Comment collecter les datas des exposants et des visiteurs ? 

Les outils dédiés

La collecte des données sur les salons est orchestrée au travers de divers canaux ou outils spécialisés. Vous en connaissez plusieurs et en utilisez sans doute dans votre quotidien :

• le formulaire d’inscription en ligne
  

Pour les besoins plus simples de vos exposants, rien de tel qu’un formulaire Google classique. Cependant, si vous visez la personnalisation, des outils plus poussés comme Planexpo sont à envisager.

Le processus d’inscription est simplifié, vous permettant de recueillir des données sur les exposants telles que leurs coordonnées, les équipements de stands, les modalités de paiements, etc… Ces informations constituent une excellente base d’informations pour personnaliser l’expérience de chaque exposant.

• les badges électroniques

Les badges servent à identifier de manière unique chaque participant, permettant une collecte automatisée d’informations. Ils sont souvent équipés de technologies électroniques telles que les codes-barres ou les puces RFID, simplifiant la récupération en temps réel des mouvements, des participations à des sessions, etc…

Des partenaires comme inwink proposent des solutions expertes en la matière.

• les applications mobiles

Les applications mobiles sont des extensions dynamiques du site événementiel, permettant d’accéder à toutes les informations de l’événement : le programme, les intervenants, les sessions, et les informations logistiques. Grâce à des fonctionnalités interactives telles que les notifications en temps réel et les outils de networking, l’application mobile améliore l’engagement des participants et optimise leur expérience avant, pendant et après l’événement.

• les scanners de cartes de visite
  

Des prestataires comme Camcard capturent les coordonnées des visiteurs, éliminant la saisie manuelle et accélérant le processus de suivi post-événement. Tout en étant rapide, cela optimise les opportunités de réseautage sur le salon.

• les réseaux sociaux

Les informations recueillies, telles que les discussions, les mentions, et les préférences partagées, sont une mine d’or pour la compréhension de vos publics. Prendre le temps de les récupérer grâce à des outils comme Phantombuster peuvent influer fortement sur l’engagement de vos participants.

• les enquêtes sur place

Elles capturent des réactions instantanées, fournissant des données en temps réel sur l’expérience des participants.

Comment sécuriser ces données ?

Après la collecte des données, s’ensuit leur sécurisation. La sécurité des données dans le contexte événementiel est soumise à des réglementations strictes. En effet, elles garantissent la protection des informations des participants. 

On parlera souvent de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), présent dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’entreprise concernée. Sur Planexpo par exemple, ce lien est indiqué avant que l’exposant remplisse le formulaire d’inscription.

Les participants doivent être informés clairement sur la manière dont leurs données seront utilisées, et leur consentement explicite doit être obtenu. Cela inclut la mise en œuvre de protocoles de cryptage pour assurer la confidentialité des données, l’accès restreint aux informations sensibles à des personnes autorisées. Mais également la tenue de registres détaillés sur la collecte, le traitement et le stockage des données. 

En respectant ces normes, les organisateurs peuvent non seulement assurer la sécurité des données, mais également instaurer une relation de confiance avec les participants.

Comment améliorer l’expérience des exposants et visiteurs grâce à la data ?

Personnaliser grâce à la data

Une fois les données collectées s’ouvre un vaste champ d’opportunités pour les utiliser à bon escient. 

La connaissance des participants permet aux organisateurs d’aller au-delà des simples chiffres en capturant les préférences individuelles et les comportements d’interaction. Cette richesse d’informations alimente la personnalisation de l’expérience et permet d’offrir des contenus sur mesure.

Optimiser l’aménagement du salon

En comprenant les préférences spatiales et les centres d’intérêt, les organisateurs peuvent modeler l’environnement de l’événement et maximiser l’engagement et l’interaction. Une gestion logistique plus fine émerge de ces données, permettant une planification précise des ressources, une répartition efficace des espaces, et une coordination optimale des activités. 

Dans cet article, Jean-Marie Hubert parle très bien de la “circulatique” des flux dans les salons en tant que stratégie d’influence à analyser. 

