Date : 31 janvier 2025
Organisé par : Agathe de Comeeti
Intervenants : Benoit Trystram, Marine Lefort, Antoine de Tavernost, Johan Mazeirat, Morgane Bamba

L’événementiel évolue à grande vitesse, et ce webinaire a été une plongée dans les tendances clés de 2025. Voici une synthèse et mes retours en tant que participante, sur les évolutions majeures qui vont façonner notre manière d’organiser, d’exploiter et de valoriser les événements.

👉 Revoir le webinaire

Événementiel : un secteur en mutation

Après trois années de forte croissance portée par les grands événements (JO, Coupes du Monde, etc.), le secteur événementiel entre dans une nouvelle phase plus incertaine.  

Les intervenants ont identifié quelques défis :

• Les contraintes budgétaires s’accroissent et les investissements se rationalisent.
• Les attentes des participants se renforcent, exigeant des expériences plus engageantes et un retour sur investissement clair.
• Le digital et l’IA transforment l’événementiel, nécessitant un équilibre entre automatisation et personnalisation.

Les tendances abordées lors du webinaire étaient souvent issues des stratégies des grandes marques de luxe, pionnières en matière d’événements expérientiels et immersifs. Cependant, leur modèle n’est pas toujours transposable tel quel à d’autres secteurs. L’enjeu est d’adapter ces tendances aux réalités budgétaires et aux formats propres aux salons et congrès, en misant sur l’intelligence événementielle et les outils digitaux adaptés. Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

💡 Dans l’univers des salons et congrès, le ROTI (Retour sur Temps Investi) devient un indicateur incontournable. Un exposant ou un visiteur ne se déplace plus uniquement pour « être présent », mais pour générer du business, apprendre ou nouer des connexions utiles en un minimum de temps.

Les 4 tendances événementielles pour 2025

L’Événement à impact : du ROI au ROTI (Retour sur Temps Investi)

👉 Le mot d’ordre : faire mieux avec moins

• Optimisation du budget et du temps → Les formats doivent être plus ciblés et performants.
• Captation et fidélisation des audiences dispersées → Un enjeu majeur face à la saturation des événements.
• Automatisation & ultra-personnalisation → L’IA joue un rôle clé dans l’optimisation des processus et la segmentation intelligente des participants.

Comment maximiser le ROTI sur vos salons ? 

✔ En automatisant vos tâches chronophages → l’IA aide à cela. Et d’autres outils de gestion événementielle permettent de fluidifier les inscriptions exposants par exemple, d’automatiser les relances, paiements et de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.

Retrouvez notre dernier webinaire sur la gestion des tâches chronophages avec Planexpo. 

✔ En proposant des parcours ultra-personnalisés → Avec des outils de gestion événementielle adaptés, chaque participant peut structurer son agenda, accéder aux bons interlocuteurs et maximiser l’utilité de son déplacement.

✔ En utilisant le matchmaking intelligent → Optimisez la mise en relation entre exposants et visiteurs en facilitant la prise de RDV qualifiés avant l’événement. Un gain de temps précieux pour tous les participants.

L’émotion au cœur des stratégies événementielles

👉 Le mot d’ordre : créer du lien pour un engagement durable

• L’émotion est devenue un levier stratégique incontournable pour renforcer l’adhésion et la fidélisation des participants.
• « Le client est une ressource rare » → L’objectif est de favoriser une relation plus sincère et immersive entre participants et marques.

💡Les salons doivent intégrer plus de « moments » pour favoriser la connexion et la proximité. L’idée du « story living » et « story making » (vivre et co-construire l’événement) est particulièrement pertinente pour les événements B2B.

L’impact environnemental et social des événements

👉 Le mot d’ordre : réduire l’empreinte carbone et optimiser l’engagement

• Sobriété numérique : Johan Mazeyrat de Sparkup illustre bien cette réalité : un webinaire d’1h sur Zoom ou Teams vec 200 participants génère environ 1,3 tonnes de CO2, soit l’équivalent d’un trajet de 5 000 km en voiture. C’est colossal 😱
• Engagement des participants → Un spectateur passif décroche au bout de 5 à 6 minutes. Captiver son attention devient donc un défi majeur.
• Limiter le multitâche → 84% des participants à un événement en ligne sont aussi occupés sur d’autres tâches, ce qui réduit considérablement l’impact du message transmis.

💡L’éco-responsabilité doit être pensée dans les moindres détails. La tendance des événements hybrides doit intégrer des outils favorisant une expérience plus captivante et moins énergivore.

L’événement comme un média : un levier à exploiter

👉 Le mot d’ordre : les marques deviennent des médias

• Un événement est un creuset de contenus « premium » (conférences, interviews, démonstrations, etc.).
• L’événementiel doit s’intégrer dans une stratégie 360 en combinant live, digital et influence.
• Il y a une véritable « entertainisation » de l’événement → Désormais, les marques s’inspirent des codes du divertissement pour capter l’attention.

