes. 

Ainsi, l’assurance comme option complémentaire n’est pas seulement un avantage pour la gestion des risques, mais c’est aussi un élément stratégique qui renforce la fidélité des exposants. Proposer ce service améliore leur satisfaction et assure une expérience plus sereine et sécurisée, contribuant à la réussite globale de l’événement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

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Pourquoi les exposants doivent-ils souscrire une assurance ?

Quels sont les avantages pour les exposants ?

Protéger leurs investissements

Les exposants engagent souvent des frais importants pour participer à des salons. Que ce soient la location de l’espace, l’aménagement du stand, l’achat de matériels techniques ou supplémentaires, etc. 

Par exemple, un exposant spécialisé dans les technologies de pointe va investir des dizaines de milliers d’euros pour un stand personnalisé et du matériel haut de gamme afin de présenter ses produits. Si le salon est annulé pour des raisons indépendantes de sa volonté, comme des catastrophes naturelles, des mouvements populaires ou des émeutes, l’assurance annulation peut couvrir ces coûts.

Mieux gérer les risques

Participer à un salon engendre divers risques pour les exposants : annulation de l’événement, dommages matériels dus à des incidents comme le feu, l’eau, ou des défaillances techniques, et même des interruptions causées par des problèmes logistiques ou légaux. 

Imaginons qu’un exposant envoie son matériel essentiel, tels que des échantillons de produits ou des équipements de démonstration, par La Poste, mais que ce matériel n’arrive jamais à destination à cause d’une erreur de livraison ou d’un retard inattendu. Chez Leeloo, on appelle ça « l’indisponibilité du matériel ».

Se protéger des réclamations

La participation à des salons implique également un risque de réclamations pour dommages corporels ou matériels infligés à des visiteurs ou à d’autres stands.

Si un dispositif interactif tombe et blesse un visiteur, l’exposant pourrait faire face à des réclamations coûteuses pour blessures. Une assurance responsabilité civile est essentielle pour couvrir ces coûts de défense et d’indemnisation. De même, elle permet de protéger l’exposant contre les conséquences financières des litiges et des poursuites.

Et quels sont les avantages pour les organisateurs ?

Multiplier les sources de revenus

Proposer des assurances peut devenir une source de revenus supplémentaires pour les organisateurs. En s’associant avec des assureurs comme Leeloo, ils peuvent percevoir une commission sur chaque police souscrite par les exposants. Cela augmente non seulement la rentabilité de l’événement mais encourage également l’organisateur à promouvoir la souscription d’assurances.

Réduire des complications légales

En incitant les exposants à souscrire une assurance, les organisateurs réduisent les risques de litiges et de complications juridiques en cas d’incident. Une assurance adéquate limite la responsabilité potentielle des organisateurs. Elle stabilise l’organisation de l’événement et minimise les procédures légales coûteuses et longues.

Attirer et fidéliser les exposants

Proposer des options d’assurance rassure les exposants sur le fait que leur investissement est sécurisé, ce qui les rend plus enclins à s’inscrire et à participer. En effet, c’est surtout attrayant pour les nouveaux exposants ou ceux venant de marchés étrangers, dont les risques sont parfois plus élevés.

Améliorer l’image de marque

Organiser un événement où chaque exposant est assuré renforce la réputation de l’organisateur comme étant sérieux, professionnel et attentif aux besoins de ses participants. Cela le positionne comme capable de fournir une expérience sécurisée et bien gérée.

Comprendre les différents types d’assurances disponibles avec Leeloo

On a demandé à Julia de nous éclairer sur ce sujet. Voici donc un aperçu détaillé des principales assurances que tout exposant devrait considérer.

L’assurance annulation ou interruption

L’assurance annulation ou interruption est conçue pour protéger les exposants contre les pertes financières si l’événement est annulé ou interrompu pour des raisons indépendantes de leur volonté. Cela peut être des catastrophes naturelles, des attaques terroristes, des émeutes, des grèves ou des mouvements populaires.

Imaginez un salon de l’électronique grand public annulé à cause d’une tempête majeure. Les exposants qui avaient prévu de dévoiler de nouveaux produits peuvent se retrouver avec d’énormes stocks invendus et des frais engagés non remboursables.