Aussi, lors du salon Heavent Paris 2023, Caroline Roullet de Viva Technology, le plus grand événement startup et tech d’Europe, a indiqué avoir mis en place une cellule en interne dédiée à la data. Un exemple concret de cette démarche proactive est l’analyse d’accès à certains espaces, mettant en lumière les zones plus ou moins plébiscitées par les participants. D’une année sur l’autre, ces espaces seront optimisés et répondront davantage aux besoins des participants.

Recommandation de contenu et matchmaking

Le salon en tant que média est un excellent vecteur de communication. Lors de la communication autour de l’événement auprès des visiteurs, il est plus pertinent de leur communiquer individuellement une short liste adaptée d’exposants en phase avec leur profil. En effet, cela servira à maximiser leur taux d’intérêt lors de leur participation.

La segmentation de l’offre exposant est un excellent moyen de mettre en lumière les différents univers que pourra découvrir le futur participant. Capter l’objet de la visite permettra également de travailler les suggestions de parcours visiteurs pour une meilleure expérience sur site.

Surtout, l’organisateur a le pouvoir d’orienter la mise en relation entre l’exposant et le visiteur. Avec une bonne maîtrise de la data collectée, il est en mesure de faire matcher les envies, recherches et besoins du visiteur, avec les produits/services proposés par le panel d’exposants présents sur son événement.

Un exemple concret : le salon Rent propose des parcours thématiques monétisables sur leur plan interactif, offrant aux exposants l’opportunité d’intégrer des itinéraires sur mesure, conçus pour guider les visiteurs vers des expériences ciblées.

Revoyez notre webinaire sur les plans interactifs et comment vous pouvez les monétiser.

Évaluer pour mieux s’adapter

L’évaluation de la satisfaction et l’amélioration continue deviennent des processus dynamiques. Les retours des participants, combinés à l’analyse des données, permettent de mieux comprendre les points forts et les axes d’amélioration du salon. Cela répond à l’objectif principal d’adapter en continue l’événement pour répondre aux attentes changeantes (et exigeantes) du public.

Anticiper les tendances

Enfin, la data se révèle être un outil puissant pour anticiper et s’adapter aux tendances du marché. En suivant les comportements des participants et en scrutant les indicateurs de succès, les organisateurs restent agiles et alignés sur les évolutions du secteur.

Rassurer les exposants et participants : sécuriser les données

Une politique transparente et un consentement clair

Plutôt que de succomber à la peur, il est plus opportun d’adopter une approche axée sur la compréhension et la protection. Pour apaiser les inquiétudes légitimes des exposants et visiteurs, la mise en place de mesures rassurantes devient impérative. À travers une communication proactive sur les mesures prises en matière de sécurité, l’organisateur souligne un engagement vers la protection des données.

Une politique de confidentialité transparente, détaillant clairement l’usage des données, constitue la première étape. Mais pas que ! Une transparence totale dans les partenariats et collaborations garantie que les données ne sont partagées qu’avec des entités de confiance.

Le consentement explicite des participants, obtenu de manière claire et volontaire, renforce la confiance entre les parties prenantes. 

L’anonymisation des données et leur contrôle

Ce processus méticuleux élimine toute information personnelle identifiable, offrant un niveau supplémentaire de confidentialité. En parallèle, la mise en place d’options de retrait claires et simples confère aux participants le contrôle total sur leurs données.

Quel avenir pour les datas dans l’événementiel ?

L’avenir des datas dans l’événementiel s’annonce prometteur, ouvrant la voie à des opportunités innovantes et transformantes. On imagine d’ailleurs déjà de futurs événements avec des analyses prédictives, plus d’intelligence artificielle, de monétisation de l’information, de gestion proactive des imprévus, de la géolocalisation… Force est de constater que nous n’en sommes qu’aux prémices !

En attendant une bascule complète vers le futur, on vous invite à découvrir dans un 1er temps notre outil Planexpo, vers une transition en douceur 🙂

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Articles recommandés

Pour les afficionados de l’analytique : retour sur les codes comptables

L’analyse financière est cruciale lors de l’organisation d’un salon, foire ou congrès. Pour que votre comptable puisse jongler avec les chiffres, il a besoin de deux informations basiques : les familles et les codes analytiques. 

Pour imager, ces derniers fonctionnent comme des catégories et des sous-catégories situés au sein d’une immense bibliothèque financière. Ils aident à classer et à organiser chaque transaction dans des compartiments bien définis, permettant au comptable mais également à l’organisateur·trice, de s’y retrouver.

Exemple de familles et codes comptables sur Planexpo

Concrètement, en tant qu’organisateur·trice, vous devez assurer un respect de ces nomenclatures dictées par votre comptable : une tâche qui peut parfois sembler fastidieuse. 

C’est pourquoi un outil de gestion événementielle comme Planexpo peut vous aider à configurer tout cela, en garantissant une conformité totale avec les normes comptables requises. En respectant scrupuleusement ces normes, vous sécurisez votre activité, tout en vous plaçant en position favorable lors d’éventuels contrôles. 

Bref, vous…

• gagnez en précision dans le suivi des transactions ;
• harmonisez et affinez l’analyse financière des données ; 
• facilitez la transmission et l’interprétation des informations de vente

Ce qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel : faire de votre salon un succès retentissant 😉

Good to know 🧑‍🎓
Retrouvez ici tous les éléments liés à la comptabilité analytique.

Ne courez plus après vos échéances, automatisez vos paiements exposants

Ça y est, les familles et codes comptables sont déterminées et validées. Maintenant que vous avez établis une base solide, vous pouvez vous plonger dans la facturation de vos exposant·es. Mais avant de délivrer leurs factures, il est nécessaire de définir en amont vos modalités de paiement souhaitées. 

Pour plus de flexibilité et donner le choix à vos exposants, vous pouvez leur proposer :

• de payer comptant ou en plusieurs fois
• de régler par carte bancaire, chèque ou virement

Planexpo vous permet de programmer ces modalités de paiement. Dans ce cas, un échéancier est automatiquement généré pour chaque demande de participation 😉

Configuration d’échéanciers à proposer au participant

Suivre les paiements devient un jeu d’enfant !

Qui dit échéancier dit forcément relances ! Pour prévenir du piège des impayés, des emails de rappel de paiement peuvent être automatiquement envoyés. 

Par exemple, un premier rappel peut-être envoyé 7 jours avant chaque échéance. Et pour les retardataires, une relance peut également être adressée 7 jours après la date de l’échéance.

Prévisualisation des e-mails envoyés lors de relances à J-7 et J+7

Cette fonctionnalité est un atout majeur par rapport à vos concurrents, puisqu’elle contribue à alléger la charge de travail de vos équipes en diminuant leurs tâches chronophages longues et fastidieuses. 

Revoyez notre dernier webinaire sur les tâches chronophages 👇

Et ce n’est pas tout ! Pour simplifier la lecture des encours de paiement, vous avez également besoin d’avoir une vue d’ensemble complète. Rien de mieux que des codes couleurs pour vous apporter plus de visibilité sur les échéances en attente de paiement : par exemple, vert pour les paiements effectués à temps, orange pour ceux en attente et rouge pour ceux en retard.

 Suivi des statuts des échéances sur Planexpo (attente, reçu, en retard)

Petite astuce Planexpo 😉
Sur notre outil, plus besoin de pointer manuellement les échéances pour les paiements exposants effectués par carte bancaire : le statut se met à jour automatiquement.

En effet, avec votre numéro de VADs fourni par votre banque, les paiement CB sont automatiquement dirigés vers votre compte. Aussi, les protocoles de sécurisation des paiements ont largement fait leur preuve avec l’avènement du e-Commerce. Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles !

Pour tout savoir sur : 

• le 3DS, cliquez ici (FAQ)
• le numéro de vente à distance. Retrouvez les informations de configuration de la VADS chez Planexpo.
  

Émettre des factures, qui aime vraiment faire ça ? 

Après avoir soigneusement établi une nomenclature comptable, programmé les modalités de paiements et procédé à leur encaissement, l’étape suivante dans le processus financier est la génération de la facture. 

La facture est bien plus qu’un simple document, elle est le reflet de l’accord financier conclu, intégrant les détails de la transaction. 

Planexpo génère automatiquement une version brouillon de la facture. Là, comme par magie, toutes les pièces du puzzle s’assemblent et s’organisent dans un template métier pour vous faciliter la tâche.

Chaque information de facturation ou mentions obligatoires y sont : adresse de facturation, email du contact, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire… Grâce à des templates prédéfinis, plus besoin de saisir manuellement chaque élément ! Les informations préalablement collectées apparaissent automatiquement, pour générer une facture complète et précise. 

Exemple de facture acquittée dans Planexpo, avec les mentions obligatoires

En fin de compte, un bon monitoring de toutes ces données permet de restituer l’information en bonne et due forme, que ce soit du côté du comptable, de l’organisateur·trice ou de l’exposant·e. Pour chacun, cela devient non seulement un gain de temps, mais également une garantie d’exactitude et de conformité vis-à-vis des normes en vigueur. 

Chaque partie impliquée peut accéder à une vision claire et transparente de la transaction, contribuant à une gestion financière optimale de l’événement.

“Avant l’utilisation de la plateforme Planexpo, cela me prenait 1h pour saisir et vérifier les factures du Career Fair. Maintenant, cela me prend 5 minutes en tout pour importer les factures et procéder à la vérification. C’est un gain de temps pour la saisie, l’édition et la relance des factures. »
Ana Rodrigues-Neves, comptable chez Grenoble École de management

Faites décoller votre événement vers l’automatisation 🚀

Chaque étape, depuis l’établissement d’une nomenclature comptable jusqu’à la génération automatique des factures, est conçue pour simplifier et fluidifier le processus de l’organisateur·trice, de l’exposant·e et du / de la comptable. 

Les données d’écritures comptables peuvent être partagées en toute simplicité. Avec Planexpo, vous pourrez programmer un envoi automatique des écritures comptables avec la périodicité de votre choix. 

Votre service comptable sera ravi de recevoir ces informations précieuses sans délai ; et même, de pouvoir exporter quand bon lui semble toutes les données dont il aura besoin en plus des exports automatiques périodiques, notamment pour nourrir des logiciels tiers, s’intégrant parfaitement dans l’écosystème comptable existant.

Sur Planexpo, il est possible d’ajouter plusieurs destinataires à l’export de factures.

Cette transparence comptable ouvre la voie à une expérience simple, sans heurts, alliant automatisation et surveillance attentive.

Alors pourquoi ne pas simplifier ce processus pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre événement ?

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Articles recommandés

Quels sont les objectifs du visiteur ?

“Un visiteur ne doit jamais venir les mains vides à un salon, sans but précis. La préparation est l’un des éléments clés pour rentabiliser sa présence.”
Jean-Marie Hubert

Ainsi, il doit se fixer des objectifs car il aura également à en justifier auprès de sa hiérarchie. S’il n’a pas d’objectifs, alors sa participation sera nulle. Il arrivera sur le salon sans savoir ni où aller, ni qui voir. Plusieurs questions se posent alors.

Pourquoi participe-t-il à un salon ?

Est-ce pour…

• Trouver une solution ou un prestataire ?
• Networker avec des professionnels du secteur ?
• Se mettre à jour sur les tendances de son secteur ?
• Voir ce que fait la concurrence (Benchmarking) ?
  

Se poser ces questions en amont permettent d’y voir plus clair et d’affiner les raisons de sa venue. Il peut alors prendre la température sur son marché et voir ses évolutions.

Comment prépare-t-il sa venue ?

Jean-Marie Hubert nous livre quelques bonnes pratiques pour que le participant optimise sa venue avant l’événement.

Consulter le programme et se l’approprier

L’organisateur doit fournir un programme et des informations sur l’événement : liste des exposants, interventions, parcours thématique, etc… Le participant doit pouvoir préparer sa venue en fonction de toutes ces informations.

Le mieux est qu’il puisse se créer son propre parcours thématique en fonction des objectifs qu’il s’est définis, pour être aiguillé au mieux lors de sa visite.

Parcours thématique et filtres pour organiser sa visite

Certains organisateurs ont pris l’initiative sur ce sujet, comme pour les événements Rent Immobilier. En effet, ils proposent directement des parcours thématiques monétisables, pour optimiser la visite de leurs participants.