💡Le potentiel de l’événement en tant que média est sous-exploité dans l’univers des salons. Intégrer des formats de micro-contenus (extraits vidéos, podcasts, lives, etc.) pourrait booster leur portée.

Comment appliquer ces tendances sur vos salons ?

Pour appliquer concrètement ces tendances, voici quatre leviers essentiels à activer dès maintenant.

D’abord, avancez par étapes en testant de petits changements avant d’opérer une transformation plus large.

Ensuite, misez sur l’ultra-personnalisation : l’IA peut être un précieux allié, mais elle doit toujours être mise au service de l’humain, qui reste au cœur de l’expérience.

Le digital doit également être exploité de manière stratégique : un simple replay ne suffit plus, il faut découper et dynamiser le contenu à travers des formats engageants comme des podcasts, best-of ou extraits courts.

Enfin, intégrez l’influence événementielle en collaborant avec des ambassadeurs et influenceurs, pour prolonger l’impact de l’événement bien au-delà du jour J.

Mon avis sur ce webinaire ?

La qualité des échanges était au rendez-vous, et le format interactif a permis d’aborder les tendances sous un angle concret et engageant. Je n’ai pas vu le temps passer, preuve que le contenu était captivant et bien rythmé 😉. Mention spéciale à Benoît Trystram, dont l’intervention m’a particulièrement marquée. Il a su apporter des exemples très pertinents et applicables à l’événementiel B2B, notamment aux salons et aux problématiques des organisateurs.

Enfin, le format innovant et interactif a vraiment fait la différence. Ce type d’approche, qui favorise les échanges et l’immersion, donne envie de suivre les prochaines éditions !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Comment collecter les datas des exposants et des visiteurs ? 

Les outils dédiés

La collecte des données sur les salons est orchestrée au travers de divers canaux ou outils spécialisés. Vous en connaissez plusieurs et en utilisez sans doute dans votre quotidien :

• le formulaire d’inscription en ligne
  

Pour les besoins plus simples de vos exposants, rien de tel qu’un formulaire Google classique. Cependant, si vous visez la personnalisation, des outils plus poussés comme Planexpo sont à envisager.

Le processus d’inscription est simplifié, vous permettant de recueillir des données sur les exposants telles que leurs coordonnées, les équipements de stands, les modalités de paiements, etc… Ces informations constituent une excellente base d’informations pour personnaliser l’expérience de chaque exposant.

• les badges électroniques

Les badges servent à identifier de manière unique chaque participant, permettant une collecte automatisée d’informations. Ils sont souvent équipés de technologies électroniques telles que les codes-barres ou les puces RFID, simplifiant la récupération en temps réel des mouvements, des participations à des sessions, etc…

Des partenaires comme inwink proposent des solutions expertes en la matière.

• les applications mobiles

Les applications mobiles sont des extensions dynamiques du site événementiel, permettant d’accéder à toutes les informations de l’événement : le programme, les intervenants, les sessions, et les informations logistiques. Grâce à des fonctionnalités interactives telles que les notifications en temps réel et les outils de networking, l’application mobile améliore l’engagement des participants et optimise leur expérience avant, pendant et après l’événement.

• les scanners de cartes de visite
  

Des prestataires comme Camcard capturent les coordonnées des visiteurs, éliminant la saisie manuelle et accélérant le processus de suivi post-événement. Tout en étant rapide, cela optimise les opportunités de réseautage sur le salon.

• les réseaux sociaux

Les informations recueillies, telles que les discussions, les mentions, et les préférences partagées, sont une mine d’or pour la compréhension de vos publics. Prendre le temps de les récupérer grâce à des outils comme Phantombuster peuvent influer fortement sur l’engagement de vos participants.

• les enquêtes sur place

Elles capturent des réactions instantanées, fournissant des données en temps réel sur l’expérience des participants.

Comment sécuriser ces données ?

Après la collecte des données, s’ensuit leur sécurisation. La sécurité des données dans le contexte événementiel est soumise à des réglementations strictes. En effet, elles garantissent la protection des informations des participants. 

On parlera souvent de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), présent dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’entreprise concernée. Sur Planexpo par exemple, ce lien est indiqué avant que l’exposant remplisse le formulaire d’inscription.

Les participants doivent être informés clairement sur la manière dont leurs données seront utilisées, et leur consentement explicite doit être obtenu. Cela inclut la mise en œuvre de protocoles de cryptage pour assurer la confidentialité des données, l’accès restreint aux informations sensibles à des personnes autorisées. Mais également la tenue de registres détaillés sur la collecte, le traitement et le stockage des données. 

En respectant ces normes, les organisateurs peuvent non seulement assurer la sécurité des données, mais également instaurer une relation de confiance avec les participants.

Comment améliorer l’expérience des exposants et visiteurs grâce à la data ?