Une assurance annulation ou interruption pourrait couvrir ces coûts, potentiellement jusqu’à 100% des frais engagés, selon les termes de la police. Leeloo propose cette assurance à des taux compétitifs, généralement calculés comme un pourcentage du coût total de participation à l’événement, typiquement entre 1% et 3%.

L’assurance dommages matériels

Cette assurance couvre les biens de l’exposant. Cela comprend les produits, les équipements technologiques et les aménagements de stand contre les dommages dus à des incidents tels que le feu, les inondations, ou le vandalisme.

Un fabricant de matériel informatique subit un incendie sur son stand, qui détruit plusieurs prototypes coûteux. L’assurance dommages matériels peut couvrir le coût de remplacement de ces biens, permettant à l’exposant de récupérer les pertes sans compromettre sa santé financière.

Leeloo ajuste cette assurance en fonction du niveau de risque et de la valeur des biens exposés. Les primes sont basées sur une évaluation des risques spécifiques au stand et aux produits présentés. Il est possible d’y inclure en options des couvertures supplémentaires contre des risques moins courants.

L’assurance responsabilité civile spécifique aux exposants

Cette assurance offre une couverture contre les réclamations pour blessures corporelles ou dommages matériels infligés aux visiteurs et autres exposants. Elle est essentielle pour protéger les exposants contre les conséquences financières des litiges et des poursuites potentielles. 

Lors d’un salon de l’automobile, un véhicule exposé mal sécurisé roule et blesse un visiteur. L’assurance responsabilité civile couvrirait les frais médicaux du visiteur blessé et pourrait également couvrir les frais de défense juridique de l’exposant.

Par exemple, chez Leeloo, cela inclut les frais de défense et les indemnités dues, avec des limites qui peuvent être ajustées en fonction des besoins spécifiques de l’exposant. Les primes pour cette assurance sont calculées en fonction de la nature des produits exposés et de l’historique de réclamations de l’exposant.

Comment choisir la bonne assurance ?

La sélection de la bonne assurance pour un salon ou un événement n’est pas une tâche à prendre à la légère. Il s’agit d’une décision stratégique qui nécessite une évaluation minutieuse des risques, une comparaison éclairée des offres.

Évaluer les besoins

Par exemple, un exposant de bijoux de valeur aura des besoins très différents de ceux d’une startup technologique présentant un nouveau logiciel.

• Nature des biens exposés : les biens sont-ils particulièrement fragiles, précieux, ou susceptibles de causer des dommages ?
• Volume des transactions : est-ce que de grandes transactions financières vont avoir lieu ?
• Flux de visiteurs : attendez-vous beaucoup de visiteurs, ce qui pourrait augmenter le risque d’accidents ?
• Localisation et durée : les risques varient-ils en fonction du lieu ou de la durée de l’événement ?

Ces facteurs aideront à déterminer le type et l’étendue de la couverture nécessaire.

Comparer les offres

Une fois les besoins établis, l’étape suivante est de comparer les offres d’assurance disponibles. Chaque police et chaque assureur offrent des avantages qui peuvent être mieux adaptés à certains types d’événements ou de risques. Il est important de lire attentivement les termes de chaque offre, en se concentrant sur :

• Les couvertures proposées : quels sont les risques couverts ? Y a-t-il des exclusions notables ?
• Les limites de la couverture : quelles sont les limites maximales de remboursement et les franchises applicables ?
• Le coût de la prime : comment la prime se compare-t-elle aux couvertures et aux limites proposées ?
• La réputation de l’assureur : l’assureur est-il bien évalué en termes de service client et de gestion des réclamations ?

Être accompagné par des experts

Travailler avec des spécialistes en assurance comme Leeloo, peut grandement simplifier le processus de sélection d’une assurance. Leeloo offre des conseils personnalisés et peut aider à naviguer dans le complexe marché des assurances événementielles. 

• Accès à une expertise spécialisée : Leeloo dispose de connaissances approfondies sur les risques associés à différents types d’événements.
• Solutions sur mesure : ils peuvent offrir des solutions qui sont précisément ajustées aux besoins uniques de chaque exposant, souvent avec des options que les exposants ne pourraient pas obtenir par eux-mêmes.
• Gestion des réclamations : en cas de sinistre, avoir un partenaire fiable qui peut gérer efficacement les réclamations est crucial.

En suivant ces étapes et en utilisant les ressources fournies par des experts comme Leeloo, les exposants peuvent s’assurer qu’ils choisissent non seulement la bonne assurance pour leur événement mais aussi qu’ils maximisent leur protection contre les risques potentiels. Cela permet une tranquillité d’esprit, essentielle pour se concentrer pleinement sur les opportunités de networking et de vente qu’offre le salon.

Leeloo x Planexpo s’unissent

En tant qu’outil de gestion événementielle, nous avons conscience de l’importance d’une couverture d’assurance adéquate pour la réussite et la sécurité des salons. C’est pourquoi  Leeloo x Planexpo s’unissent pour intégrer à vos événements une offre de solutions d’assurance intégrée. Cette intégration apparaît directement sur le formulaire de participation envoyé à l’exposant. Regardez à quoi cela ressemble 👇

Cette collaboration assure non seulement la protection complète contre les imprévus, mais facilite aussi la gestion des risques pour tous les exposants. Vous pouvez désormais accéder à des polices sur mesure qui couvrent tout, de la responsabilité civile aux dommages matériels. 

Pour découvrir ces nouvelles opportunités, prenez RDV directement avec nos équipes. 😉

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Comment les organisateurs d’événements se sont appropriés l’IA ? 

Dans leurs tâches quotidiennes et chronophages

L’IA révolutionne les pratiques événementielles en proposant une multitude d’applications concrètes. En effet, elle peut automatiser des processus comme la gestion des inscriptions et billets, la planification des horaires des conférences, ou la logistique générale de l’événement.

Mais pas que puisqu’elle facilite l’analyse des données en temps réel. De ce fait, elle permet aux organisateurs de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’expérience des participants. Certains outils d’IA comme CrowdVision peuvent aider à analyser les flux de visiteurs en live, prévoir les tendances de fréquentation ou optimiser la gestion des foules lors d’événements. D’autres peuvent ajuster les plans de sécurité en fonction des flux de visiteurs. Ou même recommander des modifications de dernière minute pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Visuel de l’outil Crowdvision 

Dans l’amélioration de l’expérience exposant et visiteur

Dans le domaine de l’engagement des participants, l’IA offre des solutions innovantes. Par exemple, le logiciel événementiel Bizzabo personnalise les recommandations de contenu en fonction des intérêts et des préférences des participants. De cette façon, cela engendre une expérience plus pertinente et enrichissante.

Visuels de l’outil Bizzabo

Aussi, il va bientôt être question d’utiliser des chatbots alimentés par l’IA pouvant répondre instantanément aux questions des visiteurs. Dès lors, une assistance personnalisée serait fournie tout au long de l’événement.

Pour aller encore plus loin, les outils d’IA vont jusqu’à analyser les interactions des participants sur les réseaux sociaux en temps réel. Par conséquent, les organisateurs ajustent leur stratégie de communication pour maximiser l’engagement et l’impact de l’événement.

Y a-t-il des limites à l’utilisation de l’IA dans l’événementiel ? 

Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités pour améliorer les événements, son utilisation comporte également des limites et des défis.

La qualité des données disponibles 

L’efficacité des systèmes d’IA dépend en grande partie de la qualité et de la quantité des données disponibles. Si les données sont incomplètes, inexactes ou biaisées, cela peut compromettre la précision des analyses et des recommandations. C’est le cas par exemple si vous utilisez ChatGPT pour écrire vos contenus d’événements. 

La complexité et le coût de mise en œuvre

La mise en place d’un système d’IA efficace peut être complexe et coûteuse. Cela nécessite souvent des compétences spécialisées en science des données, en développement logiciel et en gestion de projet. Mais également des investissements importants en termes de temps et de ressources financières.

La confidentialité et la sécurité des données

L’utilisation de l’IA implique la collecte et l’analyse de grandes quantités de données personnelles. Il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données pour protéger la vie privée des participants. Pour ainsi se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que la RGPD.

Il y a toujours besoin d’une supervision humaine ! 

Malgré les avancées de l’IA, une supervision humaine est souvent nécessaire pour interpréter les résultats, affiner les modèles et prendre des décisions éclairées. Les organisateurs d’événements doivent être conscients des limites de l’IA et ne pas compter exclusivement sur cette technologie pour la planification et l’exécution de leurs événements.

L’IA comme outil de créativité événementielle

Alors que l’IA continue de se développer et de s’intégrer dans tous les aspects de notre vie quotidienne, son potentiel inspire de plus en plus la créativité dans le domaine de l’événementiel. C’est pour cela que nous avons donné la parole à Agathe Sammut de Comeeti. Elle a exploré ici les multiples façons dont l’IA enrichit le processus créatif des organisateurs d’événements.

Comment les organisateurs utilisent l’IA pour booster leur créativité ? 

Par l’optimisation du contenu et de la communication

Grâce à des outils avancés tels que ChatGPT, les organisateurs peuvent désormais produire des contenus écrits de qualité en un temps record. 

• descriptions d’événements sur les sites web
• création d’emails promotionnels
• production de supports de communication
• articles de blog, conseils, interviews
• posts sur les réseaux sociaux
• titres et idées de contenus pour les conférences
• etc…

Comme un assistant de brainstorming

Au-delà de sa contribution technique, l’intelligence artificielle se positionne comme un véritable partenaire créatif et collaboratif. En tant qu’assistant de brainstorming, l’IA vous challenge, en ouvrant de nouvelles perspectives de créations de contenus et de visuels. Les organisateurs peuvent échanger et explorer de nouvelles idées.

Par exemple, ChatGPT s’invite à la table du brainstorming avec vos équipes pour trouver des idées de titres pour une conférence. Vous pouvez proposer des prompts de ce style à ChatGPT : « propose 10 titres pertinents et attractifs pour la conférence dont le thème est [thème] et dont les messages clés sont : [messages]”. 

Cela fournit une bonne base pour développer vos idées, sans oublier que votre expertise humaine reste indispensable pour finaliser le travail 🙂

Par l’amélioration de vos process d’organisation 

En plus de stimuler la créativité et de faciliter la conception de contenus, l’IA améliore vos processus d’organisation d’événements. Grâce à des fonctionnalités avancées de l’outil ChatGPT, certains documents de production peuvent être générés en ligne. 

Par exemple, les calendriers de production pour gérer les deadlines et ressources lors de la préparation d’un événement. Les outils d’IA peuvent automatiser ce processus en générant des calendriers détaillés. Autrement dit, en intégrant les différentes étapes de planification, de production et de promotion que vous lui aurez appris.

Mais pas que, l’IA peut contribuer à la création de todo lists efficaces. En identifiant automatiquement les tâches prioritaires, en assignant des responsabilités et en proposant des rappels pour les échéances importantes.

Et aujourd’hui ? Jusqu’où peut aller l’organisateur grâce à l’IA ? 

Jusqu’à la scénographie de l’événement

En plus des contenus, l’IA peut accompagner les organisateurs dans la scénarisation et la création d’une ambiance pour leur événement. Des outils tels que Midjourney ou Dall-e 3 offrent une palette de possibilités créatives pour conceptualiser et matérialiser des décors uniques.

Les organisateurs peuvent ainsi définir des univers ou ce qu’on appelle des moodboards, qui marquent les esprits et renforcent l’impact de l’événement. 

❗️ Attention❗️ 

Cependant, il est essentiel de rappeler que bien que ces outils puissent faciliter la création, ils ne remplacent pas le travail des créatifs (graphistes, DA…). Leur utilisation doit être complémentaire et guidée par une vision créative forte pour garantir des résultats optimaux.

Jusqu’à l’extraction des datas

La version payante de ChatGPT permet d’automatiquement analyser et synthétiser les données provenant de tableaux Excel. L’IA peut simplifier le processus de compilation et d’organisation des données. Cela en générant automatiquement des fichiers Excel et des récapitulatifs détaillés. 

Visuels de l’outil ChatGPT – Source notes.xo.capital

Que ce soit pour analyser les retours de sondages ou évaluer les performances des intervenants, les outils d’IA peuvent extraire les informations et les présenter de manière claire et concise. Un vrai gain de temps d’analyse ! 

L’IA au cœur des outils de gestion événementielle

Pourquoi les outils de gestion événementielle s’intéressent à l’IA ? 

L’influence de l’IA se fait sentir dans pratiquement tous les secteurs, de la santé à la finance en passant par le divertissement. Dans le domaine de l’événementiel, cette tendance n’échappe pas à la règle. C’est dans ce contexte qu’Eventmaker a entrepris d’explorer les possibilités offertes par l’IA, dès 2017.

À cette époque, Eventmaker a pris l’initiative de développer un chatbot innovant nommé Arsène. Il était déployé lors d’événements pour assister les visiteurs et répondre à leurs questions en temps réel. Fort de cette expérience pionnière, Florian Courgenouil nous éclaire sur les défis et les opportunités liés à l’intégration de l’IA dans les outils événementiels. 

Comment intégrer l’IA dans les outils événementiels ? 

Conscient des avantages potentiels que cette technologie peut apporter, Eventmaker a cherché à tirer parti de l’IA pour optimiser ses services et améliorer l’expérience de ses utilisateurs. À travers une approche pragmatique et axée sur les besoins de ses clients, Eventmaker a exploré différentes pistes d’intégration de l’IA. Notamment dans la rédaction de contenus pour les sites web et les emails promotionnels, ainsi que dans la personnalisation des interactions avec les participants. 

D’autres outils exploitent les capacités de l’IA pour offrir aux événements des fonctionnalités avancées. D’ailleurs, certains simplifient la planification, améliorent l’engagement des participants et optimisent les résultats globaux des événements. En voici quelques exemples : 

Memento Photo est une solution qui utilise la reconnaissance faciale pour distribuer en direct les photos prises par des photographes aux personnes présentes sur ces clichés. Ainsi, ces derniers peuvent récupérer, télécharger et partager leurs photos en un clic.

Source site web Memento Photo

Swapcard est une plateforme dédiée à l’organisation d’événements professionnels et de réseautage, améliorant l’expérience utilisateur. Cela en proposant recommandation personnalisée de contacts pertinents pour le réseautage, la personnalisation des contenus et des suggestions d’activités…

Le robot Pepper est un robot humanoïde conçu pour interagir avec les humains de manière naturelle et intuitive. Il intègre des capacités d’intelligence artificielle (IA) pour comprendre et répondre aux questions, reconnaître les émotions faciales, et s’adapter à différents contextes.

Source site web animations-innovantes

Quelles sont les perspectives d’évolution pour les outils de gestion événementielle ?

Les perspectives d’avenir de l’IA dans les outils de gestion événementielle sont vastes ! D’ailleurs, Eventmaker continue d’explorer ce potentiel et de proposer des cas d’usage qui vont aider leurs clients. En effet, l’intelligence artificielle va révolutionner la façon dont les événements sont organisés, gérés et vécus. 

Par exemple, l’IA pourrait être utilisée pour optimiser la planification des événements. En suggérant des horaires et des lieux basés sur les préférences des participants et les données historiques. Ou bien elle pourrait être utilisée pour détecter les problèmes potentiels lors de l’événement. Notemment, les goulots d’étranglement dans les files d’attente ou les pannes techniques avec le matériel audiovisuel. Cela permettrait de proposer des solutions immédiates.

Aussi, elle pourrait analyser les retours en direct des participants sur les réseaux sociaux pour aider les organisateurs à améliorer l’expérience en temps réel.

L’IA dans l’événementiel : un avenir prometteur vers l’innovation

Toutes ces possibilités illustrent l’énorme potentiel de l’IA pour transformer l’industrie événementielle. Elle permettrait d’offrir des expériences plus riches, plus personnalisées et plus efficaces pour les organisateurs et les participants. En outre, l’adoption de l’IA peut devenir un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises événementielles. Il serait dommage de ne pas profiter des prémices de cette technologie alors que le terrain est entier à conquérir !

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