Parcours thématiques monétisables des événements Rent Immobilier

Les listes des exposants et des conférences sont ainsi récapitulées par thèmes, ce qui simplifie les recherches en amont pour le visiteur. Ce dernier peut contacter directement les exposants et prépare ses rendez-vous pour le jour J.

Prendre des rendez-vous avec des exposants

“Pour remplir les objectifs définis, le participant peut prendre des rendez-vous directement avec les exposants. Il sera ainsi sûr d’avoir un créneau réservé pour discuter avec les partenaires. C’est important, car il y a souvent la foule sur les salons et sur les stands. Prendre ses rendez-vous à l’avance garantit au participant de pouvoir voir les interlocuteurs qu’il souhaite.” Jean-Marie Hubert

Pour cela, mieux vaut inciter aux échanges avant et pendant l’événement. L’organisateur peut proposer des vitrines 3D avec différentes fonctionnalités comme le « networking », le « chat » ou la « prise de rendez-vous ».

Plan interactif du salon SIG par Esri France avec zoom sur la vitrine 3D

L’événement hybride SIG, organisé par Esri France, est un bon exemple de ces nouveaux modes de rencontres. Françoise et Jean-Michel, tous·tes deux en charge de son organisation, se sont demandé·es comment améliorer les liens entre les exposants et les participants. Retrouvez leur témoignage dans cet article.

Préparer sa liste de questions

Le participant doit préciser sa recherche, et lister les informations qu’il souhaite obtenir lors de sa présence sur le salon. Il est d’ailleurs plus pratique de venir avec une tablette comme support, à la fois pour avoir cette liste de questions sous les yeux, mais aussi suivre son parcours sur le site de l’événement. Ce sera plus pertinent lors de ses rencontres avec les exposants.

Comment se déroule le jour J pour le visiteur ?

Si le visiteur a appliqué l’ensemble des bonnes pratiques citées ci-dessus, alors, il est fin prêt à vivre pleinement son expérience le jour J !

Pour l’accompagner au mieux dans son parcours, l’organisateur peut lui mettre à disposition un plan interactif 3D, modélisé et designé selon sa charte graphique. Les données exposants sont synchronisées en temps réel, ce qui permet au participant d’avoir une vue globale et de pouvoir cliquer sur les stands qui l’intéressent. 

Plan interactif avec recherche d’un stand sur le salon événementiel
Volet intégré avec notre partenaire Eventmaker

Avant la COVID, le numérique tenait déjà une place importante. Aujourd’hui, les visiteurs l’utilisent cela pour se repérer, retrouver le programme, les informations, les rendez-vous avec les partenaires, etc…

Et l’après événement ?

L’après événement dépend principalement de l’exposant. Si ce dernier n’est pas assez réactif pour créer une relation pérenne avec ceux venus sur son stand, dans ce cas, le visiteur peut le relancer. Même si normalement, ce n’est pas censé être son rôle…

Jean-Marie Hubert nous partage une anecdote sur un échec dans la relation entre l’exposant et le visiteur :

“Lors de ma visite sur le salon Maison et Objet, j’ai laissé mes coordonnées 3 fois de suite sur 3 éditions successives du salon sur le même stand. L’exposant ne m’a jamais recontacté. C’est clairement un ROI manqué pour cet exposant”.

Quel futur pour l’expérience visiteur ?

L’expérience du visiteur dépend certes de l’organisateur et de l’exposant, mais aussi de sa propre proactivité. Plus il prépare sa venue, plus il a des chances de la rentabiliser.

Le digital l’aide en cela. D’ailleurs, Jean-Marie Hubert va encore plus loin dans la réflexion. Pour lui, le futur de l’expérience visiteurs résiderait dans la géolocalisation. 

Ce système détecterait la présence de visiteurs intéressants pour les exposants et réciproquement, sur une application. Ce qui les mettrait plus rapidement en relation : une sorte de visite guidée de la rencontre.

Le secteur de l’événementiel mais surtout les avancées digitales ont de beaux jours devant eux 🙂

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo

Articles recommandés