Personnaliser grâce à la data

Une fois les données collectées s’ouvre un vaste champ d’opportunités pour les utiliser à bon escient. 

La connaissance des participants permet aux organisateurs d’aller au-delà des simples chiffres en capturant les préférences individuelles et les comportements d’interaction. Cette richesse d’informations alimente la personnalisation de l’expérience et permet d’offrir des contenus sur mesure.

Optimiser l’aménagement du salon

En comprenant les préférences spatiales et les centres d’intérêt, les organisateurs peuvent modeler l’environnement de l’événement et maximiser l’engagement et l’interaction. Une gestion logistique plus fine émerge de ces données, permettant une planification précise des ressources, une répartition efficace des espaces, et une coordination optimale des activités. 

Dans cet article, Jean-Marie Hubert parle très bien de la “circulatique” des flux dans les salons en tant que stratégie d’influence à analyser. 

Aussi, lors du salon Heavent Paris 2023, Caroline Roullet de Viva Technology, le plus grand événement startup et tech d’Europe, a indiqué avoir mis en place une cellule en interne dédiée à la data. Un exemple concret de cette démarche proactive est l’analyse d’accès à certains espaces, mettant en lumière les zones plus ou moins plébiscitées par les participants. D’une année sur l’autre, ces espaces seront optimisés et répondront davantage aux besoins des participants.

Recommandation de contenu et matchmaking

Le salon en tant que média est un excellent vecteur de communication. Lors de la communication autour de l’événement auprès des visiteurs, il est plus pertinent de leur communiquer individuellement une short liste adaptée d’exposants en phase avec leur profil. En effet, cela servira à maximiser leur taux d’intérêt lors de leur participation.

La segmentation de l’offre exposant est un excellent moyen de mettre en lumière les différents univers que pourra découvrir le futur participant. Capter l’objet de la visite permettra également de travailler les suggestions de parcours visiteurs pour une meilleure expérience sur site.

Surtout, l’organisateur a le pouvoir d’orienter la mise en relation entre l’exposant et le visiteur. Avec une bonne maîtrise de la data collectée, il est en mesure de faire matcher les envies, recherches et besoins du visiteur, avec les produits/services proposés par le panel d’exposants présents sur son événement.

Un exemple concret : le salon Rent propose des parcours thématiques monétisables sur leur plan interactif, offrant aux exposants l’opportunité d’intégrer des itinéraires sur mesure, conçus pour guider les visiteurs vers des expériences ciblées.

Revoyez notre webinaire sur les plans interactifs et comment vous pouvez les monétiser.

Évaluer pour mieux s’adapter

L’évaluation de la satisfaction et l’amélioration continue deviennent des processus dynamiques. Les retours des participants, combinés à l’analyse des données, permettent de mieux comprendre les points forts et les axes d’amélioration du salon. Cela répond à l’objectif principal d’adapter en continue l’événement pour répondre aux attentes changeantes (et exigeantes) du public.

Anticiper les tendances

Enfin, la data se révèle être un outil puissant pour anticiper et s’adapter aux tendances du marché. En suivant les comportements des participants et en scrutant les indicateurs de succès, les organisateurs restent agiles et alignés sur les évolutions du secteur.

Rassurer les exposants et participants : sécuriser les données

Une politique transparente et un consentement clair

Plutôt que de succomber à la peur, il est plus opportun d’adopter une approche axée sur la compréhension et la protection. Pour apaiser les inquiétudes légitimes des exposants et visiteurs, la mise en place de mesures rassurantes devient impérative. À travers une communication proactive sur les mesures prises en matière de sécurité, l’organisateur souligne un engagement vers la protection des données.

Une politique de confidentialité transparente, détaillant clairement l’usage des données, constitue la première étape. Mais pas que ! Une transparence totale dans les partenariats et collaborations garantie que les données ne sont partagées qu’avec des entités de confiance.

Le consentement explicite des participants, obtenu de manière claire et volontaire, renforce la confiance entre les parties prenantes. 

L’anonymisation des données et leur contrôle

Ce processus méticuleux élimine toute information personnelle identifiable, offrant un niveau supplémentaire de confidentialité. En parallèle, la mise en place d’options de retrait claires et simples confère aux participants le contrôle total sur leurs données.

Quel avenir pour les datas dans l’événementiel ?

L’avenir des datas dans l’événementiel s’annonce prometteur, ouvrant la voie à des opportunités innovantes et transformantes. On imagine d’ailleurs déjà de futurs événements avec des analyses prédictives, plus d’intelligence artificielle, de monétisation de l’information, de gestion proactive des imprévus, de la géolocalisation… Force est de constater que nous n’en sommes qu’aux prémices !

En attendant une bascule complète vers le futur, on vous invite à découvrir dans un 1er temps notre outil Planexpo, vers une transition en douceur 🙂

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo